Prozesse bestimmen unseren Arbeitsalltag. Egal ob es dabei darum geht, etwas maschinell am Fließband zu produzieren, den Urlaub einzureichen oder die allmorgendlichen Aufgaben zu erledigen. Wo immer eine Routine unseren Alltag bestimmt, haben wir uns bereits einen Prozess etabliert. Diese Routinen helfen uns, eine Tätigkeit schnell und ohne groß darüber nachzudenken umzusetzen.
Genau darum geht es bei Prozessen und ihrer Automatisierung. Wir wollen Innen helfen, weniger Zeit auf automatisierbare Aufgaben zu verwenden und dadurch mehr Kapazität für andere Themen zu gewinnen.
Prozesse im Geschäftsalltag
Im Geschäftsalltag sind es auch häufig Prozesse, die sich etablieren lassen. Teilweise automatisiert, teilweise manuell. Der wichtigste Schritt ist jedoch, ein Verhalten zunächst zu erkennen und einen Prozess dafür zu entwickeln. Wie machen Ihre Kollegen die Urlaubsplanung? Gibt es dafür ein einheitliches Formular? Oder spricht Sie die erste Kollegin auf dem Flur an, der andere Kollege schreibt Ihnen eine Mail und eine Kollegin hat Ihnen leider gar nicht geantwortet, weil sie aktuell im Urlaub ist? Und bei all dem Durcheinander haben Sie ihren eigenen Urlaub ganz vergessen?
Das ist natürlich nur ein einfaches Beispiel. Weitere Beispiele für Prozesse können die jährliche Datenschutz- und Brandschutz-Prüfung für die Mitarbeitenden sein, das Ideenmanagement für neue Entwicklungen aus dem Unternehmen heraus oder der Prozess für das neue Qualitätsmanagement-System, welches die ISO Normen erfüllt.
Im ersten Schritt ermitteln wir mit Ihnen Arbeitsabläufe, die optimiert werden können. Anschließend zeigen wir Ihnen anhand von Fallbeispielen, wie es besser geht. Wenn Sie den Prozess weiterhin manuell lassen möchten, entwerfen wir mit Ihnen einen Ablauf, den man leicht umsetzen kann. Beispielsweise der Urlaubskalender im Sozialraum, bei dem sich einfach jeder eintragen kann. Oder eine Ablage, wo jeder seinen Urlaub platziert.
Ist Ihnen das doch zu umständlich, können wir natürlich diesen Prozess digitalisieren. Jeder hat dann die Möglichkeit sich per App in einen Kalender einzutragen. Dabei können wir auch bestimmte Regeln berücksichtigen. Es darf immer nur eine Kollegin oder Kollege aus einer Abteilung gleichzeitig im Urlaub sein? Genau das kann man direkt berücksichtigen. Und ggf. auch zwei Kollegen direkt informieren, wenn sich Urlaube trotz dieser Warnung überschneiden. Es darf gar nicht möglich sein? Dann gewinnt eben der Erste. Oder lieber die Angestellte, die ein Kind zuhause hat und in den Schulferien Urlaub benötigt? All diese Parameter können direkt berücksichtigt werden und dem Management so die Arbeit erleichtern. Sie haben dann nur noch die Aufgabe in Härtefällen den definierten Prozess zu überschreiben und eine Lösung zu finden, die nicht im Standard berücksichtigt werden kann.
Fazit
So wie in diesem einfachen Beispiel können Prozesse auch bei der Erstellung von Arbeitsplänen, Genehmigungsprozessen, Vertreterregelungen, Ausbildungsplänen, Routine-Schulungen und vielen weiteren Aktivitäten unterstützen. Nicht immer ist es sinnvoll, dass jeder Prozess digitalisiert und automatisiert wird. Doch bereits das aufzeigen von Prozessen ermöglicht eine Verbesserung in ihrem Ablauf. Und durch unsere Erfahrungswerte und konkreten Beispiele können wir Ihnen helfen, den richtigen Prozess für Ihre Situation zu finden.