Nachdem wir uns im letzten Beitrag um das Änderungsmanagement gekümmert haben, wird es nun zeit sich mit dem Projektabschluss zu beschäftigen.
Ein Projekt zu starten ist oft aufregend, ein Projekt sauber zu beenden dagegen wird gerne unterschätzt – dabei ist genau das ein wesentlicher Erfolgsfaktor.
PRINCE2 legt deshalb großen Wert auf einen strukturierten Projektabschluss, bei dem Ergebnisse gesichert, Erkenntnisse dokumentiert und offene Punkte übergeben werden.
Denn ein Projekt ohne klaren Abschluss bleibt eine Baustelle – in den Köpfen, in den Prozessen und oft auch in den Budgets.
Was bedeutet „Projektabschluss“ in PRINCE2?
Der Projektabschluss ist kein spontaner letzter Arbeitstag, sondern ein definierter Prozess mit klaren Aufgaben und Verantwortlichkeiten:
- Absicherung der Übergabe an den Betrieb oder die Organisation
- Bewertung, ob das Projekt die Ziele erreicht hat
- Dokumentation von Lessons Learned
- Abschlussbewertung des Business Case
- Administrative Schließung von Verträgen, Systemen, Dokumentationen
Ziel: Das Projekt wird geordnet übergeben – alle wissen, dass es beendet ist, und was daraus folgt.
Wann wird der Projektabschluss eingeleitet?
Der Abschlussprozess beginnt nicht „irgendwann am Ende“, sondern strukturiert:
- Sobald alle Produkte geliefert oder die relevanten Arbeitspakete abgeschlossen sind
- Wenn absehbar ist, dass das Projektziel erreicht (oder nicht mehr erreichbar) ist
- Vor Ablauf der letzten Managementphase
Der Projekt Manager initiiert dann den Abschlussprozess.
Aufgaben im PRINCE2-Projektabschluss
- Vorbereitung der Übergabe
- Produkte abnahmebereit?
- Dokumentation vollständig?
- Verantwortlichkeiten für den Betrieb geklärt?
- Leistung und Ziele bewerten
- Vergleich: Soll-Ist-Ergebnisse
- Prüfung: Qualitätskriterien erfüllt?
- Abgleich: Nutzen realistisch erreichbar?
- Lessons Learned dokumentieren
- Was lief gut?
- Wo gab es Herausforderungen?
- Was kann die Organisation daraus lernen?
- Empfehlung für den weiteren Betrieb
- Pflege, Support, Verantwortlichkeiten klären
- Offene Risiken oder Folgemaßnahmen benennen
- Formale Projektfreigabe
- Entscheidung des Lenkungsausschusses
- Offizielle Beendigung des Projekts
- Schließung von Verträgen, Budgets und Systemzugängen
Rollen im Abschlussprozess
| Rolle | Aufgabe im Abschluss |
|---|---|
| Projekt Manager | Organisation, Dokumentation, Abstimmung |
| Project Board | Entscheidung über Abschluss, Bewertung |
| Project Assurance | Unabhängige Prüfung der Ergebnisse |
| Betrieb / Nutzer | Übernahme der Projektprodukte |
Praxisempfehlungen für den Projektabschluss
- Abschlussbericht nie vergessen: Enthält Status, Bewertung, offene Punkte
- Übergabemeeting fest einplanen: Betrieb und Nutzer aktiv einbinden
- Lessons Learned strukturiert erheben: Workshop statt lose Sammlung
- Business Case kritisch prüfen: Nutzen realistisch? Oder Anpassungen nötig?
- Saubere Dokumentationsübergabe: Für spätere Projekte oder Audits wichtig
Lessons Learned: Mehrwert für die Organisation
Der Abschlussbericht bleibt nicht im Aktenschrank – sondern liefert:
- Input für künftige Projekte (Best Practices, Fehlervermeidung)
- Optimierungspotenzial für Prozesse oder Schnittstellen
- Empfehlungen für das organisatorische Wissensmanagement
Praxistipp: Lessons Learned sollten immer an ein PMO, Prozessverantwortliche oder Wissensplattformen übergeben werden – sonst versanden sie.
Fazit: Projekte erfolgreich abschließen, heißt sie nicht einfach beenden
Ein sauberer Projektabschluss schafft:
- Klarheit bei allen Beteiligten
- Verlässliche Übergabe an die Organisation
- Nachhaltige Nutzung der Ergebnisse
- Verbesserungen für zukünftige Projekte
PRINCE2 liefert dafür den Rahmen – strukturiert, nachvollziehbar und praxisnah.
Abschluss der Serie & Ausblick
Mit dem Thema Projektabschluss endet unsere strukturierte Übersicht über die zentralen Bestandteile eines PRINCE2-Projekts.
In weiteren Beiträgen vertiefen wir ausgewählte Themen, z. B.:
- PRINCE2 Agile in der Umsetzung
- Umgang mit schwierigen Projektsituationen
- Zusammenspiel von ISO-Normen und PRINCE2
- Übergang vom Projekt in den Betrieb
Möchten Sie Ihre Projekte professionell abschließen?
Wir unterstützen Sie dabei, Projekte strukturiert zu übergeben, Lessons Learned nutzbar zu machen und den Betrieb optimal vorzubereiten.
Sprechen Sie uns an – für Projekte, die sauber enden und Mehrwert hinterlassen.
(Der Beitrag wurde von KI strukturiert und das Teaserbild von KI generiert)