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Kategorie: Datenschutz

Datenschutz und alles zur Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG)

  • Microsoft 365 und Datenschutz 2026: Pro und Kontra, Teil 7: Copilot und Telemetrie

    Microsoft 365 und Datenschutz 2026: Pro und Kontra, Teil 7: Copilot und Telemetrie

    Die Technik im Streit

    Teil 6 unserer Linkedin-Serie hat die grundsätzlichen Fragen von Vertrauen und Zugriff behandelt. Dieser Teil geht auf zwei konkrete technische Streitpunkte, an denen sich die Debatte besonders reibt: den Verarbeitungsort von Copilot und die Telemetrie unterhalb der Cloud-Ebene. Wie in der ganzen Reihe stehen sich das kritische Argument, das Kontra, und die Gegenposition, das Pro, gegenüber, gefolgt von einer Einordnung. Es ist eine fachliche Einordnung und keine Rechtsberatung.

    Streitpunkt 3: Copilot und der Verarbeitungsort

    Kontra. Der Trend bei Copilot weist aus Europa hinaus. Mit Flex Routing hat Microsoft eine Voreinstellung eingeführt, die die Verarbeitung bei Lastspitzen in Drittländer umleitet und seit dem 17. April 2026 auch für bestehende EU- und EFTA-Tenants standardmäßig aktiviert ist, ein Opt-out-Modell, das im Spannungsverhältnis zum Datenschutz durch Voreinstellung nach Artikel 25 Absatz 2 DSGVO steht. Die Anthropic-Modelle sind ganz von der Grenze ausgenommen, die xAI-Modelle laufen außerhalb des Microsoft-Vertragsrahmens, und neue Dienste starten regelmäßig zuerst außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Auch die Ankündigung eines In-Country Processing für Deutschland wurde später relativiert. Der Pfad des geringsten Widerstands führt damit aus Europa hinaus.

    Pro. Die Verarbeitung ist konfigurierbar. Der OpenAI-Pfad innerhalb der Grenze ist das Standardmodell, Flex Routing lässt sich abschalten, und die gespeicherten Daten bleiben auch bei aktiviertem Flex Routing in der Grenze. Gerade wegen der europäischen Nachfrage investiert Microsoft erheblich in EU-Datenresidenz und die Sovereign Cloud, der Trend umfasst also auch ein wachsendes Angebot an EU-Optionen. Dass neue Funktionen zuerst außerhalb des Wirtschaftsraums erscheinen, ist überwiegend ein Phänomen des Produktlebenszyklus, und die spätere Freigabe nach regulatorischer Klärung ist eher Ausdruck von Compliance als ihrer Umgehung.

    Einordnung. Belegt sind sowohl die kritischen Voreinstellungen, also die Flex-Routing-Voreinstellung, die Ausnahme der Nicht-OpenAI-Modelle und die US-first-Rollouts, als auch die EU-konformen Konfigurationsmöglichkeiten und die Souveränitätsinvestitionen. Die Positionen unterscheiden sich darin, ob man die Voreinstellungen zum Maßstab nimmt, also was ohne Eingriff geschieht, oder den konfigurierbaren Zielzustand, also was bei sachgerechter Einrichtung möglich ist. Praktisch konvergieren beide darin, dass ein EU-naher Copilot-Betrieb eine bewusste, fortlaufend zu pflegende Konfiguration erfordert. Strittig bleibt die Bewertung des Opt-out-Prinzips.

    Streitpunkt 4: Telemetrie und Diagnosedaten

    Kontra. Unterhalb der Cloud-Debatte liegt ein nie ausgeräumtes Problem. Eine vom BSI beauftragte Telemetrie-Analyse und die Prüfung des LfDI Baden-Württemberg haben dokumentiert, dass bestimmte Diagnose- und erforderliche Servicedaten sich nicht vollständig abschalten lassen und an Microsoft übermittelt werden, auch in die USA. Der LfDI hielt die Risiken der geprüften Schulversion für inakzeptabel hoch. Rechtlich ist § 25 TDDDG einschlägig, der für den Zugriff auf Endgeräte grundsätzlich eine Einwilligung verlangt, sofern er nicht unbedingt erforderlich ist. Eine breite, produktverbessernde Telemetrie dürfte diese enge Ausnahme nicht erfüllen.

    Pro. Es handelt sich überwiegend um Diagnose- und Sicherheitsdaten, die sich auf die Stufe erforderlich reduzieren lassen und pseudonymisiert sind. Der verbleibende Datenstrom dient der Patch- und Bedrohungserkennung und damit einem eigenen Schutzziel nach Artikel 32 DSGVO. Die maßgeblichen technischen Untersuchungen beziehen sich auf ältere Windows- und M365-Stände, die Konfigurierbarkeit hat sich seither erweitert, und Microsoft hat für die erforderliche Stufe vertragliche Zusagen als Auftragsverarbeiter abgegeben. Die enge Auslegung von § 25 TDDDG ist zudem nicht speziell für Microsoft 365 amtlich festgestellt.

    Einordnung. Die technische Tatsache, dass ein nicht vollständig abschaltbarer Diagnosedatenstrom existiert, ist belegt, ebenso, dass er sich konfigurativ reduzieren lässt. Die Positionen bewerten denselben Reststrom unterschiedlich, als verbleibendes Datenschutzrisiko oder als sicherheitsfunktional erforderlich und verhältnismäßig. Die rechtliche Einordnung unter § 25 TDDDG ist mangels spezifischer amtlicher Feststellung für Microsoft 365 offen, und die Aktualität der zugrunde liegenden Studien ist ein eigener, im Einzelfall zu prüfender Faktor.

    In dieser Reihe

    Teil 6: Vertrauen und Zugriff. Teil 7: Copilot und Telemetrie. Teil 8: Aufsicht, Souveränität und Alternativen. Teil 9: Beschäftigte und Gesamtbild. Am Ende der Reihe erscheint ein eigenes Gesamtdokument mit allen Quellen und Verzeichnissen.

    Einstieg verpasst? Schauen Sie unsere Einordnungsserie Teil 1: Warum die Frage neu zu stellen ist, Teil 2: Der lange Arm der USA, Teil 3: Die EU Data Boundary und die Aufsichtsbehörden, Teil 4: Copilot, die KI-Modelle und die Mitbestimmung, Teil 5: Digitale Souveränität und das Fazit.

    Sie möchten nicht auf die anderen Beiträge warten? Fordern Sie unseren vollständigen Expertenbericht an.

    Herausgeber ist die improve it GmbH aus Weingarten bei Karlsruhe. Dieser Beitrag gibt den Recherchestand Juni 2026 wieder, ist eine fachliche Einordnung und stellt keine Rechtsberatung dar.

  • Microsoft 365 und Datenschutz 2026: Pro und Kontra, Teil 6: Vertrauen und Zugriff

    Microsoft 365 und Datenschutz 2026: Pro und Kontra, Teil 6: Vertrauen und Zugriff

    Vom Sachstand zur Streitfrage

    In den ersten fünf Teilen unserer Linkedin-Serie haben wir den Stand 2026 möglichst neutral eingeordnet. Ab hier drehen wir die Perspektive und stellen die strittigen Punkte als das dar, was sie sind: eine Kontroverse. Zu jedem Streitpunkt steht das kritische Argument, das Kontra, der Gegenposition, dem Pro, gegenüber, gefolgt von einer Einordnung, die den Stand der Diskussion beschreibt.

    Wir lösen die Kontroverse bewusst nicht auf und sprechen keine Empfehlung aus. Beide Seiten sind jeweils so stark wie möglich formuliert. Das bedeutet nicht, dass improve it die jeweilige Seite teilt. Es ist eine fachliche Einordnung und keine Rechtsberatung. Dieser Teil nimmt sich die beiden grundlegendsten Fragen vor: Kann man den Zusagen überhaupt trauen, und wie schwer wiegt der mögliche Zugriff durch US-Behörden?

    Streitpunkt 1: Verifizierbarkeit, Dokumentation gegen Vertrauen

    Kontra. Nahezu alle positiven Bewertungen beruhen auf Zusagen und auditierten Selbstauskünften eines Anbieters mit geschlossenem Quellcode, die ein Kunde technisch nicht unabhängig überprüfen kann. Die zentralen Aussagen, etwa dass Daten in der Grenze bleiben oder Eingaben nicht zum Training genutzt werden, sind vertragliche Zusagen. Die zugrunde liegenden Audit-Berichte sind nur unter Geheimhaltung einsehbar, ein unabhängiges Quellcode-Audit ist bei proprietärer Software ausgeschlossen. Dass das Vertrauen auch empirisch angreifbar ist, zeigt Microsofts eigene Sicherheitsbilanz, vom Storm-0558-Einbruch, dem ein amtliches Prüfgremium eine unzureichende Sicherheitskultur attestierte, bis zur Kompromittierung eigener Konzern-Postfächer Anfang 2024.

    Pro. Nicht-Überprüfbarkeit ist kein Sonderfall von Microsoft 365, sondern der Normalfall komplexer, arbeitsteiliger Systeme. Die Gesellschaft begegnet ihm seit jeher mit unabhängigen Testaten durch akkreditierte Dritte, etwa nach ISO 27001, 27017, 27018 und BSI C5, die genau die Funktion haben, eine nicht selbst prüfbare Leistung extern zu beglaubigen. Die Sicherheitsvorfälle lassen sich auch umgekehrt lesen: Öffentliche Aufarbeitung und messbare Konsequenzen sind ein Rechenschaftsmechanismus, den ein selbstgehosteter Betrieb so nicht kennt, wo Vorfälle häufiger unentdeckt bleiben. Auch quelloffene Software ist nur theoretisch vollständig prüfbar, wenn niemand den Code tatsächlich prüft.

    Einordnung. Beide Seiten teilen den Befund, dass eine vollständige technische Eigenprüfung nicht möglich ist, und bewerten dieselbe Tatsache unterschiedlich. Belegt ist, dass die Audit-Berichte existieren, dass die Zertifikate ein Managementsystem und nicht jede Einzelverarbeitung bestätigen und dass die genannten Vorfälle stattgefunden haben. Offen und letztlich eine Wertungsfrage bleibt, welches Maß an Vertrauen in einen extern testierten, aber nicht quelloffenen Anbieter unter fremder Jurisdiktion angemessen ist.

    Streitpunkt 2: EU Data Boundary und der US-Rechtszugriff

    Kontra. Die EU Data Boundary regelt, wo Daten gespeichert und verarbeitet werden, nicht, wer rechtlich auf sie zugreifen darf. Der CLOUD Act verpflichtet US-Unternehmen zur Herausgabe unabhängig vom Speicherort, und FISA Section 702, der Anlass der Schrems-II-Entscheidung, gilt fort und war Mitte 2026 nur befristet verlängert. Microsofts Rechtsdirektor für Frankreich räumte unter Eid ein, nicht garantieren zu können, dass Daten französischer Bürger niemals an US-Behörden gelangen. Verschärfend kommt hinzu, dass auch pseudonymisierte Daten die Grenze in engen Ausnahmen verlassen dürfen und weiterhin personenbezogen sind, und dass Verschlüsselung nur bei kundengehaltenen Schlüsseln schützt, die zugleich die KI-Funktionen ausschließen.

