Kategorie: News

Microsoft hat im Oktober 163 Änderungen im Message Center veröffentlicht, 23 davon sind für deutsche Betriebsräte relevant. Drei stechen heraus, und bei ihnen geht es nicht um neue Funktionen, sondern um die Schalter, mit denen Funktionen gesteuert werden. Ein bekannter Schalter verschwindet und wird durch zwei neue ersetzt. Ein neuer Schalter kommt, und er steht auf erlaubt. Ein Schalter, mit dem man bisher Nein sagen konnte, entfällt ganz. Vereinbarungen beziehen sich fast immer auf Schalter. Wenn sich die Schalter ändern, ändert sich auch, was eine Vereinbarung tatsächlich regelt.

1. Die Copilot-Richtlinie für Teams-Besprechungen wird aufgeteilt (MC1532253)

Was passiert: Die bisherige Copilot-Richtlinie für Teams-Besprechungen wird durch zwei neue Richtlinien ersetzt. MeetingAI steuert, ob Copilot, Facilitator, Intelligent Recap und weitere KI-Funktionen in Besprechungen verfügbar sind. TranscriptionWithMeetingAI steuert, ob beim Einschalten der KI automatisch auch die Transkription startet. In den Besprechungsoptionen kommen die Einstellungen Who can manage AI, Who can use AI und Start Transcription with AI hinzu. Microsoft überführt bestehende Einstellungen einmalig und will das bisherige Verhalten erhalten. Danach lässt sich die alte Copilot-Richtlinie nicht mehr direkt ändern. Ausrollung ab Mitte November bis Anfang Dezember 2026.

Warum das brennt: Viele Vereinbarungen zu Copilot in Besprechungen enthalten eine Formulierung wie: Copilot nur mit gespeichertem Transkript. Das war technisch eine einzige Einstellung, und sie verknüpfte zwei Dinge miteinander. Diese Verknüpfung wird aufgelöst. Künftig sind KI und Transkription zwei getrennte Schalter, und die Kombination KI ohne Transkript ist ausdrücklich vorgesehen. Ein Intelligent Recap kann dann auch in Besprechungen entstehen, in denen niemand eine Transkription gestartet hat. Für die Beschäftigten soll sich zunächst nichts ändern. Genau deshalb fällt die Änderung leicht durch das Raster.

Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:

1. Stand vor der Umstellung festhalten: Lassen Sie sich die heutige Copilot-Richtlinie zeigen und notieren Sie die Werte. Nur so lässt sich später prüfen, ob die automatische Übertragung das vereinbarte Verhalten tatsächlich erhalten hat.
2. Nach der Umstellung vergleichen: Ein kurzer Abgleich, sobald die neuen Richtlinien im Mandanten sichtbar sind, genügt. Er dauert Minuten und erspart spätere Diskussionen.
3. Begriffe in der Vereinbarung anpassen: Wo die Copilot-Richtlinie genannt ist, gehören künftig MeetingAI und TranscriptionWithMeetingAI hin. Sonst verweist die Regelung auf eine Einstellung, die sich nicht mehr ändern lässt.
4. Recap ohne Transkript bewusst entscheiden: Diese Variante gab es bisher nicht. Ob sie gewollt ist, sollte eine Entscheidung sein und kein Nebeneffekt.
5. Who can use AI klären: Die neue Option erlaubt es, die KI-Nutzung in einer Besprechung auf bestimmte Teilnehmende zu beschränken. Das ist ein Werkzeug, das sich für eine faire Regelung gut nutzen lässt.

2. Ab dem 4. November dürfen alle Beschäftigten Agenten anlegen (MC1506733)

Was passiert: Microsoft Entra ändert die Voreinstellung dafür, wer Agent Blueprints anlegen darf, also die Vorlagen, aus denen KI-Agenten mit eigener Identität entstehen. Ab dem 4. November 2026 können das auch Beschäftigte ohne besondere Administratorrolle, sofern die Administration die neue Einstellung Users can create agent blueprints nicht abschaltet. Bestehende Agenten sind nicht betroffen. Die Einstellung lässt sich schon vor dem Stichtag setzen.

Warum das brennt: Der Stichtag ist knapp, und die Voreinstellung lautet: erlaubt. Agenten sind keine Dokumente oder Chats, sie haben eine eigene Identität im Verzeichnis und können im Auftrag von Menschen handeln und Daten verarbeiten. Bisher war ihre Erstellung an eine Rolle gebunden, und damit an eine Person, die Verantwortung trägt. Diese Bindung fällt weg, wenn niemand den Schalter umlegt. Die Mitbestimmung über einen einzelnen Agenten setzt voraus, dass man von ihm weiß. Wenn jede Person Agenten anlegen kann, wird diese Voraussetzung brüchig.

Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:

1. Heute nachfragen: Wie steht der Schalter, und ist eine Entscheidung geplant? Ein kurzer Anruf bei der IT reicht.
2. Schrittweise statt flächendeckend: Solange es keine Regeln für eigene Agenten gibt, ist die Einstellung Nein die einfachere Ausgangslage. Freigeben lässt sich später immer noch.
3. Rolle statt Allgemeinrecht: Microsoft bietet eine eigene Rolle für Agentenentwickler an. Eine kleine, benannte Gruppe mit dieser Rolle ist leichter zu begleiten als die gesamte Belegschaft.
4. Bestand erheben: Lassen Sie sich zeigen, welche Agenten es heute schon gibt. Das macht die Diskussion konkret und meist kleiner als befürchtet.
5. Verantwortung festlegen: Für jeden Agenten sollte eine Person benannt sein, die für seinen Zweck einsteht. Diese Regel ist einfacher zu vereinbaren, bevor die ersten hundert Agenten existieren.

