Kategorie: Projektmanagement

Im letzten Beitrag unserer Serie haben wir uns damit beschäftigt, wie eine klare Projektdefinition als Fundament für den Projekterfolg dient.

Heute gehen wir den nächsten logischen Schritt: Warum starten wir ein Projekt überhaupt? Im PRINCE2-Ansatz ist die Antwort darauf der Business Case – und er ist weit mehr als eine Formalität.

Was ist ein Business Case?

Der Business Case liefert die wirtschaftliche und strategische Begründung für ein Projekt. Er beantwortet die zentralen Fragen:

• Warum wird das Projekt durchgeführt?
• Welchen konkreten Nutzen erwarten wir?
• Welche Kosten und Risiken entstehen?
• Welche Alternativen wurden geprüft und warum haben wir uns für diese Lösung entschieden?

Er begleitet das gesamte Projekt: Zu Beginn, als Entscheidungsgrundlage – und während der Durchführung, um sicherzustellen, dass das Projekt weiterhin sinnvoll bleibt. Dabei bleibt die initiale Idee nicht starr bestehen, sondern entwickelt sich über das Projekt weiter, wird feiner ausdefiniert oder mit neuen Ideen und Ansätzen angereichert.

Wer erstellt den Business Case?

In frühen Projektphasen ist der Business Case meist noch in Vorbereitung. Häufig erstellt ihn der zukünftige Projekt Manager in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber – unterstützt von internen oder externen Beratern.

Die finale Verantwortung liegt beim künftigen Projekt Management. Die Genehmigung erfolgt üblicherweise durch ein Lenkungsgremium oder die Geschäftsführung.

Warum ist der Business Case so wichtig?

Gerade wenn externe Partner, neue Teammitglieder oder Dienstleister eingebunden sind, die nicht jeden internen Prozess oder branchenspezifische Besonderheiten kennen, schafft ein sauberer Business Case Klarheit: Er erklärt den Kontext, das Ziel und den Nutzen – in einer Sprache, die alle verstehen.

Ohne diese Grundlage drohen Missverständnisse, Zielverfehlungen oder unnötige Diskussionen über die eigentliche Richtung des Projekts.

Wie wird ein Business Case erstellt?

Ein robuster Business Case entsteht nicht „aus dem Bauch heraus“, sondern durch strukturierte Arbeit. Unser bewährter Ansatz gliedert sich in fünf Schritte:

1. Zieldefinition und Nutzenanalyse

• Was genau soll erreicht werden?
• Wer profitiert konkret davon (Unternehmen, Kunden, Partner)?
• Welche Verbesserungen entstehen im Alltag oder im Geschäftsergebnis?

Praxistipp: Halten Sie die Ziele so messbar wie möglich fest: Anstatt „bessere Prozesse“ besser formulieren: „Reduktion der Bearbeitungszeit um 30 % innerhalb von 6 Monaten.“ Am Anfang sollten sie mit 3 bis 5 klar definierten Zielen starten. Werden Sie lieber in den Zielen konkreter, als zu viele Ziele zu definieren.

2. Optionenanalyse

• Was passiert, wenn wir nichts tun?
• Gibt es alternative Lösungen, und wie schneiden sie im Vergleich ab?
• Warum ist die gewählte Projektvariante die beste Option?

Praxistipp: Erarbeiten Sie mindestens drei Szenarien: „Nichts tun“, „Alternative Lösung“, „Empfohlene Lösung“. Diese Systematik macht spätere Diskussionen leichter nachvollziehbar.

3. Kosten- und Risikoabschätzung

• Welche einmaligen und laufenden Kosten entstehen?
• Welche internen Aufwände (z. B. Mitarbeiterschulungen) sind zu berücksichtigen?
• Welche Risiken könnten den Nutzen gefährden und welche Chancen können sich daraus ergeben?

Praxistipp: Beginnen Sie mit Grobkalkulationen – etwa Aufwand in Personentagen oder Basis-Kostenblöcken – und verfeinern Sie diese im weiteren Verlauf. Denken Sie immer daran, dass Risiken auch Chancen bergen. Häufig wird dies in PRINCE2 vernachlässigt, wodurch ein Projekt wertvollen Input verlieren kann.

4. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

• Wann amortisiert sich die Investition?
• Wie hoch ist der erwartete ROI?
• Welche strategischen oder qualitativen Vorteile bringt das Projekt zusätzlich?

Praxistipp: Neben harten Zahlen sollten auch „weiche“ Faktoren benannt werden – wie Imageverbesserung, Compliance-Sicherung oder Innovationsfähigkeit. Gerade in späteren Diskussionen sind diese Argumente oft entscheidend.