    Pro. Die herrschende rechtliche Linie ist, dass das abstrakte Risiko eines Drittstaatszugriffs für sich genommen keine Unzulässigkeit begründet, so das Oberlandesgericht Karlsruhe und ein Teil der Literatur. Tatsächliche behördliche Zugriffe auf EU-Unternehmensdaten sind nach den Transparenzberichten selten und prozedural eingehegt. Microsoft hat sich gegen Herausgabeanordnungen gerichtlich gewehrt und sagt vertraglich zu, Anordnungen anzufechten und Kunden zu informieren. Der Angemessenheitsbeschluss zum Data Privacy Framework ist in Kraft und hat mit der Latombe-Entscheidung die erste gerichtliche Prüfung überstanden.

    Einordnung. Unstrittig ist die US-Rechtslage und damit die grundsätzliche Möglichkeit eines Zugriffs, unstrittig ist auch, dass das Framework derzeit gilt und zugleich erneut vor dem Europäischen Gerichtshof angegriffen ist. Die Kontroverse verläuft entlang der Frage, ob für die Zulässigkeit die abstrakte Zugriffsmöglichkeit maßgeblich ist oder die konkrete Eintrittswahrscheinlichkeit samt ihrer vertraglichen Einhegung. Diese Frage ist juristisch nicht abschließend geklärt und hängt zusätzlich vom Ausgang des Verfahrens und der Entwicklung des US-Rechts ab.

    In dieser Reihe

    Die Pro-und-Kontra-Reihe setzt die Einordnungsserie Teil 1: Warum die Frage neu zu stellen ist, Teil 2: Der lange Arm der USA, Teil 3: Die EU Data Boundary und die Aufsichtsbehörden, Teil 4: Copilot, die KI-Modelle und die Mitbestimmung, Teil 5: Digitale Souveränität und das Fazit fort.

    Teil 6: Vertrauen und Zugriff. Teil 7: Copilot und Telemetrie. Teil 8: Aufsicht, Souveränität und Alternativen. Teil 9: Beschäftigte und Gesamtbild. Am Ende der Reihe erscheint ein eigenes Gesamtdokument mit allen Quellen und Verzeichnissen.

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    Herausgeber ist die improve it GmbH aus Weingarten bei Karlsruhe. Dieser Beitrag gibt den Recherchestand Juni 2026 wieder, ist eine fachliche Einordnung und stellt keine Rechtsberatung dar.

  • Microsoft 365 und Datenschutz 2026: Die große Einordnung, Teil 5: Digitale Souveränität und das Fazit

    Microsoft 365 und Datenschutz 2026: Die große Einordnung, Teil 5: Digitale Souveränität und das Fazit

    Worum es in Teil 5 geht

    Die vorangegangenen Teileunserer Linkedin-Serie haben die Restfragen benannt: CLOUD Act und FISA, ein Framework unter gerichtlicher Beobachtung, KI-Modelle außerhalb der europäischen Datengrenze und Dienste, die zuerst außerhalb Europas starten. Dieser abschließende Teil zeigt, welche Wege im Umgang mit diesen Restfragen offenstehen, und zieht das Fazit. Es ist eine fachliche Einordnung und keine Rechtsberatung.

    Drei grundsätzlich verschiedene Wege

    Auf die strukturellen Restfragen gibt es drei plausible Antworten, und alle drei sind je nach Ergebnis der eigenen Risikoanalyse vertretbar. Der erste Weg bleibt bei Microsoft und nutzt die Souveränitätsangebote des Herstellers. Der zweite wechselt den Anbieter. Der dritte untersagt den Einsatz für bestimmte Bereiche, wie es Frankreich vormacht.

    Der erste Weg: Microsofts Souveränitätsportfolio

    Für Organisationen, denen die Zusagen der EU Data Boundary nicht genügen, hat Microsoft ein gestuftes Souveränitätsportfolio aufgebaut. Es reicht von der Sovereign Public Cloud mit zusätzlichen Kontrollen in EU-Rechenzentren über die Sovereign Private Cloud mit Microsoft 365 Local, bei der Kernworkloads auf eigener Infrastruktur laufen, bis zu nationalen Partner-Clouds. In Deutschland ist das für den öffentlichen Sektor die Delos Cloud, eine SAP-Tochter, betrieben auf Azure-Technologie. Diese Angebote entziehen Daten und Betrieb der US-Jurisdiktion weitergehend, verbunden allerdings mit erheblichen Kosten, Funktionseinbußen vor allem bei KI-Features und eigener Betriebsverantwortung.

    Der zweite Weg: Europäische Alternativen

    Wer den Anbieterwechsel erwägt, findet im deutschen Markt zwei etablierte Kandidaten, beide quelloffen und beim Betrieb in Europa ohne strukturellen US-Jurisdiktionsbezug. Nextcloud ist eine Open-Source-Kollaborationsplattform mit Dateiablage, Chat, Videokonferenz, Groupware und Office-Funktionen, inzwischen ergänzt um einen selbst hostbaren KI-Assistenten. Sie skaliert vom NAS im Kleinunternehmen bis zur Bundescloud der Bundesverwaltung. openDesk ist die vom Bundesinnenministerium getragene, über das Zentrum für Digitale Souveränität bereitgestellte souveräne Arbeitsplatzsuite, ein integriertes Paket quelloffener Komponenten. Sie ist beim Robert-Koch-Institut produktiv im Einsatz und Gegenstand eines mehrjährigen Rahmenvertrags der BWI für die Bundeswehr, technisch aber eine Lösung für Rechenzentrums- oder Cloud-Betrieb und nicht für Kleinstumgebungen gedacht. Dass ein Umstieg auch in der Fläche gelingt, zeigt Schleswig-Holstein, das bis Ende 2025 rund 80 Prozent der Arbeitsplätze seiner Landesverwaltung auf LibreOffice umgestellt hat. Der Preis dieses Weges ist Migrationsaufwand, geringere Funktionstiefe und eigene Betriebsverantwortung.

    Der dritte Weg: Die staatliche Doktrin Frankreichs

    Frankreich hat als einziger großer Mitgliedstaat eine explizite Linie gegen Microsoft 365 in der Verwaltung etabliert und über Jahre ausgebaut. Grundlage ist eine Doktrin, nach der Systeme mit sensiblen Daten kommerzielle Clouds nur nutzen dürfen, wenn diese nach dem staatlichen Standard SecNumCloud qualifiziert und gegen extraterritoriales Nicht-EU-Recht immunisiert sind. Auf dieser Basis dürfen Ministerien nicht zu Microsoft 365 migrieren, und der Einsatz an Schulen wurde untersagt. Eine Untersuchungskommission des Senats legte 2025 zahlreiche Empfehlungen für mehr Souveränität vor, ein zentrales staatliches Datenprojekt wird zu einem französischen Anbieter migriert, und alle Ministerien wurden verpflichtet, ihre Abhängigkeiten zu reduzieren. Das ist kein Gesetz gegen Microsoft, sondern eine Verwaltungsdoktrin mit realer Steuerungswirkung. Wer in der eigenen Abwägung zu einem ähnlichen Ergebnis kommt, bewegt sich damit auf der Linie einer großen europäischen Verwaltung.

    Das Fazit in sieben Punkten

    Erstens: Die Plattformlage hat sich seit 2022 messbar verbessert. Wer heute behauptet, Microsoft 365 sei per se nicht konform betreibbar, argumentiert an der dokumentierten Entwicklung vorbei. Zweitens: Die Festlegung von 2022 besteht formal fort, und eine bundesweit einheitliche, aktuelle Gesamtbewertung fehlt. Die positive hessische Bewertung beruht auf einer rechtlichen, nicht technischen Prüfung. Drittens: Die strukturellen Transferfragen sind nicht erledigt, sondern vertagt, das Framework steht erneut vor Gericht, und die US-Rechtslage war zum Redaktionsschluss nur befristet gesichert.

    Viertens: Copilot verschiebt die Prüfung von der Plattform auf das Modell, weshalb nur die konfigurationsbezogene Einzelprüfung belastbar ist. Fünftens: Neue Dienste starten regelmäßig außerhalb Europas, was Konformität zu einer laufenden Aufgabe macht. Sechstens: Zertifikate belegen Sicherheit, nicht Rechtmäßigkeit, und eine Datenschutz-Zertifizierung nach Artikel 42 DSGVO existiert für Microsoft 365 nicht. Siebtens: Es gibt gangbare Alternativwege, und es gibt Staaten, die sie gehen.

    Die Gesamteinordnung lautet damit nicht konform oder nicht konform, sondern nach unserer fachlichen Einordnung: Microsoft 365 lässt sich 2026 mit vertretbarem Aufwand auf einer rechtlich verteidigbaren Grundlage betreiben, sofern eine dokumentierte, konfigurationsbezogene und fortlaufend gepflegte Prüfung erfolgt. Diese Einordnung ersetzt keine rechtliche Prüfung des Einzelfalls. Ebenso vertretbar ist es, auf Basis der eigenen Risikoanalyse einen anderen Weg zu wählen. Die verbleibenden Risiken sind benennbar und dokumentierbar. Ob sie tragbar sind, ist eine Abwägung, die niemand dem Verantwortlichen abnimmt, weder Microsoft noch eine Aufsichtsbehörde noch diese Serie.

    Der vollständige Bericht

    Diese Serie hat den Stand 2026 in fünf Teilen eingeordnet. Wer die vollständige Argumentation mit allen Nachweisen braucht, findet sie in unserem ausführlichen Bericht auf über 60 Seiten, mit jeder wesentlichen Aussage belegt durch amtliche Quellen, Gerichtsentscheidungen und Originaldokumente des Herstellers. Sämtliche Quellen und Verzeichnisse sind in diesem Gesamtdokument enthalten, das zeitgleich mit diesem fünften Teil online geht. Den Bericht sowie die konkreten Arbeitshilfen, die Konfigurations-Checkliste, den Leitfaden zur Datenschutz-Folgenabschätzung und die Souveränitäts-Entscheidungsmatrix, stellen wir Ihnen in einem kostenfreien Expertenpaket zur Verfügung.

    Damit endet der erste Teil unserer Einordnung. Ab Teil 6 stellen wir die wichtigsten Argumente in einer Reihe von Pro und Kontra gegenüber, damit Sie sich eine eigene Meinung bilden können. Auch zu dieser Reihe erscheint an ihrem Ende ein eigenes Gesamtdokument mit allen Quellen und Verzeichnissen.

