Wie können wir die Ideen der Improve IT einer potenziellen Bewerber:in vermitteln? Diese Frage war der Ausgangspunkt für dieses Interview. Dabei haben wir uns überlegt, welche Fragen wir an eine Firma hätten, wenn wir sie alles Fragen könnten was wir wollen. Vor allem die Erfahrungen aus unserer Angestelltenzeit fließt dabei mit ein und erläutert so hoffentlich die wichtigsten Unterschiede zu anderen Beratungsfirmen.
Wir haben uns dabei für die Form eines fiktiven Interviews mit einem Redakteur einer beliebten Karriereplattform entschieden. Beispielsweise LinkedIn oder Xing. Auch wenn dies nicht das gleiche wie ein echtes Interview ist, hoffen wir doch so ein besseres Bild vermitteln zu können.
Die Improve IT hat in letzter Zeit in unseren Beiträgen immer wieder mit einigen spannenden Konzepten aufgewartet. Nun möchten unsere Leser Sie gerne ein wenig besser kennenlernen. Fangen wir daher mit der Basis an. Was genau macht die Improve IT?
Zunächst einmal sind wir ein klassisches IT-Beratungshaus. Unser Schwerpunkt ist das Thema Modern Work und Modern Workplace. Wobei wir aktuell hierfür auf die Technologie Microsoft 365 setzen, die uns für die Anforderungen am besten geeignet scheint.
Modern Work beschreibt für uns dabei die Art zu arbeiten. Also beispielsweise wie Mitarbeiter:innen unseres Kunden ein Thema organisieren. Legen sie beispielsweise die Daten auf dem Netzlaufwerk ab und arbeiten mit Dokument_new_new, oder nutzen sie dafür ein modernes Format wie Microsoft OneDrive, bei dem die Datei automatisch versioniert wird und man Inhalte aus der App heraus mit Anderen teilen kann?
Der Modern Workplace hingegen ist das, was der Name schon vermuten lässt. Mit welchen Arbeitsmitteln wird die Arbeit erledigt? Sind die Mitarbeiter:innen immer im Office am Desktop-PC und müssen remote per VPN Tool zugreifen, um überhaupt ihre Mails abrufen zu können? Oder nutzen sie eine moderne Cloud-Lösung, bei der alle Arbeitsmittel auf jedem Smart Device – wie Laptop, Smartphone oder Smart-TV – verfügbar sind? Natürlich spielen hier aber auch ganzheitliche Arbeitsplatzkonzepte wie höhenverstellbare Schreibtische, Telefonanlagen und der eigene Client eine Rolle. Selbst Raumkonzepte wie Licht und Grünpflanzen sind hierfür wirklich relevant, wenn es um die mentale Gesundheit geht. Und ganz aktuell natürlich die Frage nach dem Hybrid Work. Wie ist die beste Verteilung zwischen Remote und vor Ort Arbeit? Hier wird zukünftig jede Firma ihre eigene Kultur entwickeln müssen.
Verbunden werden die Aspekte Modern Work und Modern Workplace dann durch die Infrastruktur, die für die Endnutzer:innen unserer Kunden nicht ersichtlich ist, aber die Sicherheit, Konsistenz, Compliance, Wartbarkeit und Erweiterbarkeit unserer Kunden sicherstellt. Hier legen wir besonders auf das Evergreen wert. Ein Konzept von Microsoft, welches beschreibt, dass die Systeme im Schnitt alle 3 Monate ein größeres Update erhalten. Diese Updates müssen natürlich auch an die Kundenbedürfnisse angepasst werden.
Und schließlich, um das Quartett voll zu machen, bieten wir die dazugehörigen Services an. Das bedeutet Schulungen, Coaching, Telefonsupport, Client-Support und vieles mehr. Dieses Enablement versetzt unsere Kunden in die Lage ihr Tagesgeschäft auszuführen, während wir ihre IT am laufen halten.
Ok, das ist ja schon einmal eine Menge, an der sich problemlos auch viel größere Firmen als die Improve IT aufreiben können. Trotzdem sind Sie als Startup in all diesen Bereichen aktiv. Wie machen Sie das?
Da haben Sie mich erwischt. Tatsächlich ist es so, dass wir all diese Aspekte im Moment nur für einige wenige Kunden anbieten können. Wie alle anderen IT-Firmen heutzutage suchen wir händeringend nach neuen, motivierten Kolleginnen und Kollegen.