5. Pflege und Überwachung

• Wird der Business Case während des Projekts regelmäßig überprüft?
• Verändern sich Annahmen oder Rahmenbedingungen?

Praxistipp: Legen Sie bei Projektstart bereits feste Überprüfungspunkte fest, z. B. am Ende jeder Projektphase, um flexibel auf neue Gegebenheiten reagieren zu können.

Zusammengefasst

Ein strukturierter Business Case sorgt dafür, dass Projekte nicht auf Vermutungen, sondern auf belastbaren Grundlagen beruhen. Er schafft Transparenz, hilft bei Entscheidungen und sichert, dass das Projektziel für alle Beteiligten nachvollziehbar bleibt. Schließlich ermöglicht er auch dem Auftraggeber konstant die wirtschaftliche Rechtfertigung des Projektes zu überprüfen und sicherzustellen.

Er ist damit ein unverzichtbares Werkzeug für jedes Projekt, das erfolgreich und nachhaltig wirken soll.

Bleiben Sie dran: Nächster Teil der Serie

Im nächsten Artikel der Serie beschäftigen wir uns mit Rollen im Projekt – und warum klare Zuständigkeiten keine Bürokratie sind, sondern echte Handlungsfähigkeit schaffen.

Möchten Sie direkt loslegen?

Wir helfen Ihnen dabei, Ihren Business Case pragmatisch und zielführend zu entwickeln – egal, ob als Erstkonzept oder zur Optimierung bestehender Ansätze.

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(Der Beitrag wurde von KI strukturiert und das Teaserbild von KI generiert)

Im letzten Beitrag haben wir uns mit dem Projektleitdokument als Ganzes beschäftigt. Diesmal geht es um die konkrete Projektdefiniton.

Ein gutes Projekt beginnt nicht mit einem Task – sondern mit einem klaren Verständnis. Genau das leistet die Projektdefinition im PRINCE2-Ansatz: Sie gibt dem Vorhaben Richtung, Sinn und Struktur. Für uns als Berater ist sie nicht nur ein Pflichtdokument, sondern ein zentrales Werkzeug, um Klarheit zu schaffen – für das Team, für Stakeholder, und nicht zuletzt für den Projekterfolg.

Was ist eine Projektdefinition?

Die Projektdefinition beschreibt, worum es im Projekt geht – und worum nicht. Sie beantwortet Fragen wie:

• Was ist das Ziel des Projekts?
• Welche Ergebnisse sollen am Ende vorliegen?
• Welche Annahmen und Rahmenbedingungen gelten?
• Welche Stakeholder sind involviert?
• Was liegt explizit außerhalb des Projektumfangs?

Dieser definierende Rahmen sorgt dafür, dass alle Beteiligten dieselbe Vorstellung davon haben, was erreicht werden soll – und verhindert teure Missverständnisse, unnötige Schleifen oder unklare Erwartungen.

Wer erstellt die Projektdefinition?

Zum Zeitpunkt der Projektdefinition ist die Rolle des Projektleiters häufig noch nicht offiziell besetzt. In der Praxis übernehmen deshalb oft die künftigen Projektleiter oder externe Berater die Vorbereitung – idealerweise in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber. Gerade in frühen Projektphasen hilft dieser Schritt dabei, die Voraussetzungen für ein gemeinsames Verständnis zu schaffen – bevor das Projektteam vollständig formiert ist.

Warum ist das besonders wichtig?

Eine sauber ausgearbeitete Projektdefinition ist die Grundlage für Orientierung – besonders für externe Beteiligte. Dienstleister, neue Teammitglieder oder Projektpartner, die weder die interne Unternehmensrealität noch branchenspezifische Abläufe im Detail kennen, brauchen eine klare, nachvollziehbare Beschreibung. Sie hilft, die Ziele und Rahmenbedingungen schnell zu erfassen – und verhindert spätere Interpretationsspielräume, die sonst zu Friktionen führen könnten.

Unser Ansatz

Wir setzen die Projektdefinition frühzeitig und kollaborativ auf. Denn nur wenn alle Beteiligten – von Auftraggeber bis Umsetzungsteam – mitgestalten, entsteht ein belastbares gemeinsames Verständnis. Die Definition ist dabei nicht in Stein gemeißelt, sondern kann im Projektverlauf angepasst werden – kontrolliert und dokumentiert.

Kurz gesagt: Eine gute Projektdefinition spart Zeit, schafft Vertrauen und gibt Sicherheit – gerade dann, wenn viele unterschiedliche Perspektiven zusammenkommen. Sie ist das Fundament für saubere, strukturierte Projekte – und genau das wollen wir gemeinsam mit unseren Kunden erreichen.