    So unterstützt improve it

    Die improve it GmbH aus Weingarten bei Karlsruhe ist auf Datenschutz, Informationssicherheit und Compliance rund um Microsoft 365 spezialisiert. Wir verbinden technische Expertise mit Datenschutz- und Informationssicherheitswissen, von der Tenant-Konfiguration bis zur Betriebsvereinbarung. Auf Wunsch prüfen wir Ihre Landschaft im Rahmen einer Datenschutzberatung durch einen nach ISO 19011 qualifizierten Auditor und durch zertifizierte Datenschutzbeauftragte; eine rechtsverbindliche Konformitätsbescheinigung ist damit nicht verbunden. Mit dem M365 Compliance Radar überwachen wir Konfigurationen fortlaufend und machen Änderungen für Datenschutz und Betriebsrat transparent. Fordern Sie das Infopaket an, und wir klären Ihre wichtigsten Fragen in einem kostenfreien Erstgespräch.

    In dieser Serie

    Teil 1: Warum die Frage neu zu stellen ist. Teil 2: Der lange Arm der USA. Teil 3: Die EU Data Boundary und die Aufsichtsbehörden. Teil 4: Copilot, die KI-Modelle und die Mitbestimmung. Teil 5: Digitale Souveränität und das Fazit.

    Dieser Beitrag gibt den Recherchestand Juni 2026 wieder. Er ist eine fachliche Einordnung einer Datenschutzberatung, stellt keine Rechtsberatung im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes dar und ersetzt keine anwaltliche Prüfung des Einzelfalls.

  • Microsoft 365 und Datenschutz 2026: Die große Einordnung, Teil 4: Copilot, die KI-Modelle und die Mitbestimmung

    Microsoft 365 und Datenschutz 2026: Die große Einordnung, Teil 4: Copilot, die KI-Modelle und die Mitbestimmung

    Worum es in Teil 4 geht

    Mit Copilot verschiebt sich die Prüfung von der Plattform auf die einzelnen KI-Modelle und ihre Verarbeitungsorte. Derselbe Tenant kann je nach Modellwahl sehr unterschiedlich dastehen. Dieser Teil unserer Linkedin-Serie ordnet die Modellfrage ein und verbindet sie mit der Informationssicherheit und der Mitbestimmung. Es ist eine fachliche Einordnung und keine Rechtsberatung.

    Der OpenAI-Pfad und die neue Öffnungsklausel Flex Routing

    Copilot nutzt die OpenAI-Modelle über den Azure OpenAI Service, nicht über die öffentlichen Dienste von OpenAI. Eingaben, Antworten und über den Microsoft Graph erschlossene Daten werden laut Microsoft nicht zum Training der Modelle verwendet. Für diesen Pfad erklärt Microsoft Copilot ausdrücklich für konform mit der EU Data Boundary.

    Neu und wichtig ist eine Einstellung namens Flex Routing. Sie erlaubt, Copilot-Anfragen bei Lastspitzen zur Verarbeitung in die USA, nach Kanada oder Australien umzuleiten. Diese Option ist für nach dem 25. März 2026 erstellte Tenants standardmäßig aktiv und wird ab dem 17. April 2026 auch für bestehende EU- und EFTA-Tenants per Voreinstellung auf aktiv geschaltet. Faktisch ist damit praktisch jeder EU-Tenant betroffen, der nicht aktiv widerspricht. Zu beachten ist die Eingriffstiefe: Bei aktiviertem Flex Routing verlässt nur die Verarbeitung der Anfragen bei Lastspitzen die Grenze, während die gespeicherten Daten in der EU verbleiben und der Transit verschlüsselt erfolgt. Dennoch wird die Zusage für Copilot damit von einer festen Zusicherung zu einer Voreinstellung nach dem Opt-out-Prinzip, die in Folgenabschätzungen und Transparenzdokumenten nachzuziehen ist.

    In-Country Processing: Was die Zusage für Deutschland bedeutet

    Ein verwandter Punkt betrifft das sogenannte In-Country Processing. Microsoft kündigte im November 2025 länderspezifische Verarbeitung für 15 Länder an, zunächst auch für Deutschland, präzisierte dies aber im April 2026. Für EU- und EFTA-Tenants erfolgt die Verarbeitung regional im Rahmen der EU Data Boundary, nicht länderspezifisch in Deutschland. Eine Zusage der Verarbeitung ausschließlich in Deutschland lässt sich daraus nicht ableiten.

    Der Anthropic-Pfad: Vertraglich integriert, geografisch außerhalb

    Seit Anfang 2026 ist Anthropic offizieller Subprozessor von Microsoft, sodass Product Terms und Vertragswerk gelten. Das ist ein Fortschritt gegenüber der Startphase. Das Standortproblem bleibt jedoch. Microsoft dokumentiert ausdrücklich, dass die Anthropic-Modelle derzeit von der EU Data Boundary und, soweit einschlägig, von etwaigen länderspezifischen Verarbeitungszusagen ausgenommen sind. Sie laufen nicht in Azure, sondern in von Anthropic genutzten Umgebungen außerhalb der Microsoft-Infrastruktur, nach übereinstimmenden Fachanalysen primär in den USA. Konsequenterweise steht der Schalter für EU-, EFTA- und UK-Tenants standardmäßig auf aus und erfordert ein bewusstes Opt-in. Zu beachten ist eine zweite, separate Einstellung für Anthropic-Modelle in den Office-Apps, deren Voreinstellung je nach Tenant-Typ und -Alter abweichen kann und getrennt zu prüfen ist.

    Wer die Anthropic-Modelle aktiviert, etabliert damit regelmäßig einen Drittlandtransfer in die USA außerhalb der Grenze, mit den entsprechenden Pflichten: Transfer-Folgenabschätzung, Anpassung von Folgenabschätzung, Verarbeitungsverzeichnis und Transparenzinformationen, im Beschäftigtenkontext regelmäßig unter Beteiligung des Betriebsrats.

    Der xAI-Pfad und das Muster der Grenzfälle

    Den schärfsten Kontrast bilden die Grok-Modelle von xAI, die in Copilot Studio verfügbar sind. Sie laufen außerhalb der von Microsoft verwalteten Umgebungen, und Microsoft stellt klar, dass die eigenen Kundenverträge und Zusagen nicht gelten. Maßgeblich sind die Bedingungen von xAI. Der regionale Verfügbarkeitsrahmen ist in der offiziellen Dokumentation nicht abschließend ausgewiesen und im Einzelfall im Admin Center zu prüfen. Das ist vor allem ein Lehrstück: Ein Modell in Copilot kann vertraglich alles bedeuten, vom vollwertigen Subprozessor bis zum Fremdanbieter ohne Microsoft-Vertrag.

    Dahinter steht ein wiederkehrendes Muster. Neue Dienste und Funktionen starten regelmäßig zuerst in den USA oder außerhalb der Grenze und kommen erst später und mit anderer Voreinstellung nach Europa. Der Konformitätsstatus eines Tenants ist damit kein Zustand, sondern ein Prozess. Jede Ankündigung mit neuer Voreinstellung kann die Bewertung ändern. Pauschalaussagen über Copilot und Datenschutz tragen daher kaum, belastbar ist nur die konfigurationsbezogene Einzelprüfung.

    Informationssicherheit: Sicherheit ist nicht Rechtmäßigkeit

    Auf der Ebene der Informationssicherheit steht Microsoft 365 mit einem mehrschichtigen Nachweisgebäude da. Den Kern bildet die Zertifizierung nach ISO/IEC 27001, ergänzt um die cloudspezifischen Erweiterungen ISO/IEC 27017 und 27018 sowie das Datenschutz-Managementsystem nach ISO/IEC 27701. Für den deutschen Markt kommt ein Testat nach dem Kriterienkatalog C5 des BSI hinzu, das die Wirksamkeit der Kontrollen über einen Prüfzeitraum bescheinigt. Diese Nachweise dokumentieren ein Sicherheitsniveau, das die meisten Organisationen im Eigenbetrieb nicht erreichen, und sie sind für Kunden überprüfbar.

    Entscheidend ist die Abgrenzung. Sicherheitszertifikate beantworten die Sicherheitsfrage, nicht die Frage der Rechtmäßigkeit. Transparenz, Zweckbindung und Drittlandtransfer liegen außerhalb ihres Prüfgegenstands. Microsoft selbst weist darauf hin, dass auch die Zertifizierung des Datenschutz-Managementsystems kein Nachweis der DSGVO-Konformität ist. Eine Datenschutz-Zertifizierung nach Artikel 42 DSGVO existiert für Microsoft 365 nicht. Beide Prüfstränge sind daher getrennt zu führen und ergänzen einander. Zu prüfen bleibt im Einzelfall der Umfang der Zertifikate, denn ob einzelne neue Copilot-Dienste bereits erfasst sind, ergibt sich nur aus den jeweiligen Scope-Listen.

    Beschäftigtendaten und Mitbestimmung

    Im Unternehmenseinsatz ist Microsoft 365 in erster Linie ein System zur Verarbeitung von Beschäftigtendaten. Telemetrie, Audit-Protokolle, Nutzungsstatistiken und Copilot-Interaktionen erzeugen umfangreiche personenbeziehbare Bestände. Die Rechtsgrundlage ergibt sich nach dem Urteil C-34/21 unmittelbar aus Artikel 6 der DSGVO, wie in Teil 1 beschrieben.

    Aufgrund seiner Protokoll- und Auswertungsfunktionen ist Microsoft 365 regelmäßig eine technische Einrichtung, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet ist. Damit ist die Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG eröffnet, ohne dass es auf eine Überwachungsabsicht ankommt. Eine Betriebsvereinbarung, die Modellauswahl, Verarbeitungsorte, Telemetrie, Auswertungsverbote und Löschfristen regelt, ist hier das zentrale Instrument. Sie ist zugleich der Ort, an dem sich die Konfigurationsentscheidungen aus diesem Teil, etwa zu Flex Routing und zum Anthropic-Opt-in, verbindlich festhalten lassen. Praktisch stellt sich für Betriebsräte und Datenschutzbeauftragte die Frage, wie sich die Einhaltung vereinbarter Einstellungen angesichts monatlicher Änderungen laufend überprüfen lässt, eine Aufgabe, die ohne systematisches Monitoring der Konfiguration kaum zu leisten ist.

    Zwischenfazit

    Copilot verschiebt die Prüfung von der Plattform auf das Modell. Derselbe Tenant kann innerhalb der Grenze arbeiten, Daten in die USA übermitteln oder den Vertragsrahmen ganz verlassen. Sicherheitszertifikate tragen die Bewertung der Informationssicherheit, nicht die der Rechtmäßigkeit, und im Beschäftigtenkontext ist der Betriebsrat einzubinden. Damit bleibt eine letzte Frage: Was tun, wenn die eigene Risikoanalyse trotz aller Verbesserungen zu einem kritischen Ergebnis kommt? Darum geht es im abschließenden Teil 5.

