Business Case: Das Warum hinter jedem Projekt

Im letzten Beitrag unserer Serie haben wir uns damit beschäftigt, wie eine klare Projektdefinition als Fundament für den Projekterfolg dient.

Heute gehen wir den nächsten logischen Schritt: Warum starten wir ein Projekt überhaupt? Im PRINCE2-Ansatz ist die Antwort darauf der Business Case – und er ist weit mehr als eine Formalität.

Was ist ein Business Case?

Der Business Case liefert die wirtschaftliche und strategische Begründung für ein Projekt. Er beantwortet die zentralen Fragen:

Warum wird das Projekt durchgeführt?
Welchen konkreten Nutzen erwarten wir?
Welche Kosten und Risiken entstehen?
Welche Alternativen wurden geprüft und warum haben wir uns für diese Lösung entschieden?

Er begleitet das gesamte Projekt: Zu Beginn, als Entscheidungsgrundlage – und während der Durchführung, um sicherzustellen, dass das Projekt weiterhin sinnvoll bleibt. Dabei bleibt die initiale Idee nicht starr bestehen, sondern entwickelt sich über das Projekt weiter, wird feiner ausdefiniert oder mit neuen Ideen und Ansätzen angereichert.

Wer erstellt den Business Case?

In frühen Projektphasen ist der Business Case meist noch in Vorbereitung. Häufig erstellt ihn der zukünftige Projekt Manager in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber – unterstützt von internen oder externen Beratern.

Die finale Verantwortung liegt beim künftigen Projekt Management. Die Genehmigung erfolgt üblicherweise durch ein Lenkungsgremium oder die Geschäftsführung.

Warum ist der Business Case so wichtig?

Gerade wenn externe Partner, neue Teammitglieder oder Dienstleister eingebunden sind, die nicht jeden internen Prozess oder branchenspezifische Besonderheiten kennen, schafft ein sauberer Business Case Klarheit: Er erklärt den Kontext, das Ziel und den Nutzen – in einer Sprache, die alle verstehen.

Ohne diese Grundlage drohen Missverständnisse, Zielverfehlungen oder unnötige Diskussionen über die eigentliche Richtung des Projekts.

Wie wird ein Business Case erstellt?

Ein robuster Business Case entsteht nicht „aus dem Bauch heraus“, sondern durch strukturierte Arbeit. Unser bewährter Ansatz gliedert sich in fünf Schritte:

1. Zieldefinition und Nutzenanalyse

Was genau soll erreicht werden?
Wer profitiert konkret davon (Unternehmen, Kunden, Partner)?
Welche Verbesserungen entstehen im Alltag oder im Geschäftsergebnis?

Praxistipp: Halten Sie die Ziele so messbar wie möglich fest: Anstatt „bessere Prozesse“ besser formulieren: „Reduktion der Bearbeitungszeit um 30 % innerhalb von 6 Monaten.“ Am Anfang sollten sie mit 3 bis 5 klar definierten Zielen starten. Werden Sie lieber in den Zielen konkreter, als zu viele Ziele zu definieren.

2. Optionenanalyse

Was passiert, wenn wir nichts tun?
Gibt es alternative Lösungen, und wie schneiden sie im Vergleich ab?
Warum ist die gewählte Projektvariante die beste Option?

Praxistipp: Erarbeiten Sie mindestens drei Szenarien: „Nichts tun“, „Alternative Lösung“, „Empfohlene Lösung“. Diese Systematik macht spätere Diskussionen leichter nachvollziehbar.

3. Kosten- und Risikoabschätzung

Welche einmaligen und laufenden Kosten entstehen?
Welche internen Aufwände (z. B. Mitarbeiterschulungen) sind zu berücksichtigen?
Welche Risiken könnten den Nutzen gefährden und welche Chancen können sich daraus ergeben?

Praxistipp: Beginnen Sie mit Grobkalkulationen – etwa Aufwand in Personentagen oder Basis-Kostenblöcken – und verfeinern Sie diese im weiteren Verlauf. Denken Sie immer daran, dass Risiken auch Chancen bergen. Häufig wird dies in PRINCE2 vernachlässigt, wodurch ein Projekt wertvollen Input verlieren kann.

4. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

Wann amortisiert sich die Investition?
Wie hoch ist der erwartete ROI?
Welche strategischen oder qualitativen Vorteile bringt das Projekt zusätzlich?

Praxistipp: Neben harten Zahlen sollten auch „weiche“ Faktoren benannt werden – wie Imageverbesserung, Compliance-Sicherung oder Innovationsfähigkeit. Gerade in späteren Diskussionen sind diese Argumente oft entscheidend.

5. Pflege und Überwachung

Wird der Business Case während des Projekts regelmäßig überprüft?
Verändern sich Annahmen oder Rahmenbedingungen?

Praxistipp: Legen Sie bei Projektstart bereits feste Überprüfungspunkte fest, z. B. am Ende jeder Projektphase, um flexibel auf neue Gegebenheiten reagieren zu können.

Zusammengefasst

Ein strukturierter Business Case sorgt dafür, dass Projekte nicht auf Vermutungen, sondern auf belastbaren Grundlagen beruhen. Er schafft Transparenz, hilft bei Entscheidungen und sichert, dass das Projektziel für alle Beteiligten nachvollziehbar bleibt. Schließlich ermöglicht er auch dem Auftraggeber konstant die wirtschaftliche Rechtfertigung des Projektes zu überprüfen und sicherzustellen.

Er ist damit ein unverzichtbares Werkzeug für jedes Projekt, das erfolgreich und nachhaltig wirken soll.

Bleiben Sie dran: Nächster Teil der Serie

Im nächsten Artikel der Serie beschäftigen wir uns mit Rollen im Projekt – und warum klare Zuständigkeiten keine Bürokratie sind, sondern echte Handlungsfähigkeit schaffen.

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Wir helfen Ihnen dabei, Ihren Business Case pragmatisch und zielführend zu entwickeln – egal, ob als Erstkonzept oder zur Optimierung bestehender Ansätze.

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