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Kategorie: Betriebsrat

  • M365 im Oktober 2026: Drei Änderungen, bei denen sich die Schalter selbst ändern

    M365 im Oktober 2026: Drei Änderungen, bei denen sich die Schalter selbst ändern

    Microsoft hat im Oktober 163 Änderungen im Message Center veröffentlicht, 23 davon sind für deutsche Betriebsräte relevant. Drei stechen heraus, und bei ihnen geht es nicht um neue Funktionen, sondern um die Schalter, mit denen Funktionen gesteuert werden. Ein bekannter Schalter verschwindet und wird durch zwei neue ersetzt. Ein neuer Schalter kommt, und er steht auf erlaubt. Ein Schalter, mit dem man bisher Nein sagen konnte, entfällt ganz. Vereinbarungen beziehen sich fast immer auf Schalter. Wenn sich die Schalter ändern, ändert sich auch, was eine Vereinbarung tatsächlich regelt.

    1. Die Copilot-Richtlinie für Teams-Besprechungen wird aufgeteilt (MC1532253)

    Was passiert: Die bisherige Copilot-Richtlinie für Teams-Besprechungen wird durch zwei neue Richtlinien ersetzt. MeetingAI steuert, ob Copilot, Facilitator, Intelligent Recap und weitere KI-Funktionen in Besprechungen verfügbar sind. TranscriptionWithMeetingAI steuert, ob beim Einschalten der KI automatisch auch die Transkription startet. In den Besprechungsoptionen kommen die Einstellungen Who can manage AI, Who can use AI und Start Transcription with AI hinzu. Microsoft überführt bestehende Einstellungen einmalig und will das bisherige Verhalten erhalten. Danach lässt sich die alte Copilot-Richtlinie nicht mehr direkt ändern. Ausrollung ab Mitte November bis Anfang Dezember 2026.

    Warum das brennt: Viele Vereinbarungen zu Copilot in Besprechungen enthalten eine Formulierung wie: Copilot nur mit gespeichertem Transkript. Das war technisch eine einzige Einstellung, und sie verknüpfte zwei Dinge miteinander. Diese Verknüpfung wird aufgelöst. Künftig sind KI und Transkription zwei getrennte Schalter, und die Kombination KI ohne Transkript ist ausdrücklich vorgesehen. Ein Intelligent Recap kann dann auch in Besprechungen entstehen, in denen niemand eine Transkription gestartet hat. Für die Beschäftigten soll sich zunächst nichts ändern. Genau deshalb fällt die Änderung leicht durch das Raster.

    Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:

    1. Stand vor der Umstellung festhalten: Lassen Sie sich die heutige Copilot-Richtlinie zeigen und notieren Sie die Werte. Nur so lässt sich später prüfen, ob die automatische Übertragung das vereinbarte Verhalten tatsächlich erhalten hat.
    2. Nach der Umstellung vergleichen: Ein kurzer Abgleich, sobald die neuen Richtlinien im Mandanten sichtbar sind, genügt. Er dauert Minuten und erspart spätere Diskussionen.
    3. Begriffe in der Vereinbarung anpassen: Wo die Copilot-Richtlinie genannt ist, gehören künftig MeetingAI und TranscriptionWithMeetingAI hin. Sonst verweist die Regelung auf eine Einstellung, die sich nicht mehr ändern lässt.
    4. Recap ohne Transkript bewusst entscheiden: Diese Variante gab es bisher nicht. Ob sie gewollt ist, sollte eine Entscheidung sein und kein Nebeneffekt.
    5. Who can use AI klären: Die neue Option erlaubt es, die KI-Nutzung in einer Besprechung auf bestimmte Teilnehmende zu beschränken. Das ist ein Werkzeug, das sich für eine faire Regelung gut nutzen lässt.

    2. Ab dem 4. November dürfen alle Beschäftigten Agenten anlegen (MC1506733)

    Was passiert: Microsoft Entra ändert die Voreinstellung dafür, wer Agent Blueprints anlegen darf, also die Vorlagen, aus denen KI-Agenten mit eigener Identität entstehen. Ab dem 4. November 2026 können das auch Beschäftigte ohne besondere Administratorrolle, sofern die Administration die neue Einstellung Users can create agent blueprints nicht abschaltet. Bestehende Agenten sind nicht betroffen. Die Einstellung lässt sich schon vor dem Stichtag setzen.

    Warum das brennt: Der Stichtag ist knapp, und die Voreinstellung lautet: erlaubt. Agenten sind keine Dokumente oder Chats, sie haben eine eigene Identität im Verzeichnis und können im Auftrag von Menschen handeln und Daten verarbeiten. Bisher war ihre Erstellung an eine Rolle gebunden, und damit an eine Person, die Verantwortung trägt. Diese Bindung fällt weg, wenn niemand den Schalter umlegt. Die Mitbestimmung über einen einzelnen Agenten setzt voraus, dass man von ihm weiß. Wenn jede Person Agenten anlegen kann, wird diese Voraussetzung brüchig.

    Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:

    1. Heute nachfragen: Wie steht der Schalter, und ist eine Entscheidung geplant? Ein kurzer Anruf bei der IT reicht.
    2. Schrittweise statt flächendeckend: Solange es keine Regeln für eigene Agenten gibt, ist die Einstellung Nein die einfachere Ausgangslage. Freigeben lässt sich später immer noch.
    3. Rolle statt Allgemeinrecht: Microsoft bietet eine eigene Rolle für Agentenentwickler an. Eine kleine, benannte Gruppe mit dieser Rolle ist leichter zu begleiten als die gesamte Belegschaft.
    4. Bestand erheben: Lassen Sie sich zeigen, welche Agenten es heute schon gibt. Das macht die Diskussion konkret und meist kleiner als befürchtet.
    5. Verantwortung festlegen: Für jeden Agenten sollte eine Person benannt sein, die für seinen Zweck einsteht. Diese Regel ist einfacher zu vereinbaren, bevor die ersten hundert Agenten existieren.

    3. GitHub-Copilot-Kennzahlen werden ohne Zustimmung eingeschaltet (MC1523085)

    Was passiert: In Viva Insights mussten Kennzahlen zu GitHub Copilot bisher über eine Vorschau-Einstellung bewusst eingeschaltet werden. Diese Einstellung entfällt. Ab Mitte November erscheinen die Kennzahlen standardmäßig im Verbrauchsdashboard, gemeinsam mit den Werten zu Microsoft 365 Copilot. Zugriff haben globale Administratoren, Insights-Analysten mit globalem Zugriff und Führungskräfte mit Zugang zu den Verbrauchsauswertungen. Wer bisher nicht zugestimmt hatte, sieht die Kennzahlen trotzdem, sofern die Berechtigung für die Berichte besteht. Ausrollung bis Mitte Dezember 2026.

    Warum das brennt: Hier wird aus einer Zustimmung ein Standard, und die Möglichkeit, Nein zu sagen, verschwindet gleich mit. Betroffen ist eine Berufsgruppe, deren Arbeit sich besonders leicht in Zahlen fassen lässt. Microsoft spricht von einer gemeinsamen Sicht auf Entwickler und Wissensarbeiter, was praktisch heißt: Die KI-Nutzung beider Gruppen landet im selben Dashboard, und Führungskräfte sehen sie. Entwicklerteams sind zudem oft klein. Eine Auswertung, die für eine große Abteilung zusammengefasst wirkt, kann bei fünf Personen sehr persönlich werden.

    Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:

    1. Betroffenheit klären: Wird im Haus GitHub Copilot genutzt, und wenn ja, von wie vielen Personen? Ist die Antwort nein, ist das Thema erledigt.
    2. Mindestgruppengröße prüfen: Viva Insights zeigt Auswertungen erst ab einer bestimmten Gruppengröße. Diese Zahl ist bei kleinen Teams die eigentliche Schutzvorkehrung.
    3. Führungskräftezugang ansehen: Wer hat heute Zugang zu den Verbrauchsauswertungen? Dieser Kreis sieht ab Mitte November auch die GitHub-Werte.
    4. Zweck festhalten: Einführung begleiten ja, Leistung einzelner Entwickler vergleichen nein. Dieser Satz trägt mehr als jede technische Einstellung.
    5. Beschäftigte informieren: Wer mit GitHub Copilot arbeitet, sollte wissen, dass die Nutzung künftig in Viva Insights erscheint. Eine kurze Mitteilung reicht.

    Was noch im Oktober-Newsletter steht

    20 weitere Einträge. Drei davon verdienen einen zweiten Blick. Führungskräfte können in Viva Insights künftig selbst Auswertungen veröffentlichen (MC1489942), auch entlang der Führungshierarchie und mit regelmäßiger Aktualisierung. Bisher saß dazwischen eine Analystin oder ein Analyst, und diese Zwischenstufe war oft die Stelle, an der vereinbarte Regeln tatsächlich angewendet wurden. Defender macht Aktivitäten in Teams-Besprechungen in der Sicherheitssuche auswertbar (MC1532241), einschließlich einer Verknüpfung zum Besprechungschat und einer Weitergabe an Microsoft Sentinel. Für die Untersuchung von Vorfällen das richtige Werkzeug, für alles andere nicht gedacht. Und eine gute Nachricht: Telefonteilnehmer in Einzelgesprächen können der Aufzeichnung künftig ausdrücklich zustimmen oder sie ablehnen (MC1530950). Damit schließt sich eine Lücke, die gerade im Kundenkontakt bestand.

    Unsere Einordnungen sind fachlicher Arbeitsstand aus technischer Sicht und keine Rechtsberatung. Wir sagen, was eine Funktion tut, was sich einstellen lässt und wer im Haus das bewerten muss. Die rechtliche Bewertung bleibt dort, wo sie hingehört.

    Den vollständigen Monatsüberblick gibt es im M365 Compliance Radar: improve-it.gmbh/m365-compliance-radar

  • M365 im September 2026: Drei Änderungen, bei denen aus Flüchtigem Bestand wird

    M365 im September 2026: Drei Änderungen, bei denen aus Flüchtigem Bestand wird

    Microsoft hat im September 179 Änderungen im Message Center veröffentlicht, 22 davon sind für deutsche Betriebsräte relevant. Drei stechen heraus, und sie haben etwas gemeinsam: In allen drei Fällen wird etwas haltbar gemacht, das bisher vergänglich war. Ein Gedächtnis, das sich überschrieb, bekommt eine Historie. Ein gesprochenes Wort, das geglättet wurde, steht künftig im Klartext im Protokoll. Ein Gefühl, wie nützlich ein Werkzeug ist, wird zu einer Zahl in einer Übersicht. Vergänglichkeit war in der Arbeitswelt nie ein Fehler, sondern ein Schutz. Wenn sie verschwindet, lohnt der zweite Blick.

    1. Das Gedächtnis von Copilot wird aufbewahrungsfähig (MC1478965)

    Was passiert: Das Data Lifecycle Management in Microsoft Purview erhält eine Aufbewahrung für das Copilot Memory. Microsoft zählt drei Dinge dazu: gespeicherte Erinnerungen, eigene Anweisungen, die Copilot personalisieren, und aus dem Chatverlauf abgeleitete Angaben über die Person. Wird ein solcher Eintrag geändert oder gelöscht, lässt sich die vorherige Fassung künftig im Postfach der betreffenden Person aufbewahren. Als Zweck nennt Microsoft ausdrücklich Compliance, Governance und Untersuchungen und verweist auf eDiscovery. Ausrollung ab Ende September bis Mitte Oktober 2026.