    In dieser Serie

    Teil 1: Warum die Frage neu zu stellen ist. Teil 2: Der lange Arm der USA. Teil 3: Die EU Data Boundary und die Aufsichtsbehörden. Teil 4: Copilot, die KI-Modelle und die Mitbestimmung. Teil 5: Digitale Souveränität und das Fazit.

    Sie möchten nicht auf die anderen Beiträge warten? Fordern Sie unseren vollständigen Expertenbericht an.

    Herausgeber ist die improve it GmbH aus Weingarten bei Karlsruhe. Dieser Beitrag gibt den Recherchestand Juni 2026 wieder und stellt keine Rechtsberatung dar.

  • Microsoft 365 und Datenschutz 2026: Die große Einordnung, Teil 3: Die EU Data Boundary und die Aufsichtsbehörden

    Microsoft 365 und Datenschutz 2026: Die große Einordnung, Teil 3: Die EU Data Boundary und die Aufsichtsbehörden

    Worum es in Teil 3 geht

    Teil 2 unserer Linkedin-Serie hat gezeigt, dass die Transferfrage rechtlich vertagt, aber nicht gelöst ist. Auf der technischen Ebene ist Microsofts wichtigste Antwort darauf die EU Data Boundary. Dieser Teil ordnet ein, was sie leistet, wo ihre Grenzen liegen und wie die deutschen und europäischen Aufsichtsbehörden das Ergebnis bewerten. Es ist eine fachliche Einordnung und keine Rechtsberatung.

    Die EU Data Boundary: Umfang und Fertigstellung

    Microsoft hat die EU Data Boundary in drei Phasen errichtet und im Februar 2025 für vollständig erklärt. Die erste Phase umfasste die Speicherung und Verarbeitung von Kundendaten für die Kerndienste, die zweite erweiterte den Umfang auf pseudonymisierte personenbezogene Daten wie systemgenerierte Protokolle, die dritte bezog die Support-Daten ein. Geografisch umfasst die Grenze EU und EFTA. Das ist ein erheblicher und dokumentierter Fortschritt gegenüber dem Zustand von 2022.

    Die dokumentierten Ausnahmen

    Entscheidend für eine belastbare Bewertung ist, dass die Grenze nicht hermetisch ist. Microsoft dokumentiert selbst mehrere Kategorien von Datenflüssen, die sie verlassen. Zum einen bestimmte Transfers im Rahmen globaler Sicherheitsoperationen, etwa der Bedrohungsanalyse, der Fernzugriff von Personal außerhalb der EU auf pseudonymisierte Daten sowie fortlaufende, designbedingte Teiltransfers einzelner Dienste. Zum anderen ausdrücklich ausgenommene Dienste, vor allem im Security-Umfeld: Teile der Defender-Familie und Security Copilot verarbeiten Daten teils außerhalb der EU. Und schließlich ein wenig bekannter Punkt, wonach die Nutzung von Multi-Geo einen Tenant für Microsoft 365 aus dem Geltungsbereich der Grenze herausfallen lässt, selbst bei einem EU-Tenant.

    Daraus folgt eine klare Konsequenz für die eigene Dokumentation. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung, die sich pauschal auf den Satz stützt, die Daten blieben in Europa, greift zu kurz. Sie muss die dokumentierten Ausnahmen dienstbezogen abbilden. Und sie muss berücksichtigen, dass die Grenze Datenflüsse bindet, nicht Rechtspflichten. Die CLOUD-Act-Frage aus Teil 2 besteht innerhalb der Grenze fort. Wichtig ist zudem, dass diese Zusagen auf vertraglichen und auditierten Angaben des Anbieters beruhen. Eine vollständige technische Nachprüfung durch den Kunden ist bei proprietärer Software nur eingeschränkt möglich.

    Die kundenseitigen Schutzhebel

    Dem strukturellen Restrisiko stehen mehrere Schutzinstrumente gegenüber. Technisch sorgt Customer Lockbox dafür, dass Microsoft-Personal in den davon erfassten Support-Szenarien nur mit ausdrücklicher Freigabe des Kunden auf Inhaltsdaten zugreifen kann. Mit Customer Key und vor allem der Double Key Encryption kann ein Teil der Schlüsselhoheit beim Kunden verbleiben. Bei der Double Key Encryption liegt ein zweiter Schlüssel ausschließlich beim Kunden, sodass Microsoft die betroffenen Inhalte technisch nicht im Klartext herausgeben kann.

    Diese stärkste Variante hat allerdings ihren Preis. So geschützte Inhalte sind für serverseitige Verarbeitung, Suche und KI-Funktionen wie Copilot weitgehend nicht nutzbar. Das ist ein echter Zielkonflikt zwischen maximaler Souveränität und Funktionsumfang. Vertraglich ergänzt Microsoft dies um Zusagen, behördliche Anordnungen anzufechten, Kunden soweit zulässig zu informieren und im Fall einer rechtswidrigen Offenlegung finanziell zu entschädigen. Halbjährliche Transparenzberichte dokumentieren Art und Umfang behördlicher Anfragen. Diese Hebel verschieben das Risiko, beseitigen es aber nicht vollständig, denn Zusagen bleiben Zusagen, und die wirksamste technische Maßnahme ist gerade für die modernen KI-Szenarien kaum praktikabel.

    Die Aufsichtsbehörden: Drei Ebenen, drei Geschwindigkeiten

    Die aufsichtsbehördliche Lage ist heterogen, aber in Bewegung. Die Festlegung der Datenschutzkonferenz von 2022 ist bis heute nicht förmlich revidiert. Auf europäischer Ebene hat der Europäische Datenschutzbeauftragte sein Verfahren gegen die EU-Kommission im Juli 2025 eingestellt, nachdem präzisierte Verarbeitungszwecke, dokumentierte Weisungen und begrenzte Drittlandtransfers vereinbart worden waren. Er betont aber ausdrücklich, dass dies keine generelle Konformitätsbestätigung ist, sondern die konkrete, nachverhandelte Lage der Kommission betrifft. Der Vorgang zeigt gleichwohl, welche Vertragsstandards erreichbar sind.

    In Deutschland kam der Hessische Beauftragte im November 2025 in einem 137 Seiten starken Bericht zu dem Ergebnis, Microsoft 365 könne datenschutzkonform genutzt werden, die wesentlichen Kritikpunkte von 2022 seien ausgeräumt. Die Grenze dieser Bewertung benennt der Bericht selbst: Es wurde keine technische Untersuchung einzelner Dienste durchgeführt, die Prüfung ist eine rechtliche Würdigung auf Basis der Zusagen und Dokumente von Microsoft. Genau daran setzt die Kritik aus der Datenschutz-Community an.

    Der Gegenpol und eine Personalie mit Gewicht

    Den Gegenpol bildet Baden-Württemberg. Nach einem Pilotprojekt riet die dortige Aufsichtsbehörde 2021 wegen hoher Risiken von der Nutzung an Schulen ab und legte 2022 detaillierte Vorgaben nach. Formal betrifft diese Position nur Schulen, ein generelles Verbot für andere Stellen wurde nie ausgesprochen. Zurückgenommen wurde die kritische Linie aber ebenso wenig, und eine Neubewertung nach Fertigstellung der EU Data Boundary ist nicht dokumentiert. Bemerkenswert für die weitere Entwicklung: Baden-Württemberg führt 2026 den Vorsitz der Datenschutzkonferenz, und ihm käme damit bei einer etwaigen bundesweiten Neubewertung eine Schlüsselrolle zu.

    Zwischenfazit

    Die EU Data Boundary ist ein erheblicher Fortschritt, aber ein Zusagen-Gerüst mit definierten Öffnungen, kein hermetischer Raum. Wer Microsoft 365 einsetzt, kann sich auf eine deutlich verbesserte Argumentationsbasis stützen, sollte aber wissen, dass die Festlegung von 2022 formal fortbesteht und die positive hessische Bewertung auf einer rechtlichen, nicht technischen Prüfung beruht. Wie sehr sich die Bewertung mit Copilot noch einmal von der Plattform auf die einzelnen KI-Modelle verlagert, zeigt Teil 4.

    In dieser Serie

    Teil 1: Warum die Frage neu zu stellen ist. Teil 2: Der lange Arm der USA. Teil 3: Die EU Data Boundary und die Aufsichtsbehörden. Teil 4: Copilot, die KI-Modelle und die Mitbestimmung. Teil 5: Digitale Souveränität und das Fazit.

    Sie möchten nicht auf die anderen Beiträge warten? Fordern Sie unseren vollständigen Expertenbericht an.

    Herausgeber ist die improve it GmbH aus Weingarten bei Karlsruhe. Dieser Beitrag gibt den Recherchestand Juni 2026 wieder und stellt keine Rechtsberatung dar.

  • Microsoft 365 und Datenschutz 2026: Die große Einordnung, Teil 2: Der lange Arm der USA

    Microsoft 365 und Datenschutz 2026: Die große Einordnung, Teil 2: Der lange Arm der USA

    Worum es in Teil 2 geht

    Im ersten Teil unserer Linkedin-Serie haben wir die Ausgangslage und den deutschen Rechtsrahmen skizziert. Der eigentliche Kern der Debatte liegt aber jenseits des Atlantiks: Es geht um die Frage, ob und wie US-Behörden auf Daten zugreifen können und ob Übermittlungen in die USA zulässig sind. Auch dieser Teil ist eine fachliche Einordnung und keine Rechtsberatung.

    Zwei US-Normen strukturieren die Debatte

    Der CLOUD Act aus dem Jahr 2018 verpflichtet US-Anbieter, Daten in ihrem Besitz oder unter ihrer Kontrolle auf behördliche Anordnung herauszugeben, unabhängig vom Speicherort. Eine europäische Datengrenze ändert an dieser Rechtspflicht des Anbieters nichts. Sie verändert nur die tatsächlichen und vertraglichen Rahmenbedingungen. Bemerkenswert ist eine Aussage des Rechtsdirektors von Microsoft France, der im Juni 2025 vor dem französischen Senat unter Eid einräumte, nicht garantieren zu können, dass Daten französischer Bürger niemals ohne Zustimmung an US-Behörden übermittelt werden. Microsoft verweist dem gegenüber auf seine vertraglichen Zusagen, Anordnungen anzufechten und Kunden soweit rechtlich zulässig zu informieren.

    Die zweite Norm ist FISA Section 702, die zentrale Rechtsgrundlage der US-Auslandsüberwachung und ein Kernkritikpunkt des Europäischen Gerichtshofs im Schrems-II-Urteil. Sie wurde 2024 mit Auslaufdatum 20. April 2026 verlängert. Hochaktuell und offen: Im Frühjahr 2026 konnte sich der US-Kongress nicht auf eine langfristige Neuregelung einigen, sodass Section 702 nach mehreren kurzen Verlängerungen zum Redaktionsschluss Mitte Juni 2026 erneut auszulaufen drohte. Diese US-Rechtslage ist stark in Bewegung; der hier wiedergegebene Stand ist eine Momentaufnahme. Dieser Schwebezustand ist in beide Richtungen relevant. Eine Reform mit stärkerer richterlicher Kontrolle könnte die Transferlage verbessern, eine unveränderte Verlängerung zementiert die bekannte Kritik.

