Projektdefinition: Der erste Schritt zum strukturierten Projekterfolg

Im letzten Beitrag haben wir uns mit dem Projektleitdokument als Ganzes beschäftigt. Diesmal geht es um die konkrete Projektdefiniton.

Ein gutes Projekt beginnt nicht mit einem Task – sondern mit einem klaren Verständnis. Genau das leistet die Projektdefinition im PRINCE2-Ansatz: Sie gibt dem Vorhaben Richtung, Sinn und Struktur. Für uns als Berater ist sie nicht nur ein Pflichtdokument, sondern ein zentrales Werkzeug, um Klarheit zu schaffen – für das Team, für Stakeholder, und nicht zuletzt für den Projekterfolg.

Was ist eine Projektdefinition?

Die Projektdefinition beschreibt, worum es im Projekt geht – und worum nicht. Sie beantwortet Fragen wie:

• Was ist das Ziel des Projekts?
• Welche Ergebnisse sollen am Ende vorliegen?
• Welche Annahmen und Rahmenbedingungen gelten?
• Welche Stakeholder sind involviert?
• Was liegt explizit außerhalb des Projektumfangs?

Dieser definierende Rahmen sorgt dafür, dass alle Beteiligten dieselbe Vorstellung davon haben, was erreicht werden soll – und verhindert teure Missverständnisse, unnötige Schleifen oder unklare Erwartungen.

Wer erstellt die Projektdefinition?

Zum Zeitpunkt der Projektdefinition ist die Rolle des Projektleiters häufig noch nicht offiziell besetzt. In der Praxis übernehmen deshalb oft die künftigen Projektleiter oder externe Berater die Vorbereitung – idealerweise in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber. Gerade in frühen Projektphasen hilft dieser Schritt dabei, die Voraussetzungen für ein gemeinsames Verständnis zu schaffen – bevor das Projektteam vollständig formiert ist.

Warum ist das besonders wichtig?

Eine sauber ausgearbeitete Projektdefinition ist die Grundlage für Orientierung – besonders für externe Beteiligte. Dienstleister, neue Teammitglieder oder Projektpartner, die weder die interne Unternehmensrealität noch branchenspezifische Abläufe im Detail kennen, brauchen eine klare, nachvollziehbare Beschreibung. Sie hilft, die Ziele und Rahmenbedingungen schnell zu erfassen – und verhindert spätere Interpretationsspielräume, die sonst zu Friktionen führen könnten.

Unser Ansatz

Wir setzen die Projektdefinition frühzeitig und kollaborativ auf. Denn nur wenn alle Beteiligten – von Auftraggeber bis Umsetzungsteam – mitgestalten, entsteht ein belastbares gemeinsames Verständnis. Die Definition ist dabei nicht in Stein gemeißelt, sondern kann im Projektverlauf angepasst werden – kontrolliert und dokumentiert.

Kurz gesagt: Eine gute Projektdefinition spart Zeit, schafft Vertrauen und gibt Sicherheit – gerade dann, wenn viele unterschiedliche Perspektiven zusammenkommen. Sie ist das Fundament für saubere, strukturierte Projekte – und genau das wollen wir gemeinsam mit unseren Kunden erreichen.

Im nächsten Beitrag der Serie geht es um den Business Case – und warum Projekte ohne Nutzenargumentation wie Segelboote ohne Wind sind.