    Warum das brennt: Die mittlere der drei Kategorien ist die entscheidende. Gespeicherte Erinnerungen und eigene Anweisungen stammen von der Person selbst, sie hat sie eingegeben und kennt sie. Die abgeleiteten Angaben sind etwas anderes: Das sind Schlussfolgerungen des Systems über einen Menschen, gezogen aus dem, was er nebenbei in einen Chat getippt hat. Bisher war das eine Komfortfunktion, die sich änderte und überschrieb. Künftig kann jede frühere Fassung erhalten bleiben, an einem durchsuchbaren Ort. Und das Löschen einer Schlussfolgerung beseitigt sie dann nicht mehr zuverlässig, es erzeugt nur eine weitere Fassung. Das ist der weitreichendste Eintrag dieses Monats.

    Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:

    1. Erst zeigen lassen, was drinsteht: Lassen Sie sich an einem Beispielkonto vorführen, was das Copilot Memory tatsächlich enthält. Die Diskussion wird deutlich konkreter, wenn alle Beteiligten einmal gesehen haben, welche Art von Schlussfolgerung dort landet.
    2. Über das Ob sprechen, nicht nur über das Wie lange: Die Aufbewahrung ist eine Funktion, kein Automatismus. Die erste Frage ist, ob sie überhaupt eingeschaltet werden soll, und erst die zweite, für welche Dauer.
    3. Zugriff auf die Historie regeln: Wer darf die früheren Fassungen einsehen? Das ist eine andere Frage als der Zugriff auf das aktuelle Gedächtnis, und sie wird leicht übersehen.
    4. Löschung mitdenken: Wenn eine Person eine Erinnerung löscht, sollte feststehen, was mit der aufbewahrten Vorfassung geschieht. Sonst entsteht ein Löschvorgang, der keiner ist.
    5. An die eDiscovery-Regeln koppeln: Wo bereits geregelt ist, unter welchen Voraussetzungen eine Inhaltssuche über Postfächer läuft, gehört das Copilot Memory jetzt in dieselbe Regelung. Es liegt im selben Postfach.

    2. Der Schimpfwortfilter in Teams-Transkripten lässt sich abschalten (MC1478003)

    Was passiert: Teams erhält eine Besprechungsrichtlinie, mit der sich steuern lässt, ob anstößige Wörter in der Live-Transkription und im gespeicherten Transkript maskiert werden. Die Filterung bleibt standardmäßig eingeschaltet. Schaltet die Administration sie für die Richtlinie einer organisierenden Person ab, erscheinen die betreffenden Wörter in deren Besprechungen im Klartext, live wie im gespeicherten Transkript. Eine Einstellmöglichkeit auf Ebene der organisierenden Person gibt es nicht. Ausrollung ab Anfang Oktober bis Ende Oktober 2026.

    Warum das brennt: Ein kleiner Schalter mit großer Wirkung. Die Maskierung hat Transkripte bisher automatisch geglättet, und in hitzigen Gesprächen war das ein stiller Schutz, über den niemand nachdenken musste. Wird sie abgeschaltet, entsteht ein wortgetreues Protokoll dessen, was jemand im Affekt gesagt hat, dauerhaft gespeichert und über die Inhaltssuche auffindbar. Microsofts Begründung ist nachvollziehbar: In der Dokumentation von Vorfällen, etwa bei Beleidigungen oder Bedrohungen, hilft eine Maskierung niemandem. Nur ist das eine Abwägung zwischen zwei gegenläufigen Schutzinteressen und keine technische Einstellung nebenbei.

    Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:

    1. Standard als Standard bestätigen: Die Filterung ist an. Der einfachste Weg ist, es dabei zu belassen und das schriftlich festzuhalten, statt die Frage offen zu lassen.
    2. Ausnahmen benennen statt zulassen: Wenn es Bereiche gibt, in denen der Klartext gebraucht wird, sollten diese einzeln benannt sein. Eine Ausnahme für eine Richtlinie wirkt sonst für alle Besprechungen der zugeordneten Personen.
    3. Richtlinienzuordnung prüfen: Die Einstellung hängt an der Richtlinie der organisierenden Person, nicht an der Besprechung. Die Liste, wer welcher Besprechungsrichtlinie zugeordnet ist, ist deshalb der eigentliche Gegenstand.
    4. Aufbewahrungsdauer der Transkripte ansehen: Wortgetreue Protokolle sind so lange ein Thema, wie sie existieren. Wer die Aufbewahrung begrenzt, begrenzt auch die Reichweite dieser Änderung.
    5. Verwendungszweck klären: Ein Transkript, das zur Nachbereitung gedacht war, hat in einem Personalgespräch nichts verloren. Dieser Satz ist einfacher zu vereinbaren, bevor der erste Fall eintritt.

    3. Die Wirkung von Copilot Cowork wird in Stunden ausgedrückt (MC1472032)

    Was passiert: Copilot Analytics erhält Auswertungen zur Einführung und Wirkung von Microsoft 365 Copilot Cowork. Sichtbar werden Nutzungsmuster, welche Aufgaben mit Cowork erledigt werden und eine Schätzung, wie viel zusätzliche Arbeit dadurch möglich wurde. Microsoft nennt diese Kennzahl Cowork assisted hours. Die Auswertungen stehen Leitungskräften, Führungskräften mit zugewiesenem Bereich, Analysten und globalen Administratoren offen und sind für alle berechtigten Rollen standardmäßig aktiv. Voraussetzung sind mindestens 50 Copilot-Lizenzen. Wer die Auswertung sieht, braucht selbst keine Copilot-Lizenz.

    Warum das brennt: Eine Schätzung in Stunden sieht aus wie eine Messung in Stunden, sobald sie in einer Folie steht. Genau das ist die Eigenschaft dieser Kennzahl: Sie beantwortet eine Frage, die sich bisher nur erzählen ließ, mit einer Zahl. Zahlen werden verglichen, und zwar zuerst zwischen Teams und danach zwischen Personen. Dass die Auswertung auch Rollen offensteht, die selbst gar nicht mit Copilot arbeiten, erweitert den Kreis derer, die diesen Vergleich anstellen können. Hinzu kommt, dass die Kennzahlen in die erweiterten Auswertungen von Viva Insights einfließen und dort mit anderen Daten zusammentreffen.

    Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:

    1. Zweck zuerst, Zahl danach: Halten Sie fest, wofür die Kennzahl verwendet werden darf. Die Einführung eines Werkzeugs zu begleiten ist etwas anderes, als die Leistung von Teams zu bewerten.
    2. Nach der Mindestgruppengröße fragen: Ab wie vielen Personen wird eine Auswertung angezeigt? Diese Zahl entscheidet darüber, ob aus einer Teamsicht eine Personensicht wird.
    3. Rollenliste anfordern: Vier Rollengruppen haben Zugriff, und die Auswertung ist für sie voreingestellt aktiv. Wie viele Personen das im Haus konkret sind, lässt sich in einer Liste beantworten.
    4. Die Schätzung als Schätzung kennzeichnen: Wenn die Zahl im Haus berichtet wird, sollte dabeistehen, wie sie zustande kommt. Das ist der wirksamste Schutz gegen ihre Überinterpretation.
    5. Verbindung zu Viva Insights ansehen: Die Kennzahlen laufen dort mit anderen Auswertungen zusammen. Eine bestehende Vereinbarung zu Viva Insights sollte darauf geprüft werden, ob sie diesen Zufluss erfasst.

    Was noch im September-Newsletter steht

    19 weitere Einträge. Drei davon verdienen einen zweiten Blick. Planner bekommt einen Nutzungsbericht mit einer Tabelle je Person (MC1466299), mit Benutzername, Zahl der aktiven Tage und Datum der letzten Aktivität, auswertbar über bis zu 180 Tage und als CSV exportierbar. Aktive Tage und letzte Aktivität sind Anwesenheitsindikatoren, auch wenn sie nicht so gemeint sind. Die Profilkarte zeigt künftig auch fachliche Vorgesetzte (MC1478957), übernommen aus dem HR-System. Bei fachlichen Zuordnungen ist das heikler als bei der disziplinarischen Führungskraft, weil sie oft projektbezogen und nicht offiziell kommuniziert sind. Und die Organisation eines Termins lässt sich künftig übergeben (MC1472028). Die erste Stufe ist eine nützliche Alltagsfunktion, die dritte überträgt Chat, Transkripte, Aufzeichnungen und Anwesenheitsberichte an die übernehmende Person. Diese Stufe hat noch keinen Termin und gehört genau deshalb auf die Beobachtungsliste.

    Unsere Einordnungen sind fachlicher Arbeitsstand aus technischer Sicht und keine Rechtsberatung. Wir sagen, was eine Funktion tut, was sich einstellen lässt und wer im Haus das bewerten muss. Die rechtliche Bewertung bleibt dort, wo sie hingehört.

    Den vollständigen Monatsüberblick gibt es im M365 Compliance Radar: improve-it.gmbh/m365-compliance-radar

  • M365 im August 2026: Drei Änderungen, bei denen der Standardwert die Entscheidung trifft

    M365 im August 2026: Drei Änderungen, bei denen der Standardwert die Entscheidung trifft

    Microsoft hat im August 146 Änderungen im Message Center veröffentlicht, 22 davon sind für deutsche Betriebsräte relevant. Drei stechen heraus, und sie haben etwas gemeinsam: In allen drei Fällen ist eine Voreinstellung gesetzt, die wirkt, solange niemand sie ändert. Bei einer entfällt sogar eine bestehende Regelung, ohne dass jemand sie aufhebt. Voreinstellungen zurückzuholen ist aufwendiger, als sie einmal bewusst zu setzen. Deshalb lohnt sich der September.

    1. Anwesenheitsberichte für Teams Events bekommen eine eigene Richtlinie (MC1455014)

    Was passiert: Die Steuerung der Anwesenheits- und Beteiligungsberichte für Teams Events wird von der Steuerung für gewöhnliche Besprechungen getrennt. Bisher erbten Events die Werte aus der Besprechungsrichtlinie. Ab Mitte Oktober regelt eine eigene Richtlinie, ob organisierende Personen diese Berichte für Events sehen und herunterladen dürfen. Vier Werte sind möglich: dauerhaft an ohne Abschaltmöglichkeit, dauerhaft aus, an mit Abschaltmöglichkeit, sowie aus mit Einschaltmöglichkeit. Voreingestellt ist an mit Abschaltmöglichkeit.

    Warum das brennt: Microsoft schreibt in die eigene Empfehlung ausdrücklich hinein, man solle nicht davon ausgehen, dass Events die bisherigen Einstellungen weiter erben. Das ist ungewöhnlich deutlich, und es hat einen Grund: Wer die Anwesenheitsberichte für Besprechungen bewusst abgeschaltet hat, findet sie bei Events womöglich wieder aktiv vor. Eine getroffene Entscheidung wird durch eine technische Umstellung stillschweigend rückgängig gemacht. Das ist der ärgerlichste Fall, weil er wie ein Vertrauensbruch wirkt, obwohl niemand etwas Böses getan hat.

    Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:

    1. Ist-Stand aufnehmen: Lassen Sie sich zeigen, wie die Anwesenheitsberichte in der Besprechungsrichtlinie heute eingestellt sind. Erst danach lässt sich beurteilen, ob die neue Events-Richtlinie einen Unterschied macht.
    2. Termin setzen: Die Umstellung beginnt Mitte Oktober. Setzen Sie die Befassung so an, dass die Entscheidung vorher steht.
    3. Wert bewusst wählen: Vier Werte stehen zur Verfügung. Die Entscheidung zwischen aus mit Einschaltmöglichkeit und an mit Abschaltmöglichkeit ist der eigentliche Kern, weil sie bestimmt, wer aktiv werden muss.
    4. Zugriff klären: Wer darf die Berichte einsehen und herunterladen? Bei Events sind es oft andere Personen als bei internen Besprechungen.
    5. Alte Vereinbarungen prüfen: Wenn eine Betriebsvereinbarung Anwesenheitsberichte regelt, ist jetzt der Moment zu prüfen, ob sie Events überhaupt erfasst. Die meisten Texte sprechen von Besprechungen.

    2. Der Dolmetscher in Teams Rooms simuliert die eigene Stimme (MC1446807)

    Was passiert: Der Dolmetscher-Agent kommt in Teams Rooms unter Android und übersetzt gesprochene Sprache in Besprechungen in Echtzeit, in neun Sprachen. Für die Wiedergabe der übersetzten Sprache stehen zwei Varianten bereit: eine automatisierte Stimme oder die Simulation der eigenen Stimme. Voreingestellt ist die Simulation. Microsoft gibt ausdrücklich an, dass Stimmproben und biometrische Daten nicht gespeichert werden und die Verarbeitung in Echtzeit ohne Aufbewahrung erfolgt. Voraussetzung ist eine Teams-Rooms-Pro-Lizenz, eine zusätzliche Copilot-Lizenz braucht es nicht. Mandantenweit ist die Funktion standardmäßig aktiv.

    Warum das brennt: Die eigene Stimme ist ein persönliches Merkmal, und sie in einer fremden Sprache aus dem Lautsprecher zu hören, ist für die meisten Menschen eine merkwürdige Erfahrung. Wenn das unangekündigt passiert, entsteht Misstrauen gegenüber einer Technik, die eigentlich der Verständigung dient. Die Zusage, dass nichts gespeichert wird, ist der wichtigste Satz der ganzen Ankündigung. Sie ist aber nur so viel wert, wie sie im Haus dokumentiert und gegenüber den Beschäftigten kommuniziert wird.

    Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:

    1. Zusage festhalten: Lassen Sie sich schriftlich bestätigen, dass keine Stimmproben gespeichert werden und die Verarbeitung in Echtzeit erfolgt. Ein Verweis auf die Microsoft-Ankündigung genügt als Beleg.
    2. Standardstimme überdenken: Die automatisierte Stimme erfüllt denselben Zweck ohne die Simulation. Die Voreinstellung lässt sich über die Besprechungsrichtlinien ändern.
    3. Beschäftigte informieren: Wer weiß, dass die eigene Stimme simuliert werden kann, erlebt es als Funktion und nicht als Überraschung.
    4. Räume erfassen: Betroffen sind nur Räume mit Teams-Rooms-Pro-Lizenz. Eine Liste dieser Räume macht die Reichweite konkret und meist kleiner als befürchtet.
    5. Zwanzig Stunden pro Raum: Im Lizenzumfang sind zwanzig Dolmetscherstunden je Raumkonto und Monat enthalten. Fragen Sie nach, was passiert, wenn dieses Kontingent überschritten wird.

    3. Copilot fasst aufgezeichnete Kundengespräche zusammen (MC1461160)

    Was passiert: In der Queues-App von Microsoft Teams erhält die Zusammenfassung aufgezeichneter Warteschlangen-Anrufe eine Copilot-Funktion. Beschäftigte können sich damit den Inhalt eines abgeschlossenen Anrufs zusammenfassen lassen und Rückfragen zu Einzelheiten stellen, ohne Transkript oder Aufzeichnung durchzugehen. Voraussetzung sind eine Teams-Premium-Lizenz für die Queues-App und eine Copilot-Lizenz für die Auswertung. Ausrollung ab Anfang September, allgemein verfügbar ab Ende September 2026.

    Warum das brennt: Betroffen ist der Bereich mit der höchsten Gesprächsdichte, typischerweise Service, Empfang und Kundenbetreuung. Dort war die Auswertung einzelner Gespräche bisher durch den Aufwand gebremst, weil jemand tatsächlich zuhören musste. Diese Bremse fällt weg. Was als Hilfe für die Nachbereitung gedacht ist, wird damit zum Werkzeug, mit dem sich Gespräche einer bestimmten Person systematisch durchsehen lassen. Der Unterschied zwischen Qualitätssicherung und Leistungsbeobachtung liegt dann allein im Zweck, nicht mehr im Aufwand.

    Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:

    1. Zugriffskreis festlegen: Wer kann die Zusammenfassungen öffnen? Entscheidend ist, ob Vorgesetzte dazugehören oder nur die Person, die das Gespräch geführt hat.
    2. Zweck schriftlich fixieren: Nachbereitung und Übergabe ja, systematische Durchsicht der Gespräche einzelner Beschäftigter nein. Dieser Satz ist die eigentliche Regelung.
    3. An die Aufzeichnung koppeln: Die Funktion wirkt nur auf aufgezeichnete Anrufe. Wer die Aufzeichnungsregeln für Warteschlangen im Griff hat, hat auch diese Funktion im Griff.
    4. Lizenzen prüfen: Es braucht Teams Premium und Copilot zugleich. Häufig ist der betroffene Personenkreis dadurch deutlich kleiner als gedacht.
    5. Beschäftigte einbeziehen: Wer im Service arbeitet, sollte wissen, dass Gespräche künftig maschinell zusammengefasst werden können. Das ist keine Formalie, sondern die Grundlage dafür, dass die Funktion akzeptiert wird.

    Was noch im August-Newsletter steht

    19 weitere Einträge. Drei davon verdienen einen zweiten Blick. Microsoft Agent 365 bekommt einen Export der aktiven Nutzer (MC1462914): eine CSV-Datei mit Name, Zahl der genutzten Agenten, Sitzungen und Datum der letzten Aktivität. Einmal exportiert, liegt sie außerhalb jeder Systemkontrolle. Teams erhält eine verpflichtende Zustimmung vor dem Betreten einer Besprechung (MC1454114), mit frei formulierbarem Text, gültig auch für externe und anonyme Teilnehmende, protokolliert. Das ist die seltene Änderung, bei der Mitgestalten mehr bringt als Abwehren. Und Defender führt Anmeldungen, Gerätenutzung und Cloud-Aktivität zu einer durchgehenden Zeitleiste je Person zusammen (MC1461705). Für die Sicherheitsarbeit sinnvoll, für den Alltag nicht gedacht.

    Unsere Einordnungen sind fachlicher Arbeitsstand aus technischer Sicht und keine Rechtsberatung. Wir sagen, was eine Funktion tut, was sich einstellen lässt und wer im Haus das bewerten muss. Die rechtliche Bewertung bleibt dort, wo sie hingehört.

    Den vollständigen Monatsüberblick gibt es im M365 Compliance Radar: improve-it.gmbh/m365-compliance-radar

  • M365 im Juli 2026: Drei Änderungen, die Betriebsräte jetzt aktiv angehen sollten

    M365 im Juli 2026: Drei Änderungen, die Betriebsräte jetzt aktiv angehen sollten

    Microsoft hat im Juli 167 Änderungen im Message Center veröffentlicht. 24 davon sind für deutsche Betriebsräte relevant. Drei stechen heraus, und zwar nicht wegen ihrer Tragweite, sondern wegen ihres Zeitplans: Bei einer ist die Frist am 24. Juli bereits abgelaufen, zwei weitere greifen Ende August automatisch. In allen drei Fällen entsteht der neue Zustand ohne Entscheidung, wenn niemand hinschaut. Genau das macht sie zu Themen für den August und nicht für den Herbst.

    1. OpenAI wird Subprozessor, und die Einstellung hat sich selbst aktiviert (MC1422074)

    Was passiert: Microsoft hat OpenAI als Subprozessor für Microsoft 365 Copilot aufgenommen. Damit stehen von OpenAI selbst betriebene Modelle zur Verfügung, beginnend mit GPT-5.6. Am 9. Juli erschien die zugehörige Einstellung im Microsoft 365 Admin Center, zunächst deaktiviert. Wer bis zum 24. Juli nicht reagiert hat, bei dem hat Microsoft sie automatisch aktiviert. Wer das nicht wollte, musste vorher aktiv „No users“ auswählen. Betroffen sind ausschließlich Modelle auf Infrastruktur von OpenAI, nicht die von Microsoft über Azure OpenAI betriebenen.

    Warum das brennt: Es ist der zweite Fall dieser Art in diesem Jahr. Im April wurden die Anthropic-Modelle in Word, Excel und PowerPoint standardmäßig aktiviert. Das Muster wiederholt sich: Eine Frist verstreichen zu lassen hat dieselbe Wirkung wie eine Entscheidung zu treffen. Die Frist ist vorbei, die Prüfung findet also rückwirkend statt. Wer im Herbst darlegen muss, welcher Anbieter wann an der Verarbeitung beteiligt war, braucht die Antwort jetzt.

    Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:

    1. Bestandsaufnahme: Lassen Sie sich den heutigen Stand der Einstellung im Admin Center zeigen. Drei Fragen: Ist sie aktiv? Wurde sie bewusst gesetzt oder ist sie durch Fristablauf angesprungen? Wer war beteiligt?
    2. Unterrichtung einfordern: Bitten Sie um eine schriftliche Darstellung, welche Modelle heute im Einsatz sind, für welche Nutzergruppen und wo verarbeitet wird. Der übliche Anknüpfungspunkt dafür ist § 80 Abs. 2 BetrVG; die Bewertung, ob und in welchem Umfang der Anspruch greift, gehört zu Ihrer Rechtsberatung.
    3. Abweichungen von den Standardzusagen klären: Microsoft schreibt, es gälten die üblichen Zusagen der Produktbedingungen und des Datenschutznachtrags, „soweit in der Dokumentation nichts anderes offengelegt ist“. Lassen Sie sich zeigen, was diese Dokumentation zu den OpenAI-betriebenen Modellen sagt.
    4. Muster für künftige Fälle vereinbaren: Sinnvoller als jeden Einzelfall nachzulaufen ist eine Verabredung, dass Einstellungen mit automatischer Aktivierung vor Ablauf der Frist gemeldet werden. Das kostet die IT wenig und nimmt den Druck aus jedem folgenden Fall.
    5. Fachstellen einbinden: Datenschutzbeauftragte und, sofern im Haus benannt, die für die KI-Verordnung zuständige Person gehören in diesen Vorgang. Die technische Frage lautet: Was ist eingeschaltet? Die Bewertung der Auslagerung liegt bei den Fachstellen.