3. GitHub-Copilot-Kennzahlen werden ohne Zustimmung eingeschaltet (MC1523085)

Was passiert: In Viva Insights mussten Kennzahlen zu GitHub Copilot bisher über eine Vorschau-Einstellung bewusst eingeschaltet werden. Diese Einstellung entfällt. Ab Mitte November erscheinen die Kennzahlen standardmäßig im Verbrauchsdashboard, gemeinsam mit den Werten zu Microsoft 365 Copilot. Zugriff haben globale Administratoren, Insights-Analysten mit globalem Zugriff und Führungskräfte mit Zugang zu den Verbrauchsauswertungen. Wer bisher nicht zugestimmt hatte, sieht die Kennzahlen trotzdem, sofern die Berechtigung für die Berichte besteht. Ausrollung bis Mitte Dezember 2026.

Warum das brennt: Hier wird aus einer Zustimmung ein Standard, und die Möglichkeit, Nein zu sagen, verschwindet gleich mit. Betroffen ist eine Berufsgruppe, deren Arbeit sich besonders leicht in Zahlen fassen lässt. Microsoft spricht von einer gemeinsamen Sicht auf Entwickler und Wissensarbeiter, was praktisch heißt: Die KI-Nutzung beider Gruppen landet im selben Dashboard, und Führungskräfte sehen sie. Entwicklerteams sind zudem oft klein. Eine Auswertung, die für eine große Abteilung zusammengefasst wirkt, kann bei fünf Personen sehr persönlich werden.

Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:

1. Betroffenheit klären: Wird im Haus GitHub Copilot genutzt, und wenn ja, von wie vielen Personen? Ist die Antwort nein, ist das Thema erledigt.
2. Mindestgruppengröße prüfen: Viva Insights zeigt Auswertungen erst ab einer bestimmten Gruppengröße. Diese Zahl ist bei kleinen Teams die eigentliche Schutzvorkehrung.
3. Führungskräftezugang ansehen: Wer hat heute Zugang zu den Verbrauchsauswertungen? Dieser Kreis sieht ab Mitte November auch die GitHub-Werte.
4. Zweck festhalten: Einführung begleiten ja, Leistung einzelner Entwickler vergleichen nein. Dieser Satz trägt mehr als jede technische Einstellung.
5. Beschäftigte informieren: Wer mit GitHub Copilot arbeitet, sollte wissen, dass die Nutzung künftig in Viva Insights erscheint. Eine kurze Mitteilung reicht.

Was noch im Oktober-Newsletter steht

20 weitere Einträge. Drei davon verdienen einen zweiten Blick. Führungskräfte können in Viva Insights künftig selbst Auswertungen veröffentlichen (MC1489942), auch entlang der Führungshierarchie und mit regelmäßiger Aktualisierung. Bisher saß dazwischen eine Analystin oder ein Analyst, und diese Zwischenstufe war oft die Stelle, an der vereinbarte Regeln tatsächlich angewendet wurden. Defender macht Aktivitäten in Teams-Besprechungen in der Sicherheitssuche auswertbar (MC1532241), einschließlich einer Verknüpfung zum Besprechungschat und einer Weitergabe an Microsoft Sentinel. Für die Untersuchung von Vorfällen das richtige Werkzeug, für alles andere nicht gedacht. Und eine gute Nachricht: Telefonteilnehmer in Einzelgesprächen können der Aufzeichnung künftig ausdrücklich zustimmen oder sie ablehnen (MC1530950). Damit schließt sich eine Lücke, die gerade im Kundenkontakt bestand.

Unsere Einordnungen sind fachlicher Arbeitsstand aus technischer Sicht und keine Rechtsberatung. Wir sagen, was eine Funktion tut, was sich einstellen lässt und wer im Haus das bewerten muss. Die rechtliche Bewertung bleibt dort, wo sie hingehört.

Den vollständigen Monatsüberblick gibt es im M365 Compliance Radar: improve-it.gmbh/m365-compliance-radar

Microsoft hat im September 179 Änderungen im Message Center veröffentlicht, 22 davon sind für deutsche Betriebsräte relevant. Drei stechen heraus, und sie haben etwas gemeinsam: In allen drei Fällen wird etwas haltbar gemacht, das bisher vergänglich war. Ein Gedächtnis, das sich überschrieb, bekommt eine Historie. Ein gesprochenes Wort, das geglättet wurde, steht künftig im Klartext im Protokoll. Ein Gefühl, wie nützlich ein Werkzeug ist, wird zu einer Zahl in einer Übersicht. Vergänglichkeit war in der Arbeitswelt nie ein Fehler, sondern ein Schutz. Wenn sie verschwindet, lohnt der zweite Blick.

1. Das Gedächtnis von Copilot wird aufbewahrungsfähig (MC1478965)

Was passiert: Das Data Lifecycle Management in Microsoft Purview erhält eine Aufbewahrung für das Copilot Memory. Microsoft zählt drei Dinge dazu: gespeicherte Erinnerungen, eigene Anweisungen, die Copilot personalisieren, und aus dem Chatverlauf abgeleitete Angaben über die Person. Wird ein solcher Eintrag geändert oder gelöscht, lässt sich die vorherige Fassung künftig im Postfach der betreffenden Person aufbewahren. Als Zweck nennt Microsoft ausdrücklich Compliance, Governance und Untersuchungen und verweist auf eDiscovery. Ausrollung ab Ende September bis Mitte Oktober 2026.

Warum das brennt: Die mittlere der drei Kategorien ist die entscheidende. Gespeicherte Erinnerungen und eigene Anweisungen stammen von der Person selbst, sie hat sie eingegeben und kennt sie. Die abgeleiteten Angaben sind etwas anderes: Das sind Schlussfolgerungen des Systems über einen Menschen, gezogen aus dem, was er nebenbei in einen Chat getippt hat. Bisher war das eine Komfortfunktion, die sich änderte und überschrieb. Künftig kann jede frühere Fassung erhalten bleiben, an einem durchsuchbaren Ort. Und das Löschen einer Schlussfolgerung beseitigt sie dann nicht mehr zuverlässig, es erzeugt nur eine weitere Fassung. Das ist der weitreichendste Eintrag dieses Monats.

Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:

1. Erst zeigen lassen, was drinsteht: Lassen Sie sich an einem Beispielkonto vorführen, was das Copilot Memory tatsächlich enthält. Die Diskussion wird deutlich konkreter, wenn alle Beteiligten einmal gesehen haben, welche Art von Schlussfolgerung dort landet.
2. Über das Ob sprechen, nicht nur über das Wie lange: Die Aufbewahrung ist eine Funktion, kein Automatismus. Die erste Frage ist, ob sie überhaupt eingeschaltet werden soll, und erst die zweite, für welche Dauer.
3. Zugriff auf die Historie regeln: Wer darf die früheren Fassungen einsehen? Das ist eine andere Frage als der Zugriff auf das aktuelle Gedächtnis, und sie wird leicht übersehen.
4. Löschung mitdenken: Wenn eine Person eine Erinnerung löscht, sollte feststehen, was mit der aufbewahrten Vorfassung geschieht. Sonst entsteht ein Löschvorgang, der keiner ist.
5. An die eDiscovery-Regeln koppeln: Wo bereits geregelt ist, unter welchen Voraussetzungen eine Inhaltssuche über Postfächer läuft, gehört das Copilot Memory jetzt in dieselbe Regelung. Es liegt im selben Postfach.

2. Der Schimpfwortfilter in Teams-Transkripten lässt sich abschalten (MC1478003)

Was passiert: Teams erhält eine Besprechungsrichtlinie, mit der sich steuern lässt, ob anstößige Wörter in der Live-Transkription und im gespeicherten Transkript maskiert werden. Die Filterung bleibt standardmäßig eingeschaltet. Schaltet die Administration sie für die Richtlinie einer organisierenden Person ab, erscheinen die betreffenden Wörter in deren Besprechungen im Klartext, live wie im gespeicherten Transkript. Eine Einstellmöglichkeit auf Ebene der organisierenden Person gibt es nicht. Ausrollung ab Anfang Oktober bis Ende Oktober 2026.

Warum das brennt: Ein kleiner Schalter mit großer Wirkung. Die Maskierung hat Transkripte bisher automatisch geglättet, und in hitzigen Gesprächen war das ein stiller Schutz, über den niemand nachdenken musste. Wird sie abgeschaltet, entsteht ein wortgetreues Protokoll dessen, was jemand im Affekt gesagt hat, dauerhaft gespeichert und über die Inhaltssuche auffindbar. Microsofts Begründung ist nachvollziehbar: In der Dokumentation von Vorfällen, etwa bei Beleidigungen oder Bedrohungen, hilft eine Maskierung niemandem. Nur ist das eine Abwägung zwischen zwei gegenläufigen Schutzinteressen und keine technische Einstellung nebenbei.

Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:

1. Standard als Standard bestätigen: Die Filterung ist an. Der einfachste Weg ist, es dabei zu belassen und das schriftlich festzuhalten, statt die Frage offen zu lassen.
2. Ausnahmen benennen statt zulassen: Wenn es Bereiche gibt, in denen der Klartext gebraucht wird, sollten diese einzeln benannt sein. Eine Ausnahme für eine Richtlinie wirkt sonst für alle Besprechungen der zugeordneten Personen.
3. Richtlinienzuordnung prüfen: Die Einstellung hängt an der Richtlinie der organisierenden Person, nicht an der Besprechung. Die Liste, wer welcher Besprechungsrichtlinie zugeordnet ist, ist deshalb der eigentliche Gegenstand.
4. Aufbewahrungsdauer der Transkripte ansehen: Wortgetreue Protokolle sind so lange ein Thema, wie sie existieren. Wer die Aufbewahrung begrenzt, begrenzt auch die Reichweite dieser Änderung.
5. Verwendungszweck klären: Ein Transkript, das zur Nachbereitung gedacht war, hat in einem Personalgespräch nichts verloren. Dieser Satz ist einfacher zu vereinbaren, bevor der erste Fall eintritt.

3. Die Wirkung von Copilot Cowork wird in Stunden ausgedrückt (MC1472032)

Was passiert: Copilot Analytics erhält Auswertungen zur Einführung und Wirkung von Microsoft 365 Copilot Cowork. Sichtbar werden Nutzungsmuster, welche Aufgaben mit Cowork erledigt werden und eine Schätzung, wie viel zusätzliche Arbeit dadurch möglich wurde. Microsoft nennt diese Kennzahl Cowork assisted hours. Die Auswertungen stehen Leitungskräften, Führungskräften mit zugewiesenem Bereich, Analysten und globalen Administratoren offen und sind für alle berechtigten Rollen standardmäßig aktiv. Voraussetzung sind mindestens 50 Copilot-Lizenzen. Wer die Auswertung sieht, braucht selbst keine Copilot-Lizenz.

Warum das brennt: Eine Schätzung in Stunden sieht aus wie eine Messung in Stunden, sobald sie in einer Folie steht. Genau das ist die Eigenschaft dieser Kennzahl: Sie beantwortet eine Frage, die sich bisher nur erzählen ließ, mit einer Zahl. Zahlen werden verglichen, und zwar zuerst zwischen Teams und danach zwischen Personen. Dass die Auswertung auch Rollen offensteht, die selbst gar nicht mit Copilot arbeiten, erweitert den Kreis derer, die diesen Vergleich anstellen können. Hinzu kommt, dass die Kennzahlen in die erweiterten Auswertungen von Viva Insights einfließen und dort mit anderen Daten zusammentreffen.

Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:

1. Zweck zuerst, Zahl danach: Halten Sie fest, wofür die Kennzahl verwendet werden darf. Die Einführung eines Werkzeugs zu begleiten ist etwas anderes, als die Leistung von Teams zu bewerten.
2. Nach der Mindestgruppengröße fragen: Ab wie vielen Personen wird eine Auswertung angezeigt? Diese Zahl entscheidet darüber, ob aus einer Teamsicht eine Personensicht wird.
3. Rollenliste anfordern: Vier Rollengruppen haben Zugriff, und die Auswertung ist für sie voreingestellt aktiv. Wie viele Personen das im Haus konkret sind, lässt sich in einer Liste beantworten.
4. Die Schätzung als Schätzung kennzeichnen: Wenn die Zahl im Haus berichtet wird, sollte dabeistehen, wie sie zustande kommt. Das ist der wirksamste Schutz gegen ihre Überinterpretation.
5. Verbindung zu Viva Insights ansehen: Die Kennzahlen laufen dort mit anderen Auswertungen zusammen. Eine bestehende Vereinbarung zu Viva Insights sollte darauf geprüft werden, ob sie diesen Zufluss erfasst.

