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Kategorie: Datenschutz

Datenschutz und alles zur Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG)

  • M365 im August 2026: Drei Änderungen, die das Verzeichnis betreffen

    M365 im August 2026: Drei Änderungen, die das Verzeichnis betreffen

    Microsoft hat im August 146 Änderungen im Message Center veröffentlicht. Drei davon verändern mehr, als ihre Überschriften vermuten lassen. Sie haben eine Gemeinsamkeit, die sie leicht übersehen lässt: Es entstehen kaum neue Datenkategorien. Was entsteht, sind neue Verknüpfungen zwischen vorhandenen Beständen. Genau das ist im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten schwerer abzubilden als eine neue Datenart, und genau deshalb lohnt der Blick.

    1. HR-Daten fließen über People Connectors nach Microsoft 365 (MC1457229)

    Was passiert: Die People Connectors von Microsoft 365 können ab sofort Angaben zur Assistenz aus externen HR- und Personalsystemen übernehmen. Microsoft nennt SAP SuccessFactors, Workday und eigene Konnektoren. Das Quellsystem bleibt der führende Datenbestand. Nach der Übernahme erscheinen die Angaben in den Microsoft-365-Profilerlebnissen, also auf Profilkarten in Outlook, Teams und SharePoint sowie im Org Explorer. Microsoft 365 Copilot kann die übernommenen Angaben für personenbezogene Antworten heranziehen und über sie hinweg schlussfolgern.

    Warum das für den Datenschutz zählt: Die einzelne Angabe ist unspektakulär. Die Schnittstelle ist es nicht. Hier entsteht eine dauerhafte Brücke zwischen dem Personalsystem und der Arbeitsumgebung, und über dieselbe Brücke ließen sich später weitere Personalattribute übernehmen. Datenschutzrechtlich ist das eine Zweckfrage: Angaben, die im HR-System einem klar umrissenen Zweck dienen, werden in einer Umgebung sichtbar, in der ein anderer Zweck gilt. Dass Copilot darüber schlussfolgern kann, verschiebt die Frage zusätzlich von der Sichtbarkeit zur Verarbeitung.

    Konkrete Maßnahmen:

    1. Feldliste anfordern: Welche Attribute werden tatsächlich übernommen, und aus welchem Quellsystem? Ohne diese Liste lässt sich die Verarbeitung nicht beschreiben.
    2. Als eigene Verarbeitung führen: Die Übernahme aus dem HR-System ist keine Nebenfunktion der Profilkarte, sondern eine Übermittlung zwischen zwei Systemen mit unterschiedlichem Zweck. Sie gehört als eigener Eintrag ins Verzeichnis.
    3. Erweiterungen an eine Entscheidung binden: Vereinbaren Sie, dass jede Erweiterung der übernommenen Felder vorher angezeigt wird. Ohne das wächst der Umfang schrittweise, und jeder einzelne Schritt wirkt zu klein, um darüber zu sprechen.
    4. Copilot-Grounding klären: Lassen Sie sich bestätigen, in welchen Copilot-Antworten die übernommenen Angaben verwendet werden. Das ist der Unterschied zwischen Anzeige und Verarbeitung.
    5. Informationspflichten prüfen: Wenn Personaldaten in einer neuen Umgebung sichtbar werden, ändert sich für die Betroffenen etwas. Die Information darüber sollte nicht erst auf Nachfrage erfolgen.

    2. Die Inhaltsprüfung verlässt die Microsoft-Welt (MC1449180)

    Was passiert: Microsoft Purview erweitert den Datenverlustschutz und die automatische Kennzeichnung auf Anwendungen außerhalb der Microsoft-Welt. Richtlinien lassen sich künftig direkt in Purview anlegen, die Anbindung erfolgt über die Konnektoren von Defender for Cloud Apps. Als unterstützte Ziele nennt Microsoft unter anderem Google Workspace, Box, Dropbox, Salesforce, ServiceNow, AWS und Cisco Webex. Vorschau ab Mitte August, allgemein verfügbar ab Anfang September bis Ende Oktober 2026.

    Warum das für den Datenschutz zählt: Bisher war die Reichweite der Inhaltsprüfung an eine Systemgrenze gebunden, und diese Grenze war für alle Beteiligten nachvollziehbar. Sie fällt jetzt. Zusammen mit der im Juli angekündigten Prüfung auf Ebene des Netzwerkverkehrs entsteht ein durchgehender Prüfpfad, der die Grenze zwischen den Systemen nicht mehr kennt. Für das Verzeichnis heißt das: eine Verarbeitung an vielen Orten, mit je eigenem Verantwortlichen auf der Gegenseite. Und für die Beschäftigten heißt es, dass sich der Umfang der Prüfung nicht mehr aus dem verwendeten Werkzeug ableiten lässt.

    Konkrete Maßnahmen:

    1. Bestandsaufnahme zuerst: Welche der genannten Anwendungen werden im Haus überhaupt genutzt, und ist eine Anbindung geplant? Ohne diese Antwort ist alles Weitere hypothetisch.
    2. Zweck vor der ersten Richtlinie festlegen: Sobald eine Richtlinie existiert, wirkt sie. Der Zeitpunkt für die Zweckbestimmung liegt davor, nicht danach.
    3. Schwellenwertprüfung ansetzen: Eine systematische Inhaltsprüfung über mehrere Systeme hinweg gehört zu den Fällen, in denen die Prüfung auf eine Datenschutz-Folgenabschätzung nicht übersprungen werden sollte.
    4. Verantwortlichkeiten klären: Bei jeder angebundenen Anwendung steht auf der Gegenseite ein eigener Anbieter mit eigenem Vertrag. Die Kette gehört dokumentiert, bevor sie entsteht.
    5. Beschäftigte informieren: Wenn die Prüfung Systemgrenzen überschreitet, sollte die Information darüber es auch tun. Eine allgemeine Aussage zu Microsoft 365 reicht dann nicht mehr.

    3. Defender führt Anmeldungen, Geräte und Cloud-Aktivität zu einer Zeitleiste zusammen (MC1461705)

    Was passiert: Im Defender-Portal führt die Zeitleiste auf der Identitätsseite künftig alle Aktivitäten und Warnungen zu einer Identität und den mit ihr verbundenen Konten chronologisch zusammen. Zusammengeführt werden Anmeldungen aus Microsoft Entra, Audit-Ereignisse aus der Graph-Schnittstelle, Aktivitäten in Cloud-Diensten und Geräteanmeldungen, ergänzt um Angaben zu Risiko und bedingtem Zugriff sowie neue Filter. Ausrollung ab Mitte September bis Mitte Oktober 2026.

    Warum das für den Datenschutz zählt: Keine der Datenquellen ist neu, und jede einzelne ist für sich genommen gut begründet. Neu ist die Zusammenführung. Was bisher eine gezielte Abfrage über mehrere Systeme erforderte, ist künftig eine Ansicht mit Filtern. Damit sinkt die Hürde für eine Auswertung, die vorher an Aufwand und Fachkenntnis gebunden war. Aus Sicht der Datenminimierung ändert sich nichts an den erhobenen Daten, wohl aber an dem, was sich mit ihnen anstellen lässt. Genau diese Verschiebung sollte im Verzeichnis und im Berechtigungskonzept sichtbar werden.

    Konkrete Maßnahmen:

    1. Zugriffskreis erheben: Wer darf die Identitätsseite im Defender-Portal öffnen? Diese Rolle ist nach der Änderung mehr wert als vorher.
    2. Nutzung an einen Anlass binden: Für die Untersuchung eines Sicherheitsvorfalls ist die Zeitleiste das richtige Werkzeug. Für alles andere sollte sie geschlossen bleiben, und das gehört schriftlich fixiert.
    3. Aufbewahrung der Quelldaten prüfen: Die Zeitleiste reicht so weit zurück, wie die zugrunde liegenden Protokolle vorgehalten werden. Wer die Aufbewahrung begrenzt, begrenzt auch die Zeitleiste.
    4. Im Verzeichnis nachziehen: Die Zusammenführung ist eine eigene Verarbeitung mit eigenem Zweck. Sie im Eintrag zur Protokollierung mitlaufen zu lassen, wird ihr nicht gerecht.
    5. Auskunftsfähigkeit klären: Wenn eine betroffene Person Auskunft verlangt, stellt sich die Frage, ob die Zeitleiste als Verarbeitung mitzuteilen ist. Diese Frage lässt sich vorab klären und muss nicht im Einzelfall entschieden werden.

    Was noch im August-Newsletter steht

    Zwei Punkte, die für die Löschkonzepte und die Auskunftsfähigkeit relevant sind. Purview erhält eine Importmöglichkeit für PST-Archive (MC1455013): Mail-Bestände, die bisher lokal und außerhalb jeder zentralen Suche lagen, werden nach dem Import durchsuchbar und für eDiscovery erreichbar. Das ist zunächst ein Ordnungsgewinn, verändert aber die Reichweite von Auskunftsersuchen erheblich. Und Copilot erschließt ab Ende August den persönlichen Dateibereich in OneDrive im Web (MC1459130), ausgerollt als Opt-out-Vorschau. Wer nicht widerspricht, hat zugestimmt, und die KI-Erschließung wandert damit aus dem gemeinsamen Ablagebereich in den persönlichen.

    Unsere Einordnungen sind fachlicher Arbeitsstand aus technischer Sicht und keine Rechtsberatung. Wir sagen, was eine Funktion tut, welche Daten dabei entstehen und wo die Stellschrauben liegen. Die Bewertung im Einzelfall bleibt bei Ihnen.

    Den vollständigen Monatsüberblick gibt es im M365 Compliance Radar: improve-it.gmbh/m365-compliance-radar

  • M365 im August 2026: Drei Änderungen, bei denen der Standardwert die Entscheidung trifft

    M365 im August 2026: Drei Änderungen, bei denen der Standardwert die Entscheidung trifft

    Microsoft hat im August 146 Änderungen im Message Center veröffentlicht, 22 davon sind für deutsche Betriebsräte relevant. Drei stechen heraus, und sie haben etwas gemeinsam: In allen drei Fällen ist eine Voreinstellung gesetzt, die wirkt, solange niemand sie ändert. Bei einer entfällt sogar eine bestehende Regelung, ohne dass jemand sie aufhebt. Voreinstellungen zurückzuholen ist aufwendiger, als sie einmal bewusst zu setzen. Deshalb lohnt sich der September.

    1. Anwesenheitsberichte für Teams Events bekommen eine eigene Richtlinie (MC1455014)

    Was passiert: Die Steuerung der Anwesenheits- und Beteiligungsberichte für Teams Events wird von der Steuerung für gewöhnliche Besprechungen getrennt. Bisher erbten Events die Werte aus der Besprechungsrichtlinie. Ab Mitte Oktober regelt eine eigene Richtlinie, ob organisierende Personen diese Berichte für Events sehen und herunterladen dürfen. Vier Werte sind möglich: dauerhaft an ohne Abschaltmöglichkeit, dauerhaft aus, an mit Abschaltmöglichkeit, sowie aus mit Einschaltmöglichkeit. Voreingestellt ist an mit Abschaltmöglichkeit.

    Warum das brennt: Microsoft schreibt in die eigene Empfehlung ausdrücklich hinein, man solle nicht davon ausgehen, dass Events die bisherigen Einstellungen weiter erben. Das ist ungewöhnlich deutlich, und es hat einen Grund: Wer die Anwesenheitsberichte für Besprechungen bewusst abgeschaltet hat, findet sie bei Events womöglich wieder aktiv vor. Eine getroffene Entscheidung wird durch eine technische Umstellung stillschweigend rückgängig gemacht. Das ist der ärgerlichste Fall, weil er wie ein Vertrauensbruch wirkt, obwohl niemand etwas Böses getan hat.

    Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:

    1. Ist-Stand aufnehmen: Lassen Sie sich zeigen, wie die Anwesenheitsberichte in der Besprechungsrichtlinie heute eingestellt sind. Erst danach lässt sich beurteilen, ob die neue Events-Richtlinie einen Unterschied macht.
    2. Termin setzen: Die Umstellung beginnt Mitte Oktober. Setzen Sie die Befassung so an, dass die Entscheidung vorher steht.
    3. Wert bewusst wählen: Vier Werte stehen zur Verfügung. Die Entscheidung zwischen aus mit Einschaltmöglichkeit und an mit Abschaltmöglichkeit ist der eigentliche Kern, weil sie bestimmt, wer aktiv werden muss.
    4. Zugriff klären: Wer darf die Berichte einsehen und herunterladen? Bei Events sind es oft andere Personen als bei internen Besprechungen.
    5. Alte Vereinbarungen prüfen: Wenn eine Betriebsvereinbarung Anwesenheitsberichte regelt, ist jetzt der Moment zu prüfen, ob sie Events überhaupt erfasst. Die meisten Texte sprechen von Besprechungen.