    Vom Privacy Shield zum Data Privacy Framework

    Mit dem Schrems-II-Urteil von 2020 erklärte der Europäische Gerichtshof den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Privacy Shield für ungültig. Die US-Überwachungsprogramme seien nicht auf das zwingend erforderliche Maß beschränkt, und Betroffenen fehle ein wirksamer Rechtsbehelf. Standardvertragsklauseln blieben gültig, verlangen aber eine einzelfallbezogene Prüfung des Schutzniveaus und gegebenenfalls zusätzliche Maßnahmen.

    Die Antwort der EU-Kommission war der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework von 2023, gestützt auf US-Reformen und einen neu geschaffenen Rechtsbehelfsmechanismus. Microsoft ist unter diesem Framework zertifiziert, sodass Übermittlungen auf seiner Grundlage nach derzeitiger Rechtslage grundsätzlich tragfähig erscheinen.

    Die erste gerichtliche Prüfung ist bestanden, die zweite läuft

    Das Framework hat seine erste gerichtliche Prüfung überstanden. Das Gericht der Europäischen Union wies im September 2025 eine Nichtigkeitsklage ab und hielt den neu geschaffenen Data Protection Review Court für hinreichend unabhängig. Aus Schrems II folge keine Pflicht zu einer vorherigen Genehmigung von Massendatenerhebungen, eine wirksame nachträgliche gerichtliche Kontrolle genüge.

    Zwei Risikofaktoren bleiben und gehören dokumentiert. Gegen dieses Urteil ist seit Oktober 2025 ein Rechtsmittel beim Europäischen Gerichtshof anhängig. Nach Safe Harbor und Privacy Shield wäre eine erneute Aufhebung die dritte in Folge. Und die zuständigen US-Aufsichtsgremien sind institutionell geschwächt, was die Kritik an der Belastbarkeit des Frameworks nährt. Vorsichtige Verantwortliche halten deshalb die Standardvertragsklauseln samt Transfer-Folgenabschätzung als Rückfallebene dokumentiert vor, so wie es auch das Vertragswerk von Microsoft als Fallback vorsieht.

    Die deutschen Gerichte: Kein Ausschluss wegen bloßer Konzernzugehörigkeit

    Für die Praxis wichtig ist ein Beschluss des Oberlandesgerichts Karlsruhe vom 7. September 2022 (Aktenzeichen 15 Verg 8/22). Eine Vergabekammer hatte zuvor den Ausschluss eines Angebots verlangt, weil als Unterauftragnehmerin die Luxemburger Tochter eines US-Konzerns mit Hosting in Frankfurt vorgesehen war und allein deshalb ein latentes Zugriffsrisiko bestehe. Das Oberlandesgericht hob diese Entscheidung auf. Die bloße Konzernzugehörigkeit zu einer US-Mutter und ein abstraktes Zugriffsrisiko rechtfertigen keinen Ausschluss, und die bloße Zugriffsmöglichkeit ist noch keine Übermittlung im Sinne der Artikel 44 folgende.

    Diese Linie entlastet den Einsatz von EU-Einheiten US-amerikanischer Anbieter, entbindet aber nicht von der konkreten Prüfung. Die Datenschutzkonferenz hat in ihrer Reaktion darauf betont, dass die Zugriffsmöglichkeit von Drittlandsbehörden zwar keine Übermittlung darstellt, bei der Zuverlässigkeitsprüfung des Auftragsverarbeiters aber mit besonders hohen Anforderungen zu berücksichtigen ist.

    Ein Befund, der selbst ein Befund ist

    Bemerkenswert ist, was sich nicht finden lässt. Eine höchstrichterliche deutsche Entscheidung, die die DSGVO-Konformität von Microsoft 365 selbst zum Gegenstand hätte, existiert nach unserer Recherche nicht. Auch verwaltungsgerichtliche Entscheidungen speziell zu M365 mit verifizierbarem Aktenzeichen konnten wir nicht auffinden. Die bekannten Konflikte verliefen aufsichtsbehördlich, nicht gerichtlich. Die vielzitierte Rechtsunsicherheit ist damit bislang vor allem eine aufsichtsbehördliche und wissenschaftliche Debatte, keine judizierte.

    Zwischenfazit

    Die Transferfrage ist nicht erledigt, sondern vertagt. Das Data Privacy Framework gilt und hat die erste Instanz überstanden, steht aber erneut vor dem Europäischen Gerichtshof, während FISA 702 in den USA nur befristet verlängert war und der CLOUD Act unverändert fortgilt. Verantwortliche bewegen sich auf einer derzeit tragfähigen, aber nicht abschließend gesicherten Grundlage. Wie Microsoft dieser Lage auf der technischen Ebene begegnet, mit der EU Data Boundary, und wie die Aufsichtsbehörden sie bewerten, ist Thema von Teil 3.

    Beachten Sie an dieser Stelle auch die aktuellste Entwicklung, die wir in einem eigenen Beitrag verlinkt haben und welche die Situation in Deutschland noch einmal verschärft: US-Urteil Trump v. Slaughter setzt EU-US-Datentransfer unter Druck.

    In dieser Serie

    Teil 1: Warum die Frage neu zu stellen ist. Teil 2: Der lange Arm der USA. Teil 3: Die EU Data Boundary und die Aufsichtsbehörden. Teil 4: Copilot, die KI-Modelle und die Mitbestimmung. Teil 5: Digitale Souveränität und das Fazit.

    Sie möchten nicht auf die anderen Beiträge warten? Fordern Sie unseren vollständigen Expertenbericht an.

    Herausgeber ist die improve it GmbH aus Weingarten bei Karlsruhe. Dieser Beitrag gibt den Recherchestand Mitte Juni 2026 wieder und stellt keine Rechtsberatung dar.

  • Was das Urteil Trump gegen Slaughter für Ihre US-Datentransfers bedeutet

    Was das Urteil Trump gegen Slaughter für Ihre US-Datentransfers bedeutet

    Worum es geht

    Am 29. Juni 2026 hat der Oberste Gerichtshof der USA in der Sache Trump gegen Slaughter mit sechs zu drei Stimmen entschieden, dass die gesetzlichen Beschränkungen für die Abberufung von Mitgliedern der Federal Trade Commission verfassungswidrig sind. Der Präsident kann die Kommissare der FTC damit nach Belieben absetzen. Das klingt nach amerikanischem Verfassungsrecht, hat aber unmittelbare Folgen für jeden europäischen Verantwortlichen, der personenbezogene Daten in die USA übermittelt, also praktisch für jeden Microsoft-365-Anwender. Dieser Beitrag ordnet ein, was das Urteil bedeutet und was es nicht bedeutet. Es ist eine fachliche Einordnung und keine Rechtsberatung.

    Was das Gericht entschieden hat

    Das Gericht hat die Grundsatzentscheidung Humphrey’s Executor aus dem Jahr 1935 überholt, mit der der Kongress die Unabhängigkeit der FTC vom direkten Zugriff des Präsidenten abgesichert hatte. Nach der neuen Linie sind die Kommissare der FTC frei absetzbar. Die Tragweite reicht über die FTC hinaus, weil dieselbe Begründung auch andere als unabhängig geltende US-Behörden erfasst. Für den Datenschutz zählt vor allem die FTC selbst.

    Warum das den transatlantischen Datentransfer trifft

    Der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission von 2023, die Rechtsgrundlage des EU-US Data Privacy Framework, ruht auf zwei Pfeilern. Der erste ist die Durchsetzung der Datenschutzzusagen durch die FTC als unabhängige Behörde. Genau diese Unabhängigkeit ist nun infrage gestellt. Der zweite Pfeiler ist der Rechtsschutz für EU-Betroffene über den Data Protection Review Court sowie die Aufsicht über die nachrichtendienstliche Überwachung durch das Privacy and Civil Liberties Oversight Board.

    Hier ist Genauigkeit wichtig, denn viele Meldungen werfen die Institutionen durcheinander. Das Urteil trifft die FTC direkt. Das Aufsichtsgremium PCLOB ist nur mittelbar betroffen, über die gleiche Argumentationslogik, wobei seine Handlungsfähigkeit ohnehin schon leidet, seit im Januar 2025 drei seiner Mitglieder entlassen wurden und das Quorum entfiel. Der Data Protection Review Court schließlich stand wegen der Ernennung seiner Richter durch den US-Justizminister von Anfang an in der Kritik, unabhängig von diesem Urteil. In der Summe ist die tatsächliche Grundlage, auf der die EU-Kommission ein gleichwertiges Schutzniveau bejaht hatte, spürbar erschüttert.

    Ist das Data Privacy Framework damit ungültig? Nein.

    Diese Klarstellung ist die wichtigste des ganzen Beitrags. Überschriften wie das Abkommen sei gesprengt oder pulverisiert sind Zuspitzungen. Selbst die Datenschutzorganisation noyb, die das Urteil zum Anlass für eine neue Klage nimmt, hält ausdrücklich fest, dass es keinen unmittelbaren Effekt gibt. Ein Angemessenheitsbeschluss bleibt so lange gültige Rechtsgrundlage, bis die EU-Kommission ihn widerruft oder aussetzt oder bis der Europäische Gerichtshof ihn für nichtig erklärt. Bis dahin sind Übermittlungen auf seiner Grundlage rechtmäßig. Es gibt also keinen Automatismus und keinen Grund für einen überstürzten Transferstopp.

    Zu erwarten ist ein langsamer Prozess. Bereits anhängig ist ein Rechtsmittel beim Europäischen Gerichtshof gegen die Bestätigung des Frameworks durch das Gericht der Europäischen Union. noyb hat eine weitere Klage angekündigt und schätzt deren Dauer selbst auf zwei bis drei Jahre. Die Diskussion um ein Szenario, das man Schrems III nennen könnte, ist damit eröffnet, eine kurzfristige Entscheidung aber unwahrscheinlich.

    Der Ablauf von FISA 702 entlastet nicht

    Ein häufiges Missverständnis betrifft die US-Überwachungsnorm FISA Section 702, die Mitte Juni 2026 mangels Einigung im Kongress formal ausgelaufen ist. Das entschärft die Kritik nicht, denn die bereits erteilten Anordnungen des Überwachungsgerichts laufen bis März 2027 weiter. Die Überwachung besteht also materiell fort. Der eigentliche Kern des Problems, der schon das Vorgängerabkommen zu Fall brachte, bleibt damit unverändert bestehen.

