Scrum im Modern Work

Einleitung

Modern Work ist heutzutage ein populärer Ausdruck. Firmen schreiben sich diesen Begriff auf die Homepage, Beratungsunternehmen propagieren ihn bei jeder Möglichkeit, Hersteller werben damit, dass ihre Produkte ganz besonders dafür geeignet sind. Und natürlich machen auch wir uns Gedanken darüber.

Dabei hat Modern Work keine feste Bedeutung. Jeder versteht darunter ein bisschen etwas anderes. Oft ist es eine Mischung aus Homeoffice, Laptops, Smartphones, Microsoft 365, Webservices, Arbeiten von wo man will, und so weiter. Gelegentlich wird auch die Form des Lernens mit in diese Gleichung aufgenommen oder eben die Arbeitsphilosophie. Diesem Punkt möchten wir uns heute widmen.

Konkret geht es um Scrum, einer Methodik, die vor ein paar Jahren ebenso populär war, wie heute das Thema Modern Work. Tatsächlich haben viele Firmen die Methode mehr oder weniger gut ausprobiert und sind zu dem Entschluss gekommen, dass es funktioniert oder eben nicht. Heutzutage sehe ich häufig „So eine Art Scrum“, was in der Regel einfach bedeutet, dass Dailys abgehalten werden und ansonsten die Projekte wie immer laufen.

Scrum im Kontext

Scrum ist eine Methode zur Steuerung von Teams, wobei anders als im klassischen Management hier ein hoher Wert auf Selbstorganisation gelegt wird. Das Team entscheidet selbst, wie das gestellte Ziel erreicht werden kann. Dabei gibt es regelmäßige Kontrollpunkte alle 1-4 Wochen und organisatorische Meetings, welche die Schnittstelle zwischen den Anforderungen und der Umsetzung bilden. Außerhalb dieser Meetings besteht eine hohe Autonomie des Teams. Es existiert kein Projektleiter oder Manager, der das Team übersteuern kann oder ein einzelnes Teammitglied micro-managed.

Ergänzt wird das Team vom Product Owner, welcher die Anforderungen an das Team übermittelt, sowie der Scrum Master, welcher als Coach für den Scrum-Prozess dient. Ein klassisches Top-Down Management findet nicht statt. Stattdessen begegnen sich diese Rollen auf Augenhöhe und haben klar festgelegte Aufgaben und Entscheidungsbefugnisse.

Die Methodik besticht dadurch, dass sie – je nach Wahl – alle 1 bis 4 Wochen ein Arbeitsergebnis erzeugt, welches als Fertig angesehen und direkt eingesetzt werden kann. Somit bietet es einen hohen Grad an Transparenz und ermöglicht ein schnelles Anpassen der aktuellen Strategie aufgrund von konkreten Fakten.

Scrum und Modern Work

Häufig ist es gerade während der Corona-Pandemie zu der Frage gekommen, was die eigenen Mitarbeiter:innen im Homeoffice eigentlich wirklich machen. Traurige Berühmtheit erlangte hier auch ein Zitat von Elon Musk, welcher seine Angestellten zurück in das Büro beorderte. Wenn das den Kolleginnen und Kollegen nicht passt, dann sollten sie „wonanders so tun, als ob sie arbeiten“.

Und genau hier setzt Scrum als moderne Organisationsform für das Moderne Arbeiten an. Scrum bietet durch seine Sprint-Zyklen und die Definition of Done eine Möglichkeit die konkreten Arbeitsergebnisse nach jedem Sprint zu überprüfen. Außerdem bietet die so genannte Velocity eine Kenngröße, welche die Umsetzungsgeschwindigkeit eines Teams bestimmt. Somit ergibt Scrum hier eine Win-Win-Situation.

Die Kolleg:innen erhalten die Möglichkeit selbstbestimmt an Ihren Aufgaben zu arbeiten. Ohne, dass ein Chef sich einmischen müsste, der im Zweifel ohnehin nicht vor Ort ist und die aktuelle Situation fachlich und technisch gar nicht richtig beurteilen kann.

Gleichzeitig können die Führungskräfte sehr genau ablesen, wie es um die Arbeitsergebnisse eines Teams bestellt ist. Wenn die Velocity eines Teams mehrere Sprints in Folge sinkt, können Führungskräfte dies schnell erkennen und sich mit dem Team und dem Scrum Master über entsprechende Maßnahmen abstimmen. Außerdem können die Arbeitsergebnisse nach jedem Sprint geprüft und nachjustiert werden.