    2. Der Dolmetscher in Teams Rooms simuliert die eigene Stimme (MC1446807)

    Was passiert: Der Dolmetscher-Agent kommt in Teams Rooms unter Android und übersetzt gesprochene Sprache in Besprechungen in Echtzeit, in neun Sprachen. Für die Wiedergabe der übersetzten Sprache stehen zwei Varianten bereit: eine automatisierte Stimme oder die Simulation der eigenen Stimme. Voreingestellt ist die Simulation. Microsoft gibt ausdrücklich an, dass Stimmproben und biometrische Daten nicht gespeichert werden und die Verarbeitung in Echtzeit ohne Aufbewahrung erfolgt. Voraussetzung ist eine Teams-Rooms-Pro-Lizenz, eine zusätzliche Copilot-Lizenz braucht es nicht. Mandantenweit ist die Funktion standardmäßig aktiv.

    Warum das brennt: Die eigene Stimme ist ein persönliches Merkmal, und sie in einer fremden Sprache aus dem Lautsprecher zu hören, ist für die meisten Menschen eine merkwürdige Erfahrung. Wenn das unangekündigt passiert, entsteht Misstrauen gegenüber einer Technik, die eigentlich der Verständigung dient. Die Zusage, dass nichts gespeichert wird, ist der wichtigste Satz der ganzen Ankündigung. Sie ist aber nur so viel wert, wie sie im Haus dokumentiert und gegenüber den Beschäftigten kommuniziert wird.

    Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:

    1. Zusage festhalten: Lassen Sie sich schriftlich bestätigen, dass keine Stimmproben gespeichert werden und die Verarbeitung in Echtzeit erfolgt. Ein Verweis auf die Microsoft-Ankündigung genügt als Beleg.
    2. Standardstimme überdenken: Die automatisierte Stimme erfüllt denselben Zweck ohne die Simulation. Die Voreinstellung lässt sich über die Besprechungsrichtlinien ändern.
    3. Beschäftigte informieren: Wer weiß, dass die eigene Stimme simuliert werden kann, erlebt es als Funktion und nicht als Überraschung.
    4. Räume erfassen: Betroffen sind nur Räume mit Teams-Rooms-Pro-Lizenz. Eine Liste dieser Räume macht die Reichweite konkret und meist kleiner als befürchtet.
    5. Zwanzig Stunden pro Raum: Im Lizenzumfang sind zwanzig Dolmetscherstunden je Raumkonto und Monat enthalten. Fragen Sie nach, was passiert, wenn dieses Kontingent überschritten wird.

    3. Copilot fasst aufgezeichnete Kundengespräche zusammen (MC1461160)

    Was passiert: In der Queues-App von Microsoft Teams erhält die Zusammenfassung aufgezeichneter Warteschlangen-Anrufe eine Copilot-Funktion. Beschäftigte können sich damit den Inhalt eines abgeschlossenen Anrufs zusammenfassen lassen und Rückfragen zu Einzelheiten stellen, ohne Transkript oder Aufzeichnung durchzugehen. Voraussetzung sind eine Teams-Premium-Lizenz für die Queues-App und eine Copilot-Lizenz für die Auswertung. Ausrollung ab Anfang September, allgemein verfügbar ab Ende September 2026.

    Warum das brennt: Betroffen ist der Bereich mit der höchsten Gesprächsdichte, typischerweise Service, Empfang und Kundenbetreuung. Dort war die Auswertung einzelner Gespräche bisher durch den Aufwand gebremst, weil jemand tatsächlich zuhören musste. Diese Bremse fällt weg. Was als Hilfe für die Nachbereitung gedacht ist, wird damit zum Werkzeug, mit dem sich Gespräche einer bestimmten Person systematisch durchsehen lassen. Der Unterschied zwischen Qualitätssicherung und Leistungsbeobachtung liegt dann allein im Zweck, nicht mehr im Aufwand.

    Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:

    1. Zugriffskreis festlegen: Wer kann die Zusammenfassungen öffnen? Entscheidend ist, ob Vorgesetzte dazugehören oder nur die Person, die das Gespräch geführt hat.
    2. Zweck schriftlich fixieren: Nachbereitung und Übergabe ja, systematische Durchsicht der Gespräche einzelner Beschäftigter nein. Dieser Satz ist die eigentliche Regelung.
    3. An die Aufzeichnung koppeln: Die Funktion wirkt nur auf aufgezeichnete Anrufe. Wer die Aufzeichnungsregeln für Warteschlangen im Griff hat, hat auch diese Funktion im Griff.
    4. Lizenzen prüfen: Es braucht Teams Premium und Copilot zugleich. Häufig ist der betroffene Personenkreis dadurch deutlich kleiner als gedacht.
    5. Beschäftigte einbeziehen: Wer im Service arbeitet, sollte wissen, dass Gespräche künftig maschinell zusammengefasst werden können. Das ist keine Formalie, sondern die Grundlage dafür, dass die Funktion akzeptiert wird.

    Was noch im August-Newsletter steht

    19 weitere Einträge. Drei davon verdienen einen zweiten Blick. Microsoft Agent 365 bekommt einen Export der aktiven Nutzer (MC1462914): eine CSV-Datei mit Name, Zahl der genutzten Agenten, Sitzungen und Datum der letzten Aktivität. Einmal exportiert, liegt sie außerhalb jeder Systemkontrolle. Teams erhält eine verpflichtende Zustimmung vor dem Betreten einer Besprechung (MC1454114), mit frei formulierbarem Text, gültig auch für externe und anonyme Teilnehmende, protokolliert. Das ist die seltene Änderung, bei der Mitgestalten mehr bringt als Abwehren. Und Defender führt Anmeldungen, Gerätenutzung und Cloud-Aktivität zu einer durchgehenden Zeitleiste je Person zusammen (MC1461705). Für die Sicherheitsarbeit sinnvoll, für den Alltag nicht gedacht.

    Unsere Einordnungen sind fachlicher Arbeitsstand aus technischer Sicht und keine Rechtsberatung. Wir sagen, was eine Funktion tut, was sich einstellen lässt und wer im Haus das bewerten muss. Die rechtliche Bewertung bleibt dort, wo sie hingehört.

    Den vollständigen Monatsüberblick gibt es im M365 Compliance Radar: improve-it.gmbh/m365-compliance-radar

  • Der Auslieferungszustand ist kein Datenschutzkonzept

    Der Auslieferungszustand ist kein Datenschutzkonzept

    Drei Dinge, die Sie in Microsoft 365 und Google Workspace heute selbst ändern können

    Fragen Sie Ihre IT einmal, welche Anwendungen derzeit auf die Postfächer Ihres Unternehmens zugreifen dürfen. Nicht welche Sie eingekauft haben. Welche Zugriff haben.

    Dauert die Antwort länger als zehn Sekunden, lesen Sie weiter.

    Die meisten Unternehmen, die wir sehen, haben ihre Cloud-Suite nicht falsch eingerichtet. Sie haben sie gar nicht eingerichtet. Der Mandant läuft, wie er ausgeliefert wurde, und der Auslieferungszustand ist auf Zusammenarbeit ohne Reibung ausgelegt. Nicht auf Datenschutz. Das ist keine Nachlässigkeit, sondern die logische Folge davon, dass niemand eine Software erst konfiguriert und dann benutzt.

    Kurz gefasst: Drei Einstellungen senken das Risiko sofort und wirken auf den gesamten Altbestand. Erstens, wer Ihre Links öffnen kann. Zweitens, welche zusätzlichen Dienste auf Ihren gesamten Datenbestand zugreifen dürfen. Drittens, ob überhaupt jemals etwas gelöscht wird. Alles drei können Sie selbst ändern. Was danach kommt, sollten Sie nicht allein machen, und am Ende dieses Beitrags steht auch, warum.

    Ein Hinweis vorab, der wichtiger ist, als er klingt. Voreinstellungen sind keine Produkteigenschaften, sondern Momentaufnahmen. Sie unterscheiden sich je nach Erstellungsdatum des Mandanten, nach Lizenz und nach Region, und beide Anbieter ändern sie laufend. Die hier genannten Stände haben wir am 21. August 2026 an der jeweiligen Herstellerdokumentation geprüft. Prüfen Sie den Zustand in Ihrem eigenen Mandanten, bevor Sie etwas umstellen.

    Erstens: Wer kann Ihre Links öffnen?

    Die häufigste tatsächliche Beeinträchtigung von Menschen durch eine Cloud-Suite ist nicht der Zugriff eines ausländischen Nachrichtendienstes. Es ist die Kenntnisnahme durch jemanden, der den Zugriff technisch hat, aber nicht haben sollte.

    Das trifft Beschäftigte bei Personalunterlagen, Bewerber bei Absagevorgängen, Kunden und Patienten bei Fachunterlagen. Die Schwere ist hoch, weil solche Offenlegungen soziale und wirtschaftliche Folgen haben. Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, weil Freigaben in der täglichen Arbeit entstehen und praktisch nie zurückgenommen werden.

    Der Punkt ist in beiden Suiten derselbe. Der Weg dorthin nicht, und das wird regelmäßig übersehen.

    In Microsoft 365 ist es eine Konfigurationsfrage. Microsoft dokumentiert, dass externe Freigabe für die gesamte SharePoint- und OneDrive-Umgebung standardmäßig eingeschaltet ist. Auf der höchsten Stufe entstehen Links, die ohne jede Anmeldung funktionieren, weiterleitbar sind und ohne zusätzliche Konfiguration weder ablaufen noch nachvollziehbar machen, wer sie genutzt hat. Ein Link aus einer Mail von vor zwei Jahren öffnet die Datei also heute noch, und niemand weiß, in wessen Postfach er inzwischen liegt.

    Drei Stellschrauben im SharePoint Admin Center unter Richtlinien und Freigabe: Organisationsebene auf authentifizierte Gäste, Standard-Linktyp von „jeder mit dem Link“ auf „bestimmte Personen“, und für verbleibende offene Links einen Ablauf in Tagen erzwingen.

    In Google Workspace liegt der Fall anders, und hier korrigieren wir eine verbreitete Behauptung. Der Standardzugriff neuer Drive-Dateien steht nach Googles Dokumentation auf „Private to the owner“, nicht auf „jeder mit dem Link“. Offene Freigaben entstehen dort nicht durch die Voreinstellung, sondern durch aktives Teilen. Der Hebel ist entsprechend ein anderer: externe Freigabe auf zugelassene Domänen begrenzen, den Access Checker auf „Recipients only“ stellen, wie Google es in der eigenen Sicherheitsprüfung empfiehlt, und regelmäßig auswerten, was tatsächlich geteilt wurde.

    Eine Warnung aus der Praxis: Externe Freigabe abzuschalten unterbricht über Nacht die Zusammenarbeit mit Steuerberatung, Agentur und Kunden. Wir haben mehr Rückabwicklungen gesehen als erfolgreiche Umstellungen, wenn vorher nicht kommuniziert wurde. Erst erheben, dann ankündigen, dann umstellen.

    Zweitens: Der Schalter, den kaum jemand kennt

    In Google Workspace lautet die Voreinstellung in der Steuerung der Programmierschnittstellen wörtlich: „Allow users to access any third-party apps.“

    Im Klartext: Jede beschäftigte Person kann einer beliebigen Anwendung per OAuth Zugriff auf ihr Postfach, ihren Kalender oder ihre Ablage erteilen. Ohne Rückfrage. Das typische Beispiel ist ein Notiz- oder Protokollwerkzeug mit Vollzugriff auf das Postfach.

    In Microsoft 365 gibt es die entsprechende Steuerung in Entra unter den Einstellungen zur Nutzerzustimmung. Welcher Zustand dort ab Werk gilt, hängt vom Jahrgang Ihres Mandanten ab. Das ist ein Prüfpunkt, kein Faktum.

