Worum es in Teil 4 geht
Mit Copilot verschiebt sich die Prüfung von der Plattform auf die einzelnen KI-Modelle und ihre Verarbeitungsorte. Derselbe Tenant kann je nach Modellwahl sehr unterschiedlich dastehen. Dieser Teil unserer Linkedin-Serie ordnet die Modellfrage ein und verbindet sie mit der Informationssicherheit und der Mitbestimmung. Es ist eine fachliche Einordnung und keine Rechtsberatung.
Der OpenAI-Pfad und die neue Öffnungsklausel Flex Routing
Copilot nutzt die OpenAI-Modelle über den Azure OpenAI Service, nicht über die öffentlichen Dienste von OpenAI. Eingaben, Antworten und über den Microsoft Graph erschlossene Daten werden laut Microsoft nicht zum Training der Modelle verwendet. Für diesen Pfad erklärt Microsoft Copilot ausdrücklich für konform mit der EU Data Boundary.
Neu und wichtig ist eine Einstellung namens Flex Routing. Sie erlaubt, Copilot-Anfragen bei Lastspitzen zur Verarbeitung in die USA, nach Kanada oder Australien umzuleiten. Diese Option ist für nach dem 25. März 2026 erstellte Tenants standardmäßig aktiv und wird ab dem 17. April 2026 auch für bestehende EU- und EFTA-Tenants per Voreinstellung auf aktiv geschaltet. Faktisch ist damit praktisch jeder EU-Tenant betroffen, der nicht aktiv widerspricht. Zu beachten ist die Eingriffstiefe: Bei aktiviertem Flex Routing verlässt nur die Verarbeitung der Anfragen bei Lastspitzen die Grenze, während die gespeicherten Daten in der EU verbleiben und der Transit verschlüsselt erfolgt. Dennoch wird die Zusage für Copilot damit von einer festen Zusicherung zu einer Voreinstellung nach dem Opt-out-Prinzip, die in Folgenabschätzungen und Transparenzdokumenten nachzuziehen ist.
In-Country Processing: Was die Zusage für Deutschland bedeutet
Ein verwandter Punkt betrifft das sogenannte In-Country Processing. Microsoft kündigte im November 2025 länderspezifische Verarbeitung für 15 Länder an, zunächst auch für Deutschland, präzisierte dies aber im April 2026. Für EU- und EFTA-Tenants erfolgt die Verarbeitung regional im Rahmen der EU Data Boundary, nicht länderspezifisch in Deutschland. Eine Zusage der Verarbeitung ausschließlich in Deutschland lässt sich daraus nicht ableiten.
Der Anthropic-Pfad: Vertraglich integriert, geografisch außerhalb
Seit Anfang 2026 ist Anthropic offizieller Subprozessor von Microsoft, sodass Product Terms und Vertragswerk gelten. Das ist ein Fortschritt gegenüber der Startphase. Das Standortproblem bleibt jedoch. Microsoft dokumentiert ausdrücklich, dass die Anthropic-Modelle derzeit von der EU Data Boundary und, soweit einschlägig, von etwaigen länderspezifischen Verarbeitungszusagen ausgenommen sind. Sie laufen nicht in Azure, sondern in von Anthropic genutzten Umgebungen außerhalb der Microsoft-Infrastruktur, nach übereinstimmenden Fachanalysen primär in den USA. Konsequenterweise steht der Schalter für EU-, EFTA- und UK-Tenants standardmäßig auf aus und erfordert ein bewusstes Opt-in. Zu beachten ist eine zweite, separate Einstellung für Anthropic-Modelle in den Office-Apps, deren Voreinstellung je nach Tenant-Typ und -Alter abweichen kann und getrennt zu prüfen ist.
Wer die Anthropic-Modelle aktiviert, etabliert damit regelmäßig einen Drittlandtransfer in die USA außerhalb der Grenze, mit den entsprechenden Pflichten: Transfer-Folgenabschätzung, Anpassung von Folgenabschätzung, Verarbeitungsverzeichnis und Transparenzinformationen, im Beschäftigtenkontext regelmäßig unter Beteiligung des Betriebsrats.
Der xAI-Pfad und das Muster der Grenzfälle
Den schärfsten Kontrast bilden die Grok-Modelle von xAI, die in Copilot Studio verfügbar sind. Sie laufen außerhalb der von Microsoft verwalteten Umgebungen, und Microsoft stellt klar, dass die eigenen Kundenverträge und Zusagen nicht gelten. Maßgeblich sind die Bedingungen von xAI. Der regionale Verfügbarkeitsrahmen ist in der offiziellen Dokumentation nicht abschließend ausgewiesen und im Einzelfall im Admin Center zu prüfen. Das ist vor allem ein Lehrstück: Ein Modell in Copilot kann vertraglich alles bedeuten, vom vollwertigen Subprozessor bis zum Fremdanbieter ohne Microsoft-Vertrag.
