Microsoft 365 DSGVO, BDSG und TDDDG : Die perfekte Lösung für Ihren Datenschutz-Beauftragten
Behalten Sie als Datenschutz-Beauftragter bei über 1.500 Microsoft 365-Updates pro Jahr den Überblick. Wir liefern Ihnen monatlich fertige Entscheidungsvorlagen und konkrete Handlungsempfehlungen für Ihre Arbeit– rechtssicher, verständlich und direkt umsetzbar.
Was bedeuten DSGVO, BDSG und TDDG mit Microsoft 365 für den Datenschutz?
Die Nutzung von Microsoft 365 ist ein Drahtseilakt zwischen moderner Zusammenarbeit und strengen regulatorischen Anforderungen. Für den Datenschutz bedeutet Compliance hier nicht nur das Abhaken einer Checkliste, sondern die kontinuierliche Überwachung komplexer Datenflüsse in der Cloud.
DSGVO: Die Basis der Rechenschaftspflicht
Gemäß der DSGVO (insbesondere Art. 5 und Art. 25) müssen Sie nachweisen, dass Microsoft 365 durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen („Privacy by Design“) konfiguriert ist. Unser Datenschutzauditor prüft für Sie, ob die Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) und die technischen Schutzmaßnahmen (TOM) den hohen Anforderungen an die Rechenschaftspflicht standhalten.
BDSG: Schutz der Beschäftigtendaten
Das BDSG konkretisiert den Schutz von Mitarbeiterdaten im deutschen Kontext. Hier ist Vorsicht geboten: Microsoft 365 bietet zahlreiche Analyse-Tools, die tief in die Privatsphäre eingreifen können. Wir stellen sicher, dass Ihre Konfiguration die engen Grenzen des § 26 BDSG einhält und die Persönlichkeitsrechte Ihrer Belegschaft jederzeit gewahrt bleiben.
TDDG (ehemals TTDSG): Fernmeldegeheimnis & Cookies
Das TDDG regelt den Schutz der Privatsphäre in der digitalen Kommunikation. Bei Microsoft 365 betrifft dies insbesondere den Zugriff auf Endgeräte und das Fernmeldegeheimnis bei der Nutzung von Teams und Outlook. Wir unterstützen Sie dabei, die Anforderungen des TDDG rechtssicher umzusetzen, um Bußgelder und Reputationsschäden zu vermeiden.
Experten-Fazit: Echter Datenschutz bei Microsoft 365 ist nur möglich, wenn rechtliche Vorgaben und technische Umsetzung im Tenant lückenlos ineinandergreifen.
Wie unterstützen wir den Datenschutz bei Microsoft 365?
Datenschutz in der Cloud ist kein statischer Zustand, sondern ein dauerhafter Prozess. Wir unterstützen Sie dabei, die Microsoft 365 Compliance messbar und nachweisbar zu machen – durch technische Audits, kontinuierliches Monitoring und fachliche Beratung auf Augenhöhe
Microsoft 365 Datenschutz-Audit
Unser zertifizierter Auditor und Datenschutzbeauftragte mit Microsoft 365-Administrations-Expertise führt eine Tiefenprüfung Ihres Tenants durch. Wir bewerten die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) direkt im Admin-Center und erstellen einen rechtssicheren Audit-Bericht.
Externer Datenschutzbeauftragter (DSB)
Nutzen Sie unsere Expertise als externer Datenschutzbeauftragter. Wir übernehmen die gesamte Kommunikation mit Aufsichtsbehörden, führen die notwendigen Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) und überwachen Ihre M365-Konfiguration.
Der M365 Compliance Radar für Datenschützer
Unser Monitoring-Service scannt alle Microsoft-Updates. Sie erhalten monatlich eine Analyse, welche neuen Funktionen eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) erfordern oder Ihre bestehende Compliance gefährden..
Unterstützung bei der Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA)
Besonders kritische Dienste in Microsoft 365 (wie KI-Tools oder Copilot) benötigen eine fundierte DSFA. Wir liefern Ihnen die technische Detailtiefe, die für eine belastbare Risikoanalyse zwingend erforderlich ist.
Nachweisbare Rechenschaftspflicht
Wir helfen Ihnen, die Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO zu erfüllen. Durch unsere Dokumentationen weisen Sie jederzeit nach, dass Ihr Microsoft 365 datenschutzkonform konfiguriert ist und bleibt.
