Nachdem wir uns im letzten Beitrag über die Phasensteuerung und Toleranzen unterhalten haben, schauen wir uns diesmal die Änderungen in Projekten an.
In der Umsetzung eines Projekts gehören Änderungen ehr zum Standard als zur Ausnahme. Selten bleibt etwas in der eigentlichen Umsetzung so, wie es am Anfang geplant war. Anforderungen ändern sich, neue Erkenntnisse entstehen, Prioritäten verschieben sich.
Die Frage ist nicht, ob sich etwas ändert – sondern wie wir damit umgehen.
PRINCE2 bietet mit dem Change Control Approach einen strukturierten Weg, Änderungen kontrolliert, nachvollziehbar und transparent zu behandeln – ohne dass das Projekt aus dem Ruder läuft.
Was ist ein „Change“ im Sinne von PRINCE2?
Ein Change ist jede vorgeschlagene Abweichung von einem vereinbarten Projektergebnis oder Produkt – ganz gleich, ob sie aus dem Projektteam, von Stakeholdern oder von außen kommt.
Typische Beispiele:
- Neue Funktion oder Feature-Wunsch
- Änderung eines Liefertermins
- Anpassung von Qualitätskriterien
- Austausch eines Produkts gegen eine Alternative
- Nachträglicher Scope-Reduktionsvorschlag
PRINCE2 unterscheidet dabei drei Reaktionstypen:
| Änderungsart | Beschreibung |
|---|---|
| Request for Change | Geplante, formale Änderungsanfrage |
| Off-Specification | Geplante Liefergegenstände, die nicht wie erwartet sind |
| Problem/Issue | Unerwartete Ereignisse, die sofortige Reaktion erfordern |
Warum strukturierter Umgang mit Änderungen wichtig ist
Unkontrollierte Änderungen – oft als „Scope Creep“ bekannt – gefährden nicht nur Zeit und Budget, sondern auch Qualität und Vertrauen.
Ziele des Änderungsmanagements:
- Vermeidung von Parallelentscheidungen oder Bauchgefühl-Änderungen
- Bewertung von Auswirkungen auf Zeit, Kosten, Qualität, Nutzen und Risiko
- Sicherstellung, dass Änderungen bewusst und begründet freigegeben werden
- Transparenz gegenüber allen Projektbeteiligten und Steuerungsgremien
Wie läuft der Änderungsprozess ab?
PRINCE2 empfiehlt einen klaren Ablauf:
- Erfassen der Änderung
Jeder Change wird dokumentiert – z. B. in einem Issue Report oder Änderungsprotokoll. - Bewertung der Auswirkungen
Der Projekt Manager prüft zusammen mit Fachstellen die Konsequenzen auf:- Budget
- Zeitplan
- Qualität
- Nutzen (Business Case)
- Risiko
- Entscheidung
- Innerhalb der Toleranzen: Entscheidung durch Projekt Manager
- Außerhalb der Toleranzen: Vorlage an den Lenkungsausschuss und ggf. der Change Authority, wenn vorhanden
- Durchführung und Kontrolle
Freigegebene Änderungen werden in die Pläne integriert und in einem Configuration Item Record dokumentiert. - Nachverfolgung
Änderungen werden regelmäßig auf ihre Wirkung überprüft – ggf. wird erneut nachgesteuert.
Beteiligte Rollen
| Rolle | Aufgabe im Änderungsprozess |
|---|---|
| Projekt Manager | Erfassung, Bewertung, Vorlage zur Entscheidung |
| Project Board | Entscheidung bei Auswirkungen auf Toleranzen |
| Projekt Assurance | Prüfung der Konsequenzen (z. B. Qualität, Business Case) |
| Change Authority* | Optionale Instanz für dezentrale Entscheidungsbefugnisse |
*Die Change Authority kann delegiert sein – z. B. an eine Fachabteilung oder den Projekt Manager – für kleinere Änderungen.
Empfehlungen für die Praxis
- Standardisiertes Änderungsformular: Vermeidet Informationslücken
- Änderungsregister (Change Log): Alle Entscheidungen nachvollziehbar halten
- Konfigurationsmanagement verknüpfen: Was wurde wann wie verändert?
- Klarer Eskalationsmechanismus: Wer entscheidet was?
- Keine Diskussion ohne Impact-Bewertung: Fakten schaffen Entscheidungen
Fazit: PRINCE2 sorgt für Änderung mit System
Änderungen gehören zum Projekt – sie zeigen, dass das Projekt lebt.
Aber sie brauchen einen strukturierten Umgang, damit sie nicht zur Dauerbaustelle führen.
PRINCE2 stellt dafür einen klaren Rahmen bereit – mit Zuständigkeiten, Prozessen und Transparenz.
Nächster Beitrag der Serie
Im nächsten Teil beleuchten wir das Thema Projektabschluss nach PRINCE2: Wie beenden wir Projekte strukturiert – mit Lerneffekten, sauberer Übergabe und ohne offene Enden?
Möchten Sie mehr Kontrolle im Änderungsprozess?
Wir unterstützen Sie beim Aufbau eines pragmatischen Änderungsmanagements – mit Templates, Rollenklärung und Entscheidungshilfen für die Praxis.
Sprechen Sie uns an – für Projekte, in denen Flexibilität nicht mit Beliebigkeit verwechselt wird.
(Der Beitrag wurde von KI strukturiert und das Teaserbild von KI generiert)