    Was das für Unternehmen mit Microsoft 365 bedeutet

    Kurzfristig ändert sich an der Zulässigkeit Ihrer laufenden Transfers nichts, das Framework bleibt gültige Grundlage. Der richtige Schritt ist nicht Panik, sondern die zweite Ebene belastbar zu machen. Der Microsoft-Datenschutznachtrag enthält die Standardvertragsklauseln der EU bereits als eingebauten Rückfallmechanismus, der automatisch greift und keine gesonderte Unterschrift verlangt. Diese Rückfallebene sollten Sie ausdrücklich dokumentieren.

    Standardvertragsklauseln allein sind allerdings kein sicherer Hafen, denn sie verlangen eine Transfer-Folgenabschätzung, die sich bislang häufig auf genau die Unabhängigkeit von FTC, PCLOB und Rechtsschutzgericht gestützt hat, die jetzt infrage steht. Diese Folgenabschätzungen sollten Sie im Licht des Urteils aktualisieren und im Verarbeitungsverzeichnis den Übermittlungsmechanismus von Framework auf Framework mit Standardvertragsklauseln als Rückfallebene ergänzen.

    Wirksam ergänzen lässt sich das durch technische Stellhebel, die die Abhängigkeit von der US-Grundlage senken. Die EU Data Boundary hält Kundendaten in Europa, ohne die dokumentierten Ausnahmen zu beseitigen. Das Deaktivieren von Flex Routing hält die Copilot-Verarbeitung in Europa. Das Abschalten des Anthropic-Opt-ins vermeidet die Weitergabe an externe Modelle. Am weitesten reicht die Double Key Encryption, bei der ein Schlüssel ausschließlich bei Ihnen bleibt, sodass Microsoft die Daten nicht entschlüsseln kann. Sie ist zugleich der einzige Hebel, der den behördlichen Zugriffskern wirklich adressiert, schließt aber die betroffenen Inhalte von Copilot und serverseitiger Verarbeitung aus und eignet sich damit nur für die schutzbedürftigste Teilmenge. Am robustesten und am wenigsten spektakulär bleibt die Datenminimierung.

    Kein Grund zur Panik, aber Anlass zum Handeln

    Nüchtern betrachtet ist das Framework rechtlich unter Druck, aber operativ intakt. Der eigentliche, ungelöste Kern ist nicht neu, sondern das Dauerthema des US-Zugriffs über den CLOUD Act und FISA 702, das durch das Urteil nur wieder sichtbarer wird. Wer bereits eine saubere Folgenabschätzung, die Standardvertragsklauseln als Rückfallebene und eine EU-nahe Konfiguration hat, ist gut aufgestellt. Wer das noch nicht hat, sollte es jetzt angehen und die Entwicklung, also die Reaktion der EU-Kommission und die Verfahren in Luxemburg, aufmerksam verfolgen.

    So unterstützt improve it

    Die improve it GmbH aus Weingarten bei Karlsruhe ist auf Datenschutz, Informationssicherheit und Compliance rund um Microsoft 365 spezialisiert. Wir helfen Ihnen, Ihre Transfer-Folgenabschätzung zu aktualisieren, die Rückfallebene sauber zu dokumentieren und Ihre Tenant-Konfiguration auf die genannten Stellhebel zu prüfen. Mit dem M365 Compliance Radar behalten wir Änderungen an Recht und Konfiguration für Sie im Blick und machen sie für Datenschutz und Betriebsrat transparent. Fordern Sie unser kostenfreies Infopaket an, und wir klären Ihre wichtigsten Fragen in einem kostenfreien Erstgespräch.

    Hinweis und Quellen

    Dieser Beitrag gibt den Recherchestand Anfang Juli 2026 wieder. Er ist eine fachliche Einordnung einer Datenschutzberatung, stellt keine Rechtsberatung im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes dar und ersetzt keine anwaltliche Prüfung des Einzelfalls. Einzelne Datumsangaben rund um das noyb-Schreiben und den weiteren Gang der US-Gesetzgebung können sich noch verschieben.

    Quellen: das Urteil des US Supreme Court in der Sache Trump gegen Slaughter (No. 25-332), das Schreiben und die Stellungnahme von noyb an die EU-Kommission, die Einordnung von activeMind.legal und mehrerer Fachkanzleien (US Supreme Court kippt Unabhängigkeit der FTC – weitreichende Auswirkungen auf den transatlantischen Datentransfer, und Datenübermittlungen in die USA & der Untergang des Abendlandes – eine nüchterne Bewertung von Trump v. Slaughter | LinkedIn) sowie der Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795 der EU-Kommission.

  • Microsoft 365 und Datenschutz 2026: Die große Einordnung, Teil 1: Warum die Frage neu zu stellen ist

    Microsoft 365 und Datenschutz 2026: Die große Einordnung, Teil 1: Warum die Frage neu zu stellen ist

    Über diese Serie

    Kaum ein Thema im betrieblichen Datenschutz wird so hitzig diskutiert wie der Einsatz von Microsoft 365. Die Positionen reichen von „längst kein Problem mehr“ bis „grundsätzlich nicht rechtskonform betreibbar“. In dieser fünfteiligen Serie ordnen wir den Stand 2026 sachlich ein, Schritt für Schritt und mit Blick auf die Quellen. Am Ende der Serie veröffentlichen wir den vollständigen Bericht mit allen Nachweisen.

    Dieser Beitrag ist der Auftakt unserer Linkedin-Serie und eine fachliche Einordnung und keine Rechtsberatung. Wir sprechen bewusst keine Empfehlung für oder gegen Microsoft 365 aus. Diese Entscheidung liegt beim Verantwortlichen im Sinne der DSGVO, beraten durch Datenschutz, Informationssicherheit und, wo einschlägig, den Betriebsrat.

    Der Ausgangspunkt: Die Festlegung von 2022

    Die deutsche Debatte war jahrelang von der Festlegung der Datenschutzkonferenz vom November 2022 geprägt. Die Konferenz kam damals zu dem Schluss, auf Basis des seinerzeitigen Auftragsverarbeitungsvertrags von Microsoft lasse sich ein datenschutzkonformer Betrieb nicht nachweisen. Dieser Satz hat die Diskussion über Jahre bestimmt und wird bis heute zitiert.

    Wichtig ist der genaue Wortlaut. Es ging nicht um die Aussage, Microsoft 365 sei rechtswidrig, sondern um die fehlende Nachweisbarkeit auf Grundlage des damaligen Vertragswerks. Genau an diesem Punkt hat sich seither am meisten bewegt.

    Was sich seit 2022 verändert hat

    Drei Entwicklungen haben die Lage verschoben. Microsoft hat die EU Data Boundary im Februar 2025 fertiggestellt, also die vertraglich zugesagte Verarbeitung von Kundendaten innerhalb von EU und EFTA. Der Europäische Datenschutzbeauftragte hat sein Durchsetzungsverfahren gegen die EU-Kommission im Juli 2025 nach umfangreichen Nachverhandlungen eingestellt. Und mit dem Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit hat sich im November 2025 erstmals eine deutsche Aufsichtsbehörde positiv zur Nutzbarkeit geäußert.

    Dem steht eine gegenläufige Bewegung gegenüber. Mit Microsoft 365 Copilot und der Einbindung von KI-Modellen mehrerer Anbieter sind neue Verarbeitungsszenarien entstanden, die teils außerhalb der mühsam errichteten europäischen Datengrenze stattfinden. Eine seriöse Bestandsaufnahme muss deshalb beide Richtungen abbilden: die deutlichen Verbesserungen auf der Plattformebene und die neuen Unschärfen auf der Ebene einzelner Dienste und Modelle. Genau das leistet diese Serie.

    Der rechtliche Rahmen: Die DSGVO

    Maßgeblich für den Einsatz von Microsoft 365 sind vor allem die Grundsätze der DSGVO. Im Zentrum steht die Rechenschaftspflicht aus Artikel 5 Absatz 2, an der sich schon die Kritik von 2022 festmachte. Hinzu kommen die Anforderungen an die Auftragsverarbeitung nach Artikel 28, der Maßstab für das Vertragswerk von Microsoft, die Sicherheit der Verarbeitung nach Artikel 32, die Datenschutz-Folgenabschätzung nach Artikel 35 und das Transferregime der Artikel 44 folgende.

    Diese Normen sind der rote Faden der gesamten Bewertung. Sie entscheiden nicht nur über die Zulässigkeit des Betriebs, sondern auch darüber, was der Verantwortliche dokumentieren muss, um seiner Rechenschaftspflicht zu genügen.

    Der wunde Punkt: Beschäftigtendaten nach dem Urteil C-34/21

    Für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten, und um solche geht es im Unternehmenseinsatz ganz überwiegend, galt lange § 26 BDSG als zentrale Norm. Diese Grundlage ist erschüttert. Der Europäische Gerichtshof entschied im März 2023 in der Sache C-34/21 zu einer wortgleich an der DSGVO orientierten Vorschrift des hessischen Landesrechts, dass eine solche Norm keine spezifischere Vorschrift im Sinne des Artikel 88 ist und deshalb unangewendet bleiben muss.

    Weil § 26 Absatz 1 Satz 1 BDSG im Wortlaut nahezu identisch ist, gehen Aufsichtsbehörden und die herrschende Literatur davon aus, dass auch diese Norm überwiegend nicht mehr als eigenständige Rechtsgrundlage trägt. Als Rechtsgrundlage kommt seither in der Regel unmittelbar Artikel 6 Absatz 1 der DSGVO in Betracht, im Beschäftigtenkontext vor allem die Buchstaben b und f mit entsprechender Interessenabwägung und Dokumentation. Ein verabschiedetes Beschäftigtendatengesetz existiert nach unserer Recherche bis Juni 2026 nicht. Für M365-Einführungen bedeutet das ganz praktisch: Die Prüfung der Rechtsgrundlage muss direkt an der DSGVO ansetzen, eine pauschale Berufung auf § 26 BDSG genügt nicht mehr.

    Der oft übersehene Paragraf 25 TDDDG

    Ein Baustein wird in vielen Bewertungen übergangen. Das Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz stellt in § 25 den Zugriff auf Endgeräte grundsätzlich unter Einwilligungsvorbehalt, soweit der Zugriff nicht unbedingt erforderlich ist für den vom Nutzer gewünschten Dienst. Die Norm ist technologieneutral und nicht auf Cookies beschränkt.

    Ob und in welchem Umfang die Telemetrie und Diagnosedatenerhebung der M365-Apps und von Windows im Einzelfall darunter fällt, haben die Behörden bislang nicht spezifisch für Microsoft 365 festgestellt. Die technologieneutrale Auslegung spricht dafür, eine ausdrückliche amtliche Aussage fehlt jedoch. Verantwortliche sollten diesen Punkt in der eigenen Prüfung ausdrücklich adressieren, etwa mit Blick auf Telemetriestufen, optionale verbundene Erfahrungen und die Konfiguration der Diagnosedaten.

