Im letzten Beitrag unserer Serie haben wir uns mit dem Business Case beschäftigt – der wirtschaftlichen Begründung eines Projekts. Doch selbst das beste Projektziel bleibt wirkungslos, wenn nicht klar ist, wer wofür verantwortlich ist.
Genau hier setzt PRINCE2 mit seinem differenzierten Rollenmodell an. Es geht nicht um Hierarchie, sondern um Klarheit: Wer entscheidet? Wer liefert? Wer prüft? Und wer unterstützt?
Warum sind klare Rollen so wichtig?
Projekte scheitern selten an fehlenden Ideen – oft aber an Unklarheit in der Zusammenarbeit. Unausgesprochene Erwartungen, doppelte Arbeit oder übersehene Zuständigkeiten führen zu Friktionen. Besonders dann, wenn interne Teams und externe Partner gemeinsam arbeiten, ist eine eindeutige Rollenverteilung entscheidend.
Ein Projekt braucht Struktur, um flexibel zu sein. Und das bedeutet: Jeder weiß, was von ihm erwartet wird – und was nicht.
Welche Rollen sieht PRINCE2 vor?
PRINCE2 unterscheidet bewusst zwischen drei Interessenlagen im Projekt: Business, User und Supplier. Daraus leiten sich die zentralen Rollen ab:
1. Auftraggeber (Executive)
Vertritt die geschäftlichen Interessen des Unternehmens, was das Projekt beauftragt. Trägt die letztliche Verantwortung für das Projekt und stellt sicher, dass es wirtschaftlich sinnvoll ist.
2. Lenkungsausschuss (Project Board)
Setzt sich zusammen aus:
- dem Auftraggeber (Executive)
- einem Vertreter der Nutzer (Senior User)
- einem Vertreter der Lieferanten (Senior Supplier)
Der Lenkungsausschuss trifft die übergeordneten Entscheidungen, priorisiert und genehmigt Meilensteine sowie Änderungen.
3. Projekt Manager (Project Manager)
Verantwortlich für die operative Steuerung. Koordiniert Ressourcen, Termine, Risiken, Berichte – und sorgt dafür, dass alles strukturiert abläuft.
4. Teammanager (Team Manager)
Führen konkrete Arbeitspakete aus. Häufig externe Dienstleister oder Fachverantwortliche im Unternehmen. Berichten an den Projekt Manager.
5. Projektsicherung (Project Assurance)
Unabhängige Kontrolle und Beratung. Unterstützt das Lenkungsgremium dabei, Qualität, Risiken und Fortschritte objektiv zu bewerten. Ist dabei näher am Tagesgeschäft als die Lenkungsverantwortlichen.
6. Projektunterstützung (Project Support)
Stellt die Infrastruktur sicher – etwa Tools, Berichte, Dokumentation oder Terminplanung. In größeren Projekten ein eigenes PMO.
Wie setzen wir das in der Praxis um?
In unseren Projekten starten wir in frühen Phasen mit einem Verantwortlichkeits-Workshop. Ziel ist es, nicht nur PRINCE2-Rollen zuzuweisen, sondern sie auch in die reale Organisationsstruktur zu übersetzen.
Wir verwenden dafür u. a.:
- RACI-Matrixen, um Verantwortlichkeiten bei Aufgaben greifbar zu machen:
| Beispiel | R | A | C | I |
|---|---|---|---|---|
| Projektplan erstellen | Project Manager | Executive | Senior User | Team Manager |
| Testdurchführung | Team Manager | Project Manager | Project Assurance | Senior Supplier |
| Änderungsfreigabe | Project Manager | Project Board | Senior User, Senior Supplier | Project Support |
- Rollenkarten zur schnellen Übersicht. Beispiel:
Rollenkarte: Projekt Manager- Ziel: Umsetzung des Projekts im Rahmen von Zeit, Kosten, Qualität
- Zuständigkeiten:
- Koordination von Arbeitspaketen
- Risikomanagement
- Berichtswesen an den Lenkungsausschuss
- Vorbereitung von Entscheidungen
- Entscheidungsbefugnisse:
- Entscheidungen im Rahmen der Toleranzen
- Eskalation bei Überschreitungen
- Kick-off-Präsentationen, in denen Rollen visuell und narrativ vermittelt werden
Praxistipp:
Gerade bei externen Beteiligten lohnt es sich, nicht nur die Rolle zu klären – sondern auch die Kommunikationswege: Wer eskaliert wie, wann, wohin?
Warum ist das auch für Externe so entscheidend?
Berater, Dienstleister oder neue Projektbeteiligte kennen die internen Zuständigkeiten nicht aus dem Effeff. Eine klare Rollenstruktur hilft dabei, Reibungsverluste zu vermeiden und schafft Verlässlichkeit. Es ermöglicht externen Partnern, schnell effektiv mitzuarbeiten – ohne langwierige Abstimmungsschleifen.
Ausblick: Wie wird im Projekt entschieden?
Wenn Rollen und Zuständigkeiten klar sind, stellt sich zwangsläufig die nächste Frage: Wie wird im Projekt entschieden? Wer gibt was frei? Und wann treffen sich welche Gremien?
Genau darum geht es im nächsten Teil unserer Serie: Wir werfen einen Blick auf die Projekt-Governance nach PRINCE2 – und zeigen, wie regelmäßige Strukturen helfen, Entscheidungen transparent, nachvollziehbar und effizient zu gestalten.
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