Trotzdem können wir all diese Bereiche anbieten, da die beiden Gründer der Improve IT zusammen über 35 Jahre Erfahrung in der IT-Beratung haben und dadurch bereits sehr viel mitgemacht haben. Wir haben durch unsere Gründer eine nahezu ideale Verteilung. Christopher ist unser Management-Profi, der sich mit der Anforderungsaufnahme, Konzeption, dem Leiten von Projekten, der Akquise und ganz allgemein den kommunikativen Aspekten unseres Geschäftes beschäftigt. Stefan ist der klassische Technik-Experte. Er beschäftigt sich mit der Konfiguration der Kundensysteme, Härtung von Anlagen, dem Troubleshooting und ist ein echter Crack, wenn es um die Technologie von Microsoft 365 geht. Aktuell beschäftigt er sich sogar mit Security-Checks und wie man Hacker aus solchen Systemen fern hält. Außerdem hat er viele Jahre als Trainer gearbeitet und macht dies wirklich leidenschaftlich. So können wir unser Wissen auch wirklich vermitteln.
In Ordnung. Aber was machen Sie denn nun wirklich anders als die anderen? Was ist ihr Alleinstellungsmerkmal?
Ich glaube, unser wichtigstes Merkmal ist die Langfristigkeit, mit der wir planen. Auch wenn wir die Improve IT erst Ende 2021 gegründet haben, ist unser Anspruch aus unserer bisherigen Erfahrung in Festanstellung erwachsen. Im Consulting bleiben die Mitarbeiter:innen häufig nicht sehr lange. Im Durchschnitt hat ein:e Mitarbeiter:in das Unternehmen nach 2 Jahren bereits wieder verlassen. Grund ist häufig, dass die Mitarbeiter:innen vor allen Dingen als Ressource gesehen werden. Ein Consulting-Unternehmen verdient Geld, indem es IT-Personal an seine Kunden ausleiht, um dort Projekte zu realisieren. Je mehr fakturierbare Stunden ein:e Mitarbeiter:in vorzuweisen hat, desto mehr Geld bleibt am Ende im Unternehmen.
Auch ist es allgemein üblich, dass Überstunden in stressigen Projektphasen dazu gehören. Auch wir haben diese Erfahrungen gemacht und 70-80 Stunden Wochen gehabt. Häufig, weil es Probleme in einem Projekt gibt, mit denen man vorher noch nie zu tun hatte. Und die erfahrenen Kolleg:innen, die so ein Projekt bereits umgesetzt haben, stehen für Unterstützung nicht zur Verfügung, da sie selbst in Projekten sind und an fakturierbaren Stunden gemessen werden. Das führt dazu, dass die neu eingestellten Berater:innen schnell wieder das Unternehmen verlassen. Und mit ihnen geht natürlich auch all die Erfahrung über die Projekte, die sie in dieser Zeit abgeschlossen haben.
Das führt zu einer äußerst unangenehmen Konsequenz bei den Kunden. Häufig, wenn nun die nächste Version einer Lösung implementiert werden soll, oder eine Änderung notwendig wird, stehen die ursprünglichen Expert:innen nicht mehr zur Verfügung. Stattdessen müssen sich neue Mitarbeiter:innen in die aktuelle Kundensituation einarbeiten. Bestenfalls nach einer bestehenden Dokumentation, so sie denn existiert. Das führt erneut zu Frust bei den Berater:innen und natürlich auch beim Kunden, der diese Einarbeitung direkt oder indirekt mit bezahlen muss.
Und genau hier setzen wir an. Wir möchten unsere Mitarbeiter:innen möglichst lange bei uns behalten. Daher investieren wir aktiv in diese Mitarbeiter und in deren Ausbildung. Außerdem bieten über die gesamte Betriebszugehörigkeit hinweg ein Individualcoaching an, welches sich immer an die aktuelle Situation der Kolleg:innen anpasst. Auch ist der Karrierepfad unserer Mitarbeiter:innen nicht festgeschrieben, sondern entwickelt sich organisch, wie es die Menschen auch machen. Mit unserem Konzept der Matrixorganisation tragen die Menschen so eine Verantwortung für genau den Bereich, für den sie sich verantwortlich fühlen und für den sie mit voller Leidenschaft brennen. Hier spricht ihnen kein Chef rein.
Wenn Sie jetzt sagen, Sie arbeiten in einer Matrixorganistion, wie muss ich mir das vorstellen? Kann ich mir als Angestellte:r meinen Lohn selbst auszahlen?
Eins vorweg: wir bevorzugen den Begriff Mitarbeiter:in oder Kolleg:in. Bei uns ist niemand „angestellt“, sondern wir suchen Weggefährten, die uns auf dieser Reise begleiten.
