Viele Unternehmen behandeln Microsoft 365 wie eine klassische Software:
Einführen, freigeben, Betriebsvereinbarung abschließen – fertig.
Das Problem:
Microsoft 365 ist kein statisches Tool. Es ist eine sich permanent verändernde Arbeitsumgebung. Und genau das stellt die Mitbestimmung vor neue Herausforderungen.
Der Denkfehler: Einführung = erledigt
In klassischen IT-Projekten funktioniert Mitbestimmung oft projektbezogen.
Bei Microsoft 365 greift dieses Modell nicht mehr.
- Funktionen ändern sich monatlich
- Voreinstellungen werden angepasst
- neue Dienste entstehen, alte verschwinden
- Arbeitsweisen verändern sich – oft schleichend
Ohne neues Projekt. Ohne formale Einführung. Ohne erneute Abstimmung.
Wer Mitbestimmung ernst nimmt, muss akzeptieren:
Mitbestimmung endet nicht mit dem Go-Live.
Was Mitbestimmung bei Microsoft 365 wirklich bedeutet
Mitbestimmung bei Microsoft 365 ist kein juristischer Sonderfall – sondern eine organisatorische Daueraufgabe.
Konkret heißt das:
- Nicht jede Änderung ist mitbestimmungspflichtig
- aber relevante Änderungen müssen erkannt und eingeordnet werden
- insbesondere dort, wo Verhalten, Leistung oder Daten der Mitarbeitenden betroffen sind
Kritische Beispiele sind u. a.:
- neue Teams-Funktionen
- KI-gestützte Features
- Auswertungen und Nutzungsanalysen
- Automatisierungen und neue Standardkonfigurationen
Die zentrale Frage lautet nicht: „Ist Microsoft 365 mitbestimmungspflichtig?“
Sondern: „Welche Änderung hat welche Auswirkungen – und für wen?“
Das eigentliche Problem: Niemand hat den Gesamtüberblick
In der Praxis erleben wir immer wieder dasselbe Muster – wenn überhaupt alle Parteien beteiligt werden:
- IT bewertet technisch
- Datenschutz bewertet rechtlich
- der Betriebsrat bewertet arbeitsrechtlich
Alle für sich korrekt – aber ohne gemeinsamen Blick.
Das führt zu:
- verspäteter Einbindung des Betriebsrats
- unnötigen Eskalationen
- pauschalen Verboten oder Blockaden
- Unsicherheit bei Management und IT
Nicht aus bösem Willen – sondern aus fehlender Transparenz.
Warum klassische Lösungen nicht mehr reichen
Viele Organisationen verlassen sich auf:
- einmalige Bewertungen
- alte Betriebsvereinbarungen
- manuelle Sichtung von Microsoft-Ankündigungen
Das funktioniert nicht mehr.
Microsoft 365 entwickelt sich schneller, als klassische Gremien- und Projektlogiken es abbilden können.
Mitbestimmung wird dadurch nicht überflüssig – sondern anspruchsvoller.
Ein pragmatischer Weg nach vorne
Mitbestimmung bei Microsoft 365 braucht vor allem eines: Struktur.
- frühzeitig erkennen, was sich ändert
- einordnen, ob Mitbestimmung betroffen ist
- bewerten, wie sich Änderungen konkret im Tenant auswirken
- Entscheidungen faktenbasiert treffen – nicht aus dem Bauch heraus
Nicht als Einzelaktion. Sondern kontinuierlich.
Fazit
Microsoft 365 ist kein IT-Projekt. Es ist ein dauerhaftes Veränderungssystem.
Wer Mitbestimmung hier auf ein einmaliges Dokument reduziert, verliert früher oder später die Kontrolle.
Wer Transparenz, Regelmäßigkeit und klare Einordnung schafft, macht Mitbestimmung wieder handlungsfähig.
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