Gestern hatten wir einen Beitrag über den Wert von Scrum im Modern Work. Darin erwähnte ich, dass der Begriff nicht trennscharf ist. Daher möchten wir heute unser Grundkonzept des modernen Arbeitsplatzes und unsere Methodik für das moderne Arbeiten erläutern.
Abgrenzung
Zunächst müssen wir festhalten, dass Modern Work und Modern Workplace nicht zwangsläufig das gleiche meint. Auch wir trennen hier zwischen der Infrastruktur, dem Workplace und der Art zu arbeiten, dem Work. Scrum ist hier eine Idee des Modern Work und ist vom Workplace unabhängig.
Scrum lässt sich natürlich auch in jeder anderen Umgebung einsetzen. Sei es in einer Fabrik, bei einem Projekt, wo alle zusammensitzen, oder sogar in einer Gaststätte. Es gibt sogar eine Geschichte, bei der ein Militärflugzeug nach dieser Methode konzeptioniert und konstruiert wird.
Modern Workplace
Der moderne Arbeitsplatz hingegeben beschreibt zum einen die Plattform, auf der die Arbeit passiert. In unserem Fall ist dies meistens Microsoft 365, doch es kann auch die Google Workplace, Azure, AWS oder ein ganz anderes System damit gemeint sein. Selbst in einer Mischung aus Einzelkomponenten, z.B. als Open Source, ist so eine Plattform möglich. Die Plattform stellt also die technologische Basis für das Zusammenarbeiten. Modern bezeichnet in dieser Weise, dass die Leute über die Cloud, also das Internet, miteinander verbunden sind. So wird räumlich unabhängiges Arbeiten ermöglicht.
Der zweite Punkt sind die Hardware-Komponenten, die für den Workplace zum Einsatz kommen. Neben dem klassischen PCs und Laptops zählen hier nun häufig auch Smartphones mit in die Liste der Clients. Dazu kommen häufig noch ausgefallenere Geräte wie Tablets, Uhren, Spezialgeräte für das jeweilige Einzelunternehmen und ggf. sogar Fahrzeuge, die per Cloud angebunden werden können. Ergänzt werden diese von moderner Peripherie, wie Kameras, Headsets, elektronische Stifte und ähnliches. Also alles, was ein räumlich unabhängiges Arbeiten erleichtert.
Punkt Drei des Workplace umfasst die Konfiguration des Systems. Hier kommen nun weichere Faktoren ins Spiel, welche Compliance und Sicherheit gegen Userkomfort und Nutzbarkeit abwägen. Z.B. wie einfach sich die Nutzer:innen an der Cloud anmelden können. Häufig wird hier ein Multifaktor-System verwendet. Das kann ein Biometrisches Merkmal sein, oder eine Pin, die an das Handy geschickt wird. Häufig dient auch ein Authenticator dazu, den Zugriff sicherzustellen. Somit ist sichergestellt, dass neben dem Passwort (geistig) noch ein Hardware-Key benötigt wird. Sei es das Handy, der Fingerabdruck oder das Gesicht.
Weiterhin umfasst dieser Punkt aber auch welche anderen Cloud-Umgebungen die Nutzer:innen erreichen können. Kann das Unternehmen bspw. direkt mit seinen Zulieferern über den Messenger in Kontakt treten? Wird dieses Unternehmen manuell freigeschaltet, oder kann ich grundsätzlich mit jedem Kontakt aufnehmen? Wie dieser Punkt geregelt wird hängt zum großen Teil von dem Bewusstsein der Mitarbeiter:innen zum System ab. Während ein Consulting-Haus mit vielen, häufig wechselnden Kunden und einem gut ausgebildeten Mitarbeiterstamm die gesamte Kommunikation freigeben kann, muss ein Bankhaus schon aus Compliance-Gründen diese Freigabe an ein entsprechendes Verfahren hängen.
Weitere Themen sind die generelle Freigabe von bestimmten Apps, Nachverfolgbarkeit von Dokumenten, Klassifizierungen der Dokumente (Intern/Extern) und ähnliches. Alles was direkt mit der Konfiguration der Cloud, der Hardware, Sicherheits- und Compliance-Bestimmungen zusammenhängt, kann in diesem Umfeld genannt werden.
