Exemplarische Updates für Betriebsräte aus Q4/2024 und Q1/2025
Dieser Muster-Newsletter zeigt, wie Microsoft 365 Änderungen aus Sicht der Mitbestimmung strukturiert aufbereitet werden können. Drei Updates erfordern eine aktive Entscheidung des Betriebsrats. Drei weitere sind informativ, da sie Relevanz für Mitarbeitende haben, ohne eine direkte Entscheidung zu erfordern.
I. Änderungen mit Mitbestimmungsrelevanz
1. Automatische Gesprächsnotizen durch KI in Teams – Transparenz schaffen
MC1017117: Teams erhält eine neue Funktion: Der sogenannte Facilitator-Agent erstellt automatisch Besprechungsnotizen in Meetings und Chats. Entscheidungen, Aufgaben und offene Fragen werden erkannt und dokumentiert – in Echtzeit und für alle sichtbar.
Relevanz für den Betriebsrat:
Automatisierte Mitschriften können sensible Aussagen festhalten – etwa aus Personal- oder Konfliktgesprächen. Die Funktion speichert Daten zentral und ohne aktives Zutun der Teilnehmenden.
Empfehlung:
Der Betriebsrat sollte der Einführung nur zustimmen, wenn klar geregelt ist, wann und wie der Agent genutzt werden darf. Eine Betriebsvereinbarung zur Nutzung und Löschung der Daten ist empfehlenswert.
2. Unternehmensdateien in Copilot-Chats verwenden – Umgang mit sensiblen Inhalten klären
MC1038686: Nutzer*innen können ab April 2025 Dateien aus OneDrive oder SharePoint direkt in Copilot-Chats einfügen. Diese Dateien werden dann zur Beantwortung von Fragen durch die KI verarbeitet.
Relevanz für den Betriebsrat:
Wenn personenbezogene Daten oder vertrauliche Dokumente auf diesem Weg in die KI gelangen, entstehen Risiken: z. B. ungewollte Weitergabe, unklare Speicherung oder spätere Nachvollziehbarkeit durch Admins.
Empfehlung:
Festlegen, ob bestimmte Inhalte ausgeschlossen werden müssen. Mitarbeitende sollten geschult werden, welche Daten sie gefahrlos mit Copilot teilen können.
3. Sicherheitsbedenken bei Externen melden – Zugriff auf Meldungen regeln
MC1037768: In Microsoft Teams wird eine neue Funktion eingeführt, mit der Mitarbeitende Sicherheitsbedenken über externe Kontakte melden können. Die Meldung erfolgt über das Drei-Punkte-Menü im Chat.
Relevanz für den Betriebsrat:
Solche Meldungen können zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen führen. Es muss sichergestellt sein, dass der Meldeweg anonym, sicher und nachvollziehbar verwaltet wird.
Empfehlung:
Der Betriebsrat sollte klären, wer Zugriff auf die Meldungen hat, wie Betroffene informiert werden und wie Missbrauch verhindert wird. Ohne diese Regelungen ist die Funktion kritisch zu bewerten.
II. Änderungen zur Information (ohne unmittelbaren Entscheidungsbedarf)
4. Standortfreigabe auf Mobilgeräten – bewusste Zustimmung notwendig
MC1041451: Teams fragt Nutzer*innen auf iOS- und Android-Geräten künftig, ob der Standort dauerhaft (z. B. für Fehleranalyse) oder nur im Notfall verwendet werden darf.
Warum relevant?
Zwar entscheiden die Nutzer selbst, ob sie den Standort freigeben – dennoch sollten sie verstehen, wofür dieser genutzt wird. Ein unbedachtes „Zustimmen“ kann langfristig problematisch sein.
Empfehlung:
IT und Datenschutz sollten diese Änderung transparent kommunizieren. Für den Betriebsrat besteht aktuell kein Handlungsbedarf, aber das Thema sollte beobachtet werden.
5. Zwei-Klick-Schutz bei verschlüsselten E-Mails – versehentliches Öffnen vermeiden
MC1041456: Outlook erhält eine neue Sicherheitsfunktion: Bei verschlüsselten E-Mails wird künftig ein zusätzlicher Klick notwendig, bevor der Inhalt angezeigt wird.
Warum relevant?
Diese Schutzmaßnahme dient vor allem der Sicherheit in Homeoffice- oder Shared-Device-Situationen. Sie betrifft Mitarbeitende direkt, ist aber rein technisch und nicht kontrollbasiert.
Empfehlung:
Keine Entscheidung nötig. Es reicht, die Nutzer*innen über die Änderung zu informieren.
6. Warnung bei großen Verteilerlisten in Outlook Mobile – Fehler vermeiden
MC1041964: Beim Versand von E-Mails an mehr als 25 Empfänger*innen erhalten mobile Nutzer*innen in Outlook künftig eine Warnung. Das soll verhindern, dass versehentlich Massenmails verschickt werden.
Warum relevant?
Die Funktion schützt Mitarbeitende vor Fehlern, bringt aber keine Überwachungsfunktion mit sich. Sie dient ausschließlich der Benutzerfreundlichkeit.
Empfehlung:
Keine Mitbestimmung erforderlich. Positiv hervorzuheben ist die präventive Wirkung gegen Datenpannen.