    2. Elf zusätzliche Felder auf der Profilkarte, ab Ende August standardmäßig sichtbar (MC1438571)

    Was passiert: Microsoft ändert Ende August die Standardsichtbarkeit von elf Feldern auf der Microsoft-365-Profilkarte. Sie werden künftig angezeigt, sobald sie im Verzeichnis gefüllt sind. Es geht um Bereich, Rolle, Personalnummer, Beschäftigtenart, Kostenstelle, Benutzerprinzipalname, Alias, Fax, Straße, Bundesland und Postleitzahl. Bisher musste die Administration jedes dieser Felder einzeln freischalten. Die Werte selbst ändern sich nicht, nur ihre Sichtbarkeit. Betroffen sind ausdrücklich auch Mandanten, die die Profilkarteneinstellungen nie angefasst haben.

    Warum das brennt: Personalnummer, Kostenstelle und Beschäftigtenart sind Angaben aus der Personalverwaltung. Sie waren bisher nicht ohne Grund für die ganze Belegschaft unsichtbar. Beschäftigtenart macht für jeden erkennbar, wer befristet beschäftigt, entliehen oder extern ist. Das ist der Eintrag des Monats mit dem härtesten Termin, weil er ohne Zutun scharf wird. Nach Ende August ist es keine Entscheidung mehr, sondern eine Korrektur.

    Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:

    1. Bestandsaufnahme: Lassen Sie prüfen, welche der elf Felder im Verzeichnis überhaupt Werte enthalten. Nur gefüllte Felder werden sichtbar. Häufig ist die Liste kürzer als befürchtet, manchmal aber auch länger.
    2. Termin vormerken: Die Umstellung beginnt Ende August. Setzen Sie die Befassung so an, dass die Entscheidung vorher steht und nicht danach.
    3. Feldweise entscheiden: Die Sichtbarkeit lässt sich weiterhin je Feld steuern. Bereich und Rolle sind etwas anderes als Personalnummer und Kostenstelle. Eine pauschale Freigabe oder Sperre wird der Sache nicht gerecht.
    4. Beschäftigtenart gesondert behandeln: Dieses Feld hat eine andere Qualität als die übrigen, weil es den Beschäftigungsstatus offenlegt. Wenn Sie nur einen Punkt vertiefen, dann diesen.
    5. Beschäftigte informieren: Was künftig sichtbar ist, sollte vorher bekannt sein und nicht auffallen, weil jemand es zufällig auf der Karte einer Kollegin entdeckt.

    3. Copilot nimmt Präsenzgespräche auf, ohne die Gegenseite zu informieren (MC1437679)

    Was passiert: Die mobile Copilot-App für iOS und Android bekommt eine Aufnahmefunktion. Beschäftigte können damit Präsenzgespräche oder Sprachnotizen aufzeichnen und erhalten anschließend im Copilot Chat ein automatisch erzeugtes Transkript samt Zusammenfassung. Eine Aufnahme darf bis zu 120 Minuten lang sein und läuft im Hintergrund weiter, wenn die App gewechselt wird. Die Audiodatei landet in OneDrive der aufnehmenden Person. Für alle Nutzer mit Copilot-Lizenz ist die Funktion standardmäßig aktiviert. Allgemeine Verfügbarkeit ab Ende August 2026.

    Warum das brennt: Das ist keine Meeting-Aufzeichnung in Teams mehr, bei der ein Banner erscheint und alle es wissen. Das ist eine Aufnahmemöglichkeit für jedes Gespräch, im Büro, im Flur, beim Kunden. Microsoft schreibt in der Ankündigung selbst, dass die App die übrigen Gesprächsteilnehmer nicht über den Aufnahmestart informiert, und verweist die Verantwortung für erforderliche Einwilligungen an die Nutzer. Damit wandert eine Frage, die bisher technisch beantwortet war, in die Verantwortung Einzelner.

    Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:

    1. Bestandsaufnahme: Ist die mobile Copilot-App im Haus verteilt? Wird sie über Intune verwaltet? Wie viele Beschäftigte haben eine Copilot-Lizenz? Ohne diese drei Antworten lässt sich die Reichweite nicht einschätzen.
    2. Steuerbarkeit klären: Fragen Sie konkret, mit welchen Mitteln sich die Funktion einschränken lässt, und lassen Sie sich die Antwort belegen. Microsoft nennt die Verwaltung der mobilen App als Ansatzpunkt, einen eigenen Schalter für die Aufnahmefunktion nennt die Ankündigung nicht.
    3. Das Hinweisproblem benennen: Verabreden Sie, wie Beschäftigte darüber informiert werden, dass die App die Gegenseite nicht warnt. Wer die Funktion nutzt, sollte wissen, dass der Hinweis von ihm selbst kommen muss.
    4. Ablage und Aufbewahrung regeln: Aufnahme, Transkript und Zusammenfassung erben die Berechtigungen und Regeln von OneDrive. Klären Sie, welche Aufbewahrungsdauer gilt, ob Vertraulichkeitskennzeichnungen greifen und wer im Rahmen von Auskunfts- oder Ermittlungsvorgängen darauf zugreifen kann.
    5. Sensible Gesprächssituationen ausnehmen: Personalgespräche, Konfliktgespräche und Gespräche mit der Interessenvertretung gehören ausdrücklich adressiert. Technisch ist eine solche Aufnahme von einer normalen Sprachnotiz nicht zu unterscheiden, deshalb muss die Regel es sein.

    Was noch im Juli-Newsletter steht

    21 weitere Einträge, darunter drei, die wir im August weiter beobachten. Purview greift künftig auf den Netzwerkverkehr durch (MC1419797): Über die Verbindung mit Entra Internet Access wirken Klassifizierung und Datenverlustschutz nicht mehr nur in den Microsoft-Anwendungen, sondern auf Ebene der Internetverbindung, mit Anbindung an das Insider Risk Management. Allgemeine Verfügbarkeit ab Ende September. Teams erzeugt KI-Archivdateien zu Besprechungen (MC1429018), standardmäßig aktiv, für Nutzer nicht einsehbar, gekoppelt an das gespeicherte Transkript. Und das Insider Risk Management bekommt freie Notizfelder, erweiterte Angaben zur Person einschließlich letztem Arbeitstag sowie eine KI-gestützte Vorsortierung der Meldungen (MC1430534, MC1430536, MC1438568).

    Unsere Einordnungen sind fachlicher Arbeitsstand aus technischer Sicht und keine Rechtsberatung. Wir sagen, was eine Funktion technisch tut, was sich einstellen lässt und welche Stelle im Haus das bewerten muss. Die rechtliche Bewertung bleibt dort, wo sie hingehört.

    Den vollständigen Monatsüberblick gibt es mit unserem M365 Compliance Radar: improve-it.gmbh/m365-compliance-radar

  • Microsoft 365 und Datenschutz 2026: Pro und Kontra, Teil 9: Beschäftigte und Gesamtbild

    Microsoft 365 und Datenschutz 2026: Pro und Kontra, Teil 9: Beschäftigte und Gesamtbild

    Der Blick auf die Beschäftigten und das Ganze

    Dieser abschließende Teil unserer Linkedin-Serie nimmt sich den Streitpunkt vor, der im Unternehmenseinsatz oft der wichtigste ist, den Beschäftigtendatenschutz. Danach fügen wir die Debatte zu einem Gesamtbild zusammen, ohne sie aufzulösen. Wie in der ganzen Reihe stehen das Kontra und das Pro nebeneinander, gefolgt von einer Einordnung. Es ist eine fachliche Einordnung und keine Rechtsberatung.

    Streitpunkt 8: Beschäftigtendatenschutz und Überwachungswerkzeuge

    Kontra. Im Unternehmenseinsatz ist Microsoft 365 vor allem ein System zur Verarbeitung von Beschäftigtendaten, und die Rechtsgrundlage ist seit dem Urteil C-34/21 unsicher. § 26 Absatz 1 Satz 1 BDSG gilt überwiegend als unanwendbar, ein Beschäftigtendatengesetz fehlt. Die Verarbeitung muss unmittelbar auf Artikel 6 DSGVO gestützt werden, bei den umfangreichen Protokoll-, Auswertungs- und KI-Funktionen eine anspruchsvolle Abwägung. Hinzu kommt die Mitbestimmung nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG und der Doppelcharakter der Werkzeuge, denn Defender, Viva Insights, Insider Risk Management und Communication Compliance sind leistungsfähige Überwachungsinfrastrukturen. Eine Betriebsvereinbarung bindet den Zweck, ist aber widerrufbar, während die technische Fähigkeit installiert bleibt.

    Pro. Die durch das Urteil ausgelöste Unsicherheit betrifft jede Verarbeitung von Beschäftigtendaten, nicht speziell Microsoft 365, und ist über eine Betriebsvereinbarung als Grundlage im Sinne des Artikel 88 DSGVO lösbar, was etablierte und anerkannte Praxis ist. Der Einwand, die technische Fähigkeit bleibe installiert, trifft auf praktisch jedes IT-System mit Protokollfunktionen zu und kann daher kein spezifisches Ausschlusskriterium sein. Die anerkannte Risikominderung besteht in Governance, also Betriebsvereinbarung, Zweckbindung, Pseudonymisierung, Rollentrennung und Protokollierung, nicht im Verzicht auf die Technik. Mehrere der sensibelsten Werkzeuge sind zudem datenschutzfreundlich voreingestellt.

    Einordnung. Unstrittig ist, dass Microsoft 365 überwachungsgeeignete Funktionen enthält und damit mitbestimmungspflichtig ist und dass die Rechtsgrundlage für Beschäftigtendaten nach dem Urteil unmittelbar aus der DSGVO und einer Betriebsvereinbarung abzuleiten ist. Die Positionen unterscheiden sich darin, ob die fortbestehende technische Überwachungsfähigkeit ein eigenständiges, durch Governance nicht vollständig auflösbares Risiko darstellt oder ob die organisatorische Bindung das anerkannte und ausreichende Mittel ist. Diese Frage ist weniger eine Tatsachen- als eine Bewertungs- und Vertrauensfrage gegenüber der eigenen künftigen Organisationsführung.

    Das Gesamtbild: Was unstrittig ist und was offen bleibt

    Über die neun Streitpunkte hinweg lässt sich klar trennen, was zwischen den Positionen unstrittig und was umkämpft ist. Diese Trennung ist selbst die nützlichste Orientierung, denn sie zeigt, worüber man nicht mehr streiten muss und worüber die eigene Abwägung zu entscheiden hat.

    Empirisch weitgehend belegt und zwischen beiden Seiten unstrittig sind die US-Rechtslage und die grundsätzliche Zugriffsmöglichkeit, die Existenz dokumentierter Ausnahmen der EU Data Boundary und der Flex-Routing-Voreinstellung, ein nicht vollständig abschaltbarer Telemetrie-Reststrom, das Fortbestehen der Festlegung von 2022 neben der Verfahrenseinstellung des Europäischen Datenschutzbeauftragten und dem hessischen Bericht, die produktive Existenz von Alternativen mit eigenen Funktions- und Kostenprofilen sowie die Mitbestimmungspflicht überwachungsgeeigneter Funktionen.