Modern Work
Das Thema Modern Work dagegen ist komplett entkoppelt von der Technologie, der Konfiguration und Sicherheitsbestimmungen. Dieses Thema hat nur eine „Komponente“. Es umfasst den Menschen als das zentrale Element aller Überlegungen. Konkret kann eine Modern Work-Umgebung auch dann aufgebaut werden, wenn der Modern Workplace nicht vorhanden ist. Auch wenn erst beide Komponenten das Bild wirklich rund machen.
Doch was ist nun mit dem Menschen gemeint? Dazu ein Exkurs. In den Jahren von etwa 2005-2015 gab es einen großen technologischen Sprung, was die browserfähigen Plattformen anging. So wurde bspw. SharePoint zum Defacto-Standard in vielen Unternehmen, wenn es um Kollaboration ging – Zumindest in unserer Bubble 😉
Dabei wurde häufig die Plattform selbst mit Kollaboration gleichgesetzt. Sie sollte den Menschen ermöglichen per Verschlagwortung und Suche möglichst schnell auf ihre Inhalte zuzugreifen. dazu kamen natürlich noch ein paar weitere Funktionen, doch dies soll als Beispiel reichen. Die Konsequenz war, dass die Berater:innen nun bei ihren Kunden auftauchten und genau diese Idee vertraten. Die Plattform ist großartig und ermöglicht ein tolles arbeiten, wenn sich die Nutzer:innen nur daran hielten.
Und genau das passierte natürlich – nicht. Die Arbeitsweise im SharePoint war so weltfremd, dass nur die Enthusiasten überhaupt Verschlagwortungen und Datentypen nutzten. Die meisten hingegen legten einfach ihr Ordnersystem nun auf dem SharePoint ab und machten weiter wie zuvor. Hier wurde eine Plattform am Menschen vorbeientwickelt und auch über 10 Jahre konnte sich das System nicht durchsetzen. Immer wieder wurden komplette Projekte in den Sand gesetzt, weil der Anwender mit seiner Arbeitsweise, Vorlieben und Abneigungen, sowie seiner gewohnten Arbeitsweise keine Beachtung fand.
Hier entstand nun mit Modern Work eine neue Denkschule. Die Basis bildet das Change Management, bei dem der kulturelle Wandel gezielt am Menschen ausgerichtet wird. Nicht die Technologie gibt vor, wie sich der Mensch verhalten soll, sondern der Mensch wird befragt, wie er bisher arbeitet und welche Arbeitsweise ihm liegt. Daran angelehnt werden dann die entsprechenden Technologieprodukte ausgewählt und an diese Arbeitsweise angepasst. So wird eine höhere Akzeptanz bei den Nutzern erreicht und der Frust bei der Nutzung der Tools reduziert. Ein schönes Beispiel ist der Vergleich von Teams und SharePoint. Beide haben das SharePoint-Datensystem im Hintergrund. Doch während SharePoint dieses Datensystem in den Vordergrund rückt, steht bei Teams die Arbeit des Menschen und die Interaktion an erster Stelle.
Teams umfasst eine Chat, Meeting und Datenablage, die für das Arbeiten in den namensgebenden Teams ideal ist. Dazu kommt noch die Möglichkeit andere Apps, Websiten und Dokumente direkt in das Team zu integrieren. Hier wird also eine logische Klammer gebildet, die es dem Menschen die Arbeit wirklich erleichtert, da alle Daten, Gespräche und Interaktionen zusammengefasst und leicht zugänglich sind. Selbst, wenn hierzu der SharePoint als technische Basis enorm verbogen werden musste.
Und genau hier zeigt sich der Ansatz des Modern Work. Er beschreibt, wie Menschen zusammenarbeiten können. Dies beschränkt sich jedoch nicht auf die Arbeit mit Technologie, sondern umfasst alle Aspekte des Arbeitens. Scrum ist hier bspw. eine Methodik, die von der Technologie völlig unabhängig ist. Ob in Teams, auf einer Website, mit Whiteboard und Stift. Alle diese Methoden eigenen sich für Scrum.