    Warum das mehr ist als ein Sicherheitsthema: Mit jeder solchen Zustimmung entsteht ein Empfänger personenbezogener Daten, den Sie nicht ausgewählt, nicht nach Art. 28 Abs. 1 DSGVO auf hinreichende Garantien geprüft, nicht vertraglich gebunden und nicht in Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten aufgenommen haben. Sie können ihn im Zweifel nicht einmal benennen.

    Damit fallen gleichzeitig die Auskunft nach Art. 15, die Information nach Art. 13 und der Nachweis nach Art. 5 Abs. 2 aus. Die Auswahlentscheidung, die das Gesetz dem Verantwortlichen zuweist, ist an jede einzelne beschäftigte Person delegiert.

    In dieselbe Kategorie gehören die KI-Funktionen der Anbieter. Sie folgen demselben Muster: ein zusätzlicher Verarbeitungszweck, der auf den vorhandenen Bestand zugreift.

    Bei Google sind die Gemini-Funktionen in den Workspace-Diensten nach Googles Dokumentation standardmäßig aktiv. Zwei Details lohnen die Aufmerksamkeit. Das Abschalten je Dienst dichtet nicht ab, denn Google beschreibt selbst, dass sich Drive-Inhalte aus Gmail heraus abfragen lassen, auch wenn Gemini in Drive deaktiviert ist. Und bei den intelligenten Funktionen setzt die Administration nur eine Voreinstellung, die Nutzer individuell überstimmen können. Wer den KI-Einsatz verbindlich regeln will, braucht neben dem Schalter also eine Regelung.

    Bei Microsoft ist die Modellwahl in Copilot der relevante Punkt. Microsoft dokumentiert, dass Modelle von Anthropic derzeit von der EU Data Boundary ausgenommen sind. Für Mandanten innerhalb der EU Data Boundary und im Vereinigten Königreich sind sie nach dem Dokumentationsstand vom 22. Juli 2026 standardmäßig deaktiviert. Das ist die gute Nachricht. Die Konsequenz: Eine Aktivierung ist eine bewusste Entscheidung, die diesen Teil der Verarbeitung aus der EU Data Boundary herausnimmt. Sie gehört dokumentiert und nicht nebenbei geklickt.

    Der Zusammenhang zwischen den ersten beiden Punkten ist wichtiger als jeder einzelne davon: Assistenzfunktionen erben Ihre Berechtigungen. Wer breite Freigaben und offene App-Berechtigungen hat und dann eine KI-Funktion aktiviert, macht einen bis dahin unübersichtlichen Bestand durchsuchbar.

    Das ist kein Argument gegen KI. Es ist ein Argument für die Reihenfolge.

    Drittens: Was gelöscht ist, kann Ihnen niemand mehr entwenden

    Die Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO ist der einzige Grundsatz, der das Risiko mit der Zeit tatsächlich verkleinert, statt es nur zu verwalten. Jeder Datensatz, der gelöscht ist, kann nicht mehr offengelegt, nicht mehr entwendet und nicht mehr zweckwidrig ausgewertet werden.

    Was das praktisch heißt, wird meist erst am Beispiel klar. Ein zehn Jahre altes Postfach eines längst ausgeschiedenen Mitarbeiters enthält typischerweise Krankmeldungen von Kollegen, Kundendaten, Verhandlungsstände und Bewerbungsunterlagen. Genau dieser Bestand liegt offen, wenn ein Konto übernommen wird.

    Die Reihenfolge ist dabei eine andere, als die meisten Vorlagen nahelegen. Zuerst ist zu klären, ob Ihre Umgebung eine Frist überhaupt zentral durchsetzen kann. Erst danach werden Fristen festgelegt. Wer das umdreht, erhält ein Löschkonzept, dessen Fristen im System nicht greifen, und damit den schriftlichen Nachweis, dass die eigene Vorgabe nicht eingehalten wird. Das ist die schlechtere Lage als gar kein Konzept.

    Der Funktionsumfang zur zentralen Steuerung von Aufbewahrung und Löschung ist bei beiden Anbietern editionsabhängig. Wer eine Edition einsetzt, die diese Steuerung nicht enthält, kann Fristen nur dezentral durchsetzen, also über das Handeln der Nutzer und über die Voreinstellungen der einzelnen Dienste. Das ist keine Aussage über die Qualität eines Produkts, sondern eine Frage der passenden Edition zum eigenen Verarbeitungsumfang. Sie gehört an den Anfang eines Löschkonzepts, nicht ans Ende.

    Zu beachten ist außerdem: Diese Werkzeuge dienen in erster Linie dazu, Daten festzuhalten, etwa zur Beweissicherung. Dass sie auch Fristen erzwingen können, ist die zweite Funktion. Eine Umgebung ohne gesetzte Regel löscht deshalb nicht planmäßig, sondern folgt dem Handeln der Nutzer und den Papierkorbzyklen der Dienste. Der Bestand wächst ungesteuert, und niemand kann sagen, wie alt der älteste Datensatz ist.

    Wo Voreinstellungen bereits im Sinne der Speicherbegrenzung wirken, liegt das Risiko nicht in der Voreinstellung, sondern in ihrer Abschaltung. Beispiel Microsoft Teams: Besprechungsaufzeichnungen laufen standardmäßig nach 120 Tagen ab. Der Ablauf lässt sich abschalten, und eine spätere Änderung der Frist erfasst nach der Herstellerdokumentation nur neu erstellte Aufzeichnungen. Der Altbestand bleibt liegen.

    Vier Stellen, an denen Sie ohnehin vorbeikommen

    Wenn Sie schon im Admin Center sind. Prüfen und bewusst entscheiden, nicht blind umstellen.

    Automatische Weiterleitung nach außen in Exchange Online. Die Einstellung steht in der ausgehenden Spamrichtlinie auf einem systemgesteuerten Wert, dessen Verhalten sich nach Microsofts eigener Dokumentation je nach Organisation unterscheidet. Microsoft empfiehlt ausdrücklich, den Wert explizit zu setzen. Unentdeckte Weiterleitungsregeln sind der klassische Befund nach einer Kontoübernahme.

    Diagnosedaten der Office-Anwendungen. Ist keine Richtlinie gesetzt, werden nach Microsofts Dokumentation erforderliche und optionale Diagnosedaten gesendet. Viele Verantwortliche gehen vom Gegenteil aus und beschreiben ihren Mandanten deshalb im Verzeichnis falsch.

    Optionale verbundene Erfahrungen. Sie sind standardmäßig verfügbar und unterliegen nach Microsofts Angabe gesonderten Nutzungsbedingungen, also nicht denen des Kerndienstes. Nach Herstellerangabe schränkt eine Deaktivierung allerdings auch Copilot Chat und weitere Funktionen ein. Solche Kopplungen ändern sich zwischen Produktreleases.

    Aufzeichnung und Transkription in Teams. Die Transkription ist mandantenweit erlaubt. Automatisch aufgezeichnet wird nach der Herstellerdokumentation nicht jede Besprechung, wohl aber werden Events wie Webinare und Townhalls standardmäßig automatisch aufgezeichnet. Die Abfrage einer ausdrücklichen Zustimmung der Teilnehmenden ist standardmäßig deaktiviert. Sie ersetzt im Übrigen keine Rechtsgrundlage, sie dient der Transparenz und dem Nachweis.

    Wo Selbsthilfe endet

    Diese Punkte kann jede Administration im eigenen Mandanten selbst prüfen und ändern. Sie wirken sofort, sie wirken auf den vorhandenen Bestand, und sie brauchen niemanden von außen.

    Beratung braucht der Schritt danach: die Festlegung, welche Frist, welche Rechtsgrundlage und welche Dokumentation zu der geänderten Einstellung gehören.

    Einstellungen kann man ändern und wieder ändern. Festlegungen binden.

    Konkret sind das fünf Dokumente, bei denen ein fehlerhaftes Ergebnis schlechter ist als gar keines.

    Die Datenschutz-Folgenabschätzung und die ihr vorgelagerte Schwellwertanalyse. Wird das Risiko aus Sicht des Unternehmens statt aus Sicht der betroffenen Person bewertet und am Ende ein hohes Restrisiko in einem Satz akzeptiert, steht dort die schriftliche Feststellung, dass Ihnen ein hohes Risiko bekannt war. Zugleich löst genau dieses Ergebnis nach Art. 36 DSGVO die Pflicht zur vorherigen Konsultation der Aufsichtsbehörde aus. Das Dokument schafft die Pflicht, die es verletzt.

    Die Betriebsvereinbarung zur IT-Nutzung. Sie kann zugleich zu wenig legitimieren und zu viel verbieten. Das Bundesarbeitsgericht hat 2025 entschieden, dass sich ein Arbeitgeber für Datenkategorien, die eine Betriebsvereinbarung ausdrücklich ausschließt, nicht nachträglich auf das berechtigte Interesse berufen kann.

    Die Transfer-Folgenabschätzung, wenn sie so geschrieben ist, dass sie mit dem Angemessenheitsbeschluss steht und fällt.

    Das Löschkonzept, aus den oben genannten Gründen.

    Die Rollenabgrenzung zwischen Verantwortlichem und Auftragsverarbeiter. Beide Anbieter verarbeiten einen Teil der Daten nicht weisungsgebunden, sondern für eigene Zwecke. Wer im Verzeichnis pauschal „Auftragsverarbeiter“ einträgt, macht jede spätere Auskunft und jede spätere Meldung inhaltlich falsch.

    Zwei Sätze, die Ihre Dokumente veralten lassen

    Erstens, Beschäftigtendaten. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 8. Mai 2025, Aktenzeichen 8 AZR 209/21, entschieden, dass § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG unangewendet zu bleiben hat, weil der Norm die nach Art. 88 Abs. 2 DSGVO erforderlichen Schutzmaßnahmen fehlen. Die Vorschrift steht weiterhin im Gesetz. Als eigenständige Rechtsgrundlage trägt sie nicht mehr.

    Wer heute noch „§ 26 BDSG“ als Rechtsgrundlage in seinem Verzeichnis oder in seiner Beschäftigteninformation stehen hat, sollte diese Stellen überarbeiten. Verarbeitungen im Beschäftigungskontext sind je nach Zweck auf Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c oder lit. f DSGVO zu stützen, und wo das berechtigte Interesse herangezogen wird, ist die Abwägung schriftlich festzuhalten. Ein Beschäftigtendatengesetz liegt nach dem uns zugänglichen Stand der Gesetzgebungsdokumentation nicht vor.

    Zweitens, Datenübermittlung in die USA. Der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework ist in Kraft. Das Gericht der Europäischen Union hat eine Nichtigkeitsklage mit Urteil vom 3. September 2025 in der Rechtssache T-553/23 abgewiesen, dagegen ist ein Rechtsmittel anhängig. Neu ist, dass der Europäische Datenschutzausschuss die Europäische Kommission mit Schreiben vom 31. Juli 2026 aufgefordert hat zu prüfen, ob eine Entscheidung des Obersten Gerichtshofs der Vereinigten Staaten zur Unabhängigkeit der Federal Trade Commission den Beschluss berührt.

    Die belastbare Aussage lautet weder „das Framework ist gefallen“ noch „alles unverändert“. Die Grundlage trägt, aber die Begründung, die sie trägt, wird gerade überprüft. Ein Transferstopp ist nicht veranlasst. Angezeigt ist, die eigene Transfer-Folgenabschätzung so fortzuschreiben, dass sie einen Wegfall des Angemessenheitsbeschlusses überstehen würde, und die Standardvertragsklauseln als dokumentierte Rückfallebene vorzuhalten. Das kostet wenig und wirkt im Prüfungsfall.

    Ein verwandter Irrtum begegnet uns dabei regelmäßig. Regionale Speicherzusagen der Anbieter, ob EU Data Boundary oder Datenregionen, sind Zusagen über den Verarbeitungsort bestimmter Daten. Sie sind keine Übermittlungsgrundlage nach Kapitel V der DSGVO, und sie decken nicht alles ab. Google schließt Protokolldaten und zwischengespeicherte Inhalte ausdrücklich aus. Microsoft dokumentiert selbst mehrere Kategorien fortdauernder Übermittlung, darunter Fernzugriff eigener Beschäftigter, Titel von Supportfällen und begrenzte Verzeichnisdaten. Das ist kein Vorwurf an die Anbieter. Es ist die Prüfliste für Ihre eigene Bewertung.