Was noch im September-Newsletter steht

19 weitere Einträge. Drei davon verdienen einen zweiten Blick. Planner bekommt einen Nutzungsbericht mit einer Tabelle je Person (MC1466299), mit Benutzername, Zahl der aktiven Tage und Datum der letzten Aktivität, auswertbar über bis zu 180 Tage und als CSV exportierbar. Aktive Tage und letzte Aktivität sind Anwesenheitsindikatoren, auch wenn sie nicht so gemeint sind. Die Profilkarte zeigt künftig auch fachliche Vorgesetzte (MC1478957), übernommen aus dem HR-System. Bei fachlichen Zuordnungen ist das heikler als bei der disziplinarischen Führungskraft, weil sie oft projektbezogen und nicht offiziell kommuniziert sind. Und die Organisation eines Termins lässt sich künftig übergeben (MC1472028). Die erste Stufe ist eine nützliche Alltagsfunktion, die dritte überträgt Chat, Transkripte, Aufzeichnungen und Anwesenheitsberichte an die übernehmende Person. Diese Stufe hat noch keinen Termin und gehört genau deshalb auf die Beobachtungsliste.

Unsere Einordnungen sind fachlicher Arbeitsstand aus technischer Sicht und keine Rechtsberatung. Wir sagen, was eine Funktion tut, was sich einstellen lässt und wer im Haus das bewerten muss. Die rechtliche Bewertung bleibt dort, wo sie hingehört.

Den vollständigen Monatsüberblick gibt es im M365 Compliance Radar: improve-it.gmbh/m365-compliance-radar

Microsoft hat im August 146 Änderungen im Message Center veröffentlicht, 22 davon sind für deutsche Betriebsräte relevant. Drei stechen heraus, und sie haben etwas gemeinsam: In allen drei Fällen ist eine Voreinstellung gesetzt, die wirkt, solange niemand sie ändert. Bei einer entfällt sogar eine bestehende Regelung, ohne dass jemand sie aufhebt. Voreinstellungen zurückzuholen ist aufwendiger, als sie einmal bewusst zu setzen. Deshalb lohnt sich der September.

1. Anwesenheitsberichte für Teams Events bekommen eine eigene Richtlinie (MC1455014)

Was passiert: Die Steuerung der Anwesenheits- und Beteiligungsberichte für Teams Events wird von der Steuerung für gewöhnliche Besprechungen getrennt. Bisher erbten Events die Werte aus der Besprechungsrichtlinie. Ab Mitte Oktober regelt eine eigene Richtlinie, ob organisierende Personen diese Berichte für Events sehen und herunterladen dürfen. Vier Werte sind möglich: dauerhaft an ohne Abschaltmöglichkeit, dauerhaft aus, an mit Abschaltmöglichkeit, sowie aus mit Einschaltmöglichkeit. Voreingestellt ist an mit Abschaltmöglichkeit.

Warum das brennt: Microsoft schreibt in die eigene Empfehlung ausdrücklich hinein, man solle nicht davon ausgehen, dass Events die bisherigen Einstellungen weiter erben. Das ist ungewöhnlich deutlich, und es hat einen Grund: Wer die Anwesenheitsberichte für Besprechungen bewusst abgeschaltet hat, findet sie bei Events womöglich wieder aktiv vor. Eine getroffene Entscheidung wird durch eine technische Umstellung stillschweigend rückgängig gemacht. Das ist der ärgerlichste Fall, weil er wie ein Vertrauensbruch wirkt, obwohl niemand etwas Böses getan hat.

Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:

1. Ist-Stand aufnehmen: Lassen Sie sich zeigen, wie die Anwesenheitsberichte in der Besprechungsrichtlinie heute eingestellt sind. Erst danach lässt sich beurteilen, ob die neue Events-Richtlinie einen Unterschied macht.
2. Termin setzen: Die Umstellung beginnt Mitte Oktober. Setzen Sie die Befassung so an, dass die Entscheidung vorher steht.
3. Wert bewusst wählen: Vier Werte stehen zur Verfügung. Die Entscheidung zwischen aus mit Einschaltmöglichkeit und an mit Abschaltmöglichkeit ist der eigentliche Kern, weil sie bestimmt, wer aktiv werden muss.
4. Zugriff klären: Wer darf die Berichte einsehen und herunterladen? Bei Events sind es oft andere Personen als bei internen Besprechungen.
5. Alte Vereinbarungen prüfen: Wenn eine Betriebsvereinbarung Anwesenheitsberichte regelt, ist jetzt der Moment zu prüfen, ob sie Events überhaupt erfasst. Die meisten Texte sprechen von Besprechungen.

2. Der Dolmetscher in Teams Rooms simuliert die eigene Stimme (MC1446807)

Was passiert: Der Dolmetscher-Agent kommt in Teams Rooms unter Android und übersetzt gesprochene Sprache in Besprechungen in Echtzeit, in neun Sprachen. Für die Wiedergabe der übersetzten Sprache stehen zwei Varianten bereit: eine automatisierte Stimme oder die Simulation der eigenen Stimme. Voreingestellt ist die Simulation. Microsoft gibt ausdrücklich an, dass Stimmproben und biometrische Daten nicht gespeichert werden und die Verarbeitung in Echtzeit ohne Aufbewahrung erfolgt. Voraussetzung ist eine Teams-Rooms-Pro-Lizenz, eine zusätzliche Copilot-Lizenz braucht es nicht. Mandantenweit ist die Funktion standardmäßig aktiv.