Unser Mehrwert: Wir bieten Ihnen nicht nur datenschutzseitigen Rat, sondern die technische Expertise. Wir wissen genau, welche Checkbox in Microsoft 365 aktiviert sein muss, um die Anforderungen des Datenschutzes zu erfüllen.
Unsere Lösungen im Bereich Datenschutz für Microsoft 365
- Aufzeigen von Handlungsbedarfen
- Zugriff auf das improve it M365 Compliance Portal
- Individuell auf Ihren Datenschutzbedarf zugeschnitten
- Monatliche Auswertung aller Updates der Microsoft 365 Roadmap
- Ohne zusätzlichen Aufwand für die Identifikation der Bedarfe
- Ableitung von individuellen Handlungsempfehlungen
- Unterlagen mit Entscheidungsvorlagen
- Implementierungsberatung zum Stammkundentarif
- Vergünstigte, individuelle Schulungen und Coachings
- Alle Funktionen aus dem M365 Compliance Radar
Warum sollten Sie für Ihren Datenschutz mit uns als Microsoft 365 Experten arbeiten?
Microsoft 365 ist das Herzstück Ihrer digitalen Zusammenarbeit – doch ohne die richtige Konfiguration ist es auch ein erhebliches Haftungsrisiko. Wir sorgen dafür, dass Ihr Datenschutz nicht nur auf dem Papier existiert, sondern technisch in Ihrem Microsoft-System verankert ist.
4 Gründe für improve it als Ihren Partner:
Zertifizierte Auditor-Expertise: Wir bieten Ihnen mehr als reine Beratung. Unser Team umfasst einen zertifizierten Datenschutzauditor, der darauf spezialisiert ist, die komplexen Datenströme innerhalb von Microsoft 365 technisch zu validieren. Wir prüfen Ihren Tenant dort, wo Risiken entstehen: direkt in der Systemkonfiguration.
Automatisierte Sicherheit durch den Compliance Radar: größte Risiko für den Datenschutz sind unbemerkte Updates. Unser M365 Compliance Radar überwacht monatlich alle Änderungen von Microsoft. Sie erfahren zeitnah, wenn neue Funktionen eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) erfordern oder Ihre Compliance gefährden
Haftungsminimierung für die Geschäftsführung: Fehlerhafter Datenschutz bei Microsoft 365 kann teure Bußgelder nach sich ziehen. Wir helfen Ihnen, die Rechenschaftspflicht nach der DSGVO, BDSG und TDDDG lückenlos zu erfüllen. Mit unseren Audits und Dokumentationen sichern wir Ihr Unternehmen gegen rechtliche Risiken und Aufsichtsbehörden ab.
Flexibilität: Externer DSB oder punktueller Support: Ob wir als Ihr externer Datenschutzbeauftragter die Position übernehmen oder Ihren internen DSB als technische Sachverständige unterstützen – wir passen uns Ihrem Bedarf an. Sie erhalten genau die Expertise, die Sie für einen rechtssicheren Betrieb von Microsoft 365 benötigen.
Ihr Resultat: Ein Datenschutzansatz, der mit der Cloud-Geschwindigkeit mithält. Sie gewinnen Sicherheit für Ihre Daten und Freiheit für Ihre digitale Transformation.
Welche Herausforderungen im Datenschutz lösen Sie bei Microsoft 365 mit uns?
Kontrollverlust durch Cloud-Updates
Wir überwachen die permanente Evolution von Microsoft 365 und melden sofort, wenn neue Features Ihre Datenschutz-Strategie gefährden.
Ungeprüfte Diagnose-Datenflüsse
Wir konfigurieren die Telemetrie-Übermittlung an Microsoft so, dass nur das absolut Notwendige übertragen wird – konform zu den Empfehlungen der Aufsichtsbehörden.
Fehlende Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)
Wir liefern die technische Detailtiefe für Ihre DSFA bei kritischen Diensten wie Teams, OneDrive oder KI-basierten Tools (Copilot).
Intransparente Drittstaaten-Übermittlung
Wir unterstützen Sie bei der Bewertung von Datentransfers in die USA und der Implementierung notwendiger Zusatzmaßnahmen (Schrems II-Konformität).
Versteckte Überwachungsfunktionen
Wir identifizieren und deaktivieren Tools zur Verhaltensanalyse, die gegen das BDSG oder die DSGVO verstoßen könnten.
Lückenhafte Auftragsverarbeitungsverträge (AVV)
Wir prüfen, ob die technischen Einstellungen in Ihrem Microsoft 365 Tenant tatsächlich mit den vertraglichen Zusagen von Microsoft übereinstimmen.
