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M365 im Juni 2026: Drei Änderungen, die Betriebsräte jetzt aktiv angehen sollten

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Beitrag zum improve it M365 Compliance Radar — Ausgabe Juni 2026

Microsoft hat im Juni 2026 rund 161 Änderungen am Message Center veröffentlicht. Achtzehn davon sind für deutsche Betriebsräte mitbestimmungsrelevant. Drei Themen ragen so weit heraus, dass sie in den kommenden Wochen aktiv angegangen werden sollten — nicht später, weil bei allen drei die Umsetzung ohne aktives Zutun bereits läuft.

1. Automatische Aufzeichnung und Transkription in Teams Call Queues (MC1401299)

Was passiert: Ab Anfang August 2026 (GA: Mitte bis Ende August) können Administratoren die automatische Aufzeichnung und Transkription auf Ebene einzelner Call Queues in Microsoft Teams aktivieren. Sobald das für eine Warteschlange geschieht, werden alle von den Agenten der Queue angenommenen Anrufe ohne weitere Nutzeraktion aufgezeichnet, transkribiert und in SharePoint abgelegt. Über die Queues-App sind sie mit Teams-Premium-Lizenz abrufbar.

Warum das brennt: Das ist ein klassischer Fall der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG — Aufzeichnung von Arbeitsergebnissen einzelner Beschäftigter. Zusätzlich greift die TDDDG- und DSGVO-Perspektive, weil externe Anrufer über die Aufzeichnung informiert werden und wirksam einwilligen müssen. Ohne saubere Regelung sind sowohl arbeitsrechtliche Folgen als auch Bußgeldrisiken realistisch.

Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:

  1. Bestandsaufnahme: Welche Call Queues gibt es aktuell? Welche werden im Servicekontext, welche intern genutzt? Verlangen Sie eine Liste aller aktiven Warteschlangen mit Zweck und Nutzergruppe.
  2. Freigabekonzept vereinbaren: Für jede Warteschlange muss vor Aktivierung schriftlich geklärt sein, ob Aufzeichnung und Transkription gemeinsam oder getrennt aktiviert werden, und für welchen Zeitraum. Trennung zwischen Quality Assurance (Stichprobe) und flächendeckend ist essentiell.
  3. Externe-Anrufer-Ansage abstimmen: Text der automatischen Aufzeichnungs-Ansage gemeinsam mit Datenschutzbeauftragtem und Rechtsabteilung festlegen — inklusive Widerspruchsmöglichkeit.
  4. Zugriffs- und Auswertungsregeln festlegen: Wer sieht Transkripte? Wer darf Aufzeichnungen abhören? Wie werden Auswertungen dokumentiert? Verbot der Nutzung für Leistungs- und Verhaltenskontrolle explizit in der BV verankern.
  5. Aufbewahrungsfristen setzen: Wie lange bleiben Aufzeichnungen und Transkripte verfügbar? Nach welcher Zeit werden sie automatisch gelöscht? Retention-Policy technisch prüfen.

2. Microsoft 365 Archive: Datei-Ebene-Archivierung wird Standardfunktion (MC1381114)

Was passiert: Was im Mai noch in Public Preview war, ist ab Anfang bis Ende Juli 2026 allgemein verfügbar — und wichtig: In Tenants mit aktiviertem Microsoft 365 Archive ist die Funktion standardmäßig auf allen SharePoint-Sites aktiv, sofern der Administrator sie nicht abschaltet. Nutzer mit Edit-Berechtigung können damit einzelne Dateien in den Archiv-Speicher verschieben; sie bleiben sichtbar am Ursprungsort, aber können nicht mehr direkt geöffnet werden.

Warum das brennt: Der Schritt von Opt-in (Mai) zu Default-on (Juni) verändert die Reichweite fundamental. Nicht mehr nur bewusst konfigurierte Sites sind betroffen, sondern die gesamte SharePoint-Umgebung. In der Praxis bedeutet das: Sitzungsprotokolle, Bewerbungsunterlagen, Personalakten, Beurteilungen — alle diese Inhalte können durch einzelne Bearbeitungsberechtigte in den Archiv-Status versetzt werden. Retention- und BR-Vereinbarungen zur Aufbewahrung geraten schnell in Konflikt mit der neuen Standardfunktion.

Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:

  1. Tenant-Entscheidung dokumentieren: Bleibt die Datei-Archivierung tenant-weit aktiv oder wird sie zur Wiederkehr des Opt-in-Zustands deaktiviert? Diese Entscheidung mit Datum und Begründung schriftlich festhalten.
  2. Site-Governance nachziehen: Für sensible SharePoint-Sites (HR, Betriebsrat, Geschäftsführung, Compliance) explizit prüfen, ob Archivierung erlaubt bleibt und wer archivieren darf. Sensitivity-Label-basierte Sperre als technische Umsetzung.
  3. Beschäftigte informieren: Klarer Kommunikationsplan — was passiert bei Archivierung, wie lange dauert die Reaktivierung (sofort binnen 7 Tagen, danach bis zu 24 Stunden), wie erkennt man den Archiv-Status?
  4. Verhältnis zur Retention klären: Bestehende Retention-Policies bleiben laut Microsoft gültig — aber wie interagieren sie mit user-initiierter Archivierung? Beispielszenario „Compliance-relevante Datei wird vom Nutzer archiviert“ mit Datenschutz und IT durchspielen.
  5. Übersichts-Report vereinbaren: Regelmäßiger Auszug archivierter Dateien pro Site (quartalsweise), damit Muster erkennbar bleiben.

3. OneDrive-Retention für nicht lizenzierte Konten (MC1381110)

Was passiert: Ab Anfang Juli 2026 setzt Microsoft einen erzwungenen Lifecycle für nicht lizenzierte OneDrive-Konten in Kraft. Nach 60 Tagen ohne Lizenz wird OneDrive schreibgeschützt, nach 93 Tagen archiviert (kein direkter Nutzerzugriff mehr; eDiscovery und Legal Hold bleiben verfügbar). Bleibt das Konto insgesamt 12 Monate unlizenziert, drohen ab Juli 2027 endgültige Löschungen. Die Funktion ist standardmäßig aktiv, kein Opt-in erforderlich.

Warum das brennt: Die Regel wirkt technisch, betrifft aber unmittelbar Datenbestände einzelner Beschäftigter. Bei Elternzeit, Langzeitkrankheit, Freistellungen oder unbedachten Lizenzentzügen können Inhalte in die Schreibschutz- oder Archivphase rutschen — und in extremen Fällen unwiederbringlich verloren gehen. Zusätzlich kollidiert das Verhalten mit dem Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO, wenn Beschäftigte ihre eigenen Inhalte nicht mehr herausbekommen.

Konkrete Maßnahmen für den Betriebsrat:

  1. HR-Prozess anpassen: Bei jedem Lizenzentzug (Austritt, längere Abwesenheit, Umstellung) explizite Prüfung, was mit dem OneDrive passiert. Datenübergabe an Vorgesetzte oder Nachfolger als Standardschritt in den Prozess integrieren.
  2. Elternzeit- und Freistellungsregelung: Für definierte Abwesenheiten (Elternzeit, Sabbatical, längere Krankheit) darf die Lizenz nicht ohne separate Freigabe entzogen werden. Ausnahme-Prozess mit HR und BR abstimmen.
  3. Beschäftigten-Information: Klare Kommunikation an alle Beschäftigten, was mit ihrem OneDrive passiert, wenn die Lizenz endet. Ansprechpartner für Datenanforderungen benennen.
  4. Sechzig-Tage-Warnung nutzen: Der 60-Tage-Fensterzeitraum vor Schreibschutz muss in den HR-Prozess einfließen, sodass Beschäftigte oder deren Vorgesetzte vor Ablauf informiert werden.
  5. Datenschutzrechtlichen Auskunftsanspruch absichern: Prozess dokumentieren, wie ehemalige Beschäftigte binnen der Monatsfrist nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO Zugriff auf ihre archivierten OneDrive-Inhalte bekommen — insbesondere zwischen Tag 93 und der endgültigen Löschung.

Was noch im Juni-Newsletter steht

Neben den drei Top-Themen enthält der vollständige Juni-Newsletter fünfzehn weitere Einträge — darunter der Recap-App-Modus, der Meetings der letzten 30 Tage in einer durchsuchbaren Ansicht und optional als Audio-Podcast bündelt, die neuen Insider-Risk-Trigger für Microsoft Fabric, Box, Dropbox, Google Drive, Azure und AWS, sowie die Nutzer-basierte Aggregation von DLP-Alerts, die faktisch Verhaltensprofile pro Person erzeugt.

Alle achtzehn Einträge sind rechtsinformiert bewertet, mit Querverweisen auf frühere Ausgaben (April, Mai) und mit konkreten Handlungsempfehlungen versehen. Wer den Newsletter regelmäßig beziehen möchte, findet den Zugang zum M365 Compliance Radar unter improve-it.gmbh/m365-compliance-radar.