Warum das brennt: Die eigene Stimme ist ein persönliches Merkmal, und sie in einer fremden Sprache aus dem Lautsprecher zu hören, ist für die meisten Menschen eine merkwürdige Erfahrung. Wenn das unangekündigt passiert, entsteht Misstrauen gegenüber einer Technik, die eigentlich der Verständigung dient. Die Zusage, dass nichts gespeichert wird, ist der wichtigste Satz der ganzen Ankündigung. Sie ist aber nur so viel wert, wie sie im Haus dokumentiert und gegenüber den Beschäftigten kommuniziert wird.

Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:

1. Zusage festhalten: Lassen Sie sich schriftlich bestätigen, dass keine Stimmproben gespeichert werden und die Verarbeitung in Echtzeit erfolgt. Ein Verweis auf die Microsoft-Ankündigung genügt als Beleg.
2. Standardstimme überdenken: Die automatisierte Stimme erfüllt denselben Zweck ohne die Simulation. Die Voreinstellung lässt sich über die Besprechungsrichtlinien ändern.
3. Beschäftigte informieren: Wer weiß, dass die eigene Stimme simuliert werden kann, erlebt es als Funktion und nicht als Überraschung.
4. Räume erfassen: Betroffen sind nur Räume mit Teams-Rooms-Pro-Lizenz. Eine Liste dieser Räume macht die Reichweite konkret und meist kleiner als befürchtet.
5. Zwanzig Stunden pro Raum: Im Lizenzumfang sind zwanzig Dolmetscherstunden je Raumkonto und Monat enthalten. Fragen Sie nach, was passiert, wenn dieses Kontingent überschritten wird.

3. Copilot fasst aufgezeichnete Kundengespräche zusammen (MC1461160)

Was passiert: In der Queues-App von Microsoft Teams erhält die Zusammenfassung aufgezeichneter Warteschlangen-Anrufe eine Copilot-Funktion. Beschäftigte können sich damit den Inhalt eines abgeschlossenen Anrufs zusammenfassen lassen und Rückfragen zu Einzelheiten stellen, ohne Transkript oder Aufzeichnung durchzugehen. Voraussetzung sind eine Teams-Premium-Lizenz für die Queues-App und eine Copilot-Lizenz für die Auswertung. Ausrollung ab Anfang September, allgemein verfügbar ab Ende September 2026.

Warum das brennt: Betroffen ist der Bereich mit der höchsten Gesprächsdichte, typischerweise Service, Empfang und Kundenbetreuung. Dort war die Auswertung einzelner Gespräche bisher durch den Aufwand gebremst, weil jemand tatsächlich zuhören musste. Diese Bremse fällt weg. Was als Hilfe für die Nachbereitung gedacht ist, wird damit zum Werkzeug, mit dem sich Gespräche einer bestimmten Person systematisch durchsehen lassen. Der Unterschied zwischen Qualitätssicherung und Leistungsbeobachtung liegt dann allein im Zweck, nicht mehr im Aufwand.

Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:

1. Zugriffskreis festlegen: Wer kann die Zusammenfassungen öffnen? Entscheidend ist, ob Vorgesetzte dazugehören oder nur die Person, die das Gespräch geführt hat.
2. Zweck schriftlich fixieren: Nachbereitung und Übergabe ja, systematische Durchsicht der Gespräche einzelner Beschäftigter nein. Dieser Satz ist die eigentliche Regelung.
3. An die Aufzeichnung koppeln: Die Funktion wirkt nur auf aufgezeichnete Anrufe. Wer die Aufzeichnungsregeln für Warteschlangen im Griff hat, hat auch diese Funktion im Griff.
4. Lizenzen prüfen: Es braucht Teams Premium und Copilot zugleich. Häufig ist der betroffene Personenkreis dadurch deutlich kleiner als gedacht.
5. Beschäftigte einbeziehen: Wer im Service arbeitet, sollte wissen, dass Gespräche künftig maschinell zusammengefasst werden können. Das ist keine Formalie, sondern die Grundlage dafür, dass die Funktion akzeptiert wird.

Was noch im August-Newsletter steht

19 weitere Einträge. Drei davon verdienen einen zweiten Blick. Microsoft Agent 365 bekommt einen Export der aktiven Nutzer (MC1462914): eine CSV-Datei mit Name, Zahl der genutzten Agenten, Sitzungen und Datum der letzten Aktivität. Einmal exportiert, liegt sie außerhalb jeder Systemkontrolle. Teams erhält eine verpflichtende Zustimmung vor dem Betreten einer Besprechung (MC1454114), mit frei formulierbarem Text, gültig auch für externe und anonyme Teilnehmende, protokolliert. Das ist die seltene Änderung, bei der Mitgestalten mehr bringt als Abwehren. Und Defender führt Anmeldungen, Gerätenutzung und Cloud-Aktivität zu einer durchgehenden Zeitleiste je Person zusammen (MC1461705). Für die Sicherheitsarbeit sinnvoll, für den Alltag nicht gedacht.

Unsere Einordnungen sind fachlicher Arbeitsstand aus technischer Sicht und keine Rechtsberatung. Wir sagen, was eine Funktion tut, was sich einstellen lässt und wer im Haus das bewerten muss. Die rechtliche Bewertung bleibt dort, wo sie hingehört.

Den vollständigen Monatsüberblick gibt es im M365 Compliance Radar: improve-it.gmbh/m365-compliance-radar

Microsoft hat im Juli 167 Änderungen im Message Center veröffentlicht. 24 davon sind für deutsche Betriebsräte relevant. Drei stechen heraus, und zwar nicht wegen ihrer Tragweite, sondern wegen ihres Zeitplans: Bei einer ist die Frist am 24. Juli bereits abgelaufen, zwei weitere greifen Ende August automatisch. In allen drei Fällen entsteht der neue Zustand ohne Entscheidung, wenn niemand hinschaut. Genau das macht sie zu Themen für den August und nicht für den Herbst.