Mit einer Matrixorganisation meinen wir natürlich nicht, dass jeder alles machen kann. Vielmehr ist unsere Arbeit in Rollen organisiert. Bezüglich des Gehalts haben wir beispielsweise die Rolle „Buchführung“. Diese Rolle umfasst das Erstellen von Angeboten, das Schreiben von Rechnungen, das Erfassen von Belegen, aber auch die Überweisung der Ausgaben, inklusive des Gehalts. Diese Rolle ist allerdings keine Jobbeschreibung und wir stellen niemanden als „Buchhalter:in (M/W/D)“ ein. Vielmehr kann diese Rolle von jeder Mitarbeiter:in ausgefüllt werden, die ein Händchen für diese Tätigkeit hat.
Natürlich ist besonders bei dieser Rolle auch ein gewisses Vertrauen notwendig, weshalb dafür Leute berücksichtigt werden, die bereits eine gewisse Betriebszugehörigkeit haben. Daher wird die Rolle aktuell von Christopher ausgefüllt, neben seinen anderen Rollen als „Managing Consultant“, oder „Recruiter“.
Stefan füllt beispielsweise die Rollen „Interne IT“, „Coach“, „Lead Consultant“ und „Tenant Admin“ aus. Jede dieser Rollen kommt mit genau beschriebenen Aufgaben und Verantwortungen einher. Diese muss die zuständige Mitarbeiter:in dann ausfüllen. Dafür hat diese Person dann aber auch die Entscheidungshoheit über dieses Aufgabenfeld. Sie muss sich vor niemanden rechtfertigen, solange die Verantwortung in der eigenen Rolle liegt.
Überschneiden sich zwei Rollen, gehen beide Mitarbeiter:innen in den Dialog und finden eine gemeinsame Lösung. Hierfür ist kein Vorgesetzter notwendig. Kommt es einmal zu Problemen, können diese im Daily oder der wöchentlichen OpsCom Runde angesprochen werden, wo organisatorische Fragen geklärt werden. Dabei wird so lange diskutiert, bis ein Konsens für ein Problem gefunden wird.
Ein sehr spannendes Konzept, dass Sie hier verfolgen. Haben Sie noch weitere Konzepte zur Mitarbeiterbindung?
Neben diesen beruflichen Entwicklungspfaden und Möglichkeiten bieten wir noch weitere Anreize. Beispielsweise ein transparentes Gehaltssystem, regelmäßige Teamevents, Zuschüsse zu öffentlichen Nahverkehr, eine erstklassige IT-Ausstattung, Vollausstattung des eigenen Homeoffice-Arbeitsplatzes, ein gesundes Mittagsangebot, Beitragszahlung des Fitnessstudios, betriebliche Altersvorsorge und vieles mehr.
Was genau können sich unsere Leser unter einem transparenten Gehaltsmodell vorstellen?
Wir verstehen hierunter zwei Aspekte. Zum einen haben wir auf unserer Website eine Gehaltstabelle veröffentlicht, auf der jeder potenzielle Bewerber:innen sehen kann, welches Gehalt ihn bei uns erwartet und welche Qualifikationen dafür ausschlaggebend sind. So kann sich die Bewerber:in bereits im Vorfeld überlegen, wo er sich selbst einordnen würde und das Gehaltsgespräch bekommt etwas handfestes.
Natürlich obliegt die letztliche Entscheidung der Einordnung eines neuen Kollegen den Personen, die das Gespräch führen, bzw. welche die Rolle „Personaleinstellung“ ausfüllen. Aber dabei geht es dann ehr um die Gehaltsstufe innerhalb der Karrierestufe. Die Bewerber:innen wissen in der Regel ziemlich genau, ob sie Junior, Professional oder Senior sind. Es geht dann nur noch darum, welchen Level sie im Vergleich zu den anderen Kollegen einnehmen.
Neben dieser Transparenz nach außen leben wir diese auch nach innen. In unserem Intranet, welches wir natürlich über Microsoft Teams abbilden, findet sich eine Liste, in der alle Gehälter von allen Mitarbeiter:innen der Firma aufgelistet sind. Vom Junior Consultant bis zur Geschäftsführung ist so klar, wer wie viel Gehalt am Monatsende auf sein Konto überwiesen bekommt. Das hilft unseren Kolleg:innen ihre eigene Leistung mit den anderen zu vergleichen und einzuordnen, ob sie angemessen bezahlt werden. Ist das nicht der Fall, kann eine Mitarbeiter:in natürlich jeder Zeit mit unserem Personalverantwortlichen reden und eine neue Einordnung anfordern.