Dahinter steht ein wiederkehrendes Muster. Neue Dienste und Funktionen starten regelmäßig zuerst in den USA oder außerhalb der Grenze und kommen erst später und mit anderer Voreinstellung nach Europa. Der Konformitätsstatus eines Tenants ist damit kein Zustand, sondern ein Prozess. Jede Ankündigung mit neuer Voreinstellung kann die Bewertung ändern. Pauschalaussagen über Copilot und Datenschutz tragen daher kaum, belastbar ist nur die konfigurationsbezogene Einzelprüfung.
Informationssicherheit: Sicherheit ist nicht Rechtmäßigkeit
Auf der Ebene der Informationssicherheit steht Microsoft 365 mit einem mehrschichtigen Nachweisgebäude da. Den Kern bildet die Zertifizierung nach ISO/IEC 27001, ergänzt um die cloudspezifischen Erweiterungen ISO/IEC 27017 und 27018 sowie das Datenschutz-Managementsystem nach ISO/IEC 27701. Für den deutschen Markt kommt ein Testat nach dem Kriterienkatalog C5 des BSI hinzu, das die Wirksamkeit der Kontrollen über einen Prüfzeitraum bescheinigt. Diese Nachweise dokumentieren ein Sicherheitsniveau, das die meisten Organisationen im Eigenbetrieb nicht erreichen, und sie sind für Kunden überprüfbar.
Entscheidend ist die Abgrenzung. Sicherheitszertifikate beantworten die Sicherheitsfrage, nicht die Frage der Rechtmäßigkeit. Transparenz, Zweckbindung und Drittlandtransfer liegen außerhalb ihres Prüfgegenstands. Microsoft selbst weist darauf hin, dass auch die Zertifizierung des Datenschutz-Managementsystems kein Nachweis der DSGVO-Konformität ist. Eine Datenschutz-Zertifizierung nach Artikel 42 DSGVO existiert für Microsoft 365 nicht. Beide Prüfstränge sind daher getrennt zu führen und ergänzen einander. Zu prüfen bleibt im Einzelfall der Umfang der Zertifikate, denn ob einzelne neue Copilot-Dienste bereits erfasst sind, ergibt sich nur aus den jeweiligen Scope-Listen.
Beschäftigtendaten und Mitbestimmung
Im Unternehmenseinsatz ist Microsoft 365 in erster Linie ein System zur Verarbeitung von Beschäftigtendaten. Telemetrie, Audit-Protokolle, Nutzungsstatistiken und Copilot-Interaktionen erzeugen umfangreiche personenbeziehbare Bestände. Die Rechtsgrundlage ergibt sich nach dem Urteil C-34/21 unmittelbar aus Artikel 6 der DSGVO, wie in Teil 1 beschrieben.
Aufgrund seiner Protokoll- und Auswertungsfunktionen ist Microsoft 365 regelmäßig eine technische Einrichtung, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet ist. Damit ist die Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG eröffnet, ohne dass es auf eine Überwachungsabsicht ankommt. Eine Betriebsvereinbarung, die Modellauswahl, Verarbeitungsorte, Telemetrie, Auswertungsverbote und Löschfristen regelt, ist hier das zentrale Instrument. Sie ist zugleich der Ort, an dem sich die Konfigurationsentscheidungen aus diesem Teil, etwa zu Flex Routing und zum Anthropic-Opt-in, verbindlich festhalten lassen. Praktisch stellt sich für Betriebsräte und Datenschutzbeauftragte die Frage, wie sich die Einhaltung vereinbarter Einstellungen angesichts monatlicher Änderungen laufend überprüfen lässt, eine Aufgabe, die ohne systematisches Monitoring der Konfiguration kaum zu leisten ist.
Zwischenfazit
Copilot verschiebt die Prüfung von der Plattform auf das Modell. Derselbe Tenant kann innerhalb der Grenze arbeiten, Daten in die USA übermitteln oder den Vertragsrahmen ganz verlassen. Sicherheitszertifikate tragen die Bewertung der Informationssicherheit, nicht die der Rechtmäßigkeit, und im Beschäftigtenkontext ist der Betriebsrat einzubinden. Damit bleibt eine letzte Frage: Was tun, wenn die eigene Risikoanalyse trotz aller Verbesserungen zu einem kritischen Ergebnis kommt? Darum geht es im abschließenden Teil 5.
In dieser Serie
Teil 1: Warum die Frage neu zu stellen ist. Teil 2: Der lange Arm der USA. Teil 3: Die EU Data Boundary und die Aufsichtsbehörden. Teil 4: Copilot, die KI-Modelle und die Mitbestimmung. Teil 5: Digitale Souveränität und das Fazit.
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Herausgeber ist die improve it GmbH aus Weingarten bei Karlsruhe. Dieser Beitrag gibt den Recherchestand Juni 2026 wieder und stellt keine Rechtsberatung dar.