    Zwischenfazit

    Die Ausgangslage 2026 ist eine andere als 2022. Die Plattform hat sich messbar verbessert, während der rechtliche Rahmen zugleich anspruchsvoller geworden ist, vor allem bei den Beschäftigtendaten. Damit ist die Bühne bereitet für die eigentlich strittige Frage, die im nächsten Teil im Mittelpunkt steht: der Zugriff durch US-Behörden und die Übermittlung von Daten über den Atlantik.

    In dieser Serie

    Teil 1: Warum die Frage neu zu stellen ist. Teil 2: Der lange Arm der USA. Teil 3: Die EU Data Boundary und die Aufsichtsbehörden. Teil 4: Copilot, die KI-Modelle und die Mitbestimmung. Teil 5: Digitale Souveränität und das Fazit. Sie möchten nicht auf die anderen Beiträge warten? Fordern Sie unseren vollständigen Expertenbericht an.

    Herausgeber ist die improve it GmbH aus Weingarten bei Karlsruhe, spezialisiert auf Datenschutz, Informationssicherheit und Compliance rund um Microsoft 365. Dieser Beitrag gibt den Recherchestand Mitte Juni 2026 wieder und stellt keine Rechtsberatung dar.

  • M365 im Juni 2026: Drei Änderungen, die Betriebsräte jetzt aktiv angehen sollten

    M365 im Juni 2026: Drei Änderungen, die Betriebsräte jetzt aktiv angehen sollten

    Beitrag zum improve it M365 Compliance Radar — Ausgabe Juni 2026

    Microsoft hat im Juni 2026 rund 161 Änderungen am Message Center veröffentlicht. Achtzehn davon sind für deutsche Betriebsräte mitbestimmungsrelevant. Drei Themen ragen so weit heraus, dass sie in den kommenden Wochen aktiv angegangen werden sollten — nicht später, weil bei allen drei die Umsetzung ohne aktives Zutun bereits läuft.

    1. Automatische Aufzeichnung und Transkription in Teams Call Queues (MC1401299)

    Was passiert: Ab Anfang August 2026 (GA: Mitte bis Ende August) können Administratoren die automatische Aufzeichnung und Transkription auf Ebene einzelner Call Queues in Microsoft Teams aktivieren. Sobald das für eine Warteschlange geschieht, werden alle von den Agenten der Queue angenommenen Anrufe ohne weitere Nutzeraktion aufgezeichnet, transkribiert und in SharePoint abgelegt. Über die Queues-App sind sie mit Teams-Premium-Lizenz abrufbar.

    Warum das brennt: Das ist ein klassischer Fall der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG — Aufzeichnung von Arbeitsergebnissen einzelner Beschäftigter. Zusätzlich greift die TDDDG- und DSGVO-Perspektive, weil externe Anrufer über die Aufzeichnung informiert werden und wirksam einwilligen müssen. Ohne saubere Regelung sind sowohl arbeitsrechtliche Folgen als auch Bußgeldrisiken realistisch.

    Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:

    1. Bestandsaufnahme: Welche Call Queues gibt es aktuell? Welche werden im Servicekontext, welche intern genutzt? Verlangen Sie eine Liste aller aktiven Warteschlangen mit Zweck und Nutzergruppe.
    2. Freigabekonzept vereinbaren: Für jede Warteschlange muss vor Aktivierung schriftlich geklärt sein, ob Aufzeichnung und Transkription gemeinsam oder getrennt aktiviert werden, und für welchen Zeitraum. Trennung zwischen Quality Assurance (Stichprobe) und flächendeckend ist essentiell.
    3. Externe-Anrufer-Ansage abstimmen: Text der automatischen Aufzeichnungs-Ansage gemeinsam mit Datenschutzbeauftragtem und Rechtsabteilung festlegen — inklusive Widerspruchsmöglichkeit.
    4. Zugriffs- und Auswertungsregeln festlegen: Wer sieht Transkripte? Wer darf Aufzeichnungen abhören? Wie werden Auswertungen dokumentiert? Verbot der Nutzung für Leistungs- und Verhaltenskontrolle explizit in der BV verankern.
    5. Aufbewahrungsfristen setzen: Wie lange bleiben Aufzeichnungen und Transkripte verfügbar? Nach welcher Zeit werden sie automatisch gelöscht? Retention-Policy technisch prüfen.

    2. Microsoft 365 Archive: Datei-Ebene-Archivierung wird Standardfunktion (MC1381114)

    Was passiert: Was im Mai noch in Public Preview war, ist ab Anfang bis Ende Juli 2026 allgemein verfügbar — und wichtig: In Tenants mit aktiviertem Microsoft 365 Archive ist die Funktion standardmäßig auf allen SharePoint-Sites aktiv, sofern der Administrator sie nicht abschaltet. Nutzer mit Edit-Berechtigung können damit einzelne Dateien in den Archiv-Speicher verschieben; sie bleiben sichtbar am Ursprungsort, aber können nicht mehr direkt geöffnet werden.

    Warum das brennt: Der Schritt von Opt-in (Mai) zu Default-on (Juni) verändert die Reichweite fundamental. Nicht mehr nur bewusst konfigurierte Sites sind betroffen, sondern die gesamte SharePoint-Umgebung. In der Praxis bedeutet das: Sitzungsprotokolle, Bewerbungsunterlagen, Personalakten, Beurteilungen — alle diese Inhalte können durch einzelne Bearbeitungsberechtigte in den Archiv-Status versetzt werden. Retention- und BR-Vereinbarungen zur Aufbewahrung geraten schnell in Konflikt mit der neuen Standardfunktion.

    Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:

    1. Tenant-Entscheidung dokumentieren: Bleibt die Datei-Archivierung tenant-weit aktiv oder wird sie zur Wiederkehr des Opt-in-Zustands deaktiviert? Diese Entscheidung mit Datum und Begründung schriftlich festhalten.
    2. Site-Governance nachziehen: Für sensible SharePoint-Sites (HR, Betriebsrat, Geschäftsführung, Compliance) explizit prüfen, ob Archivierung erlaubt bleibt und wer archivieren darf. Sensitivity-Label-basierte Sperre als technische Umsetzung.
    3. Beschäftigte informieren: Klarer Kommunikationsplan — was passiert bei Archivierung, wie lange dauert die Reaktivierung (sofort binnen 7 Tagen, danach bis zu 24 Stunden), wie erkennt man den Archiv-Status?
    4. Verhältnis zur Retention klären: Bestehende Retention-Policies bleiben laut Microsoft gültig — aber wie interagieren sie mit user-initiierter Archivierung? Beispielszenario „Compliance-relevante Datei wird vom Nutzer archiviert“ mit Datenschutz und IT durchspielen.
    5. Übersichts-Report vereinbaren: Regelmäßiger Auszug archivierter Dateien pro Site (quartalsweise), damit Muster erkennbar bleiben.

    3. OneDrive-Retention für nicht lizenzierte Konten (MC1381110)

    Was passiert: Ab Anfang Juli 2026 setzt Microsoft einen erzwungenen Lifecycle für nicht lizenzierte OneDrive-Konten in Kraft. Nach 60 Tagen ohne Lizenz wird OneDrive schreibgeschützt, nach 93 Tagen archiviert (kein direkter Nutzerzugriff mehr; eDiscovery und Legal Hold bleiben verfügbar). Bleibt das Konto insgesamt 12 Monate unlizenziert, drohen ab Juli 2027 endgültige Löschungen. Die Funktion ist standardmäßig aktiv, kein Opt-in erforderlich.

    Warum das brennt: Die Regel wirkt technisch, betrifft aber unmittelbar Datenbestände einzelner Beschäftigter. Bei Elternzeit, Langzeitkrankheit, Freistellungen oder unbedachten Lizenzentzügen können Inhalte in die Schreibschutz- oder Archivphase rutschen — und in extremen Fällen unwiederbringlich verloren gehen. Zusätzlich kollidiert das Verhalten mit dem Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO, wenn Beschäftigte ihre eigenen Inhalte nicht mehr herausbekommen.

    Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:

    1. HR-Prozess anpassen: Bei jedem Lizenzentzug (Austritt, längere Abwesenheit, Umstellung) explizite Prüfung, was mit dem OneDrive passiert. Datenübergabe an Vorgesetzte oder Nachfolger als Standardschritt in den Prozess integrieren.
    2. Elternzeit- und Freistellungsregelung: Für definierte Abwesenheiten (Elternzeit, Sabbatical, längere Krankheit) darf die Lizenz nicht ohne separate Freigabe entzogen werden. Ausnahme-Prozess mit HR und BR abstimmen.
    3. Beschäftigten-Information: Klare Kommunikation an alle Beschäftigten, was mit ihrem OneDrive passiert, wenn die Lizenz endet. Ansprechpartner für Datenanforderungen benennen.
    4. Sechzig-Tage-Warnung nutzen: Der 60-Tage-Fensterzeitraum vor Schreibschutz muss in den HR-Prozess einfließen, sodass Beschäftigte oder deren Vorgesetzte vor Ablauf informiert werden.
    5. Datenschutzrechtlichen Auskunftsanspruch absichern: Prozess dokumentieren, wie ehemalige Beschäftigte binnen der Monatsfrist nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO Zugriff auf ihre archivierten OneDrive-Inhalte bekommen — insbesondere zwischen Tag 93 und der endgültigen Löschung.

    Was noch im Juni-Newsletter steht

    Neben den drei Top-Themen enthält der vollständige Juni-Newsletter fünfzehn weitere Einträge — darunter der Recap-App-Modus, der Meetings der letzten 30 Tage in einer durchsuchbaren Ansicht und optional als Audio-Podcast bündelt, die neuen Insider-Risk-Trigger für Microsoft Fabric, Box, Dropbox, Google Drive, Azure und AWS, sowie die Nutzer-basierte Aggregation von DLP-Alerts, die faktisch Verhaltensprofile pro Person erzeugt.

    Alle achtzehn Einträge sind rechtsinformiert bewertet, mit Querverweisen auf frühere Ausgaben (April, Mai) und mit konkreten Handlungsempfehlungen versehen. Wer den Newsletter regelmäßig beziehen möchte, findet den Zugang zum M365 Compliance Radar unter improve-it.gmbh/m365-compliance-radar.

  • KI-Agenten lesen Ihre Meeting-Transkripte – mit Sprecherzuordnung

    KI-Agenten lesen Ihre Meeting-Transkripte – mit Sprecherzuordnung

    Was im Juni 2026 in Microsoft 365 passiert ist, und warum Betriebsrat und Datenschutz vor Ende Juli handeln sollten

    Seit Juni 2026 rollt Microsoft eine Welle autonomer KI-Agenten in Microsoft 365 aus – darunter Excel- und Legal-Agenten, die über „Enterprise Search“ auf Dateien, E-Mails, Chats und Meeting-Transkripte mit Sprecherzuordnung zugreifen können, teils standardmäßig aktiviert. Die gute Nachricht: Microsoft liefert erstmals die passenden Kontrollhebel im Teams Admin Center und über die Graph API. Wer jetzt handelt, regelt den Zugriff selbst – die verbindliche Durchsetzung beginnt voraussichtlich Ende Juli 2026.

