Microsoft 365 entwickelt sich ständig weiter – oft mit direkten Auswirkungen auf Administration, Sicherheit und Nutzererlebnis. Wer als IT-Verantwortlicher frühzeitig über relevante Änderungen informiert ist, kann Risiken minimieren, Compliance sicherstellen und die Systeme proaktiv steuern. Genau hier setzt unser Admin-Newsletter an.
Kompakt, fundiert und praxistauglich bereiten wir alle wichtigen Roadmap- und Message-Center-Einträge für Sie auf – mit einer klaren Bewertung der Relevanz, konkreten Maßnahmenempfehlungen und Hinweisen, wann Abstimmungen mit Datenschutz, Betriebsrat oder Management nötig sind.
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Einige Beispiele aus unseren Newslettern:
MC1059671 – Microsoft SharePoint Online eSignature for Microsoft Word
Kurzbeschreibung:
Ab Ende Mai bis Anfang Juli 2025 wird die native eSignature-Funktion in SharePoint erweitert. Nutzer können dann direkt aus Microsoft Word heraus eSignaturen anfordern, ohne das Dokument zuvor in PDF umwandeln zu müssen. Die Umwandlung in eine signierbare PDF erfolgt automatisch im Hintergrund, ohne dass das Word-Dokument verlassen oder verändert wird.
Relevanz für die Administration:
Hoch. Die Funktion betrifft Nutzerorganisationen, die SharePoint eSignature bereits einsetzen oder dies planen. Sie erleichtert den Signaturprozess in Word erheblich, was die Akzeptanz und Nutzung fördern dürfte – insbesondere in Dokumentenfreigabeprozessen.
Empfohlene Maßnahmen:
- Prüfen, ob die native SharePoint eSignature-Funktion bereits aktiviert ist
- Funktion für Word explizit aktivieren:
- Im Admin Center aktivieren
- Gruppenrichtlinie „Allow the use of SharePoint eSignature for Microsoft Word“ setzen
- Deployment über Intune, Cloud Policy Service oder Gruppenrichtlinien-Editor
- Rollout an Fachbereiche kommunizieren, insbesondere an Teams mit wiederkehrenden Signaturprozessen (Verträge, Freigaben etc.)
Abstimmungsbedarf mit Datenschutz, Betriebsrat, Management:
- Datenschutz: Kein direkter Handlungsbedarf, da Dokumente und Unterschriften im Microsoft Trust Boundary bleiben
- Betriebsrat: Nur bei bestehender Mitbestimmung zu Einführung digitaler Signaturen oder Workflow-Automatisierung
- Management: Keine Rücksprache notwendig, sofern bereits mit eSignature gearbeitet wird – neue Option ist reine Komforterweiterung
Frist für Maßnahmen:
Aktivierung und Policy-Konfiguration idealerweise bis Ende Juni 2025 vornehmen, um pünktlich zum Abschluss des Rollouts (Juli 2025) einsatzbereit zu sein
MC1064044 – Limited Microsoft Planner Functionality for Shared Mailbox Users
Kurzbeschreibung:
Shared Mailbox-Nutzer verlieren in Microsoft Planner die Möglichkeit, Aufgaben zu erstellen oder zu bearbeiten, Anhänge hochzuladen und Kommentare zu schreiben. Ursache ist ein technisches Limit im Berechtigungsmodell. Microsoft stellt einen temporären Workaround bereit, der jedoch spätestens am 26. Juni 2025 deaktiviert wird. Empfohlene Lösung: Umwandlung betroffener Shared Mailboxes in lizenzierte User Mailboxes.
Relevanz für die Administration:
Hoch. Die Änderung betrifft alle Organisationseinheiten, die gemeinsam genutzte Postfächer zur Aufgabenverwaltung in Planner nutzen (z. B. Support-, Vertriebs- oder Projektteams). Ohne Umstellung droht der Funktionsverlust.
Empfohlene Maßnahmen:
- Sofort prüfen, welche Shared Mailboxes aktiv mit Planner verwendet werden
- Entscheidung: Konvertierung in User Mailbox oder Alternativlösung
- Ggf. Workaround bei Microsoft bis spätestens 26. Juni 2025 aktivieren lassen
- Anleitung zur Konvertierung umsetzen (siehe Link in der Nachricht)
- Änderungen dokumentieren und intern kommunizieren
Abstimmungsbedarf mit Datenschutz, Betriebsrat, Management:
- Datenschutz: Bewertung nötig, ob neue personenbezogene Postfächer Datenschutzanforderungen betreffen
- Betriebsrat: Verantwortungs- und Überwachungsfragen klären bei Einführung persönlicher Konten
- Management: Freigabe zusätzlicher Lizenzen erforderlich (Kosten/Nutzerzuordnung)
Frist für Maßnahmen:
Spätestens bis 26. Juni 2025 – danach vollständiger Funktionsverlust ohne Umstellung
MC1060863 – Out-of-the-box Agents in Microsoft 365
Kurzbeschreibung:
Microsoft führt vier neue KI-basierte Copilot-Agents ein: Skill Discovery, Interpreter, Facilitator und Project Manager. Sie automatisieren Aufgaben, unterstützen bei Meetings, Projektmanagement und Kompetenzanalyse. Die Funktionen stehen im Public Preview zur Verfügung. Die allgemeine Verfügbarkeit startet im Juni 2025 (für Skills).