Unabhängig dieser Anforderung findet bei uns jedes Halbjahr ein Mitarbeitergespräch statt, bei dem die Kolleg:innen gemeinsam mit dem Personalverantwortlichen und dem Coach ihre aktuellen Rollen überdenken und die zukünftige Entwicklung planen. Hier werden beispielsweise auch die Zertifizierungs- und Schulungsmöglichkeiten für das nächste Halbjahr besprochen. Vor allem, wenn diese mit externen Kosten verbunden sind.
Auch bespricht die Mitarbeiter:in in diesem Gespräch gemeinsam mit dem Personalverantwortlichen und dem Coach welche fortschritte in den vergangenen 6 Monaten gemacht worden, und in welche Richtung es zukünftig gehen soll. Hier könnte beispielsweise auch herauskommen, dass die Mitarbeiter:in sich neu orientieren will und aus dem Requirements Engineering in das Projektmanagement wechseln will. In diesem Fall kann es auch passieren, dass ein aktuell gewählter Coach nicht mehr der richtige ist, und die Kolleg:in einen neuen Coach bekommt, der ihren neuen Entwicklungspfad besser unterstützen kann.
All diese Vereinbarungen werden bei uns offen getroffen und in der Liste im Intranet festgehalten. So kann auch jede Kolleg:in sehen, wer in welcher Rolle ist und wo sein Ziel liegt. Dadurch erhält diese Festlegung einen verbindlichen Charakter und die Kolleg:innen fühlen sich innerlich verpflichtet, diesen Weg auch weiterzugehen.
Das klingt alles sehr aufwendig. Wie vereinbaren Sie diese umfangreiche Weiterbildung mit dem Tagesgeschäft?
Das stimmt. Für uns gehört das lebenslange Lernen zum Alltag. Nicht nur, dass wir uns immer weiter spezialisieren und in unserem gewählten Fachbereich(en) immer besser werden wollen. Microsoft 365 und der Modern Workplace verlangt hier unsere ganz besondere Aufmerksamkeit.
Durch den Wechsel der On Premises Welt in die Cloud hat sich die Schlagzahl der Innovationen und Innovatoren noch einmal massiv erhöht. Jede Woche bringen wir unseren Evergreen Newsletter für unsere Kunden raus. Und im Schnitt sind hier jede Woche zwischen 15 und 25 Neuankündigungen enthalten, was sich in dieser einen Woche alles in Microsoft 365 geändert hat oder in den nächsten Wochen ändern wird. Das reicht von kleinen Funktionsupdates, wie einer individualisierbaren Benachrichtigung, die vorher statisch war. Aber es können auch komplette UI- und UX- Änderungen sein, wie Teams 2.0 oder das neue Outlook. Hier haben unsere Microsoft 365 Spezialist:innen natürlich enorm viel zu tun.
Oftmals lassen sich diese Informationen irgendwo während der Arbeitszeit bei unseren Kunden unterbringen. Da hat man hier mal 15 Minuten Zeit bis zum nächsten Meeting, oder das wissen wird ohnehin für den Kunden benötigt, um die Änderungen zu dokumentieren und die Folgen für den Kunden abzuschätzen.
Auch verplanen wir unsere Mitarbeiter:innen nicht zu 100%, wenn es um mehr als ein Projekt geht. Unser Ziel ist es, dass die Kolleg:innen 4 Tage pro Woche bei unseren Kunde gebucht sind. Der letzte Tag steht dann für Forschung und Entwicklung zur Verfügung. Oder für die Dinge, die während der Woche nicht erledigt werden konnten. Beispielsweise einen Bericht erstellen oder eine spezielle Funktion recherchieren. Über dieses 4-Tage-Konzept versuchen wir den Kolleg:innen die nötigen Freiräume zu schaffen. Aber natürlich würden wir auch keinen Auftrag mit 5-Tagen pro Woche ausschlagen. Wir prüfen in diesem Fall aber, dass dann keine zusätzlichen Belastungen auf die Kolleg:innen zukommen.
Dennoch möchte ich an dieser Stelle festhalten, dass wir auch nach Feierabend oder am Wochenende die ein oder andere Stunde in die Weiterbildung stecken. Im Schnitt sind das etwa 10-20 Stunden pro Woche, die entweder während der Arbeitszeit oder in einer privaten Minute in die eigene Weiterbildung gesteckt werden. Häufig kann dies einfach an den Randarbeitszeiten, am Morgen oder Abend, nebenbei erledigt werden.