    Offen und Gegenstand der Kontroverse bleiben dagegen die Fragen, ob für die Zulässigkeit die abstrakte Zugriffsmöglichkeit oder die konkrete Eintrittswahrscheinlichkeit maßgeblich ist, ob nicht selbst prüfbare, aber extern testierte Zusagen ein hinreichendes Vertrauensfundament bilden, wie das Opt-out-Prinzip bei Copilot datenschutzrechtlich zu bewerten ist, wie § 25 TDDDG auf die Telemetrie anzuwenden ist, ob organisatorische Governance den Doppelcharakter überwachungsgeeigneter Technik hinreichend einhegt, und schließlich der Ausgang des Verfahrens vor dem Europäischen Gerichtshof sowie die weitere Entwicklung des US-Rechts.

    Ein Wort zum Schluss

    Wie diese offenen Punkte zu gewichten sind und welche Schlussfolgerung daraus für eine konkrete Organisation folgt, ist eine Abwägung, die wir bewusst nicht treffen. Sie hängt vom Schutzbedarf der Daten, von der Branche, der vorhandenen IT-Kompetenz und der Risikobereitschaft ab und liegt beim Verantwortlichen im Sinne der DSGVO. Was wir liefern, ist der Sachstand, die technischen Stellhebel und eine Struktur für die Abwägung, nicht die Entscheidung selbst.

    Der zweite Bericht und die Quellen

    Damit endet unsere Pro-und-Kontra-Reihe. Die vollständige Fassung mit allen neun Streitpunkten, jeweils in der ausführlichen Gegenüberstellung von These, Gegenthese und Einordnung, erscheint zeitgleich mit diesem neunten Teil als eigenes Gesamtdokument. Sämtliche Quellen und Verzeichnisse sind darin enthalten und amtlich oder durch Originaldokumente des Herstellers belegt. Dieses zweite Dokument bildet zusammen mit der Bestandsaufnahme aus den Teilen 1 bis 5 das komplette Bild.

    So unterstützt improve it

    Die improve it GmbH aus Weingarten bei Karlsruhe ist auf Datenschutz, Informationssicherheit und Compliance rund um Microsoft 365 spezialisiert. Wir verbinden technische Expertise mit Datenschutz- und Informationssicherheitswissen, von der Tenant-Konfiguration bis zur Betriebsvereinbarung. Mit dem M365 Compliance Radar überwachen wir Konfigurationen fortlaufend und machen Änderungen für Datenschutz und Betriebsrat transparent. Beide Berichte sowie die konkreten Arbeitshilfen, die Konfigurations-Checkliste, den Leitfaden zur Datenschutz-Folgenabschätzung und die Souveränitäts-Entscheidungsmatrix, stellen wir Ihnen in einem kostenfreien Infopaket zur Verfügung. Fordern Sie es an, und wir klären Ihre wichtigsten Fragen in einem kostenfreien Erstgespräch.

    In dieser Reihe

    Teil 6: Vertrauen und Zugriff. Teil 7: Copilot und Telemetrie. Teil 8: Aufsicht, Souveränität und Alternativen. Teil 9: Beschäftigte und Gesamtbild.

    Einstieg verpasst? Schauen Sie unsere Einordnungsserie Teil 1: Warum die Frage neu zu stellen ist, Teil 2: Der lange Arm der USA, Teil 3: Die EU Data Boundary und die Aufsichtsbehörden, Teil 4: Copilot, die KI-Modelle und die Mitbestimmung, Teil 5: Digitale Souveränität und das Fazit.

    Dieser Beitrag gibt den Recherchestand Juni 2026 wieder. Er ist eine fachliche Einordnung einer Datenschutzberatung, stellt keine Rechtsberatung im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes dar und ersetzt keine anwaltliche Prüfung des Einzelfalls.

  • Microsoft 365 und Datenschutz 2026: Pro und Kontra, Teil 8: Aufsicht, Souveränität und Alternativen

    Microsoft 365 und Datenschutz 2026: Pro und Kontra, Teil 8: Aufsicht, Souveränität und Alternativen

    Die politische und strategische Ebene

    Nach den grundsätzlichen und den technischen Fragen richtet sich dieser Teil unserer Linkedin-Serie auf die politische und strategische Ebene. Drei Streitpunkte gehören zusammen: die Bewertung der Aufsichtsbehörden, die Frage, was Souveränität überhaupt bedeutet, und die Frage, ob es ernsthafte Alternativen gibt. Wie in der ganzen Reihe stehen das Kontra und das Pro nebeneinander, gefolgt von einer Einordnung. Es ist eine fachliche Einordnung und keine Rechtsberatung.

    Streitpunkt 5: Die aufsichtsbehördliche Lage

    Kontra. Die positiven Signale von 2025 tragen weniger weit, als die mediale Rezeption nahelegt. Die Festlegung der Datenschutzkonferenz von 2022 ist nicht förmlich aufgehoben, eine bundesweit einheitliche Neubewertung fehlt. Der Bericht des Hessischen Beauftragten spricht nur für Hessen und beruht auf einer rechtlichen Würdigung ohne technische Prüfung, und Baden-Württemberg hält seine kritische Linie aufrecht. Die Einstellung des Verfahrens durch den Europäischen Datenschutzbeauftragten betrifft die individuell nachverhandelten Konditionen der EU-Kommission und ist ausdrücklich keine generelle Konformitätsbestätigung. Hinzu kommt die strukturelle Unsicherheit der Transfergrundlage.

    Pro. Die Bewegung der Aufsichtsbehörden weist klar in Richtung nutzbar mit Auflagen. Mit dem Europäischen Datenschutzbeauftragten hat die Datenschutzbehörde der EU selbst ein Verfahren eingestellt, nachdem Microsoft strukturelle Nachbesserungen vorgenommen und über verbesserte Vertragskonditionen allen Kunden zugänglich gemacht hat. Der Hessische Beauftragte hat seine Bewertung mit dem Bayerischen Landesamt abgestimmt. Die Festlegung von 2022 datiert vor der EU Data Boundary und dem überarbeiteten Datenschutznachtrag und gilt zunehmend als überholt. Die Latombe-Entscheidung hat das Framework bestätigt, und eine generelle behördliche Untersagung existiert nicht.

    Einordnung. Belegt ist, dass die Festlegung von 2022 fortbesteht, dass der Europäische Datenschutzbeauftragte sein Verfahren eingestellt und dabei eine Gesamtbestätigung ausdrücklich vermieden hat und dass mit dem Hessischen Beauftragten erstmals eine deutsche Aufsichtsbehörde eine positive, rechtliche und nicht technische Gesamtbewertung abgegeben hat. Die Lage ist uneinheitlich und in Bewegung. Die Positionen unterscheiden sich darin, ob das Glas als halb leer oder halb voll gelesen wird. Eine konsolidierte bundesweite Neubewertung steht aus.

    Streitpunkt 6: Digitale Souveränität

    Kontra. Microsofts Souveränitätsangebote adressieren die Jurisdiktionsfrage, bleiben aber Microsoft-Technologie unter Microsoft-Lizenz, Updatehoheit und geistigem Eigentum. Eine über Updates und proprietäre Technologie fortbestehende Abhängigkeit relativiert die Souveränität, denn Kontrolle über den Betrieb ist nicht dasselbe wie Kontrolle über die Technologie. Hinzu kommt die Bindung an den Anbieter als eigenständiges Souveränitätsrisiko, denn proprietäre Formate, der zentrale Identitäts-Layer und tiefe Abhängigkeiten in den Schnittstellen erzeugen eine strukturelle Abhängigkeit mit geopolitischer Hebelwirkung.

    Pro. Souveränität ist ein Spektrum, kein binärer Zustand. Die Angebote, von Microsoft 365 Local bis zur netzgetrennten Variante, die von SAP und Arvato betriebene Delos Cloud und die externe Schlüsselverwaltung, senken den US-Zugriff für Organisationen mit hohem Schutzbedarf real und gestuft. Eine Bindung an den Anbieter besteht bei jeder Plattform, auch bei quelloffenen Lösungen entstehen Migrationskosten und Know-how-Bindung, und der EU Data Act sowie Standardformate mildern sie regulatorisch. Das geopolitische Szenario eines Abschaltens ist spekulativ und hätte für Microsoft selbst erhebliche rechtliche und kommerzielle Folgen.

    Einordnung. Unstrittig ist, dass die Souveränitätsangebote die US-Jurisdiktion organisatorisch und technisch zurückdrängen, ohne die technologische Lieferkette vom Hersteller zu lösen. Die Kontroverse betrifft die Definition von Souveränität. Die kritische Seite setzt sie mit Kontrolle über die Technologie gleich, die Gegenseite mit einem abstufbaren Grad an Kontrolle über Daten und Betrieb. Die Bindung an den Anbieter ist als Tatsache belegt, ihre geopolitische Zuspitzung ist prognostisch und damit nicht belegbar, sondern Gegenstand der Risikoeinschätzung.

    Streitpunkt 7: Die Verfügbarkeit von Alternativen

    Kontra. Die Behauptung, zu Microsoft 365 gebe es keine ernsthafte Alternative, ist empirisch nicht mehr haltbar. Frankreich hält Microsoft 365 per Verwaltungsdoktrin aus der sensiblen Staatsverwaltung heraus und baut eigene souveräne Lösungen auf. In Deutschland sind Nextcloud und die vom Bundesinnenministerium getragene Suite openDesk produktiv im Einsatz, bis hin zur Bundeswehr und zur Bundescloud, und Schleswig-Holstein hat einen Großteil seiner Arbeitsplätze auf freie Software umgestellt. Wer in der eigenen Risikoanalyse zu einem kritischen Ergebnis kommt, hat damit dokumentierte, erprobte Auswege.

    Pro. Die Alternativen haben dokumentierte Grenzen: Funktionslücken vor allem bei KI und Integration, in der Vollkostenrechnung oft höhere Gesamtkosten und die Tatsache, dass sie das Risiko verschieben, statt es zu beseitigen, denn im Eigenbetrieb gehören alle Sicherheits- und Verfügbarkeitsfehler der Organisation selbst. Die zitierten Erfolge stammen überwiegend aus dem öffentlichen, teils geförderten Sektor und sind teils noch im Aufbau. Die Übertragbarkeit auf privatwirtschaftliche Organisationen mit anderer Ressourcenlage ist nicht ohne Weiteres gegeben.

    Einordnung. Belegt ist die produktive Existenz europäischer und quelloffener Alternativen in mehreren großen Organisationen, womit die Aussage der Alternativlosigkeit als Pauschalbehauptung widerlegt ist. Belegt sind ebenso die Unterschiede bei Funktion, Kosten und Betrieb. Die Positionen unterscheiden sich nicht im Ob, sondern in der Eignung für einen konkreten Anwendungsfall. Ob eine Alternative trägt, hängt von Schutzbedarf, IT-Kompetenz, Funktionsanforderungen und Gesamtkosten ab und ist damit eine fallbezogene Abwägung.

    In dieser Reihe

    Teil 6: Vertrauen und Zugriff. Teil 7: Copilot und Telemetrie. Teil 8: Aufsicht, Souveränität und Alternativen. Teil 9: Beschäftigte und Gesamtbild. Am Ende der Reihe erscheint ein eigenes Gesamtdokument mit allen Quellen und Verzeichnissen.