1. OpenAI wird Subprozessor, und die Einstellung hat sich selbst aktiviert (MC1422074)

Was passiert: Microsoft hat OpenAI als Subprozessor für Microsoft 365 Copilot aufgenommen. Damit stehen von OpenAI selbst betriebene Modelle zur Verfügung, beginnend mit GPT-5.6. Am 9. Juli erschien die zugehörige Einstellung im Microsoft 365 Admin Center, zunächst deaktiviert. Wer bis zum 24. Juli nicht reagiert hat, bei dem hat Microsoft sie automatisch aktiviert. Wer das nicht wollte, musste vorher aktiv „No users“ auswählen. Betroffen sind ausschließlich Modelle auf Infrastruktur von OpenAI, nicht die von Microsoft über Azure OpenAI betriebenen.

Warum das brennt: Es ist der zweite Fall dieser Art in diesem Jahr. Im April wurden die Anthropic-Modelle in Word, Excel und PowerPoint standardmäßig aktiviert. Das Muster wiederholt sich: Eine Frist verstreichen zu lassen hat dieselbe Wirkung wie eine Entscheidung zu treffen. Die Frist ist vorbei, die Prüfung findet also rückwirkend statt. Wer im Herbst darlegen muss, welcher Anbieter wann an der Verarbeitung beteiligt war, braucht die Antwort jetzt.

Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:

1. Bestandsaufnahme: Lassen Sie sich den heutigen Stand der Einstellung im Admin Center zeigen. Drei Fragen: Ist sie aktiv? Wurde sie bewusst gesetzt oder ist sie durch Fristablauf angesprungen? Wer war beteiligt?
2. Unterrichtung einfordern: Bitten Sie um eine schriftliche Darstellung, welche Modelle heute im Einsatz sind, für welche Nutzergruppen und wo verarbeitet wird. Der übliche Anknüpfungspunkt dafür ist § 80 Abs. 2 BetrVG; die Bewertung, ob und in welchem Umfang der Anspruch greift, gehört zu Ihrer Rechtsberatung.
3. Abweichungen von den Standardzusagen klären: Microsoft schreibt, es gälten die üblichen Zusagen der Produktbedingungen und des Datenschutznachtrags, „soweit in der Dokumentation nichts anderes offengelegt ist“. Lassen Sie sich zeigen, was diese Dokumentation zu den OpenAI-betriebenen Modellen sagt.
4. Muster für künftige Fälle vereinbaren: Sinnvoller als jeden Einzelfall nachzulaufen ist eine Verabredung, dass Einstellungen mit automatischer Aktivierung vor Ablauf der Frist gemeldet werden. Das kostet die IT wenig und nimmt den Druck aus jedem folgenden Fall.
5. Fachstellen einbinden: Datenschutzbeauftragte und, sofern im Haus benannt, die für die KI-Verordnung zuständige Person gehören in diesen Vorgang. Die technische Frage lautet: Was ist eingeschaltet? Die Bewertung der Auslagerung liegt bei den Fachstellen.

2. Elf zusätzliche Felder auf der Profilkarte, ab Ende August standardmäßig sichtbar (MC1438571)

Was passiert: Microsoft ändert Ende August die Standardsichtbarkeit von elf Feldern auf der Microsoft-365-Profilkarte. Sie werden künftig angezeigt, sobald sie im Verzeichnis gefüllt sind. Es geht um Bereich, Rolle, Personalnummer, Beschäftigtenart, Kostenstelle, Benutzerprinzipalname, Alias, Fax, Straße, Bundesland und Postleitzahl. Bisher musste die Administration jedes dieser Felder einzeln freischalten. Die Werte selbst ändern sich nicht, nur ihre Sichtbarkeit. Betroffen sind ausdrücklich auch Mandanten, die die Profilkarteneinstellungen nie angefasst haben.

Warum das brennt: Personalnummer, Kostenstelle und Beschäftigtenart sind Angaben aus der Personalverwaltung. Sie waren bisher nicht ohne Grund für die ganze Belegschaft unsichtbar. Beschäftigtenart macht für jeden erkennbar, wer befristet beschäftigt, entliehen oder extern ist. Das ist der Eintrag des Monats mit dem härtesten Termin, weil er ohne Zutun scharf wird. Nach Ende August ist es keine Entscheidung mehr, sondern eine Korrektur.

Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:

1. Bestandsaufnahme: Lassen Sie prüfen, welche der elf Felder im Verzeichnis überhaupt Werte enthalten. Nur gefüllte Felder werden sichtbar. Häufig ist die Liste kürzer als befürchtet, manchmal aber auch länger.
2. Termin vormerken: Die Umstellung beginnt Ende August. Setzen Sie die Befassung so an, dass die Entscheidung vorher steht und nicht danach.
3. Feldweise entscheiden: Die Sichtbarkeit lässt sich weiterhin je Feld steuern. Bereich und Rolle sind etwas anderes als Personalnummer und Kostenstelle. Eine pauschale Freigabe oder Sperre wird der Sache nicht gerecht.
4. Beschäftigtenart gesondert behandeln: Dieses Feld hat eine andere Qualität als die übrigen, weil es den Beschäftigungsstatus offenlegt. Wenn Sie nur einen Punkt vertiefen, dann diesen.
5. Beschäftigte informieren: Was künftig sichtbar ist, sollte vorher bekannt sein und nicht auffallen, weil jemand es zufällig auf der Karte einer Kollegin entdeckt.

3. Copilot nimmt Präsenzgespräche auf, ohne die Gegenseite zu informieren (MC1437679)

Was passiert: Die mobile Copilot-App für iOS und Android bekommt eine Aufnahmefunktion. Beschäftigte können damit Präsenzgespräche oder Sprachnotizen aufzeichnen und erhalten anschließend im Copilot Chat ein automatisch erzeugtes Transkript samt Zusammenfassung. Eine Aufnahme darf bis zu 120 Minuten lang sein und läuft im Hintergrund weiter, wenn die App gewechselt wird. Die Audiodatei landet in OneDrive der aufnehmenden Person. Für alle Nutzer mit Copilot-Lizenz ist die Funktion standardmäßig aktiviert. Allgemeine Verfügbarkeit ab Ende August 2026.