Realistisch gesehen ist es also doch ein fordernder Job, egal wie gut die Vergütungen rund herum sind. Und ohne Überstunden werden ihre Kolleg:innen selten auskommen, richtig?
Nun, wir versuchen diese Belastung zu vermeiden, aber es lässt sich nicht immer ausschließen. Das ist richtig.
Daher ist es für uns absolut wichtig, dass unsere Mitarbeiter:innen diesen Job nicht als Belastung empfinden. Wir suchen nach Bewerber:innen, die Spaß an dieser Tätigkeit haben. Menschen, die Freude daran haben mit neuen Technologien zu arbeiten und den Endnutzer:innen einen echten Mehrwert, oder eine echte Arbeitserleichterung zu verschaffen. Wir möchten, dass unsere Kolleg:innen am Montagmorgen mit einem Lächeln zur Arbeit kommen und am Freitag nicht völlig fertig in das Wochenende fliehen. Hierfür tuen wir was wir können.
Aber dennoch, die Chemie für diesen Job muss stimmen, sonst wird man auf Dauer nicht glücklich werden. Das versuchen wir bereits im Bewerbungsgespräch deutlich zu machen.
Überraschend ehrliche Worte. Aber das scheint bei Ihnen ja Methode zu haben. Sie haben davon gesprochen, ihre Mitarbeiter langfristig zu binden. Können Sie uns hierzu ein paar Beispiele genauer ausführen?
Gerne. Beginnen wir mit dem Finanziellen. Wir haben das Konzept noch nicht final ausgearbeitet, da es für uns im Moment noch zu weit in der Zukunft liegt. Aber jede Mitarbeiter:in, die bei der Improve IT 3 Jahre oder länger arbeitet, wird einen Zuschuss zur persönlichen Altersvorsorge erhalten. Dabei hat die Mitarbeiter:in anfangs – so haben wir es zumindest geplant – die Möglichkeit bis zu 3 Prozent ihres Gehaltes pro Monat in eine Altersvorsorge zu investieren. Wir als Improve IT steuern dann den gleichen Betrag zu. Mit jedem zusätzlichen Betriebsjahr erhalten die Kolleg:innen die Möglichkeit ein weiteres, halbes Prozent in diese Anlage zu investieren, bis zu einem Maximalbetrag von 8 Prozent. Auch diese Beträge verdoppeln wir. Dies soll den Kolleg:innen helfen auch im Alter ihren gewohnten Lebensstil weiterführen zu können. Wie gesagt fehlen uns hier aktuell noch die konkreten Zahlen, aber die Richtung ist klar und eine betriebliche Altersvorsorge ab dem 3. Jahr ist auch vertraglich festgehalten.
Weiterhin haben wir als Improve IT nicht da Ziel unsere Gesellschafter reich zu machen. Alle Gewinne, die durch das Geschäft erwirtschaftet werden, bleiben im Unternehmen und werden reinvestiert. Hierfür haben wir bereits verschiedene Ideen, von der Einstellung neuer Kolleg:innen über Recruiter, zum Ausbau der eigenen Räumlichkeiten und besser IT-Infrastruktur. Aber auch kreativere Ideen, wie die Förderung von Kolleg:innen, welche eine neue Geschäftsidee entwickeln, die wir für vielversprechend halten.
Beispielsweise entwickelt Stefan gerade ein Konzept, wie man eine eigene IT-Security Truppe aufbauen kann, die sich dann um die Abwehr von Cyber-Gefahren kümmert. Da dies ein recht spezielles und risikobehaftetes Themenfeld ist, werden wir dafür wahrscheinlich eine Tochterfirma der Improve IT gründen, sie sich dann um genau dieses Gebiet kümmert. Und diese Möglichkeiten stehen jeder Kolleg:in offen, die eine entsprechende Idee und Leidenschaft mitbringt. Die Improve IT stellt das Kapital, die Mitarbeiter:in das Herzblut. Über den Gesellschaftervertrag definieren wir dann, welche Beteiligungen bei der Firma und den Gründern verbleiben. So haben wir auch hier eine Win-Win Situation.
Das waren alles sehr spannende Einblicke in das Innenleben der Improve IT. Wir haben es hier mit einem Unternehmen zu tun, welches sich wirklich Gedanken um die Kolleg:innen und deren langfristige Bindung macht und dabei einen hohen Wert auf Transparenz und Offenheit legt. Es bleibt spannend, wie sich diese Firma in den nächsten Jahren entwickeln wird.
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