    Einstieg verpasst? Schauen Sie unsere Einordnungsserie Teil 1: Warum die Frage neu zu stellen ist, Teil 2: Der lange Arm der USA, Teil 3: Die EU Data Boundary und die Aufsichtsbehörden, Teil 4: Copilot, die KI-Modelle und die Mitbestimmung, Teil 5: Digitale Souveränität und das Fazit.

    Sie möchten nicht auf die anderen Beiträge warten? Fordern Sie unseren vollständigen Expertenbericht an.

    Herausgeber ist die improve it GmbH aus Weingarten bei Karlsruhe. Dieser Beitrag gibt den Recherchestand Juni 2026 wieder, ist eine fachliche Einordnung und stellt keine Rechtsberatung dar.

  • Microsoft 365 und Datenschutz 2026: Pro und Kontra, Teil 7: Copilot und Telemetrie

    Microsoft 365 und Datenschutz 2026: Pro und Kontra, Teil 7: Copilot und Telemetrie

    Die Technik im Streit

    Teil 6 unserer Linkedin-Serie hat die grundsätzlichen Fragen von Vertrauen und Zugriff behandelt. Dieser Teil geht auf zwei konkrete technische Streitpunkte, an denen sich die Debatte besonders reibt: den Verarbeitungsort von Copilot und die Telemetrie unterhalb der Cloud-Ebene. Wie in der ganzen Reihe stehen sich das kritische Argument, das Kontra, und die Gegenposition, das Pro, gegenüber, gefolgt von einer Einordnung. Es ist eine fachliche Einordnung und keine Rechtsberatung.

    Streitpunkt 3: Copilot und der Verarbeitungsort

    Kontra. Der Trend bei Copilot weist aus Europa hinaus. Mit Flex Routing hat Microsoft eine Voreinstellung eingeführt, die die Verarbeitung bei Lastspitzen in Drittländer umleitet und seit dem 17. April 2026 auch für bestehende EU- und EFTA-Tenants standardmäßig aktiviert ist, ein Opt-out-Modell, das im Spannungsverhältnis zum Datenschutz durch Voreinstellung nach Artikel 25 Absatz 2 DSGVO steht. Die Anthropic-Modelle sind ganz von der Grenze ausgenommen, die xAI-Modelle laufen außerhalb des Microsoft-Vertragsrahmens, und neue Dienste starten regelmäßig zuerst außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Auch die Ankündigung eines In-Country Processing für Deutschland wurde später relativiert. Der Pfad des geringsten Widerstands führt damit aus Europa hinaus.

    Pro. Die Verarbeitung ist konfigurierbar. Der OpenAI-Pfad innerhalb der Grenze ist das Standardmodell, Flex Routing lässt sich abschalten, und die gespeicherten Daten bleiben auch bei aktiviertem Flex Routing in der Grenze. Gerade wegen der europäischen Nachfrage investiert Microsoft erheblich in EU-Datenresidenz und die Sovereign Cloud, der Trend umfasst also auch ein wachsendes Angebot an EU-Optionen. Dass neue Funktionen zuerst außerhalb des Wirtschaftsraums erscheinen, ist überwiegend ein Phänomen des Produktlebenszyklus, und die spätere Freigabe nach regulatorischer Klärung ist eher Ausdruck von Compliance als ihrer Umgehung.

    Einordnung. Belegt sind sowohl die kritischen Voreinstellungen, also die Flex-Routing-Voreinstellung, die Ausnahme der Nicht-OpenAI-Modelle und die US-first-Rollouts, als auch die EU-konformen Konfigurationsmöglichkeiten und die Souveränitätsinvestitionen. Die Positionen unterscheiden sich darin, ob man die Voreinstellungen zum Maßstab nimmt, also was ohne Eingriff geschieht, oder den konfigurierbaren Zielzustand, also was bei sachgerechter Einrichtung möglich ist. Praktisch konvergieren beide darin, dass ein EU-naher Copilot-Betrieb eine bewusste, fortlaufend zu pflegende Konfiguration erfordert. Strittig bleibt die Bewertung des Opt-out-Prinzips.

    Streitpunkt 4: Telemetrie und Diagnosedaten

    Kontra. Unterhalb der Cloud-Debatte liegt ein nie ausgeräumtes Problem. Eine vom BSI beauftragte Telemetrie-Analyse und die Prüfung des LfDI Baden-Württemberg haben dokumentiert, dass bestimmte Diagnose- und erforderliche Servicedaten sich nicht vollständig abschalten lassen und an Microsoft übermittelt werden, auch in die USA. Der LfDI hielt die Risiken der geprüften Schulversion für inakzeptabel hoch. Rechtlich ist § 25 TDDDG einschlägig, der für den Zugriff auf Endgeräte grundsätzlich eine Einwilligung verlangt, sofern er nicht unbedingt erforderlich ist. Eine breite, produktverbessernde Telemetrie dürfte diese enge Ausnahme nicht erfüllen.

    Pro. Es handelt sich überwiegend um Diagnose- und Sicherheitsdaten, die sich auf die Stufe erforderlich reduzieren lassen und pseudonymisiert sind. Der verbleibende Datenstrom dient der Patch- und Bedrohungserkennung und damit einem eigenen Schutzziel nach Artikel 32 DSGVO. Die maßgeblichen technischen Untersuchungen beziehen sich auf ältere Windows- und M365-Stände, die Konfigurierbarkeit hat sich seither erweitert, und Microsoft hat für die erforderliche Stufe vertragliche Zusagen als Auftragsverarbeiter abgegeben. Die enge Auslegung von § 25 TDDDG ist zudem nicht speziell für Microsoft 365 amtlich festgestellt.

    Einordnung. Die technische Tatsache, dass ein nicht vollständig abschaltbarer Diagnosedatenstrom existiert, ist belegt, ebenso, dass er sich konfigurativ reduzieren lässt. Die Positionen bewerten denselben Reststrom unterschiedlich, als verbleibendes Datenschutzrisiko oder als sicherheitsfunktional erforderlich und verhältnismäßig. Die rechtliche Einordnung unter § 25 TDDDG ist mangels spezifischer amtlicher Feststellung für Microsoft 365 offen, und die Aktualität der zugrunde liegenden Studien ist ein eigener, im Einzelfall zu prüfender Faktor.

    In dieser Reihe

    Teil 6: Vertrauen und Zugriff. Teil 7: Copilot und Telemetrie. Teil 8: Aufsicht, Souveränität und Alternativen. Teil 9: Beschäftigte und Gesamtbild. Am Ende der Reihe erscheint ein eigenes Gesamtdokument mit allen Quellen und Verzeichnissen.

    Einstieg verpasst? Schauen Sie unsere Einordnungsserie Teil 1: Warum die Frage neu zu stellen ist, Teil 2: Der lange Arm der USA, Teil 3: Die EU Data Boundary und die Aufsichtsbehörden, Teil 4: Copilot, die KI-Modelle und die Mitbestimmung, Teil 5: Digitale Souveränität und das Fazit.

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    Herausgeber ist die improve it GmbH aus Weingarten bei Karlsruhe. Dieser Beitrag gibt den Recherchestand Juni 2026 wieder, ist eine fachliche Einordnung und stellt keine Rechtsberatung dar.

  • Microsoft 365 und Datenschutz 2026: Pro und Kontra, Teil 6: Vertrauen und Zugriff

    Microsoft 365 und Datenschutz 2026: Pro und Kontra, Teil 6: Vertrauen und Zugriff

    Vom Sachstand zur Streitfrage

    In den ersten fünf Teilen unserer Linkedin-Serie haben wir den Stand 2026 möglichst neutral eingeordnet. Ab hier drehen wir die Perspektive und stellen die strittigen Punkte als das dar, was sie sind: eine Kontroverse. Zu jedem Streitpunkt steht das kritische Argument, das Kontra, der Gegenposition, dem Pro, gegenüber, gefolgt von einer Einordnung, die den Stand der Diskussion beschreibt.

    Wir lösen die Kontroverse bewusst nicht auf und sprechen keine Empfehlung aus. Beide Seiten sind jeweils so stark wie möglich formuliert. Das bedeutet nicht, dass improve it die jeweilige Seite teilt. Es ist eine fachliche Einordnung und keine Rechtsberatung. Dieser Teil nimmt sich die beiden grundlegendsten Fragen vor: Kann man den Zusagen überhaupt trauen, und wie schwer wiegt der mögliche Zugriff durch US-Behörden?

    Streitpunkt 1: Verifizierbarkeit, Dokumentation gegen Vertrauen

    Kontra. Nahezu alle positiven Bewertungen beruhen auf Zusagen und auditierten Selbstauskünften eines Anbieters mit geschlossenem Quellcode, die ein Kunde technisch nicht unabhängig überprüfen kann. Die zentralen Aussagen, etwa dass Daten in der Grenze bleiben oder Eingaben nicht zum Training genutzt werden, sind vertragliche Zusagen. Die zugrunde liegenden Audit-Berichte sind nur unter Geheimhaltung einsehbar, ein unabhängiges Quellcode-Audit ist bei proprietärer Software ausgeschlossen. Dass das Vertrauen auch empirisch angreifbar ist, zeigt Microsofts eigene Sicherheitsbilanz, vom Storm-0558-Einbruch, dem ein amtliches Prüfgremium eine unzureichende Sicherheitskultur attestierte, bis zur Kompromittierung eigener Konzern-Postfächer Anfang 2024.

    Pro. Nicht-Überprüfbarkeit ist kein Sonderfall von Microsoft 365, sondern der Normalfall komplexer, arbeitsteiliger Systeme. Die Gesellschaft begegnet ihm seit jeher mit unabhängigen Testaten durch akkreditierte Dritte, etwa nach ISO 27001, 27017, 27018 und BSI C5, die genau die Funktion haben, eine nicht selbst prüfbare Leistung extern zu beglaubigen. Die Sicherheitsvorfälle lassen sich auch umgekehrt lesen: Öffentliche Aufarbeitung und messbare Konsequenzen sind ein Rechenschaftsmechanismus, den ein selbstgehosteter Betrieb so nicht kennt, wo Vorfälle häufiger unentdeckt bleiben. Auch quelloffene Software ist nur theoretisch vollständig prüfbar, wenn niemand den Code tatsächlich prüft.

    Einordnung. Beide Seiten teilen den Befund, dass eine vollständige technische Eigenprüfung nicht möglich ist, und bewerten dieselbe Tatsache unterschiedlich. Belegt ist, dass die Audit-Berichte existieren, dass die Zertifikate ein Managementsystem und nicht jede Einzelverarbeitung bestätigen und dass die genannten Vorfälle stattgefunden haben. Offen und letztlich eine Wertungsfrage bleibt, welches Maß an Vertrauen in einen extern testierten, aber nicht quelloffenen Anbieter unter fremder Jurisdiktion angemessen ist.

    Streitpunkt 2: EU Data Boundary und der US-Rechtszugriff

    Kontra. Die EU Data Boundary regelt, wo Daten gespeichert und verarbeitet werden, nicht, wer rechtlich auf sie zugreifen darf. Der CLOUD Act verpflichtet US-Unternehmen zur Herausgabe unabhängig vom Speicherort, und FISA Section 702, der Anlass der Schrems-II-Entscheidung, gilt fort und war Mitte 2026 nur befristet verlängert. Microsofts Rechtsdirektor für Frankreich räumte unter Eid ein, nicht garantieren zu können, dass Daten französischer Bürger niemals an US-Behörden gelangen. Verschärfend kommt hinzu, dass auch pseudonymisierte Daten die Grenze in engen Ausnahmen verlassen dürfen und weiterhin personenbezogen sind, und dass Verschlüsselung nur bei kundengehaltenen Schlüsseln schützt, die zugleich die KI-Funktionen ausschließen.