Im nächsten Beitrag der Serie geht es um den Business Case – und warum Projekte ohne Nutzenargumentation wie Segelboote ohne Wind sind.

(Der Beitrag wurde von KI strukturiert und das Teaserbild von KI generiert)

In der dynamischen Welt des Projektmanagements braucht es klare Strukturen, um Projekte erfolgreich und mit hoher Qualität umzusetzen. Gleichzeitig möchten wir als improve it nicht nur strukturieren, sondern auch motivieren und begeistern – denn erfolgreiche Projektarbeit kann und sollte Freude bereiten.

PRINCE2 und Freude ist wahrscheinlich etwas, dass vielen nicht unbedingt im gleichen Satz einfallen würde. Zu viel Struktur und klare Regelungen. Doch genau diese Vorbereitungszeit und Strukturierung am Anfang sorgt im späteren Projektverlauf für klare Leitplanken und hilft auch stressige Phasen effizient zu koordinieren, ohne das Ziel aus den Augen zu verlieren.

Warum ist eine Projektleitdokumentation sinnvoll?

Eine umfassende Projektleitdokumentation nach PRINCE2 bietet hierfür einen bewährten Rahmen, der Klarheit schafft, ohne die Kreativität des Teams einzuschränken. Eine saubere Planung und Dokumentation sorgt dafür, dass alle Beteiligten dieselbe Zielvorstellung haben. So entsteht ein Arbeitsumfeld, in dem jeder genau weiß, was von ihm erwartet wird und sich ganz auf die Umsetzung konzentrieren kann.

Die PRINCE2-Elemente im Projektalltag

1. Projektdefinition: Die klare Festlegung von Zielen und Abgrenzungen sorgt für ein gemeinsames Verständnis und reduziert Missverständnisse. Jeder im Team weiß genau, wohin die Reise gehen soll.
2. Business Case: Der Business Case verdeutlicht den Nutzen und die Wirtschaftlichkeit des Projekts. Er sorgt für Klarheit darüber, warum das Projekt durchgeführt wird und motiviert das Team durch die gemeinsame Zielsetzung.
3. Rollen und Verantwortlichkeiten: Wenn Zuständigkeiten klar definiert sind, entstehen weniger Reibungsverluste. Jeder weiß, was zu tun ist und wer Entscheidungen treffen darf – so arbeitet das Team effizienter und zufriedener.
4. Qualitätsmanagement: Qualität ist ein wichtiger Erfolgsfaktor. Definierte Standards helfen, diese Qualität sicherzustellen und kontinuierlich zu verbessern. Erfolgserlebnisse beim Erreichen dieser Standards stärken die Motivation.
5. Risikomanagement: Risiken frühzeitig erkennen und bewältigen gibt dem Team Sicherheit und sorgt dafür, dass Herausforderungen als machbar wahrgenommen werden. Dies hält die Projektarbeit stabil und verringert Unsicherheiten.
6. Kommunikationsmanagement: Gezielte Kommunikation sorgt dafür, dass Informationen zur richtigen Zeit bei den richtigen Personen ankommen. Dadurch werden Missverständnisse reduziert, die Zusammenarbeit verbessert und Vertrauen aufgebaut.
7. Projektpläne: Ein klar strukturierter Projektplan gibt Orientierung und hilft, Prioritäten richtig zu setzen. Das ermöglicht es dem Team, sich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren und stressfreier zu arbeiten.

PRINCE2 – Qualität sichern, Motivation steigern

Die Projektleitdokumentation nach PRINCE2 bietet den Rahmen für Projekte, die nicht nur erfolgreich, sondern auch qualitativ hochwertig umgesetzt werden. Sie schafft Klarheit und gibt dem Team gleichzeitig Raum für Kreativität. In dieser Balance liegt das Geheimnis nachhaltiger, erfolgreicher Projektarbeit.

Dieser Artikel ist der Startpunkt einer Serie, in der wir die Werkzeuge von PRINCE2 detailliert vorstellen und aufzeigen, wie sie effektiv genutzt werden können, um nicht nur Ergebnisse zu verbessern, sondern auch die Zufriedenheit und Zusammenarbeit im Team zu fördern. (Zum nächsten Artikel)

Struktur, Qualität und Freude an der Arbeit – mit einem sauber aufgesetztem PRINCE2 Projekt gehen diese Ziele Hand in Hand.

(Der Beitrag wurde von KI strukturiert und das Teaserbild von KI generiert)