    Der schnellste Weg zu einer belastbaren Antwort

    Die drei Punkte oben kosten Sie einen Nachmittag und wirken sofort. Alles Weitere hängt davon ab, wie Ihr Mandant tatsächlich aussieht, und das lässt sich nicht aus der Ferne raten.

    Wir sind externe Datenschutzbeauftragte mit Schwerpunkt Microsoft 365 und begleiten Unternehmen von der Bestandsaufnahme bis zur Betriebsvereinbarung. Vor jedem Angebot steht bei uns ein kostenfreies Erstaudit: ein strukturiertes Gespräch von 60 bis 90 Minuten, die Sichtung dessen, was vorhanden ist, und ein schriftlicher Kurzbefund mit den Lücken, nach Dringlichkeit geordnet. Daraus entsteht ein Angebot in zwei getrennt beauftragbaren Teilen, laufende Betreuung und einmalige Einrichtung. Eine Verpflichtung zur Beauftragung entsteht nicht.

    Wenn Sie den Zustand Ihres Mandanten nicht punktuell, sondern fortlaufend im Blick behalten wollen: Im M365 Compliance Radar werten wir monatlich die Änderungen aus, die Microsoft im Message Center veröffentlicht, und bereiten sie für Datenschutzbeauftragte, Betriebsrat und IT auf.

    Und falls die Frage vom Anfang noch offen ist: Der Bericht, der Ihnen sagt, welche Anwendungen auf Ihre Postfächer zugreifen dürfen, liegt in beiden Suiten drei Klicks entfernt. Es lohnt sich, ihn einmal anzusehen.

    Dieser Beitrag gibt den Stand vom 21. August 2026 wieder und informiert allgemein. Er berücksichtigt keine Umstände des Einzelfalls und ersetzt keine Rechtsberatung. Die genannten Voreinstellungen entsprechen dem an diesem Tag an der jeweiligen Herstellerdokumentation geprüften Stand; sie können je nach Erstellungsdatum des Mandanten, Lizenz und Region abweichen und werden von den Anbietern laufend geändert. Die Rechtsprechung zum Beschäftigtendatenschutz und die Bewertung von Datenübermittlungen in die USA entwickeln sich derzeit; einzelne Aussagen können durch spätere Entscheidungen überholt sein.

  • M365 im Juli 2026: Drei Änderungen, die Betriebsräte jetzt aktiv angehen sollten

    M365 im Juli 2026: Drei Änderungen, die Betriebsräte jetzt aktiv angehen sollten

    Microsoft hat im Juli 167 Änderungen im Message Center veröffentlicht. 24 davon sind für deutsche Betriebsräte relevant. Drei stechen heraus, und zwar nicht wegen ihrer Tragweite, sondern wegen ihres Zeitplans: Bei einer ist die Frist am 24. Juli bereits abgelaufen, zwei weitere greifen Ende August automatisch. In allen drei Fällen entsteht der neue Zustand ohne Entscheidung, wenn niemand hinschaut. Genau das macht sie zu Themen für den August und nicht für den Herbst.

    1. OpenAI wird Subprozessor, und die Einstellung hat sich selbst aktiviert (MC1422074)

    Was passiert: Microsoft hat OpenAI als Subprozessor für Microsoft 365 Copilot aufgenommen. Damit stehen von OpenAI selbst betriebene Modelle zur Verfügung, beginnend mit GPT-5.6. Am 9. Juli erschien die zugehörige Einstellung im Microsoft 365 Admin Center, zunächst deaktiviert. Wer bis zum 24. Juli nicht reagiert hat, bei dem hat Microsoft sie automatisch aktiviert. Wer das nicht wollte, musste vorher aktiv „No users“ auswählen. Betroffen sind ausschließlich Modelle auf Infrastruktur von OpenAI, nicht die von Microsoft über Azure OpenAI betriebenen.

    Warum das brennt: Es ist der zweite Fall dieser Art in diesem Jahr. Im April wurden die Anthropic-Modelle in Word, Excel und PowerPoint standardmäßig aktiviert. Das Muster wiederholt sich: Eine Frist verstreichen zu lassen hat dieselbe Wirkung wie eine Entscheidung zu treffen. Die Frist ist vorbei, die Prüfung findet also rückwirkend statt. Wer im Herbst darlegen muss, welcher Anbieter wann an der Verarbeitung beteiligt war, braucht die Antwort jetzt.

    Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:

    1. Bestandsaufnahme: Lassen Sie sich den heutigen Stand der Einstellung im Admin Center zeigen. Drei Fragen: Ist sie aktiv? Wurde sie bewusst gesetzt oder ist sie durch Fristablauf angesprungen? Wer war beteiligt?
    2. Unterrichtung einfordern: Bitten Sie um eine schriftliche Darstellung, welche Modelle heute im Einsatz sind, für welche Nutzergruppen und wo verarbeitet wird. Der übliche Anknüpfungspunkt dafür ist § 80 Abs. 2 BetrVG; die Bewertung, ob und in welchem Umfang der Anspruch greift, gehört zu Ihrer Rechtsberatung.
    3. Abweichungen von den Standardzusagen klären: Microsoft schreibt, es gälten die üblichen Zusagen der Produktbedingungen und des Datenschutznachtrags, „soweit in der Dokumentation nichts anderes offengelegt ist“. Lassen Sie sich zeigen, was diese Dokumentation zu den OpenAI-betriebenen Modellen sagt.
    4. Muster für künftige Fälle vereinbaren: Sinnvoller als jeden Einzelfall nachzulaufen ist eine Verabredung, dass Einstellungen mit automatischer Aktivierung vor Ablauf der Frist gemeldet werden. Das kostet die IT wenig und nimmt den Druck aus jedem folgenden Fall.
    5. Fachstellen einbinden: Datenschutzbeauftragte und, sofern im Haus benannt, die für die KI-Verordnung zuständige Person gehören in diesen Vorgang. Die technische Frage lautet: Was ist eingeschaltet? Die Bewertung der Auslagerung liegt bei den Fachstellen.

    2. Elf zusätzliche Felder auf der Profilkarte, ab Ende August standardmäßig sichtbar (MC1438571)

    Was passiert: Microsoft ändert Ende August die Standardsichtbarkeit von elf Feldern auf der Microsoft-365-Profilkarte. Sie werden künftig angezeigt, sobald sie im Verzeichnis gefüllt sind. Es geht um Bereich, Rolle, Personalnummer, Beschäftigtenart, Kostenstelle, Benutzerprinzipalname, Alias, Fax, Straße, Bundesland und Postleitzahl. Bisher musste die Administration jedes dieser Felder einzeln freischalten. Die Werte selbst ändern sich nicht, nur ihre Sichtbarkeit. Betroffen sind ausdrücklich auch Mandanten, die die Profilkarteneinstellungen nie angefasst haben.

    Warum das brennt: Personalnummer, Kostenstelle und Beschäftigtenart sind Angaben aus der Personalverwaltung. Sie waren bisher nicht ohne Grund für die ganze Belegschaft unsichtbar. Beschäftigtenart macht für jeden erkennbar, wer befristet beschäftigt, entliehen oder extern ist. Das ist der Eintrag des Monats mit dem härtesten Termin, weil er ohne Zutun scharf wird. Nach Ende August ist es keine Entscheidung mehr, sondern eine Korrektur.

    Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:

    1. Bestandsaufnahme: Lassen Sie prüfen, welche der elf Felder im Verzeichnis überhaupt Werte enthalten. Nur gefüllte Felder werden sichtbar. Häufig ist die Liste kürzer als befürchtet, manchmal aber auch länger.
    2. Termin vormerken: Die Umstellung beginnt Ende August. Setzen Sie die Befassung so an, dass die Entscheidung vorher steht und nicht danach.
    3. Feldweise entscheiden: Die Sichtbarkeit lässt sich weiterhin je Feld steuern. Bereich und Rolle sind etwas anderes als Personalnummer und Kostenstelle. Eine pauschale Freigabe oder Sperre wird der Sache nicht gerecht.
    4. Beschäftigtenart gesondert behandeln: Dieses Feld hat eine andere Qualität als die übrigen, weil es den Beschäftigungsstatus offenlegt. Wenn Sie nur einen Punkt vertiefen, dann diesen.
    5. Beschäftigte informieren: Was künftig sichtbar ist, sollte vorher bekannt sein und nicht auffallen, weil jemand es zufällig auf der Karte einer Kollegin entdeckt.

    3. Copilot nimmt Präsenzgespräche auf, ohne die Gegenseite zu informieren (MC1437679)

    Was passiert: Die mobile Copilot-App für iOS und Android bekommt eine Aufnahmefunktion. Beschäftigte können damit Präsenzgespräche oder Sprachnotizen aufzeichnen und erhalten anschließend im Copilot Chat ein automatisch erzeugtes Transkript samt Zusammenfassung. Eine Aufnahme darf bis zu 120 Minuten lang sein und läuft im Hintergrund weiter, wenn die App gewechselt wird. Die Audiodatei landet in OneDrive der aufnehmenden Person. Für alle Nutzer mit Copilot-Lizenz ist die Funktion standardmäßig aktiviert. Allgemeine Verfügbarkeit ab Ende August 2026.

    Warum das brennt: Das ist keine Meeting-Aufzeichnung in Teams mehr, bei der ein Banner erscheint und alle es wissen. Das ist eine Aufnahmemöglichkeit für jedes Gespräch, im Büro, im Flur, beim Kunden. Microsoft schreibt in der Ankündigung selbst, dass die App die übrigen Gesprächsteilnehmer nicht über den Aufnahmestart informiert, und verweist die Verantwortung für erforderliche Einwilligungen an die Nutzer. Damit wandert eine Frage, die bisher technisch beantwortet war, in die Verantwortung Einzelner.

    Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:

    1. Bestandsaufnahme: Ist die mobile Copilot-App im Haus verteilt? Wird sie über Intune verwaltet? Wie viele Beschäftigte haben eine Copilot-Lizenz? Ohne diese drei Antworten lässt sich die Reichweite nicht einschätzen.
    2. Steuerbarkeit klären: Fragen Sie konkret, mit welchen Mitteln sich die Funktion einschränken lässt, und lassen Sie sich die Antwort belegen. Microsoft nennt die Verwaltung der mobilen App als Ansatzpunkt, einen eigenen Schalter für die Aufnahmefunktion nennt die Ankündigung nicht.
    3. Das Hinweisproblem benennen: Verabreden Sie, wie Beschäftigte darüber informiert werden, dass die App die Gegenseite nicht warnt. Wer die Funktion nutzt, sollte wissen, dass der Hinweis von ihm selbst kommen muss.
    4. Ablage und Aufbewahrung regeln: Aufnahme, Transkript und Zusammenfassung erben die Berechtigungen und Regeln von OneDrive. Klären Sie, welche Aufbewahrungsdauer gilt, ob Vertraulichkeitskennzeichnungen greifen und wer im Rahmen von Auskunfts- oder Ermittlungsvorgängen darauf zugreifen kann.
    5. Sensible Gesprächssituationen ausnehmen: Personalgespräche, Konfliktgespräche und Gespräche mit der Interessenvertretung gehören ausdrücklich adressiert. Technisch ist eine solche Aufnahme von einer normalen Sprachnotiz nicht zu unterscheiden, deshalb muss die Regel es sein.

    Was noch im Juli-Newsletter steht

    21 weitere Einträge, darunter drei, die wir im August weiter beobachten. Purview greift künftig auf den Netzwerkverkehr durch (MC1419797): Über die Verbindung mit Entra Internet Access wirken Klassifizierung und Datenverlustschutz nicht mehr nur in den Microsoft-Anwendungen, sondern auf Ebene der Internetverbindung, mit Anbindung an das Insider Risk Management. Allgemeine Verfügbarkeit ab Ende September. Teams erzeugt KI-Archivdateien zu Besprechungen (MC1429018), standardmäßig aktiv, für Nutzer nicht einsehbar, gekoppelt an das gespeicherte Transkript. Und das Insider Risk Management bekommt freie Notizfelder, erweiterte Angaben zur Person einschließlich letztem Arbeitstag sowie eine KI-gestützte Vorsortierung der Meldungen (MC1430534, MC1430536, MC1438568).

    Unsere Einordnungen sind fachlicher Arbeitsstand aus technischer Sicht und keine Rechtsberatung. Wir sagen, was eine Funktion technisch tut, was sich einstellen lässt und welche Stelle im Haus das bewerten muss. Die rechtliche Bewertung bleibt dort, wo sie hingehört.