    Pro. Die herrschende rechtliche Linie ist, dass das abstrakte Risiko eines Drittstaatszugriffs für sich genommen keine Unzulässigkeit begründet, so das Oberlandesgericht Karlsruhe und ein Teil der Literatur. Tatsächliche behördliche Zugriffe auf EU-Unternehmensdaten sind nach den Transparenzberichten selten und prozedural eingehegt. Microsoft hat sich gegen Herausgabeanordnungen gerichtlich gewehrt und sagt vertraglich zu, Anordnungen anzufechten und Kunden zu informieren. Der Angemessenheitsbeschluss zum Data Privacy Framework ist in Kraft und hat mit der Latombe-Entscheidung die erste gerichtliche Prüfung überstanden.

    Einordnung. Unstrittig ist die US-Rechtslage und damit die grundsätzliche Möglichkeit eines Zugriffs, unstrittig ist auch, dass das Framework derzeit gilt und zugleich erneut vor dem Europäischen Gerichtshof angegriffen ist. Die Kontroverse verläuft entlang der Frage, ob für die Zulässigkeit die abstrakte Zugriffsmöglichkeit maßgeblich ist oder die konkrete Eintrittswahrscheinlichkeit samt ihrer vertraglichen Einhegung. Diese Frage ist juristisch nicht abschließend geklärt und hängt zusätzlich vom Ausgang des Verfahrens und der Entwicklung des US-Rechts ab.

    In dieser Reihe

    Die Pro-und-Kontra-Reihe setzt die Einordnungsserie Teil 1: Warum die Frage neu zu stellen ist, Teil 2: Der lange Arm der USA, Teil 3: Die EU Data Boundary und die Aufsichtsbehörden, Teil 4: Copilot, die KI-Modelle und die Mitbestimmung, Teil 5: Digitale Souveränität und das Fazit fort.

    Teil 6: Vertrauen und Zugriff. Teil 7: Copilot und Telemetrie. Teil 8: Aufsicht, Souveränität und Alternativen. Teil 9: Beschäftigte und Gesamtbild. Am Ende der Reihe erscheint ein eigenes Gesamtdokument mit allen Quellen und Verzeichnissen.

    Sie möchten nicht auf die anderen Beiträge warten? Fordern Sie unseren vollständigen Expertenbericht an.

    Herausgeber ist die improve it GmbH aus Weingarten bei Karlsruhe. Dieser Beitrag gibt den Recherchestand Juni 2026 wieder, ist eine fachliche Einordnung und stellt keine Rechtsberatung dar.

  • Microsoft 365 und Datenschutz 2026: Die große Einordnung, Teil 5: Digitale Souveränität und das Fazit

    Microsoft 365 und Datenschutz 2026: Die große Einordnung, Teil 5: Digitale Souveränität und das Fazit

    Worum es in Teil 5 geht

    Die vorangegangenen Teileunserer Linkedin-Serie haben die Restfragen benannt: CLOUD Act und FISA, ein Framework unter gerichtlicher Beobachtung, KI-Modelle außerhalb der europäischen Datengrenze und Dienste, die zuerst außerhalb Europas starten. Dieser abschließende Teil zeigt, welche Wege im Umgang mit diesen Restfragen offenstehen, und zieht das Fazit. Es ist eine fachliche Einordnung und keine Rechtsberatung.

    Drei grundsätzlich verschiedene Wege

    Auf die strukturellen Restfragen gibt es drei plausible Antworten, und alle drei sind je nach Ergebnis der eigenen Risikoanalyse vertretbar. Der erste Weg bleibt bei Microsoft und nutzt die Souveränitätsangebote des Herstellers. Der zweite wechselt den Anbieter. Der dritte untersagt den Einsatz für bestimmte Bereiche, wie es Frankreich vormacht.

    Der erste Weg: Microsofts Souveränitätsportfolio

    Für Organisationen, denen die Zusagen der EU Data Boundary nicht genügen, hat Microsoft ein gestuftes Souveränitätsportfolio aufgebaut. Es reicht von der Sovereign Public Cloud mit zusätzlichen Kontrollen in EU-Rechenzentren über die Sovereign Private Cloud mit Microsoft 365 Local, bei der Kernworkloads auf eigener Infrastruktur laufen, bis zu nationalen Partner-Clouds. In Deutschland ist das für den öffentlichen Sektor die Delos Cloud, eine SAP-Tochter, betrieben auf Azure-Technologie. Diese Angebote entziehen Daten und Betrieb der US-Jurisdiktion weitergehend, verbunden allerdings mit erheblichen Kosten, Funktionseinbußen vor allem bei KI-Features und eigener Betriebsverantwortung.

    Der zweite Weg: Europäische Alternativen

    Wer den Anbieterwechsel erwägt, findet im deutschen Markt zwei etablierte Kandidaten, beide quelloffen und beim Betrieb in Europa ohne strukturellen US-Jurisdiktionsbezug. Nextcloud ist eine Open-Source-Kollaborationsplattform mit Dateiablage, Chat, Videokonferenz, Groupware und Office-Funktionen, inzwischen ergänzt um einen selbst hostbaren KI-Assistenten. Sie skaliert vom NAS im Kleinunternehmen bis zur Bundescloud der Bundesverwaltung. openDesk ist die vom Bundesinnenministerium getragene, über das Zentrum für Digitale Souveränität bereitgestellte souveräne Arbeitsplatzsuite, ein integriertes Paket quelloffener Komponenten. Sie ist beim Robert-Koch-Institut produktiv im Einsatz und Gegenstand eines mehrjährigen Rahmenvertrags der BWI für die Bundeswehr, technisch aber eine Lösung für Rechenzentrums- oder Cloud-Betrieb und nicht für Kleinstumgebungen gedacht. Dass ein Umstieg auch in der Fläche gelingt, zeigt Schleswig-Holstein, das bis Ende 2025 rund 80 Prozent der Arbeitsplätze seiner Landesverwaltung auf LibreOffice umgestellt hat. Der Preis dieses Weges ist Migrationsaufwand, geringere Funktionstiefe und eigene Betriebsverantwortung.

    Der dritte Weg: Die staatliche Doktrin Frankreichs

    Frankreich hat als einziger großer Mitgliedstaat eine explizite Linie gegen Microsoft 365 in der Verwaltung etabliert und über Jahre ausgebaut. Grundlage ist eine Doktrin, nach der Systeme mit sensiblen Daten kommerzielle Clouds nur nutzen dürfen, wenn diese nach dem staatlichen Standard SecNumCloud qualifiziert und gegen extraterritoriales Nicht-EU-Recht immunisiert sind. Auf dieser Basis dürfen Ministerien nicht zu Microsoft 365 migrieren, und der Einsatz an Schulen wurde untersagt. Eine Untersuchungskommission des Senats legte 2025 zahlreiche Empfehlungen für mehr Souveränität vor, ein zentrales staatliches Datenprojekt wird zu einem französischen Anbieter migriert, und alle Ministerien wurden verpflichtet, ihre Abhängigkeiten zu reduzieren. Das ist kein Gesetz gegen Microsoft, sondern eine Verwaltungsdoktrin mit realer Steuerungswirkung. Wer in der eigenen Abwägung zu einem ähnlichen Ergebnis kommt, bewegt sich damit auf der Linie einer großen europäischen Verwaltung.

    Das Fazit in sieben Punkten

    Erstens: Die Plattformlage hat sich seit 2022 messbar verbessert. Wer heute behauptet, Microsoft 365 sei per se nicht konform betreibbar, argumentiert an der dokumentierten Entwicklung vorbei. Zweitens: Die Festlegung von 2022 besteht formal fort, und eine bundesweit einheitliche, aktuelle Gesamtbewertung fehlt. Die positive hessische Bewertung beruht auf einer rechtlichen, nicht technischen Prüfung. Drittens: Die strukturellen Transferfragen sind nicht erledigt, sondern vertagt, das Framework steht erneut vor Gericht, und die US-Rechtslage war zum Redaktionsschluss nur befristet gesichert.

    Viertens: Copilot verschiebt die Prüfung von der Plattform auf das Modell, weshalb nur die konfigurationsbezogene Einzelprüfung belastbar ist. Fünftens: Neue Dienste starten regelmäßig außerhalb Europas, was Konformität zu einer laufenden Aufgabe macht. Sechstens: Zertifikate belegen Sicherheit, nicht Rechtmäßigkeit, und eine Datenschutz-Zertifizierung nach Artikel 42 DSGVO existiert für Microsoft 365 nicht. Siebtens: Es gibt gangbare Alternativwege, und es gibt Staaten, die sie gehen.

    Die Gesamteinordnung lautet damit nicht konform oder nicht konform, sondern nach unserer fachlichen Einordnung: Microsoft 365 lässt sich 2026 mit vertretbarem Aufwand auf einer rechtlich verteidigbaren Grundlage betreiben, sofern eine dokumentierte, konfigurationsbezogene und fortlaufend gepflegte Prüfung erfolgt. Diese Einordnung ersetzt keine rechtliche Prüfung des Einzelfalls. Ebenso vertretbar ist es, auf Basis der eigenen Risikoanalyse einen anderen Weg zu wählen. Die verbleibenden Risiken sind benennbar und dokumentierbar. Ob sie tragbar sind, ist eine Abwägung, die niemand dem Verantwortlichen abnimmt, weder Microsoft noch eine Aufsichtsbehörde noch diese Serie.

    Der vollständige Bericht

    Diese Serie hat den Stand 2026 in fünf Teilen eingeordnet. Wer die vollständige Argumentation mit allen Nachweisen braucht, findet sie in unserem ausführlichen Bericht auf über 60 Seiten, mit jeder wesentlichen Aussage belegt durch amtliche Quellen, Gerichtsentscheidungen und Originaldokumente des Herstellers. Sämtliche Quellen und Verzeichnisse sind in diesem Gesamtdokument enthalten, das zeitgleich mit diesem fünften Teil online geht. Den Bericht sowie die konkreten Arbeitshilfen, die Konfigurations-Checkliste, den Leitfaden zur Datenschutz-Folgenabschätzung und die Souveränitäts-Entscheidungsmatrix, stellen wir Ihnen in einem kostenfreien Expertenpaket zur Verfügung.

    Damit endet der erste Teil unserer Einordnung. Ab Teil 6 stellen wir die wichtigsten Argumente in einer Reihe von Pro und Kontra gegenüber, damit Sie sich eine eigene Meinung bilden können. Auch zu dieser Reihe erscheint an ihrem Ende ein eigenes Gesamtdokument mit allen Quellen und Verzeichnissen.

