Microsoft hat im Juli 167 Änderungen im Message Center veröffentlicht. 24 davon sind für deutsche Betriebsräte relevant. Drei stechen heraus, und zwar nicht wegen ihrer Tragweite, sondern wegen ihres Zeitplans: Bei einer ist die Frist am 24. Juli bereits abgelaufen, zwei weitere greifen Ende August automatisch. In allen drei Fällen entsteht der neue Zustand ohne Entscheidung, wenn niemand hinschaut. Genau das macht sie zu Themen für den August und nicht für den Herbst.
1. OpenAI wird Subprozessor, und die Einstellung hat sich selbst aktiviert (MC1422074)
Was passiert: Microsoft hat OpenAI als Subprozessor für Microsoft 365 Copilot aufgenommen. Damit stehen von OpenAI selbst betriebene Modelle zur Verfügung, beginnend mit GPT-5.6. Am 9. Juli erschien die zugehörige Einstellung im Microsoft 365 Admin Center, zunächst deaktiviert. Wer bis zum 24. Juli nicht reagiert hat, bei dem hat Microsoft sie automatisch aktiviert. Wer das nicht wollte, musste vorher aktiv „No users“ auswählen. Betroffen sind ausschließlich Modelle auf Infrastruktur von OpenAI, nicht die von Microsoft über Azure OpenAI betriebenen.
Warum das brennt: Es ist der zweite Fall dieser Art in diesem Jahr. Im April wurden die Anthropic-Modelle in Word, Excel und PowerPoint standardmäßig aktiviert. Das Muster wiederholt sich: Eine Frist verstreichen zu lassen hat dieselbe Wirkung wie eine Entscheidung zu treffen. Die Frist ist vorbei, die Prüfung findet also rückwirkend statt. Wer im Herbst darlegen muss, welcher Anbieter wann an der Verarbeitung beteiligt war, braucht die Antwort jetzt.
Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:
- Bestandsaufnahme: Lassen Sie sich den heutigen Stand der Einstellung im Admin Center zeigen. Drei Fragen: Ist sie aktiv? Wurde sie bewusst gesetzt oder ist sie durch Fristablauf angesprungen? Wer war beteiligt?
- Unterrichtung einfordern: Bitten Sie um eine schriftliche Darstellung, welche Modelle heute im Einsatz sind, für welche Nutzergruppen und wo verarbeitet wird. Der übliche Anknüpfungspunkt dafür ist § 80 Abs. 2 BetrVG; die Bewertung, ob und in welchem Umfang der Anspruch greift, gehört zu Ihrer Rechtsberatung.
- Abweichungen von den Standardzusagen klären: Microsoft schreibt, es gälten die üblichen Zusagen der Produktbedingungen und des Datenschutznachtrags, „soweit in der Dokumentation nichts anderes offengelegt ist“. Lassen Sie sich zeigen, was diese Dokumentation zu den OpenAI-betriebenen Modellen sagt.
- Muster für künftige Fälle vereinbaren: Sinnvoller als jeden Einzelfall nachzulaufen ist eine Verabredung, dass Einstellungen mit automatischer Aktivierung vor Ablauf der Frist gemeldet werden. Das kostet die IT wenig und nimmt den Druck aus jedem folgenden Fall.
- Fachstellen einbinden: Datenschutzbeauftragte und, sofern im Haus benannt, die für die KI-Verordnung zuständige Person gehören in diesen Vorgang. Die technische Frage lautet: Was ist eingeschaltet? Die Bewertung der Auslagerung liegt bei den Fachstellen.
2. Elf zusätzliche Felder auf der Profilkarte, ab Ende August standardmäßig sichtbar (MC1438571)
Was passiert: Microsoft ändert Ende August die Standardsichtbarkeit von elf Feldern auf der Microsoft-365-Profilkarte. Sie werden künftig angezeigt, sobald sie im Verzeichnis gefüllt sind. Es geht um Bereich, Rolle, Personalnummer, Beschäftigtenart, Kostenstelle, Benutzerprinzipalname, Alias, Fax, Straße, Bundesland und Postleitzahl. Bisher musste die Administration jedes dieser Felder einzeln freischalten. Die Werte selbst ändern sich nicht, nur ihre Sichtbarkeit. Betroffen sind ausdrücklich auch Mandanten, die die Profilkarteneinstellungen nie angefasst haben.
Warum das brennt: Personalnummer, Kostenstelle und Beschäftigtenart sind Angaben aus der Personalverwaltung. Sie waren bisher nicht ohne Grund für die ganze Belegschaft unsichtbar. Beschäftigtenart macht für jeden erkennbar, wer befristet beschäftigt, entliehen oder extern ist. Das ist der Eintrag des Monats mit dem härtesten Termin, weil er ohne Zutun scharf wird. Nach Ende August ist es keine Entscheidung mehr, sondern eine Korrektur.
Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:
- Bestandsaufnahme: Lassen Sie prüfen, welche der elf Felder im Verzeichnis überhaupt Werte enthalten. Nur gefüllte Felder werden sichtbar. Häufig ist die Liste kürzer als befürchtet, manchmal aber auch länger.
- Termin vormerken: Die Umstellung beginnt Ende August. Setzen Sie die Befassung so an, dass die Entscheidung vorher steht und nicht danach.
- Feldweise entscheiden: Die Sichtbarkeit lässt sich weiterhin je Feld steuern. Bereich und Rolle sind etwas anderes als Personalnummer und Kostenstelle. Eine pauschale Freigabe oder Sperre wird der Sache nicht gerecht.
- Beschäftigtenart gesondert behandeln: Dieses Feld hat eine andere Qualität als die übrigen, weil es den Beschäftigungsstatus offenlegt. Wenn Sie nur einen Punkt vertiefen, dann diesen.
- Beschäftigte informieren: Was künftig sichtbar ist, sollte vorher bekannt sein und nicht auffallen, weil jemand es zufällig auf der Karte einer Kollegin entdeckt.
3. Copilot nimmt Präsenzgespräche auf, ohne die Gegenseite zu informieren (MC1437679)
Was passiert: Die mobile Copilot-App für iOS und Android bekommt eine Aufnahmefunktion. Beschäftigte können damit Präsenzgespräche oder Sprachnotizen aufzeichnen und erhalten anschließend im Copilot Chat ein automatisch erzeugtes Transkript samt Zusammenfassung. Eine Aufnahme darf bis zu 120 Minuten lang sein und läuft im Hintergrund weiter, wenn die App gewechselt wird. Die Audiodatei landet in OneDrive der aufnehmenden Person. Für alle Nutzer mit Copilot-Lizenz ist die Funktion standardmäßig aktiviert. Allgemeine Verfügbarkeit ab Ende August 2026.
Warum das brennt: Das ist keine Meeting-Aufzeichnung in Teams mehr, bei der ein Banner erscheint und alle es wissen. Das ist eine Aufnahmemöglichkeit für jedes Gespräch, im Büro, im Flur, beim Kunden. Microsoft schreibt in der Ankündigung selbst, dass die App die übrigen Gesprächsteilnehmer nicht über den Aufnahmestart informiert, und verweist die Verantwortung für erforderliche Einwilligungen an die Nutzer. Damit wandert eine Frage, die bisher technisch beantwortet war, in die Verantwortung Einzelner.
Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:
- Bestandsaufnahme: Ist die mobile Copilot-App im Haus verteilt? Wird sie über Intune verwaltet? Wie viele Beschäftigte haben eine Copilot-Lizenz? Ohne diese drei Antworten lässt sich die Reichweite nicht einschätzen.
- Steuerbarkeit klären: Fragen Sie konkret, mit welchen Mitteln sich die Funktion einschränken lässt, und lassen Sie sich die Antwort belegen. Microsoft nennt die Verwaltung der mobilen App als Ansatzpunkt, einen eigenen Schalter für die Aufnahmefunktion nennt die Ankündigung nicht.
- Das Hinweisproblem benennen: Verabreden Sie, wie Beschäftigte darüber informiert werden, dass die App die Gegenseite nicht warnt. Wer die Funktion nutzt, sollte wissen, dass der Hinweis von ihm selbst kommen muss.
- Ablage und Aufbewahrung regeln: Aufnahme, Transkript und Zusammenfassung erben die Berechtigungen und Regeln von OneDrive. Klären Sie, welche Aufbewahrungsdauer gilt, ob Vertraulichkeitskennzeichnungen greifen und wer im Rahmen von Auskunfts- oder Ermittlungsvorgängen darauf zugreifen kann.
- Sensible Gesprächssituationen ausnehmen: Personalgespräche, Konfliktgespräche und Gespräche mit der Interessenvertretung gehören ausdrücklich adressiert. Technisch ist eine solche Aufnahme von einer normalen Sprachnotiz nicht zu unterscheiden, deshalb muss die Regel es sein.
Was noch im Juli-Newsletter steht
21 weitere Einträge, darunter drei, die wir im August weiter beobachten. Purview greift künftig auf den Netzwerkverkehr durch (MC1419797): Über die Verbindung mit Entra Internet Access wirken Klassifizierung und Datenverlustschutz nicht mehr nur in den Microsoft-Anwendungen, sondern auf Ebene der Internetverbindung, mit Anbindung an das Insider Risk Management. Allgemeine Verfügbarkeit ab Ende September. Teams erzeugt KI-Archivdateien zu Besprechungen (MC1429018), standardmäßig aktiv, für Nutzer nicht einsehbar, gekoppelt an das gespeicherte Transkript. Und das Insider Risk Management bekommt freie Notizfelder, erweiterte Angaben zur Person einschließlich letztem Arbeitstag sowie eine KI-gestützte Vorsortierung der Meldungen (MC1430534, MC1430536, MC1438568).
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