    Den vollständigen Monatsüberblick gibt es mit unserem M365 Compliance Radar: improve-it.gmbh/m365-compliance-radar

  • Microsoft 365 und Datenschutz 2026: Pro und Kontra, Teil 9: Beschäftigte und Gesamtbild

    Microsoft 365 und Datenschutz 2026: Pro und Kontra, Teil 9: Beschäftigte und Gesamtbild

    Der Blick auf die Beschäftigten und das Ganze

    Dieser abschließende Teil unserer Linkedin-Serie nimmt sich den Streitpunkt vor, der im Unternehmenseinsatz oft der wichtigste ist, den Beschäftigtendatenschutz. Danach fügen wir die Debatte zu einem Gesamtbild zusammen, ohne sie aufzulösen. Wie in der ganzen Reihe stehen das Kontra und das Pro nebeneinander, gefolgt von einer Einordnung. Es ist eine fachliche Einordnung und keine Rechtsberatung.

    Streitpunkt 8: Beschäftigtendatenschutz und Überwachungswerkzeuge

    Kontra. Im Unternehmenseinsatz ist Microsoft 365 vor allem ein System zur Verarbeitung von Beschäftigtendaten, und die Rechtsgrundlage ist seit dem Urteil C-34/21 unsicher. § 26 Absatz 1 Satz 1 BDSG gilt überwiegend als unanwendbar, ein Beschäftigtendatengesetz fehlt. Die Verarbeitung muss unmittelbar auf Artikel 6 DSGVO gestützt werden, bei den umfangreichen Protokoll-, Auswertungs- und KI-Funktionen eine anspruchsvolle Abwägung. Hinzu kommt die Mitbestimmung nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG und der Doppelcharakter der Werkzeuge, denn Defender, Viva Insights, Insider Risk Management und Communication Compliance sind leistungsfähige Überwachungsinfrastrukturen. Eine Betriebsvereinbarung bindet den Zweck, ist aber widerrufbar, während die technische Fähigkeit installiert bleibt.

    Pro. Die durch das Urteil ausgelöste Unsicherheit betrifft jede Verarbeitung von Beschäftigtendaten, nicht speziell Microsoft 365, und ist über eine Betriebsvereinbarung als Grundlage im Sinne des Artikel 88 DSGVO lösbar, was etablierte und anerkannte Praxis ist. Der Einwand, die technische Fähigkeit bleibe installiert, trifft auf praktisch jedes IT-System mit Protokollfunktionen zu und kann daher kein spezifisches Ausschlusskriterium sein. Die anerkannte Risikominderung besteht in Governance, also Betriebsvereinbarung, Zweckbindung, Pseudonymisierung, Rollentrennung und Protokollierung, nicht im Verzicht auf die Technik. Mehrere der sensibelsten Werkzeuge sind zudem datenschutzfreundlich voreingestellt.

    Einordnung. Unstrittig ist, dass Microsoft 365 überwachungsgeeignete Funktionen enthält und damit mitbestimmungspflichtig ist und dass die Rechtsgrundlage für Beschäftigtendaten nach dem Urteil unmittelbar aus der DSGVO und einer Betriebsvereinbarung abzuleiten ist. Die Positionen unterscheiden sich darin, ob die fortbestehende technische Überwachungsfähigkeit ein eigenständiges, durch Governance nicht vollständig auflösbares Risiko darstellt oder ob die organisatorische Bindung das anerkannte und ausreichende Mittel ist. Diese Frage ist weniger eine Tatsachen- als eine Bewertungs- und Vertrauensfrage gegenüber der eigenen künftigen Organisationsführung.

    Das Gesamtbild: Was unstrittig ist und was offen bleibt

    Über die neun Streitpunkte hinweg lässt sich klar trennen, was zwischen den Positionen unstrittig und was umkämpft ist. Diese Trennung ist selbst die nützlichste Orientierung, denn sie zeigt, worüber man nicht mehr streiten muss und worüber die eigene Abwägung zu entscheiden hat.

    Empirisch weitgehend belegt und zwischen beiden Seiten unstrittig sind die US-Rechtslage und die grundsätzliche Zugriffsmöglichkeit, die Existenz dokumentierter Ausnahmen der EU Data Boundary und der Flex-Routing-Voreinstellung, ein nicht vollständig abschaltbarer Telemetrie-Reststrom, das Fortbestehen der Festlegung von 2022 neben der Verfahrenseinstellung des Europäischen Datenschutzbeauftragten und dem hessischen Bericht, die produktive Existenz von Alternativen mit eigenen Funktions- und Kostenprofilen sowie die Mitbestimmungspflicht überwachungsgeeigneter Funktionen.

    Offen und Gegenstand der Kontroverse bleiben dagegen die Fragen, ob für die Zulässigkeit die abstrakte Zugriffsmöglichkeit oder die konkrete Eintrittswahrscheinlichkeit maßgeblich ist, ob nicht selbst prüfbare, aber extern testierte Zusagen ein hinreichendes Vertrauensfundament bilden, wie das Opt-out-Prinzip bei Copilot datenschutzrechtlich zu bewerten ist, wie § 25 TDDDG auf die Telemetrie anzuwenden ist, ob organisatorische Governance den Doppelcharakter überwachungsgeeigneter Technik hinreichend einhegt, und schließlich der Ausgang des Verfahrens vor dem Europäischen Gerichtshof sowie die weitere Entwicklung des US-Rechts.

    Ein Wort zum Schluss

    Wie diese offenen Punkte zu gewichten sind und welche Schlussfolgerung daraus für eine konkrete Organisation folgt, ist eine Abwägung, die wir bewusst nicht treffen. Sie hängt vom Schutzbedarf der Daten, von der Branche, der vorhandenen IT-Kompetenz und der Risikobereitschaft ab und liegt beim Verantwortlichen im Sinne der DSGVO. Was wir liefern, ist der Sachstand, die technischen Stellhebel und eine Struktur für die Abwägung, nicht die Entscheidung selbst.

    Der zweite Bericht und die Quellen

    Damit endet unsere Pro-und-Kontra-Reihe. Die vollständige Fassung mit allen neun Streitpunkten, jeweils in der ausführlichen Gegenüberstellung von These, Gegenthese und Einordnung, erscheint zeitgleich mit diesem neunten Teil als eigenes Gesamtdokument. Sämtliche Quellen und Verzeichnisse sind darin enthalten und amtlich oder durch Originaldokumente des Herstellers belegt. Dieses zweite Dokument bildet zusammen mit der Bestandsaufnahme aus den Teilen 1 bis 5 das komplette Bild.

    So unterstützt improve it

    Die improve it GmbH aus Weingarten bei Karlsruhe ist auf Datenschutz, Informationssicherheit und Compliance rund um Microsoft 365 spezialisiert. Wir verbinden technische Expertise mit Datenschutz- und Informationssicherheitswissen, von der Tenant-Konfiguration bis zur Betriebsvereinbarung. Mit dem M365 Compliance Radar überwachen wir Konfigurationen fortlaufend und machen Änderungen für Datenschutz und Betriebsrat transparent. Beide Berichte sowie die konkreten Arbeitshilfen, die Konfigurations-Checkliste, den Leitfaden zur Datenschutz-Folgenabschätzung und die Souveränitäts-Entscheidungsmatrix, stellen wir Ihnen in einem kostenfreien Infopaket zur Verfügung. Fordern Sie es an, und wir klären Ihre wichtigsten Fragen in einem kostenfreien Erstgespräch.

    In dieser Reihe

    Teil 6: Vertrauen und Zugriff. Teil 7: Copilot und Telemetrie. Teil 8: Aufsicht, Souveränität und Alternativen. Teil 9: Beschäftigte und Gesamtbild.

    Einstieg verpasst? Schauen Sie unsere Einordnungsserie Teil 1: Warum die Frage neu zu stellen ist, Teil 2: Der lange Arm der USA, Teil 3: Die EU Data Boundary und die Aufsichtsbehörden, Teil 4: Copilot, die KI-Modelle und die Mitbestimmung, Teil 5: Digitale Souveränität und das Fazit.

    Dieser Beitrag gibt den Recherchestand Juni 2026 wieder. Er ist eine fachliche Einordnung einer Datenschutzberatung, stellt keine Rechtsberatung im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes dar und ersetzt keine anwaltliche Prüfung des Einzelfalls.

  • Microsoft 365 und Datenschutz 2026: Pro und Kontra, Teil 8: Aufsicht, Souveränität und Alternativen

    Microsoft 365 und Datenschutz 2026: Pro und Kontra, Teil 8: Aufsicht, Souveränität und Alternativen

    Die politische und strategische Ebene

    Nach den grundsätzlichen und den technischen Fragen richtet sich dieser Teil unserer Linkedin-Serie auf die politische und strategische Ebene. Drei Streitpunkte gehören zusammen: die Bewertung der Aufsichtsbehörden, die Frage, was Souveränität überhaupt bedeutet, und die Frage, ob es ernsthafte Alternativen gibt. Wie in der ganzen Reihe stehen das Kontra und das Pro nebeneinander, gefolgt von einer Einordnung. Es ist eine fachliche Einordnung und keine Rechtsberatung.

    Streitpunkt 5: Die aufsichtsbehördliche Lage

    Kontra. Die positiven Signale von 2025 tragen weniger weit, als die mediale Rezeption nahelegt. Die Festlegung der Datenschutzkonferenz von 2022 ist nicht förmlich aufgehoben, eine bundesweit einheitliche Neubewertung fehlt. Der Bericht des Hessischen Beauftragten spricht nur für Hessen und beruht auf einer rechtlichen Würdigung ohne technische Prüfung, und Baden-Württemberg hält seine kritische Linie aufrecht. Die Einstellung des Verfahrens durch den Europäischen Datenschutzbeauftragten betrifft die individuell nachverhandelten Konditionen der EU-Kommission und ist ausdrücklich keine generelle Konformitätsbestätigung. Hinzu kommt die strukturelle Unsicherheit der Transfergrundlage.

    Pro. Die Bewegung der Aufsichtsbehörden weist klar in Richtung nutzbar mit Auflagen. Mit dem Europäischen Datenschutzbeauftragten hat die Datenschutzbehörde der EU selbst ein Verfahren eingestellt, nachdem Microsoft strukturelle Nachbesserungen vorgenommen und über verbesserte Vertragskonditionen allen Kunden zugänglich gemacht hat. Der Hessische Beauftragte hat seine Bewertung mit dem Bayerischen Landesamt abgestimmt. Die Festlegung von 2022 datiert vor der EU Data Boundary und dem überarbeiteten Datenschutznachtrag und gilt zunehmend als überholt. Die Latombe-Entscheidung hat das Framework bestätigt, und eine generelle behördliche Untersagung existiert nicht.

    Einordnung. Belegt ist, dass die Festlegung von 2022 fortbesteht, dass der Europäische Datenschutzbeauftragte sein Verfahren eingestellt und dabei eine Gesamtbestätigung ausdrücklich vermieden hat und dass mit dem Hessischen Beauftragten erstmals eine deutsche Aufsichtsbehörde eine positive, rechtliche und nicht technische Gesamtbewertung abgegeben hat. Die Lage ist uneinheitlich und in Bewegung. Die Positionen unterscheiden sich darin, ob das Glas als halb leer oder halb voll gelesen wird. Eine konsolidierte bundesweite Neubewertung steht aus.

    Streitpunkt 6: Digitale Souveränität

    Kontra. Microsofts Souveränitätsangebote adressieren die Jurisdiktionsfrage, bleiben aber Microsoft-Technologie unter Microsoft-Lizenz, Updatehoheit und geistigem Eigentum. Eine über Updates und proprietäre Technologie fortbestehende Abhängigkeit relativiert die Souveränität, denn Kontrolle über den Betrieb ist nicht dasselbe wie Kontrolle über die Technologie. Hinzu kommt die Bindung an den Anbieter als eigenständiges Souveränitätsrisiko, denn proprietäre Formate, der zentrale Identitäts-Layer und tiefe Abhängigkeiten in den Schnittstellen erzeugen eine strukturelle Abhängigkeit mit geopolitischer Hebelwirkung.