Warum das brennt: Das ist keine Meeting-Aufzeichnung in Teams mehr, bei der ein Banner erscheint und alle es wissen. Das ist eine Aufnahmemöglichkeit für jedes Gespräch, im Büro, im Flur, beim Kunden. Microsoft schreibt in der Ankündigung selbst, dass die App die übrigen Gesprächsteilnehmer nicht über den Aufnahmestart informiert, und verweist die Verantwortung für erforderliche Einwilligungen an die Nutzer. Damit wandert eine Frage, die bisher technisch beantwortet war, in die Verantwortung Einzelner.

Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:

1. Bestandsaufnahme: Ist die mobile Copilot-App im Haus verteilt? Wird sie über Intune verwaltet? Wie viele Beschäftigte haben eine Copilot-Lizenz? Ohne diese drei Antworten lässt sich die Reichweite nicht einschätzen.
2. Steuerbarkeit klären: Fragen Sie konkret, mit welchen Mitteln sich die Funktion einschränken lässt, und lassen Sie sich die Antwort belegen. Microsoft nennt die Verwaltung der mobilen App als Ansatzpunkt, einen eigenen Schalter für die Aufnahmefunktion nennt die Ankündigung nicht.
3. Das Hinweisproblem benennen: Verabreden Sie, wie Beschäftigte darüber informiert werden, dass die App die Gegenseite nicht warnt. Wer die Funktion nutzt, sollte wissen, dass der Hinweis von ihm selbst kommen muss.
4. Ablage und Aufbewahrung regeln: Aufnahme, Transkript und Zusammenfassung erben die Berechtigungen und Regeln von OneDrive. Klären Sie, welche Aufbewahrungsdauer gilt, ob Vertraulichkeitskennzeichnungen greifen und wer im Rahmen von Auskunfts- oder Ermittlungsvorgängen darauf zugreifen kann.
5. Sensible Gesprächssituationen ausnehmen: Personalgespräche, Konfliktgespräche und Gespräche mit der Interessenvertretung gehören ausdrücklich adressiert. Technisch ist eine solche Aufnahme von einer normalen Sprachnotiz nicht zu unterscheiden, deshalb muss die Regel es sein.

Was noch im Juli-Newsletter steht

21 weitere Einträge, darunter drei, die wir im August weiter beobachten. Purview greift künftig auf den Netzwerkverkehr durch (MC1419797): Über die Verbindung mit Entra Internet Access wirken Klassifizierung und Datenverlustschutz nicht mehr nur in den Microsoft-Anwendungen, sondern auf Ebene der Internetverbindung, mit Anbindung an das Insider Risk Management. Allgemeine Verfügbarkeit ab Ende September. Teams erzeugt KI-Archivdateien zu Besprechungen (MC1429018), standardmäßig aktiv, für Nutzer nicht einsehbar, gekoppelt an das gespeicherte Transkript. Und das Insider Risk Management bekommt freie Notizfelder, erweiterte Angaben zur Person einschließlich letztem Arbeitstag sowie eine KI-gestützte Vorsortierung der Meldungen (MC1430534, MC1430536, MC1438568).

Unsere Einordnungen sind fachlicher Arbeitsstand aus technischer Sicht und keine Rechtsberatung. Wir sagen, was eine Funktion technisch tut, was sich einstellen lässt und welche Stelle im Haus das bewerten muss. Die rechtliche Bewertung bleibt dort, wo sie hingehört.

Den vollständigen Monatsüberblick gibt es mit unserem M365 Compliance Radar: improve-it.gmbh/m365-compliance-radar

Beitrag zum improve it M365 Compliance Radar — Ausgabe Juni 2026

Microsoft hat im Juni 2026 rund 161 Änderungen am Message Center veröffentlicht. Achtzehn davon sind für deutsche Betriebsräte mitbestimmungsrelevant. Drei Themen ragen so weit heraus, dass sie in den kommenden Wochen aktiv angegangen werden sollten — nicht später, weil bei allen drei die Umsetzung ohne aktives Zutun bereits läuft.

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1. Automatische Aufzeichnung und Transkription in Teams Call Queues (MC1401299)

Was passiert: Ab Anfang August 2026 (GA: Mitte bis Ende August) können Administratoren die automatische Aufzeichnung und Transkription auf Ebene einzelner Call Queues in Microsoft Teams aktivieren. Sobald das für eine Warteschlange geschieht, werden alle von den Agenten der Queue angenommenen Anrufe ohne weitere Nutzeraktion aufgezeichnet, transkribiert und in SharePoint abgelegt. Über die Queues-App sind sie mit Teams-Premium-Lizenz abrufbar.

Warum das brennt: Das ist ein klassischer Fall der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG — Aufzeichnung von Arbeitsergebnissen einzelner Beschäftigter. Zusätzlich greift die TDDDG- und DSGVO-Perspektive, weil externe Anrufer über die Aufzeichnung informiert werden und wirksam einwilligen müssen. Ohne saubere Regelung sind sowohl arbeitsrechtliche Folgen als auch Bußgeldrisiken realistisch.

Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:

1. Bestandsaufnahme: Welche Call Queues gibt es aktuell? Welche werden im Servicekontext, welche intern genutzt? Verlangen Sie eine Liste aller aktiven Warteschlangen mit Zweck und Nutzergruppe.
2. Freigabekonzept vereinbaren: Für jede Warteschlange muss vor Aktivierung schriftlich geklärt sein, ob Aufzeichnung und Transkription gemeinsam oder getrennt aktiviert werden, und für welchen Zeitraum. Trennung zwischen Quality Assurance (Stichprobe) und flächendeckend ist essentiell.
3. Externe-Anrufer-Ansage abstimmen: Text der automatischen Aufzeichnungs-Ansage gemeinsam mit Datenschutzbeauftragtem und Rechtsabteilung festlegen — inklusive Widerspruchsmöglichkeit.
4. Zugriffs- und Auswertungsregeln festlegen: Wer sieht Transkripte? Wer darf Aufzeichnungen abhören? Wie werden Auswertungen dokumentiert? Verbot der Nutzung für Leistungs- und Verhaltenskontrolle explizit in der BV verankern.
5. Aufbewahrungsfristen setzen: Wie lange bleiben Aufzeichnungen und Transkripte verfügbar? Nach welcher Zeit werden sie automatisch gelöscht? Retention-Policy technisch prüfen.