Mangelnde Rechenschaftspflicht
Durch unsere regelmäßigen Reports und Audits dokumentieren Sie jederzeit nachweisbar Ihre Compliance gegenüber den Aufsichtsbehörden.
Unsichere Standardeinstellungen
Wir führen ein „Hardening“ Ihres Tenants durch und deaktivieren datenschutzunfreundliche Default-Settings, die Microsoft regelmäßig neu ausrollt.
Haftungsrisiken der Geschäftsführung
Durch die Bestellung eines Experten oder externen Datenschutzbeauftragten minimieren Sie das Risiko persönlicher Haftung und hoher Bußgelder.
Überlastung der internen Ressourcen
Wir nehmen Ihrem internen Team die aufwendige Recherche und technische Prüfung ab, damit der Datenschutz nicht zum Flaschenhals für die IT wird.
Wie finden Sie die richtige Unterstützung für Ihren Betriebsrat zu Microsoft 365?
Die Suche nach der passenden Begleitung für den Datenschutz bei Microsoft 365 entscheidet über Ihre Rechtssicherheit gegenüber Aufsichtsbehörden. Ein rein juristischer Rat greift bei Cloud-Lösungen oft zu kurz, da die DSGVO-Compliance untrennbar mit den technischen Schaltern im Admin-Center verbunden ist. Die richtige Unterstützung zeichnet sich dadurch aus, dass sie nicht nur Gesetzestexte zitiert, sondern als zertifizierter Datenschutzauditor auch die Telemetrie-Einstellungen und Datenflüsse direkt im System validieren kann. Achten Sie auf Partner, die eine kontinuierliche Überwachung durch Tools wie den Compliance Radar bieten, statt nur eine punktuelle Momentaufnahme zu liefern. Nur durch diese Kombination aus technischem Audit und entsprechender Datenschutz-Expertise findet Ihr Unternehmen die notwendige Sicherheit, um Microsoft 365 ohne Haftungsrisiken für die digitale Zusammenarbeit zu nutzen.
Diese Kriterien sind entscheidend für den Erfolg mit einer Unterstützung bei Microsoft 365 für den Datenschutz
Nachweisbare technische Audit-Kompetenz
Ein entscheidendes Erfolgskriterium ist die Fähigkeit Ihres Beraters, die Anforderungen der DSGVO technisch zu validieren. Ein reiner Blick in die Verträge reicht bei Microsoft 365 nicht aus. Eine exzellente Unterstützung zeichnet sich dadurch aus, dass sie als zertifizierter Datenschutzauditor direkt in Ihren Tenant schaut. Nur wer die Konfiguration der Diagnose-Daten, Verschlüsselung und Speicherorte im Admin-Center prüfen kann, gewährleistet, dass Ihre Datenschutz-Compliance kein Papiertiger ist, sondern technisch „Privacy by Design“ gelebt wird.
Dynamisches Monitoring statt statischer Momentaufnahme
Da sich Microsoft 365 durch permanente Updates ständig verändert, ist Kontinuität der wichtigste Sicherheitsfaktor. Eine einmalige Erstberatung veraltet innerhalb weniger Wochen. Erfolg bedeutet hier, ein proaktives System wie den M365 Compliance Radar einzusetzen. Dieser stellt sicher, dass Sie bei datenschutzrelevanten Änderungen sofort informiert werden. Nur so können Sie Ihre Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) aktuell halten und Haftungsrisiken vermeiden, bevor eine neue Funktion unkontrolliert Datenflüsse aktiviert.
improve it: Ihr Partner für Datenschutz bei Microsoft 365
Treten Sie mit uns in Kontakt und wir prüfen gemeinsam, welche Handlungsbedarfe und Haftungsrisiken für Ihren Datenschutz im Umgang mit Microsoft 365 bestehen. In einem kostenfreien Erstgespräch erhalten Sie bereits konkrete Sofort-Tipps, wie Sie die DSGVO-Compliance in Ihrem Tenant erhöhen und Ihre Dokumentationspflichten effizient erfüllen.
Erhalten Sie eine objektive und evidenzbasierte erste Einschätzung durch unseren zertifizierten Datenschutzauditor. Wir stützen uns dabei auf tiefgreifende IT-Fachkompetenz, langjährige Erfahrung in der Begleitung komplexer Cloud-Projekte und nachweislich funktionierende Strategien zur Risikominimierung nach BDSG und TDDG.