    Pro. Souveränität ist ein Spektrum, kein binärer Zustand. Die Angebote, von Microsoft 365 Local bis zur netzgetrennten Variante, die von SAP und Arvato betriebene Delos Cloud und die externe Schlüsselverwaltung, senken den US-Zugriff für Organisationen mit hohem Schutzbedarf real und gestuft. Eine Bindung an den Anbieter besteht bei jeder Plattform, auch bei quelloffenen Lösungen entstehen Migrationskosten und Know-how-Bindung, und der EU Data Act sowie Standardformate mildern sie regulatorisch. Das geopolitische Szenario eines Abschaltens ist spekulativ und hätte für Microsoft selbst erhebliche rechtliche und kommerzielle Folgen.

    Einordnung. Unstrittig ist, dass die Souveränitätsangebote die US-Jurisdiktion organisatorisch und technisch zurückdrängen, ohne die technologische Lieferkette vom Hersteller zu lösen. Die Kontroverse betrifft die Definition von Souveränität. Die kritische Seite setzt sie mit Kontrolle über die Technologie gleich, die Gegenseite mit einem abstufbaren Grad an Kontrolle über Daten und Betrieb. Die Bindung an den Anbieter ist als Tatsache belegt, ihre geopolitische Zuspitzung ist prognostisch und damit nicht belegbar, sondern Gegenstand der Risikoeinschätzung.

    Streitpunkt 7: Die Verfügbarkeit von Alternativen

    Kontra. Die Behauptung, zu Microsoft 365 gebe es keine ernsthafte Alternative, ist empirisch nicht mehr haltbar. Frankreich hält Microsoft 365 per Verwaltungsdoktrin aus der sensiblen Staatsverwaltung heraus und baut eigene souveräne Lösungen auf. In Deutschland sind Nextcloud und die vom Bundesinnenministerium getragene Suite openDesk produktiv im Einsatz, bis hin zur Bundeswehr und zur Bundescloud, und Schleswig-Holstein hat einen Großteil seiner Arbeitsplätze auf freie Software umgestellt. Wer in der eigenen Risikoanalyse zu einem kritischen Ergebnis kommt, hat damit dokumentierte, erprobte Auswege.

    Pro. Die Alternativen haben dokumentierte Grenzen: Funktionslücken vor allem bei KI und Integration, in der Vollkostenrechnung oft höhere Gesamtkosten und die Tatsache, dass sie das Risiko verschieben, statt es zu beseitigen, denn im Eigenbetrieb gehören alle Sicherheits- und Verfügbarkeitsfehler der Organisation selbst. Die zitierten Erfolge stammen überwiegend aus dem öffentlichen, teils geförderten Sektor und sind teils noch im Aufbau. Die Übertragbarkeit auf privatwirtschaftliche Organisationen mit anderer Ressourcenlage ist nicht ohne Weiteres gegeben.

    Einordnung. Belegt ist die produktive Existenz europäischer und quelloffener Alternativen in mehreren großen Organisationen, womit die Aussage der Alternativlosigkeit als Pauschalbehauptung widerlegt ist. Belegt sind ebenso die Unterschiede bei Funktion, Kosten und Betrieb. Die Positionen unterscheiden sich nicht im Ob, sondern in der Eignung für einen konkreten Anwendungsfall. Ob eine Alternative trägt, hängt von Schutzbedarf, IT-Kompetenz, Funktionsanforderungen und Gesamtkosten ab und ist damit eine fallbezogene Abwägung.

    In dieser Reihe

    Teil 6: Vertrauen und Zugriff. Teil 7: Copilot und Telemetrie. Teil 8: Aufsicht, Souveränität und Alternativen. Teil 9: Beschäftigte und Gesamtbild. Am Ende der Reihe erscheint ein eigenes Gesamtdokument mit allen Quellen und Verzeichnissen.

    Einstieg verpasst? Schauen Sie unsere Einordnungsserie Teil 1: Warum die Frage neu zu stellen ist, Teil 2: Der lange Arm der USA, Teil 3: Die EU Data Boundary und die Aufsichtsbehörden, Teil 4: Copilot, die KI-Modelle und die Mitbestimmung, Teil 5: Digitale Souveränität und das Fazit.

    Sie möchten nicht auf die anderen Beiträge warten? Fordern Sie unseren vollständigen Expertenbericht an.

    Herausgeber ist die improve it GmbH aus Weingarten bei Karlsruhe. Dieser Beitrag gibt den Recherchestand Juni 2026 wieder, ist eine fachliche Einordnung und stellt keine Rechtsberatung dar.

  • Microsoft 365 und Datenschutz 2026: Pro und Kontra, Teil 7: Copilot und Telemetrie

    Microsoft 365 und Datenschutz 2026: Pro und Kontra, Teil 7: Copilot und Telemetrie

    Die Technik im Streit

    Teil 6 unserer Linkedin-Serie hat die grundsätzlichen Fragen von Vertrauen und Zugriff behandelt. Dieser Teil geht auf zwei konkrete technische Streitpunkte, an denen sich die Debatte besonders reibt: den Verarbeitungsort von Copilot und die Telemetrie unterhalb der Cloud-Ebene. Wie in der ganzen Reihe stehen sich das kritische Argument, das Kontra, und die Gegenposition, das Pro, gegenüber, gefolgt von einer Einordnung. Es ist eine fachliche Einordnung und keine Rechtsberatung.

    Streitpunkt 3: Copilot und der Verarbeitungsort

    Kontra. Der Trend bei Copilot weist aus Europa hinaus. Mit Flex Routing hat Microsoft eine Voreinstellung eingeführt, die die Verarbeitung bei Lastspitzen in Drittländer umleitet und seit dem 17. April 2026 auch für bestehende EU- und EFTA-Tenants standardmäßig aktiviert ist, ein Opt-out-Modell, das im Spannungsverhältnis zum Datenschutz durch Voreinstellung nach Artikel 25 Absatz 2 DSGVO steht. Die Anthropic-Modelle sind ganz von der Grenze ausgenommen, die xAI-Modelle laufen außerhalb des Microsoft-Vertragsrahmens, und neue Dienste starten regelmäßig zuerst außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Auch die Ankündigung eines In-Country Processing für Deutschland wurde später relativiert. Der Pfad des geringsten Widerstands führt damit aus Europa hinaus.

    Pro. Die Verarbeitung ist konfigurierbar. Der OpenAI-Pfad innerhalb der Grenze ist das Standardmodell, Flex Routing lässt sich abschalten, und die gespeicherten Daten bleiben auch bei aktiviertem Flex Routing in der Grenze. Gerade wegen der europäischen Nachfrage investiert Microsoft erheblich in EU-Datenresidenz und die Sovereign Cloud, der Trend umfasst also auch ein wachsendes Angebot an EU-Optionen. Dass neue Funktionen zuerst außerhalb des Wirtschaftsraums erscheinen, ist überwiegend ein Phänomen des Produktlebenszyklus, und die spätere Freigabe nach regulatorischer Klärung ist eher Ausdruck von Compliance als ihrer Umgehung.

    Einordnung. Belegt sind sowohl die kritischen Voreinstellungen, also die Flex-Routing-Voreinstellung, die Ausnahme der Nicht-OpenAI-Modelle und die US-first-Rollouts, als auch die EU-konformen Konfigurationsmöglichkeiten und die Souveränitätsinvestitionen. Die Positionen unterscheiden sich darin, ob man die Voreinstellungen zum Maßstab nimmt, also was ohne Eingriff geschieht, oder den konfigurierbaren Zielzustand, also was bei sachgerechter Einrichtung möglich ist. Praktisch konvergieren beide darin, dass ein EU-naher Copilot-Betrieb eine bewusste, fortlaufend zu pflegende Konfiguration erfordert. Strittig bleibt die Bewertung des Opt-out-Prinzips.

    Streitpunkt 4: Telemetrie und Diagnosedaten

    Kontra. Unterhalb der Cloud-Debatte liegt ein nie ausgeräumtes Problem. Eine vom BSI beauftragte Telemetrie-Analyse und die Prüfung des LfDI Baden-Württemberg haben dokumentiert, dass bestimmte Diagnose- und erforderliche Servicedaten sich nicht vollständig abschalten lassen und an Microsoft übermittelt werden, auch in die USA. Der LfDI hielt die Risiken der geprüften Schulversion für inakzeptabel hoch. Rechtlich ist § 25 TDDDG einschlägig, der für den Zugriff auf Endgeräte grundsätzlich eine Einwilligung verlangt, sofern er nicht unbedingt erforderlich ist. Eine breite, produktverbessernde Telemetrie dürfte diese enge Ausnahme nicht erfüllen.

    Pro. Es handelt sich überwiegend um Diagnose- und Sicherheitsdaten, die sich auf die Stufe erforderlich reduzieren lassen und pseudonymisiert sind. Der verbleibende Datenstrom dient der Patch- und Bedrohungserkennung und damit einem eigenen Schutzziel nach Artikel 32 DSGVO. Die maßgeblichen technischen Untersuchungen beziehen sich auf ältere Windows- und M365-Stände, die Konfigurierbarkeit hat sich seither erweitert, und Microsoft hat für die erforderliche Stufe vertragliche Zusagen als Auftragsverarbeiter abgegeben. Die enge Auslegung von § 25 TDDDG ist zudem nicht speziell für Microsoft 365 amtlich festgestellt.

    Einordnung. Die technische Tatsache, dass ein nicht vollständig abschaltbarer Diagnosedatenstrom existiert, ist belegt, ebenso, dass er sich konfigurativ reduzieren lässt. Die Positionen bewerten denselben Reststrom unterschiedlich, als verbleibendes Datenschutzrisiko oder als sicherheitsfunktional erforderlich und verhältnismäßig. Die rechtliche Einordnung unter § 25 TDDDG ist mangels spezifischer amtlicher Feststellung für Microsoft 365 offen, und die Aktualität der zugrunde liegenden Studien ist ein eigener, im Einzelfall zu prüfender Faktor.

    In dieser Reihe

    Teil 6: Vertrauen und Zugriff. Teil 7: Copilot und Telemetrie. Teil 8: Aufsicht, Souveränität und Alternativen. Teil 9: Beschäftigte und Gesamtbild. Am Ende der Reihe erscheint ein eigenes Gesamtdokument mit allen Quellen und Verzeichnissen.

    Einstieg verpasst? Schauen Sie unsere Einordnungsserie Teil 1: Warum die Frage neu zu stellen ist, Teil 2: Der lange Arm der USA, Teil 3: Die EU Data Boundary und die Aufsichtsbehörden, Teil 4: Copilot, die KI-Modelle und die Mitbestimmung, Teil 5: Digitale Souveränität und das Fazit.

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  • Microsoft 365 und Datenschutz 2026: Pro und Kontra, Teil 6: Vertrauen und Zugriff

    Microsoft 365 und Datenschutz 2026: Pro und Kontra, Teil 6: Vertrauen und Zugriff

    Vom Sachstand zur Streitfrage

    In den ersten fünf Teilen unserer Linkedin-Serie haben wir den Stand 2026 möglichst neutral eingeordnet. Ab hier drehen wir die Perspektive und stellen die strittigen Punkte als das dar, was sie sind: eine Kontroverse. Zu jedem Streitpunkt steht das kritische Argument, das Kontra, der Gegenposition, dem Pro, gegenüber, gefolgt von einer Einordnung, die den Stand der Diskussion beschreibt.

    Wir lösen die Kontroverse bewusst nicht auf und sprechen keine Empfehlung aus. Beide Seiten sind jeweils so stark wie möglich formuliert. Das bedeutet nicht, dass improve it die jeweilige Seite teilt. Es ist eine fachliche Einordnung und keine Rechtsberatung. Dieser Teil nimmt sich die beiden grundlegendsten Fragen vor: Kann man den Zusagen überhaupt trauen, und wie schwer wiegt der mögliche Zugriff durch US-Behörden?

    Streitpunkt 1: Verifizierbarkeit, Dokumentation gegen Vertrauen

    Kontra. Nahezu alle positiven Bewertungen beruhen auf Zusagen und auditierten Selbstauskünften eines Anbieters mit geschlossenem Quellcode, die ein Kunde technisch nicht unabhängig überprüfen kann. Die zentralen Aussagen, etwa dass Daten in der Grenze bleiben oder Eingaben nicht zum Training genutzt werden, sind vertragliche Zusagen. Die zugrunde liegenden Audit-Berichte sind nur unter Geheimhaltung einsehbar, ein unabhängiges Quellcode-Audit ist bei proprietärer Software ausgeschlossen. Dass das Vertrauen auch empirisch angreifbar ist, zeigt Microsofts eigene Sicherheitsbilanz, vom Storm-0558-Einbruch, dem ein amtliches Prüfgremium eine unzureichende Sicherheitskultur attestierte, bis zur Kompromittierung eigener Konzern-Postfächer Anfang 2024.