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2. Microsoft 365 Archive: Datei-Ebene-Archivierung wird Standardfunktion (MC1381114)

Was passiert: Was im Mai noch in Public Preview war, ist ab Anfang bis Ende Juli 2026 allgemein verfügbar — und wichtig: In Tenants mit aktiviertem Microsoft 365 Archive ist die Funktion standardmäßig auf allen SharePoint-Sites aktiv, sofern der Administrator sie nicht abschaltet. Nutzer mit Edit-Berechtigung können damit einzelne Dateien in den Archiv-Speicher verschieben; sie bleiben sichtbar am Ursprungsort, aber können nicht mehr direkt geöffnet werden.

Warum das brennt: Der Schritt von Opt-in (Mai) zu Default-on (Juni) verändert die Reichweite fundamental. Nicht mehr nur bewusst konfigurierte Sites sind betroffen, sondern die gesamte SharePoint-Umgebung. In der Praxis bedeutet das: Sitzungsprotokolle, Bewerbungsunterlagen, Personalakten, Beurteilungen — alle diese Inhalte können durch einzelne Bearbeitungsberechtigte in den Archiv-Status versetzt werden. Retention- und BR-Vereinbarungen zur Aufbewahrung geraten schnell in Konflikt mit der neuen Standardfunktion.

Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:

1. Tenant-Entscheidung dokumentieren: Bleibt die Datei-Archivierung tenant-weit aktiv oder wird sie zur Wiederkehr des Opt-in-Zustands deaktiviert? Diese Entscheidung mit Datum und Begründung schriftlich festhalten.
2. Site-Governance nachziehen: Für sensible SharePoint-Sites (HR, Betriebsrat, Geschäftsführung, Compliance) explizit prüfen, ob Archivierung erlaubt bleibt und wer archivieren darf. Sensitivity-Label-basierte Sperre als technische Umsetzung.
3. Beschäftigte informieren: Klarer Kommunikationsplan — was passiert bei Archivierung, wie lange dauert die Reaktivierung (sofort binnen 7 Tagen, danach bis zu 24 Stunden), wie erkennt man den Archiv-Status?
4. Verhältnis zur Retention klären: Bestehende Retention-Policies bleiben laut Microsoft gültig — aber wie interagieren sie mit user-initiierter Archivierung? Beispielszenario „Compliance-relevante Datei wird vom Nutzer archiviert“ mit Datenschutz und IT durchspielen.
5. Übersichts-Report vereinbaren: Regelmäßiger Auszug archivierter Dateien pro Site (quartalsweise), damit Muster erkennbar bleiben.

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3. OneDrive-Retention für nicht lizenzierte Konten (MC1381110)

Was passiert: Ab Anfang Juli 2026 setzt Microsoft einen erzwungenen Lifecycle für nicht lizenzierte OneDrive-Konten in Kraft. Nach 60 Tagen ohne Lizenz wird OneDrive schreibgeschützt, nach 93 Tagen archiviert (kein direkter Nutzerzugriff mehr; eDiscovery und Legal Hold bleiben verfügbar). Bleibt das Konto insgesamt 12 Monate unlizenziert, drohen ab Juli 2027 endgültige Löschungen. Die Funktion ist standardmäßig aktiv, kein Opt-in erforderlich.

Warum das brennt: Die Regel wirkt technisch, betrifft aber unmittelbar Datenbestände einzelner Beschäftigter. Bei Elternzeit, Langzeitkrankheit, Freistellungen oder unbedachten Lizenzentzügen können Inhalte in die Schreibschutz- oder Archivphase rutschen — und in extremen Fällen unwiederbringlich verloren gehen. Zusätzlich kollidiert das Verhalten mit dem Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO, wenn Beschäftigte ihre eigenen Inhalte nicht mehr herausbekommen.

Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:

1. HR-Prozess anpassen: Bei jedem Lizenzentzug (Austritt, längere Abwesenheit, Umstellung) explizite Prüfung, was mit dem OneDrive passiert. Datenübergabe an Vorgesetzte oder Nachfolger als Standardschritt in den Prozess integrieren.
2. Elternzeit- und Freistellungsregelung: Für definierte Abwesenheiten (Elternzeit, Sabbatical, längere Krankheit) darf die Lizenz nicht ohne separate Freigabe entzogen werden. Ausnahme-Prozess mit HR und BR abstimmen.
3. Beschäftigten-Information: Klare Kommunikation an alle Beschäftigten, was mit ihrem OneDrive passiert, wenn die Lizenz endet. Ansprechpartner für Datenanforderungen benennen.
4. Sechzig-Tage-Warnung nutzen: Der 60-Tage-Fensterzeitraum vor Schreibschutz muss in den HR-Prozess einfließen, sodass Beschäftigte oder deren Vorgesetzte vor Ablauf informiert werden.
5. Datenschutzrechtlichen Auskunftsanspruch absichern: Prozess dokumentieren, wie ehemalige Beschäftigte binnen der Monatsfrist nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO Zugriff auf ihre archivierten OneDrive-Inhalte bekommen — insbesondere zwischen Tag 93 und der endgültigen Löschung.

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Was noch im Juni-Newsletter steht

Neben den drei Top-Themen enthält der vollständige Juni-Newsletter fünfzehn weitere Einträge — darunter der Recap-App-Modus, der Meetings der letzten 30 Tage in einer durchsuchbaren Ansicht und optional als Audio-Podcast bündelt, die neuen Insider-Risk-Trigger für Microsoft Fabric, Box, Dropbox, Google Drive, Azure und AWS, sowie die Nutzer-basierte Aggregation von DLP-Alerts, die faktisch Verhaltensprofile pro Person erzeugt.

Alle achtzehn Einträge sind rechtsinformiert bewertet, mit Querverweisen auf frühere Ausgaben (April, Mai) und mit konkreten Handlungsempfehlungen versehen. Wer den Newsletter regelmäßig beziehen möchte, findet den Zugang zum M365 Compliance Radar unter improve-it.gmbh/m365-compliance-radar.