Relevanz für die Administration:
Hoch. Die neuen Agents bringen erweiterte Automatisierung und neue Datenflüsse in Teams, Planner und Copilot Chat. Der Rollout kann bestehende Prozesse in Meetings, Projektsteuerung und Wissensmanagement direkt beeinflussen. Die Steuerung erfolgt über zentrale Admin-Einstellungen – insbesondere bei Interpreter und Facilitator.
Empfohlene Maßnahmen:
- Prüfen, ob eine Microsoft 365 Copilot Lizenz in der Organisation im Einsatz ist – zwingend erforderlich zur Nutzung
- Für Interpreter: PowerShell-Konfiguration für Voice Simulation überprüfen
- Für Facilitator: Kontrollieren, ob Apps standardmäßig erlaubt sind und ob Transkription sowie „Allow Copilot“ aktiviert ist
- Für Project Manager: Aktuell keine Admin-Steuerung möglich – wenn erforderlich, vorläufige Deaktivierung über Microsoft Support beantragen
- Evaluieren, ob neue Funktionen (z. B. automatisierte Statusberichte, Meeting-Zusammenfassungen) organisatorisch genutzt oder ggf. unterbunden werden sollen
Abstimmungsbedarf mit Datenschutz, Betriebsrat, Management:
- Datenschutz: Prüfen, ob durch Skill Discovery oder Meeting-Analysen personenbezogene Daten neu aggregiert oder interpretiert werden
- Betriebsrat: Klären, ob automatische Mitschriften, Moderation oder Kompetenzanalysen einer Mitbestimmung unterliegen
- Management: Bewertung der potenziellen Entlastung und möglicher Risiken durch autonome Agenten
Frist für Maßnahmen:
Bis Juni 2025 entscheiden, ob und wie Skills/Agents aktiv genutzt oder technisch beschränkt werden sollen
Sofort prüfen, wenn Copilot-Lizenzen aktiv sind, ob durch Public Preview unerwünschte Funktionen ausgerollt werden
MC1024399 – Microsoft Exchange Online: Neues Limit für dynamische Verteilergruppen (DDGs)
Kurzbeschreibung:
Ab Mitte April 2025 führt Microsoft ein festes Limit von 3.000 dynamischen Verteilergruppen (DDGs) pro Tenant in Exchange Online ein. Wird dieses Limit erreicht, können keine weiteren DDGs mehr erstellt werden, bis vorhandene gelöscht werden. Die Änderung ist systemseitig erzwungen und nicht abschaltbar.
Relevanz für die Administration:
Hoch. In großen Umgebungen oder bei automatisierter DDG-Erstellung (z. B. durch Skripte oder Tools) kann das neue Limit zum Problem werden. Es erfordert aktives Monitoring und möglicherweise eine Bereinigung bestehender Gruppen.
Empfohlene Maßnahmen:
- Bericht im Exchange Admin Center prüfen: Reports > Mail Flow > Dynamic distribution group report
- Anzahl der DDGs erfassen und ungenutzte oder veraltete Gruppen identifizieren
- Bereinigungskonzept erstellen, falls die Anzahl nahe am Limit liegt oder dynamisch weiter wächst
- Interne Prozesse oder Automatisierungen prüfen, die DDGs erzeugen – ggf. anpassen
- Dokumentation und Governance-Richtlinien zur Gruppenerstellung aktualisieren
Abstimmungsbedarf mit Datenschutz, Betriebsrat, Management:
- Datenschutz: Keine unmittelbaren Auswirkungen
- Betriebsrat: Kein Handlungsbedarf
- Management: Nur bei bereichsübergreifenden Gruppenstrategien oder geplanten Umstellungen auf alternative Verteilerlösungen relevant
Frist für Maßnahmen:
Sofort prüfen, ob die eigene Organisation nahe an der 3.000-DDG-Grenze liegt
Spätestens bis Mitte April 2025 ggf. bereinigen oder alternative Lösungen evaluieren, da ab dann keine neuen Gruppen mehr erstellt werden können, wenn das Limit erreicht ist