Im vorherigen Beitrag haben wir die Rollen im Projekt beleuchtet – wer ist wofür zuständig, wer liefert, wer prüft. Nun folgt die logische Fortsetzung: Wie laufen Entscheidungen im Projekt ab? Welche Meetings braucht es? Wer entscheidet wann – und auf welcher Grundlage?
PRINCE2 liefert dazu ein Governance-Modell, das Klarheit schafft, ohne Bürokratie aufzublähen. In der Praxis ist das ein entscheidender Erfolgsfaktor – besonders, wenn mehrere Parteien beteiligt sind.
Warum strukturierte Entscheidungswege wichtig sind
Projektentscheidungen treffen wir selten spontan. Oft hängt viel daran: Budget, Umsetzungszeit, Akzeptanz bei Nutzern. Ohne klare Gremien und Entscheidungsroutinen verzetteln sich Teams schnell oder laufen in Eskalationen.
Gute Governance bedeutet, dass:
- Entscheidungen nachvollziehbar und dokumentiert getroffen werden
- die richtigen Personen im richtigen Moment involviert sind
- und dass Regeltermine Orientierung und Sicherheit geben
Welche Gremien sieht PRINCE2 vor?
Zentral ist der Lenkungsausschuss (Project Board) – das oberste Entscheidungsorgan im Projekt. Er setzt sich zusammen aus dem Auftraggeber (Executive), dem Senior User und dem Senior Supplier. Dieses Gremium gibt den Kurs vor und entscheidet bei:
- Phasenfreigaben
- Wesentlichen Änderungen (Change Requests)
- Eskalationen über Toleranzgrenzen
Der Projekt Manager steuert operativ – innerhalb der vom Lenkungsausschuss vorgegebenen Leitplanken (Toleranzen für Zeit, Kosten, Qualität etc.).
Typische PRINCE2-Meetings in der Projektsteuerung
Im Alltag etablieren sich bewährte Formate, die je nach Projektgröße und Organisation angepasst werden. Eine Auswahl:
| Meeting-Typ | Teilnehmer | Zielsetzung | Frequenz |
|---|---|---|---|
| Kick-off | Alle relevanten Stakeholder | Gemeinsames Verständnis, Projektstart | Einmalig zu Beginn |
| Lenkungsausschuss-Sitzung | Project Board, Projekt Manager | Entscheidung über Freigaben, Eskalationen, Steuerung | Phasenweise (z. B. monatlich) |
| Weekly oder Biweekly Project Sync | Projekt Manager, Teammanager | Statusabgleich, Risiken, nächste Aufgaben | Wöchentlich / 14-täglich |
| Quality Review / Prüfrunde | Projekt Manager, Project Assurance | Prüfung von Zwischenergebnissen oder Meilensteinen | Bei Bedarf / phasenabhängig |
| Change Review Board (optional) | Project Board oder benanntes Gremium | Bewertung und Freigabe von Änderungsanträgen | Nach Bedarf |
| Lessons Learned / Projektabschluss | Projektteam, Project Board | Rückblick, Verbesserungspotenziale identifizieren | Einmalig am Ende |
Praxistipp:
Alle Meetings haben ein definiertes Ziel, eine vorbereitete Agenda und idealerweise ein festes Zeitfenster. Entscheidungen werden protokolliert – in einfachen, nachvollziehbaren Dokumenten (z. B. in einem Projekttagebuch oder Entscheidungsprotokoll).
Governance für hybride Teams
Insbesondere bei der Zusammenarbeit mit Externen ist es wichtig, dass Governance nicht implizit bleibt. Wir machen Entscheidungswege sichtbar, besprechen Erwartungen frühzeitig und schaffen Schnittstellen zwischen Projektteam, Fachbereichen und Steuerungsgremien.
Tools wie folgende helfen dabei:
- Entscheidungsregister mit Status (offen, genehmigt, abgelehnt)
- Standardisierte Entscheidungsvorlagen
- Governance-Canvas für Workshops
Zusammengefasst
Projekt-Governance bedeutet: Entscheidungen werden planbar, transparent und nachvollziehbar getroffen. PRINCE2 bietet dafür eine klare Struktur – flexibel genug, um in jeder Organisation angewendet zu werden.
Nächster Beitrag der Serie
Im nächsten Teil schauen wir auf das Thema Qualitätsmanagement im Projekt: Wie wir Qualität nicht nur kontrollieren, sondern gezielt aufbauen und sichern.
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