    Pro. Nicht-Überprüfbarkeit ist kein Sonderfall von Microsoft 365, sondern der Normalfall komplexer, arbeitsteiliger Systeme. Die Gesellschaft begegnet ihm seit jeher mit unabhängigen Testaten durch akkreditierte Dritte, etwa nach ISO 27001, 27017, 27018 und BSI C5, die genau die Funktion haben, eine nicht selbst prüfbare Leistung extern zu beglaubigen. Die Sicherheitsvorfälle lassen sich auch umgekehrt lesen: Öffentliche Aufarbeitung und messbare Konsequenzen sind ein Rechenschaftsmechanismus, den ein selbstgehosteter Betrieb so nicht kennt, wo Vorfälle häufiger unentdeckt bleiben. Auch quelloffene Software ist nur theoretisch vollständig prüfbar, wenn niemand den Code tatsächlich prüft.

    Einordnung. Beide Seiten teilen den Befund, dass eine vollständige technische Eigenprüfung nicht möglich ist, und bewerten dieselbe Tatsache unterschiedlich. Belegt ist, dass die Audit-Berichte existieren, dass die Zertifikate ein Managementsystem und nicht jede Einzelverarbeitung bestätigen und dass die genannten Vorfälle stattgefunden haben. Offen und letztlich eine Wertungsfrage bleibt, welches Maß an Vertrauen in einen extern testierten, aber nicht quelloffenen Anbieter unter fremder Jurisdiktion angemessen ist.

    Streitpunkt 2: EU Data Boundary und der US-Rechtszugriff

    Kontra. Die EU Data Boundary regelt, wo Daten gespeichert und verarbeitet werden, nicht, wer rechtlich auf sie zugreifen darf. Der CLOUD Act verpflichtet US-Unternehmen zur Herausgabe unabhängig vom Speicherort, und FISA Section 702, der Anlass der Schrems-II-Entscheidung, gilt fort und war Mitte 2026 nur befristet verlängert. Microsofts Rechtsdirektor für Frankreich räumte unter Eid ein, nicht garantieren zu können, dass Daten französischer Bürger niemals an US-Behörden gelangen. Verschärfend kommt hinzu, dass auch pseudonymisierte Daten die Grenze in engen Ausnahmen verlassen dürfen und weiterhin personenbezogen sind, und dass Verschlüsselung nur bei kundengehaltenen Schlüsseln schützt, die zugleich die KI-Funktionen ausschließen.

    Pro. Die herrschende rechtliche Linie ist, dass das abstrakte Risiko eines Drittstaatszugriffs für sich genommen keine Unzulässigkeit begründet, so das Oberlandesgericht Karlsruhe und ein Teil der Literatur. Tatsächliche behördliche Zugriffe auf EU-Unternehmensdaten sind nach den Transparenzberichten selten und prozedural eingehegt. Microsoft hat sich gegen Herausgabeanordnungen gerichtlich gewehrt und sagt vertraglich zu, Anordnungen anzufechten und Kunden zu informieren. Der Angemessenheitsbeschluss zum Data Privacy Framework ist in Kraft und hat mit der Latombe-Entscheidung die erste gerichtliche Prüfung überstanden.

    Einordnung. Unstrittig ist die US-Rechtslage und damit die grundsätzliche Möglichkeit eines Zugriffs, unstrittig ist auch, dass das Framework derzeit gilt und zugleich erneut vor dem Europäischen Gerichtshof angegriffen ist. Die Kontroverse verläuft entlang der Frage, ob für die Zulässigkeit die abstrakte Zugriffsmöglichkeit maßgeblich ist oder die konkrete Eintrittswahrscheinlichkeit samt ihrer vertraglichen Einhegung. Diese Frage ist juristisch nicht abschließend geklärt und hängt zusätzlich vom Ausgang des Verfahrens und der Entwicklung des US-Rechts ab.

    In dieser Reihe

    Die Pro-und-Kontra-Reihe setzt die Einordnungsserie Teil 1: Warum die Frage neu zu stellen ist, Teil 2: Der lange Arm der USA, Teil 3: Die EU Data Boundary und die Aufsichtsbehörden, Teil 4: Copilot, die KI-Modelle und die Mitbestimmung, Teil 5: Digitale Souveränität und das Fazit fort.

    Teil 6: Vertrauen und Zugriff. Teil 7: Copilot und Telemetrie. Teil 8: Aufsicht, Souveränität und Alternativen. Teil 9: Beschäftigte und Gesamtbild. Am Ende der Reihe erscheint ein eigenes Gesamtdokument mit allen Quellen und Verzeichnissen.

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    Herausgeber ist die improve it GmbH aus Weingarten bei Karlsruhe. Dieser Beitrag gibt den Recherchestand Juni 2026 wieder, ist eine fachliche Einordnung und stellt keine Rechtsberatung dar.

  • Microsoft 365 und Datenschutz 2026: Die große Einordnung, Teil 5: Digitale Souveränität und das Fazit

    Microsoft 365 und Datenschutz 2026: Die große Einordnung, Teil 5: Digitale Souveränität und das Fazit

    Worum es in Teil 5 geht

    Die vorangegangenen Teileunserer Linkedin-Serie haben die Restfragen benannt: CLOUD Act und FISA, ein Framework unter gerichtlicher Beobachtung, KI-Modelle außerhalb der europäischen Datengrenze und Dienste, die zuerst außerhalb Europas starten. Dieser abschließende Teil zeigt, welche Wege im Umgang mit diesen Restfragen offenstehen, und zieht das Fazit. Es ist eine fachliche Einordnung und keine Rechtsberatung.

    Drei grundsätzlich verschiedene Wege

    Auf die strukturellen Restfragen gibt es drei plausible Antworten, und alle drei sind je nach Ergebnis der eigenen Risikoanalyse vertretbar. Der erste Weg bleibt bei Microsoft und nutzt die Souveränitätsangebote des Herstellers. Der zweite wechselt den Anbieter. Der dritte untersagt den Einsatz für bestimmte Bereiche, wie es Frankreich vormacht.

    Der erste Weg: Microsofts Souveränitätsportfolio

    Für Organisationen, denen die Zusagen der EU Data Boundary nicht genügen, hat Microsoft ein gestuftes Souveränitätsportfolio aufgebaut. Es reicht von der Sovereign Public Cloud mit zusätzlichen Kontrollen in EU-Rechenzentren über die Sovereign Private Cloud mit Microsoft 365 Local, bei der Kernworkloads auf eigener Infrastruktur laufen, bis zu nationalen Partner-Clouds. In Deutschland ist das für den öffentlichen Sektor die Delos Cloud, eine SAP-Tochter, betrieben auf Azure-Technologie. Diese Angebote entziehen Daten und Betrieb der US-Jurisdiktion weitergehend, verbunden allerdings mit erheblichen Kosten, Funktionseinbußen vor allem bei KI-Features und eigener Betriebsverantwortung.

    Der zweite Weg: Europäische Alternativen

    Wer den Anbieterwechsel erwägt, findet im deutschen Markt zwei etablierte Kandidaten, beide quelloffen und beim Betrieb in Europa ohne strukturellen US-Jurisdiktionsbezug. Nextcloud ist eine Open-Source-Kollaborationsplattform mit Dateiablage, Chat, Videokonferenz, Groupware und Office-Funktionen, inzwischen ergänzt um einen selbst hostbaren KI-Assistenten. Sie skaliert vom NAS im Kleinunternehmen bis zur Bundescloud der Bundesverwaltung. openDesk ist die vom Bundesinnenministerium getragene, über das Zentrum für Digitale Souveränität bereitgestellte souveräne Arbeitsplatzsuite, ein integriertes Paket quelloffener Komponenten. Sie ist beim Robert-Koch-Institut produktiv im Einsatz und Gegenstand eines mehrjährigen Rahmenvertrags der BWI für die Bundeswehr, technisch aber eine Lösung für Rechenzentrums- oder Cloud-Betrieb und nicht für Kleinstumgebungen gedacht. Dass ein Umstieg auch in der Fläche gelingt, zeigt Schleswig-Holstein, das bis Ende 2025 rund 80 Prozent der Arbeitsplätze seiner Landesverwaltung auf LibreOffice umgestellt hat. Der Preis dieses Weges ist Migrationsaufwand, geringere Funktionstiefe und eigene Betriebsverantwortung.

    Der dritte Weg: Die staatliche Doktrin Frankreichs

    Frankreich hat als einziger großer Mitgliedstaat eine explizite Linie gegen Microsoft 365 in der Verwaltung etabliert und über Jahre ausgebaut. Grundlage ist eine Doktrin, nach der Systeme mit sensiblen Daten kommerzielle Clouds nur nutzen dürfen, wenn diese nach dem staatlichen Standard SecNumCloud qualifiziert und gegen extraterritoriales Nicht-EU-Recht immunisiert sind. Auf dieser Basis dürfen Ministerien nicht zu Microsoft 365 migrieren, und der Einsatz an Schulen wurde untersagt. Eine Untersuchungskommission des Senats legte 2025 zahlreiche Empfehlungen für mehr Souveränität vor, ein zentrales staatliches Datenprojekt wird zu einem französischen Anbieter migriert, und alle Ministerien wurden verpflichtet, ihre Abhängigkeiten zu reduzieren. Das ist kein Gesetz gegen Microsoft, sondern eine Verwaltungsdoktrin mit realer Steuerungswirkung. Wer in der eigenen Abwägung zu einem ähnlichen Ergebnis kommt, bewegt sich damit auf der Linie einer großen europäischen Verwaltung.

    Das Fazit in sieben Punkten

    Erstens: Die Plattformlage hat sich seit 2022 messbar verbessert. Wer heute behauptet, Microsoft 365 sei per se nicht konform betreibbar, argumentiert an der dokumentierten Entwicklung vorbei. Zweitens: Die Festlegung von 2022 besteht formal fort, und eine bundesweit einheitliche, aktuelle Gesamtbewertung fehlt. Die positive hessische Bewertung beruht auf einer rechtlichen, nicht technischen Prüfung. Drittens: Die strukturellen Transferfragen sind nicht erledigt, sondern vertagt, das Framework steht erneut vor Gericht, und die US-Rechtslage war zum Redaktionsschluss nur befristet gesichert.

    Viertens: Copilot verschiebt die Prüfung von der Plattform auf das Modell, weshalb nur die konfigurationsbezogene Einzelprüfung belastbar ist. Fünftens: Neue Dienste starten regelmäßig außerhalb Europas, was Konformität zu einer laufenden Aufgabe macht. Sechstens: Zertifikate belegen Sicherheit, nicht Rechtmäßigkeit, und eine Datenschutz-Zertifizierung nach Artikel 42 DSGVO existiert für Microsoft 365 nicht. Siebtens: Es gibt gangbare Alternativwege, und es gibt Staaten, die sie gehen.

    Die Gesamteinordnung lautet damit nicht konform oder nicht konform, sondern nach unserer fachlichen Einordnung: Microsoft 365 lässt sich 2026 mit vertretbarem Aufwand auf einer rechtlich verteidigbaren Grundlage betreiben, sofern eine dokumentierte, konfigurationsbezogene und fortlaufend gepflegte Prüfung erfolgt. Diese Einordnung ersetzt keine rechtliche Prüfung des Einzelfalls. Ebenso vertretbar ist es, auf Basis der eigenen Risikoanalyse einen anderen Weg zu wählen. Die verbleibenden Risiken sind benennbar und dokumentierbar. Ob sie tragbar sind, ist eine Abwägung, die niemand dem Verantwortlichen abnimmt, weder Microsoft noch eine Aufsichtsbehörde noch diese Serie.