    Unsere Haltung dazu bleibt wie immer: Einordnung statt Panikmache. Das ist kein Grund für Alarm – aber ein klarer Anlass, jetzt zu prüfen, welche Agenten in Ihrem Tenant auf welche Inhalte zugreifen dürfen. Dieser Beitrag ordnet die Lage für Betriebsrat und Datenschutz ein.

    Was im Juni passiert ist

    Der Juni 2026 war im Microsoft Message Center klar der „Monat der Agenten“. Gleich mehrere autonome KI-Agenten sind ausgerollt oder erweitert worden:

    Der Excel Agent in Microsoft 365 Copilot durchsucht mit der neuen „Enterprise Search“ Unternehmensinhalte – Dateien, E-Mails, Meetings, Chats, Personen und Transkripte – und nutzt sie als Grounding für seine Antworten. Entscheidend: Die Funktion ist standardmäßig aktiviert („enabled by default“), bestehende Berechtigungen vorausgesetzt (MC1393811). Hinzu kommen der Legal Agent in Word zur Vertragsprüfung (weltweit, MC1388706), der eingebettete Planner Agent (MC1387810) sowie zentral veröffentlichbare „organization prompts“ für Copilot Chat (MC1396361). Parallel mussten früher selbstregistrierte Agenten bis zum 15. Juni 2026 unter dem neuen zentralen Verzeichnis Agent 365 neu registriert werden.

    Brisant für Mitbestimmung und Datenschutz ist weniger der einzelne Schreibassistent als der unauffällige Datenzugriff im Hintergrund: Agenten können auf Meeting-Transkripte mit Sprecherzuordnung zugreifen. Wer wann in einer Besprechung was gesagt hat, wird damit maschinell durchsuchbar und für einen Agenten verwertbar.

    Microsoft liefert im selben Monat aber auch die Gegenstücke – und genau das ist die eigentliche Nachricht:

    • Teams: Admin-Kontrollen für den Transkript-Zugriff (MC1393806, veröffentlicht 16.06.2026). Neue Einstellungen steuern, wie Apps und Agenten über die Microsoft Graph API auf Meeting-Transkripte zugreifen – ausdrücklich inklusive Transkripte mit Sprecherzuordnung. Pro App/Agent lässt sich der Zugriff erlauben oder blockieren. Der Rollout der Einstellungen beginnt Ende Juni 2026, die Durchsetzung (Enforcement) rund 30 Tage später, also etwa Ende Juli 2026.
    • Teams: zentrale Governance für built-in Agenten (MC1387573, veröffentlicht 11.06.2026). Die direkt integrierten Agenten – Channel Agent, Facilitator und Copilot Agent – benötigen keine Installation aus dem App-Store und lassen sich künftig zentral in einer eigenen Oberfläche im Teams Admin Center verwalten. Allgemeine Verfügbarkeit: Anfang bis Mitte Juli 2026.

    Dazu kommt auf der Überwachungsseite der Ausbau von Purview Insider Risk Management (MC1388723): neue Trigger mit Signalen aus Box, Dropbox, Google Drive, Azure und AWS – und das neue Szenario „risky AI usage“. Die Pseudonymisierung bleibt dort standardmäßig aktiv.

    Warum das die Mitbestimmung auslöst

    Der zentrale Hebel ist § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: Mitbestimmungspflichtig ist die Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu geeignet sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Die Eignung genügt – eine Überwachungsabsicht des Arbeitgebers ist nicht erforderlich. Damit ist die Juni-Welle ein Lehrbuchfall: Ein Transkript mit Sprecherzuordnung, das einem Agenten zugänglich ist, ist das Paradebeispiel einer überwachungsgeeigneten Einrichtung.

    Besonderer Reizpunkt ist das „enabled by default“ beim Excel Agent. Eine überwachungsgeeignete Funktion startet damit ohne aktive Entscheidung des Betriebs. Zusammen mit den in Teams direkt integrierten Agenten, die keine Installation mehr brauchen, verschiebt sich die Schwelle von „bewusst eingeführt“ zu „läuft schon mit“. Umso wichtiger ist die saubere Regelung.

    Der Betriebsrat hat dafür mehr als nur § 87 in der Hand: § 90 BetrVG verlangt die rechtzeitige Unterrichtung und Beratung bereits in der Planungsphase, nicht erst nach dem Rollout. § 80 Abs. 2 BetrVG gibt einen Anspruch auf Auskunft und Einsicht in die erforderlichen Unterlagen – einschließlich der Datenschutz-Folgenabschätzung. Und § 80 Abs. 3 BetrVG erlaubt die Hinzuziehung eines Sachverständigen, dessen Kosten der Arbeitgeber trägt; bei KI-Systemen ist diese Hinzuziehung gesetzlich erleichtert.

    Warum das die DSGVO berührt

    Ein Meeting-Transkript mit Sprecherzuordnung ist eindeutig personenbezogen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Jeder Agent, der darauf zugreift, schafft eine neue Verarbeitung und potenziell neue Empfänger. Genau hier wird das „enabled by default“ des Excel Agent zum Prüfpunkt: Datenschutz durch Voreinstellung (Art. 25 Abs. 2 DSGVO) verlangt das datenschutzfreundlichste Preset – nicht den weitestreichenden Zugriff. Eine standardmäßig aktivierte, breite Grounding-Quelle steht zu diesem Grundsatz im Spannungsfeld und sollte aktiv eingeschränkt werden.

    Bei der Rechtsgrundlage für Beschäftigtendaten gilt: Nach dem EuGH-Urteil C-34/21 trägt § 26 BDSG allein nicht mehr als Erlaubnisnorm. Tragfähig ist die Verarbeitung über Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO, ergänzt durch eine Betriebsvereinbarung als spezifischere Regelung im Sinne von Art. 88 DSGVO. Beim Agenten-Einsatz auf Kommunikationsinhalten ist die Beteiligung des Betriebsrats damit nicht nur mitbestimmungs-, sondern auch datenschutzrechtlich der saubere Weg.

    Die Kombination aus neuer Technologie (autonome KI-Agenten), umfangreicher Verarbeitung von Beschäftigtendaten und systematischer Auswertungsmöglichkeit – etwa das Risk-Scoring im Insider Risk Management mit dem neuen Szenario „risky AI usage“ – macht eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO regelmäßig erforderlich. Das Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 ist je Agent und Dienst zu aktualisieren.

    Was jetzt zu tun ist – das Prinzip

    Die gute Nachricht bleibt: Das alles ist konfigurierbar. Vier Leitlinien gelten für eine Einrichtung nach deutschem Datenschutz- und Mitbestimmungs-Standard:

    Allowlist statt Default-Zugriff. Der Zugriff von Apps und Agenten auf Meeting-Transkripte gehört standardmäßig auf „Block“; freigeschaltet wird nur, was geprüft und benötigt ist. Datenminimierung schlägt Bequemlichkeit.

    Datenschutzfreundliche Voreinstellungen aktiv setzen. „Enabled by default“ ist kein Schicksal. Auto-Transkription, breites KI-Grounding und der Excel-Agent-Zugriff lassen sich eingrenzen – über Berechtigungen, Sensitivity Labels und die neuen Teams-Kontrollen.

    Gruppenbasiert statt org-weit ausrollen. Agenten zuerst in einer mit Betriebsrat und Datenschutz abgestimmten Pilotgruppe, dann erweitern. Das wahrt die Erforderlichkeit und macht den Rollout mitbestimmungsfähig.

    Regeln vor dem Enforcement. Die § 90-Unterrichtung und die Verhandlung einer Betriebsvereinbarung jetzt starten – vor der für Ende Juli 2026 angekündigten Durchsetzung der Transkript-Kontrollen.

    Die konkrete Schritt-für-Schritt-Konfiguration haben wir für Admins, Datenschutz und Betriebsrat in einer kompakten Checkliste zusammengefasst – mit den fünf Einstellungs-Blöcken (Transkript-Zugriff, built-in Agenten, Excel-Agent-Grounding, Copilot-Organization-Prompts, Insider Risk Management) und einem 10-Punkte-Quick-Check für Ihren Tenant. [Checkliste kostenlos anfordern →]

    Sofort-Forderungen für den Betriebsrat

    • Default aus: Standardmäßig aktivierte Agenten-Zugriffe – allen voran der Excel Agent und der Zugriff auf Transkripte mit Sprecherzuordnung – deaktivieren, bis eine Betriebsvereinbarung steht.
    • Inventar offenlegen: Eine vollständige, laufend aktualisierte Liste aller aktiven Agenten und ihrer Zugriffsrechte vorlegen lassen, inklusive Datenschutz-Folgenabschätzung.
    • Verhandeln vor dem Enforcement: Die § 90-Unterrichtung und die BV-Verhandlung jetzt starten – vor der für Ende Juli 2026 angekündigten Durchsetzung der Transkript-Kontrollen.

    Was in die Betriebsvereinbarung gehört: eine klare Zweckbindung mit ausdrücklichem Verbot von Leistungs- und Verhaltensrankings, eine Positivliste erlaubter Agenten (alles Nicht-Gelistete ist gesperrt), ein Verbot des Agenten-Zugriffs auf Transkripte mit Sprecherzuordnung ohne BV-Grundlage, ein verbindliches Agenten-Inventar als Transparenzpflicht sowie Auswertungs- und Anlassverbote.

    Dieser Beitrag gibt den Stand von Juni 2026 wieder und ist eine fachliche Einordnung, keine Rechtsberatung. Microsoft ändert Funktionen, Voreinstellungen und Verarbeitungsorte sowie Menübezeichnungen laufend; prüfen Sie jede Einstellung vor dem Produktiveinsatz im eigenen Tenant und auf Microsoft Learn.

    Quellen: Microsoft 365 Message Center, Juni 2026 – MC1393806, MC1387573, MC1393811, MC1388706, MC1387810, MC1396361, MC1388723, MC1387681.

    Sie wollen wissen, welche Agenten in Ihrem Tenant aktuell auf Meeting-Transkripte und weitere Inhalte zugreifen dürfen – und wie Sie das vor der Durchsetzung Ende Juli 2026 begrenzen? In einem kostenlosen 15-Minuten-Erstgespräch ordnen wir gemeinsam ein, wo Ihr Tenant heute steht und welche Kontrollhebel für Betriebsrat und Datenschutz jetzt sinnvoll sind. Buchen Sie Ihren Termin direkt über unseren Bookings-Link – oder fordern Sie zunächst unser kostenloses Infopaket „M365 Compliance Radar“ an.