    So unterstützt improve it

    Die improve it GmbH aus Weingarten bei Karlsruhe ist auf Datenschutz, Informationssicherheit und Compliance rund um Microsoft 365 spezialisiert. Wir verbinden technische Expertise mit Datenschutz- und Informationssicherheitswissen, von der Tenant-Konfiguration bis zur Betriebsvereinbarung. Auf Wunsch prüfen wir Ihre Landschaft im Rahmen einer Datenschutzberatung durch einen nach ISO 19011 qualifizierten Auditor und durch zertifizierte Datenschutzbeauftragte; eine rechtsverbindliche Konformitätsbescheinigung ist damit nicht verbunden. Mit dem M365 Compliance Radar überwachen wir Konfigurationen fortlaufend und machen Änderungen für Datenschutz und Betriebsrat transparent. Fordern Sie das Infopaket an, und wir klären Ihre wichtigsten Fragen in einem kostenfreien Erstgespräch.

    In dieser Serie

    Teil 1: Warum die Frage neu zu stellen ist. Teil 2: Der lange Arm der USA. Teil 3: Die EU Data Boundary und die Aufsichtsbehörden. Teil 4: Copilot, die KI-Modelle und die Mitbestimmung. Teil 5: Digitale Souveränität und das Fazit.

    Dieser Beitrag gibt den Recherchestand Juni 2026 wieder. Er ist eine fachliche Einordnung einer Datenschutzberatung, stellt keine Rechtsberatung im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes dar und ersetzt keine anwaltliche Prüfung des Einzelfalls.

  • Microsoft 365 und Datenschutz 2026: Die große Einordnung, Teil 4: Copilot, die KI-Modelle und die Mitbestimmung

    Microsoft 365 und Datenschutz 2026: Die große Einordnung, Teil 4: Copilot, die KI-Modelle und die Mitbestimmung

    Worum es in Teil 4 geht

    Mit Copilot verschiebt sich die Prüfung von der Plattform auf die einzelnen KI-Modelle und ihre Verarbeitungsorte. Derselbe Tenant kann je nach Modellwahl sehr unterschiedlich dastehen. Dieser Teil unserer Linkedin-Serie ordnet die Modellfrage ein und verbindet sie mit der Informationssicherheit und der Mitbestimmung. Es ist eine fachliche Einordnung und keine Rechtsberatung.

    Der OpenAI-Pfad und die neue Öffnungsklausel Flex Routing

    Copilot nutzt die OpenAI-Modelle über den Azure OpenAI Service, nicht über die öffentlichen Dienste von OpenAI. Eingaben, Antworten und über den Microsoft Graph erschlossene Daten werden laut Microsoft nicht zum Training der Modelle verwendet. Für diesen Pfad erklärt Microsoft Copilot ausdrücklich für konform mit der EU Data Boundary.

    Neu und wichtig ist eine Einstellung namens Flex Routing. Sie erlaubt, Copilot-Anfragen bei Lastspitzen zur Verarbeitung in die USA, nach Kanada oder Australien umzuleiten. Diese Option ist für nach dem 25. März 2026 erstellte Tenants standardmäßig aktiv und wird ab dem 17. April 2026 auch für bestehende EU- und EFTA-Tenants per Voreinstellung auf aktiv geschaltet. Faktisch ist damit praktisch jeder EU-Tenant betroffen, der nicht aktiv widerspricht. Zu beachten ist die Eingriffstiefe: Bei aktiviertem Flex Routing verlässt nur die Verarbeitung der Anfragen bei Lastspitzen die Grenze, während die gespeicherten Daten in der EU verbleiben und der Transit verschlüsselt erfolgt. Dennoch wird die Zusage für Copilot damit von einer festen Zusicherung zu einer Voreinstellung nach dem Opt-out-Prinzip, die in Folgenabschätzungen und Transparenzdokumenten nachzuziehen ist.

    In-Country Processing: Was die Zusage für Deutschland bedeutet

    Ein verwandter Punkt betrifft das sogenannte In-Country Processing. Microsoft kündigte im November 2025 länderspezifische Verarbeitung für 15 Länder an, zunächst auch für Deutschland, präzisierte dies aber im April 2026. Für EU- und EFTA-Tenants erfolgt die Verarbeitung regional im Rahmen der EU Data Boundary, nicht länderspezifisch in Deutschland. Eine Zusage der Verarbeitung ausschließlich in Deutschland lässt sich daraus nicht ableiten.

    Der Anthropic-Pfad: Vertraglich integriert, geografisch außerhalb

    Seit Anfang 2026 ist Anthropic offizieller Subprozessor von Microsoft, sodass Product Terms und Vertragswerk gelten. Das ist ein Fortschritt gegenüber der Startphase. Das Standortproblem bleibt jedoch. Microsoft dokumentiert ausdrücklich, dass die Anthropic-Modelle derzeit von der EU Data Boundary und, soweit einschlägig, von etwaigen länderspezifischen Verarbeitungszusagen ausgenommen sind. Sie laufen nicht in Azure, sondern in von Anthropic genutzten Umgebungen außerhalb der Microsoft-Infrastruktur, nach übereinstimmenden Fachanalysen primär in den USA. Konsequenterweise steht der Schalter für EU-, EFTA- und UK-Tenants standardmäßig auf aus und erfordert ein bewusstes Opt-in. Zu beachten ist eine zweite, separate Einstellung für Anthropic-Modelle in den Office-Apps, deren Voreinstellung je nach Tenant-Typ und -Alter abweichen kann und getrennt zu prüfen ist.

    Wer die Anthropic-Modelle aktiviert, etabliert damit regelmäßig einen Drittlandtransfer in die USA außerhalb der Grenze, mit den entsprechenden Pflichten: Transfer-Folgenabschätzung, Anpassung von Folgenabschätzung, Verarbeitungsverzeichnis und Transparenzinformationen, im Beschäftigtenkontext regelmäßig unter Beteiligung des Betriebsrats.

    Der xAI-Pfad und das Muster der Grenzfälle

    Den schärfsten Kontrast bilden die Grok-Modelle von xAI, die in Copilot Studio verfügbar sind. Sie laufen außerhalb der von Microsoft verwalteten Umgebungen, und Microsoft stellt klar, dass die eigenen Kundenverträge und Zusagen nicht gelten. Maßgeblich sind die Bedingungen von xAI. Der regionale Verfügbarkeitsrahmen ist in der offiziellen Dokumentation nicht abschließend ausgewiesen und im Einzelfall im Admin Center zu prüfen. Das ist vor allem ein Lehrstück: Ein Modell in Copilot kann vertraglich alles bedeuten, vom vollwertigen Subprozessor bis zum Fremdanbieter ohne Microsoft-Vertrag.

    Dahinter steht ein wiederkehrendes Muster. Neue Dienste und Funktionen starten regelmäßig zuerst in den USA oder außerhalb der Grenze und kommen erst später und mit anderer Voreinstellung nach Europa. Der Konformitätsstatus eines Tenants ist damit kein Zustand, sondern ein Prozess. Jede Ankündigung mit neuer Voreinstellung kann die Bewertung ändern. Pauschalaussagen über Copilot und Datenschutz tragen daher kaum, belastbar ist nur die konfigurationsbezogene Einzelprüfung.

    Informationssicherheit: Sicherheit ist nicht Rechtmäßigkeit

    Auf der Ebene der Informationssicherheit steht Microsoft 365 mit einem mehrschichtigen Nachweisgebäude da. Den Kern bildet die Zertifizierung nach ISO/IEC 27001, ergänzt um die cloudspezifischen Erweiterungen ISO/IEC 27017 und 27018 sowie das Datenschutz-Managementsystem nach ISO/IEC 27701. Für den deutschen Markt kommt ein Testat nach dem Kriterienkatalog C5 des BSI hinzu, das die Wirksamkeit der Kontrollen über einen Prüfzeitraum bescheinigt. Diese Nachweise dokumentieren ein Sicherheitsniveau, das die meisten Organisationen im Eigenbetrieb nicht erreichen, und sie sind für Kunden überprüfbar.

    Entscheidend ist die Abgrenzung. Sicherheitszertifikate beantworten die Sicherheitsfrage, nicht die Frage der Rechtmäßigkeit. Transparenz, Zweckbindung und Drittlandtransfer liegen außerhalb ihres Prüfgegenstands. Microsoft selbst weist darauf hin, dass auch die Zertifizierung des Datenschutz-Managementsystems kein Nachweis der DSGVO-Konformität ist. Eine Datenschutz-Zertifizierung nach Artikel 42 DSGVO existiert für Microsoft 365 nicht. Beide Prüfstränge sind daher getrennt zu führen und ergänzen einander. Zu prüfen bleibt im Einzelfall der Umfang der Zertifikate, denn ob einzelne neue Copilot-Dienste bereits erfasst sind, ergibt sich nur aus den jeweiligen Scope-Listen.

    Beschäftigtendaten und Mitbestimmung

    Im Unternehmenseinsatz ist Microsoft 365 in erster Linie ein System zur Verarbeitung von Beschäftigtendaten. Telemetrie, Audit-Protokolle, Nutzungsstatistiken und Copilot-Interaktionen erzeugen umfangreiche personenbeziehbare Bestände. Die Rechtsgrundlage ergibt sich nach dem Urteil C-34/21 unmittelbar aus Artikel 6 der DSGVO, wie in Teil 1 beschrieben.

    Aufgrund seiner Protokoll- und Auswertungsfunktionen ist Microsoft 365 regelmäßig eine technische Einrichtung, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet ist. Damit ist die Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG eröffnet, ohne dass es auf eine Überwachungsabsicht ankommt. Eine Betriebsvereinbarung, die Modellauswahl, Verarbeitungsorte, Telemetrie, Auswertungsverbote und Löschfristen regelt, ist hier das zentrale Instrument. Sie ist zugleich der Ort, an dem sich die Konfigurationsentscheidungen aus diesem Teil, etwa zu Flex Routing und zum Anthropic-Opt-in, verbindlich festhalten lassen. Praktisch stellt sich für Betriebsräte und Datenschutzbeauftragte die Frage, wie sich die Einhaltung vereinbarter Einstellungen angesichts monatlicher Änderungen laufend überprüfen lässt, eine Aufgabe, die ohne systematisches Monitoring der Konfiguration kaum zu leisten ist.

    Zwischenfazit

    Copilot verschiebt die Prüfung von der Plattform auf das Modell. Derselbe Tenant kann innerhalb der Grenze arbeiten, Daten in die USA übermitteln oder den Vertragsrahmen ganz verlassen. Sicherheitszertifikate tragen die Bewertung der Informationssicherheit, nicht die der Rechtmäßigkeit, und im Beschäftigtenkontext ist der Betriebsrat einzubinden. Damit bleibt eine letzte Frage: Was tun, wenn die eigene Risikoanalyse trotz aller Verbesserungen zu einem kritischen Ergebnis kommt? Darum geht es im abschließenden Teil 5.

    In dieser Serie

    Teil 1: Warum die Frage neu zu stellen ist. Teil 2: Der lange Arm der USA. Teil 3: Die EU Data Boundary und die Aufsichtsbehörden. Teil 4: Copilot, die KI-Modelle und die Mitbestimmung. Teil 5: Digitale Souveränität und das Fazit.

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    Herausgeber ist die improve it GmbH aus Weingarten bei Karlsruhe. Dieser Beitrag gibt den Recherchestand Juni 2026 wieder und stellt keine Rechtsberatung dar.