    Der vollständige Bericht

    Diese Serie hat den Stand 2026 in fünf Teilen eingeordnet. Wer die vollständige Argumentation mit allen Nachweisen braucht, findet sie in unserem ausführlichen Bericht auf über 60 Seiten, mit jeder wesentlichen Aussage belegt durch amtliche Quellen, Gerichtsentscheidungen und Originaldokumente des Herstellers. Sämtliche Quellen und Verzeichnisse sind in diesem Gesamtdokument enthalten, das zeitgleich mit diesem fünften Teil online geht. Den Bericht sowie die konkreten Arbeitshilfen, die Konfigurations-Checkliste, den Leitfaden zur Datenschutz-Folgenabschätzung und die Souveränitäts-Entscheidungsmatrix, stellen wir Ihnen in einem kostenfreien Expertenpaket zur Verfügung.

    Damit endet der erste Teil unserer Einordnung. Ab Teil 6 stellen wir die wichtigsten Argumente in einer Reihe von Pro und Kontra gegenüber, damit Sie sich eine eigene Meinung bilden können. Auch zu dieser Reihe erscheint an ihrem Ende ein eigenes Gesamtdokument mit allen Quellen und Verzeichnissen.

    So unterstützt improve it

    Die improve it GmbH aus Weingarten bei Karlsruhe ist auf Datenschutz, Informationssicherheit und Compliance rund um Microsoft 365 spezialisiert. Wir verbinden technische Expertise mit Datenschutz- und Informationssicherheitswissen, von der Tenant-Konfiguration bis zur Betriebsvereinbarung. Auf Wunsch prüfen wir Ihre Landschaft im Rahmen einer Datenschutzberatung durch einen nach ISO 19011 qualifizierten Auditor und durch zertifizierte Datenschutzbeauftragte; eine rechtsverbindliche Konformitätsbescheinigung ist damit nicht verbunden. Mit dem M365 Compliance Radar überwachen wir Konfigurationen fortlaufend und machen Änderungen für Datenschutz und Betriebsrat transparent. Fordern Sie das Infopaket an, und wir klären Ihre wichtigsten Fragen in einem kostenfreien Erstgespräch.

    In dieser Serie

    Teil 1: Warum die Frage neu zu stellen ist. Teil 2: Der lange Arm der USA. Teil 3: Die EU Data Boundary und die Aufsichtsbehörden. Teil 4: Copilot, die KI-Modelle und die Mitbestimmung. Teil 5: Digitale Souveränität und das Fazit.

    Dieser Beitrag gibt den Recherchestand Juni 2026 wieder. Er ist eine fachliche Einordnung einer Datenschutzberatung, stellt keine Rechtsberatung im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes dar und ersetzt keine anwaltliche Prüfung des Einzelfalls.

  • Microsoft 365 und Datenschutz 2026: Die große Einordnung, Teil 4: Copilot, die KI-Modelle und die Mitbestimmung

    Microsoft 365 und Datenschutz 2026: Die große Einordnung, Teil 4: Copilot, die KI-Modelle und die Mitbestimmung

    Worum es in Teil 4 geht

    Mit Copilot verschiebt sich die Prüfung von der Plattform auf die einzelnen KI-Modelle und ihre Verarbeitungsorte. Derselbe Tenant kann je nach Modellwahl sehr unterschiedlich dastehen. Dieser Teil unserer Linkedin-Serie ordnet die Modellfrage ein und verbindet sie mit der Informationssicherheit und der Mitbestimmung. Es ist eine fachliche Einordnung und keine Rechtsberatung.

    Der OpenAI-Pfad und die neue Öffnungsklausel Flex Routing

    Copilot nutzt die OpenAI-Modelle über den Azure OpenAI Service, nicht über die öffentlichen Dienste von OpenAI. Eingaben, Antworten und über den Microsoft Graph erschlossene Daten werden laut Microsoft nicht zum Training der Modelle verwendet. Für diesen Pfad erklärt Microsoft Copilot ausdrücklich für konform mit der EU Data Boundary.

    Neu und wichtig ist eine Einstellung namens Flex Routing. Sie erlaubt, Copilot-Anfragen bei Lastspitzen zur Verarbeitung in die USA, nach Kanada oder Australien umzuleiten. Diese Option ist für nach dem 25. März 2026 erstellte Tenants standardmäßig aktiv und wird ab dem 17. April 2026 auch für bestehende EU- und EFTA-Tenants per Voreinstellung auf aktiv geschaltet. Faktisch ist damit praktisch jeder EU-Tenant betroffen, der nicht aktiv widerspricht. Zu beachten ist die Eingriffstiefe: Bei aktiviertem Flex Routing verlässt nur die Verarbeitung der Anfragen bei Lastspitzen die Grenze, während die gespeicherten Daten in der EU verbleiben und der Transit verschlüsselt erfolgt. Dennoch wird die Zusage für Copilot damit von einer festen Zusicherung zu einer Voreinstellung nach dem Opt-out-Prinzip, die in Folgenabschätzungen und Transparenzdokumenten nachzuziehen ist.

    In-Country Processing: Was die Zusage für Deutschland bedeutet

    Ein verwandter Punkt betrifft das sogenannte In-Country Processing. Microsoft kündigte im November 2025 länderspezifische Verarbeitung für 15 Länder an, zunächst auch für Deutschland, präzisierte dies aber im April 2026. Für EU- und EFTA-Tenants erfolgt die Verarbeitung regional im Rahmen der EU Data Boundary, nicht länderspezifisch in Deutschland. Eine Zusage der Verarbeitung ausschließlich in Deutschland lässt sich daraus nicht ableiten.

    Der Anthropic-Pfad: Vertraglich integriert, geografisch außerhalb

    Seit Anfang 2026 ist Anthropic offizieller Subprozessor von Microsoft, sodass Product Terms und Vertragswerk gelten. Das ist ein Fortschritt gegenüber der Startphase. Das Standortproblem bleibt jedoch. Microsoft dokumentiert ausdrücklich, dass die Anthropic-Modelle derzeit von der EU Data Boundary und, soweit einschlägig, von etwaigen länderspezifischen Verarbeitungszusagen ausgenommen sind. Sie laufen nicht in Azure, sondern in von Anthropic genutzten Umgebungen außerhalb der Microsoft-Infrastruktur, nach übereinstimmenden Fachanalysen primär in den USA. Konsequenterweise steht der Schalter für EU-, EFTA- und UK-Tenants standardmäßig auf aus und erfordert ein bewusstes Opt-in. Zu beachten ist eine zweite, separate Einstellung für Anthropic-Modelle in den Office-Apps, deren Voreinstellung je nach Tenant-Typ und -Alter abweichen kann und getrennt zu prüfen ist.

    Wer die Anthropic-Modelle aktiviert, etabliert damit regelmäßig einen Drittlandtransfer in die USA außerhalb der Grenze, mit den entsprechenden Pflichten: Transfer-Folgenabschätzung, Anpassung von Folgenabschätzung, Verarbeitungsverzeichnis und Transparenzinformationen, im Beschäftigtenkontext regelmäßig unter Beteiligung des Betriebsrats.

    Der xAI-Pfad und das Muster der Grenzfälle

    Den schärfsten Kontrast bilden die Grok-Modelle von xAI, die in Copilot Studio verfügbar sind. Sie laufen außerhalb der von Microsoft verwalteten Umgebungen, und Microsoft stellt klar, dass die eigenen Kundenverträge und Zusagen nicht gelten. Maßgeblich sind die Bedingungen von xAI. Der regionale Verfügbarkeitsrahmen ist in der offiziellen Dokumentation nicht abschließend ausgewiesen und im Einzelfall im Admin Center zu prüfen. Das ist vor allem ein Lehrstück: Ein Modell in Copilot kann vertraglich alles bedeuten, vom vollwertigen Subprozessor bis zum Fremdanbieter ohne Microsoft-Vertrag.

    Dahinter steht ein wiederkehrendes Muster. Neue Dienste und Funktionen starten regelmäßig zuerst in den USA oder außerhalb der Grenze und kommen erst später und mit anderer Voreinstellung nach Europa. Der Konformitätsstatus eines Tenants ist damit kein Zustand, sondern ein Prozess. Jede Ankündigung mit neuer Voreinstellung kann die Bewertung ändern. Pauschalaussagen über Copilot und Datenschutz tragen daher kaum, belastbar ist nur die konfigurationsbezogene Einzelprüfung.

    Informationssicherheit: Sicherheit ist nicht Rechtmäßigkeit

    Auf der Ebene der Informationssicherheit steht Microsoft 365 mit einem mehrschichtigen Nachweisgebäude da. Den Kern bildet die Zertifizierung nach ISO/IEC 27001, ergänzt um die cloudspezifischen Erweiterungen ISO/IEC 27017 und 27018 sowie das Datenschutz-Managementsystem nach ISO/IEC 27701. Für den deutschen Markt kommt ein Testat nach dem Kriterienkatalog C5 des BSI hinzu, das die Wirksamkeit der Kontrollen über einen Prüfzeitraum bescheinigt. Diese Nachweise dokumentieren ein Sicherheitsniveau, das die meisten Organisationen im Eigenbetrieb nicht erreichen, und sie sind für Kunden überprüfbar.

    Entscheidend ist die Abgrenzung. Sicherheitszertifikate beantworten die Sicherheitsfrage, nicht die Frage der Rechtmäßigkeit. Transparenz, Zweckbindung und Drittlandtransfer liegen außerhalb ihres Prüfgegenstands. Microsoft selbst weist darauf hin, dass auch die Zertifizierung des Datenschutz-Managementsystems kein Nachweis der DSGVO-Konformität ist. Eine Datenschutz-Zertifizierung nach Artikel 42 DSGVO existiert für Microsoft 365 nicht. Beide Prüfstränge sind daher getrennt zu führen und ergänzen einander. Zu prüfen bleibt im Einzelfall der Umfang der Zertifikate, denn ob einzelne neue Copilot-Dienste bereits erfasst sind, ergibt sich nur aus den jeweiligen Scope-Listen.

    Beschäftigtendaten und Mitbestimmung

    Im Unternehmenseinsatz ist Microsoft 365 in erster Linie ein System zur Verarbeitung von Beschäftigtendaten. Telemetrie, Audit-Protokolle, Nutzungsstatistiken und Copilot-Interaktionen erzeugen umfangreiche personenbeziehbare Bestände. Die Rechtsgrundlage ergibt sich nach dem Urteil C-34/21 unmittelbar aus Artikel 6 der DSGVO, wie in Teil 1 beschrieben.

    Aufgrund seiner Protokoll- und Auswertungsfunktionen ist Microsoft 365 regelmäßig eine technische Einrichtung, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet ist. Damit ist die Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG eröffnet, ohne dass es auf eine Überwachungsabsicht ankommt. Eine Betriebsvereinbarung, die Modellauswahl, Verarbeitungsorte, Telemetrie, Auswertungsverbote und Löschfristen regelt, ist hier das zentrale Instrument. Sie ist zugleich der Ort, an dem sich die Konfigurationsentscheidungen aus diesem Teil, etwa zu Flex Routing und zum Anthropic-Opt-in, verbindlich festhalten lassen. Praktisch stellt sich für Betriebsräte und Datenschutzbeauftragte die Frage, wie sich die Einhaltung vereinbarter Einstellungen angesichts monatlicher Änderungen laufend überprüfen lässt, eine Aufgabe, die ohne systematisches Monitoring der Konfiguration kaum zu leisten ist.

    Zwischenfazit

    Copilot verschiebt die Prüfung von der Plattform auf das Modell. Derselbe Tenant kann innerhalb der Grenze arbeiten, Daten in die USA übermitteln oder den Vertragsrahmen ganz verlassen. Sicherheitszertifikate tragen die Bewertung der Informationssicherheit, nicht die der Rechtmäßigkeit, und im Beschäftigtenkontext ist der Betriebsrat einzubinden. Damit bleibt eine letzte Frage: Was tun, wenn die eigene Risikoanalyse trotz aller Verbesserungen zu einem kritischen Ergebnis kommt? Darum geht es im abschließenden Teil 5.

    In dieser Serie

    Teil 1: Warum die Frage neu zu stellen ist. Teil 2: Der lange Arm der USA. Teil 3: Die EU Data Boundary und die Aufsichtsbehörden. Teil 4: Copilot, die KI-Modelle und die Mitbestimmung. Teil 5: Digitale Souveränität und das Fazit.

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    Herausgeber ist die improve it GmbH aus Weingarten bei Karlsruhe. Dieser Beitrag gibt den Recherchestand Juni 2026 wieder und stellt keine Rechtsberatung dar.