Auch sämtliche Soft-Skills, wie der Elevator-Pitch, Anforderungsmanagement, Kommunikationsschulungen, Culture Awareness Trainings und ähnliches fallen in diese Rubrik. Sie stellt sich die Frage, wie der Mensch in Zukunft mit anderen Menschen in Kontakt treten kann. Erst danach folgt die Frage, welche Technologie dafür notwendig ist.
Daher ist es auch so, dass die Frage nach dem Modern Work dem Modern Workplace vorausgehen sollte. Auch wenn der Workplace häufig der Punkt ist, mit dem die meisten Unternehmen starten. Eventuell ergibt sich aus der Arbeitsweise der Angestellten, dass eine bestimmte Technologie besser passt oder eben weniger gut. So verhindert man an dieser Stelle eine gewisse Betriebsblindheit, die noch aus SharePoint Zeiten bekannt ist. Da SharePoint eingeführt werden soll, müssen eben sämtliche Ergebnisse der Gespräche in die SharePoint-Schablone passen. So überlegt man sich schnell, wie man denn dieses M365 bloß an die aktuellen Compliance und Sicherheitsvorgaben der jeweiligen Firma anpassen kann. Obwohl es vielleicht eine Open-Source-Plattform gibt, die diesen Ansprüchen viel besser gerecht wird.
Fazit
Grundsätzlich lässt sich sagen, dass Modern Work keine Mode mehr ist. Auch wenn aktuell jeder diese „neue Sau durch Dorf treibt“, gibt es hier einige grundlegende Vorteile für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sofern man sich wirklich darauf einlässt. So richten sich die technologischen Arbeitsmittel viel besser an den Bedürfnissen der Teams aus, wenn man vorher weiß, was die Teams eigentlich benötigen. Auch können Altdaten auf diese Weise einmal sinnvoll betrachtet und geordnet werden.
Dass dies nicht nur ein Zwischenstand ist, sondern dieser aufgeräumte Zustand auch langfristig gesichert wird, dafür sind dann die Maßnahmen des Modern Workplace zuständig. Wie bei einem Auto sollen die Prozesse möglichst unauffällig im Hintergrund laufen. Der Mensch konzentriert sich auf das Fahren. Alles andere sollte für ihn möglichst uninteressant sein. Genauso ist es hier. Die Menschen möchten in Ihrem Job Fortschritte erzielen. Dokumentenverwaltung, Archivierung, Sicherheits- und Compliance-Anforderungen sollen möglichst unauffällig im Hintergrund abgebildet werden. Dies kann ein gut eingerichteter Modern Workplace abbilden, wenn zuvor die Anforderungsaufnahme sauber erfolgt.
Anschließend ist es wieder der Ansatz des Modern Work, der dafür sorgt, dass bestehende Prozesse weiter optimiert werden, dass die Leute leichter miteinander arbeiten können und auch Homeoffice zu einem produktiven Standort wird. In unserer modernen Welt gilt die Binsenweisheit, dass Stillstand Rückschritt ist, und so müssen auch die Prozesse immer weiter verfeinert werden.
Bei dem Modern Workplace sorgt der Evergreen-Ansatz übrigens für diesen Fortschritt und ermöglicht, dass dauerhaft neue Tools eingeführt und bestehende verbessert werden. So wird ein Kreislauf aus aufeinander abgestimmten Verbesserungen geschaffen, der die eigene Organisation immer weiter beschleunigen kann, sofern man sich denn darauf einlässt.
Die Frage, wie all dies abgebildet werden kann ist für eine Organisation von Innen heraus kaum zu bewältigen und häufig sieht man hier grundlegende Fehler oder eine Betriebsblindheit. Daher sollte man sich insbesondere für den Einstieg in diese Welt fähige Unterstützung an Board holen, die einem in diesen Prozessen belgeitet und das Team dafür vorbereitet. Auch wir helfen in diesem Prozess natürlich gerne weiter 🙂
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