Insbesondere, wenn man an große Konzerne denkt, ist dies ein echter Fortschritt. Arbeitsergebnisse werden nicht mehr nach Monaten vorgestellt und sind dann vielleicht komplett an der Realität vorbei, sondern man schneidet diese Ergebnisse in kleine Häppchen, die dann alle paar Wochen geprüft werden können.

So hat der Product Owner die Möglichkeit bspw. ein Konzept bereits nach 2 Wochen dem Projektteam vorzulegen. Natürlich wird dieses noch nicht final sein. Aber vielleicht ist der Abschnitt Architektur oder Berechtigungen bereits vollständig ausformuliert und die Stakeholder haben so die Möglichkeit ihr Feedback zu geben. Gehen die Rechte in die richtige Richtung? Wurde vielleicht etwas grundsätzliches vergessen? Wie sieht es mit dem Datenschutz und dem Betriebsrat aus? Diese Anforderungen können dann in den nächsten Sprint übertragen werden. Oder in den übernächsten, wenn vorher noch organisatorische Details geklärt werden müssen.

Jedenfalls ermöglicht man so, dass solche Themen nicht verloren gehen, sondern regelmäßig getrackt werden. Spätestens am Ende eines Sprints treffen sich wieder alle Stakeholder und besprechen den aktuellen Stand. Also alle 1 bis 4 Wochen, wobei 2 Wochen als der goldene Mittelweg gilt.

Fazit und Optimierungen

Geringer organisatorischer Aufwand, hohe Selbstständigkeit des Teams, messbare Geschwindigkeit und messbarer Fortschritt, schnell identifizierbare Probleme und die Möglichkeit diese anzugehen. Das ist es, was Scrum im Allgemeinen verspricht. Gerade in Zeiten von Homeoffice oder flexibler Arbeitsplatzwahl ist es so für Mitarbeiter:innen möglich ihren eigenen Weg zu finden, ohne, dass ein:e Vorgesetze immer im Hintergrund stehen muss. Gleichzeitig hat das Management die Möglichkeit die Ergebnisse zu prüfen und bei Problemen zeitnah zu agieren.

Kombiniert man diese Methodik nun noch mit modernen Arbeitssystemen wie dem Azure DevOps, welches die Aktivitäten im Scrum in einem digitalen Dashboard hält und auch historische Aufzeichnungen eines Projektes beinhaltet, erhält man hier ein flexibles und transparentes Mittel, um auch in modernen Zeiten die Kontrolle nicht zu verlieren. Und vor allem, nicht das Gefühl zu haben, die eigenen Kolleginnen und Kollegen würden nur „so tun als ob sie arbeiten“.

Denn unabhängig davon, ob dieser Vorwurf nun begründet ist oder nicht, es ist das Gefühl der Machtlosigkeit, welches langfristig die Stimmung zwischen dem Team und dem Management vergiftet und sogar dafür sorgt, dass fähige Mitarbeiter:innen das Unternehmen verlassen, um nach einem Job mit „besseren Chefs“ zu suchen.

Die Umstellung eines klassischen hierarchisch geprägten Arbeitsablaufes hin zur agilen Methodik ist hingegen nicht ganz so einfach. Gerade weil es so wenige Rollen, Meetings und Artefakte gibt, ist es schwierig daran festzuhalten und nicht aus einer Unsicherheit heraus ein zusätzliches Reporting, eine zusätzliche Hierarchieebene oder doch noch einen Kontrollanruf einzuziehen. Doch diese Methode lebt genau davon, dass das Vertrauen zwischen den Beteiligten besteht. Und notfalls ermöglicht ein Tool wie Azure DevOps dennoch eine just-in-time Auswertung, genauso wie langfristige Prognosen und historische Analysen der Arbeitsweisen.

Wir empfehlen für diese Umstellung jedoch auf jeden Fall die Begleitung eines professionellen Scrum Masters, der im Idealfall auch Erfahrungen mit JIRA oder Azure DevOps hat, um diesen Prozess zu begleiten. Die Ergebnisse einer solchen Umstellung sprechen unserer Erfahrung für sich und die Kosten für eine Umstellung werden sich innerhalb weniger Monate durch Effizienzsteigerungen, Verbesserung des Betriebsklimas und Abbau von bürokratischen Hürden amortisieren. Und natürlich stehen auch wir gerne für diesen kulturellen Wandel gerne mit Rat und Tat zur Seite.