Kennst du den Zweck der Existenz deines Projektes? Und kennst du die 5 Dinge, die dein Projekt erreichen, verbessern oder für die Leute bedeuten soll? Wissen es alle Leute in deinem Projekt? Und wissen es deine Stakeholder? Wenn du dich jetzt fragst, was all das soll, dann lies weiter und erfahre etwas über unseren Projektmanagement Ansatz auf Basis der Big Five for Live.
Der Zweck der Existenz (des Projektes)
Dieser Punkt ist vermeintlich einfach. Der Zweck des Projektes wird ja schließlich direkt am Anfang festgelegt. Und ist der Theorie wären wir jetzt an diesem Punkt auch fertig. In der Praxis gestaltet es sich jedoch häufig anders. Dort hat der Auftraggeber eine Forderung, beispielsweise möchte er allen Mitarbeiter:innen des Unternehmens eine E-Mail schicken können. Das Unternehmen ist eine Ladenkette mit zahlreichen Angestellten, die gar keinen PC haben und entsprechend auch keine E-Mail.
Damit ist die Mission vermeintlich klar. Alle Mitarbeiter:innen bekommen eine Mailadresse eingerichtet. Aber wie greifen diese darauf zu? Na gut. Dann bekommen halt auch alle ein Smartphone. Aber wie wird das gesichert? Und wie merken sich die Mitarbeitenden das Passwort?
Hier sehen wir schon, der eigentliche Projektzweck ist an dieser Stelle nicht die E-Mail Adresse. Tatsächlich geht es dem Auftraggebenden eigentlich darum mit allen Angestellten des Unternehmens in Kommunikation treten zu können. Und da wir ein Projekt nicht nur für einen Auftraggeber definieren, machen wir es etwas allgemeiner.
Die Mitarbeitenden sollen dazu befähigt werden, jederzeit mit anderen Angestellten in direkten Austausch treten zu können. Außerdem soll ein Medium geschaffen werden, welches Unternehmensmeldungen an alle Angestellten verbreitet.
Zweck der Existenz
Damit haben wir nun eine Richtung markiert, in welche das Projekt gehen soll. An dieser Stelle beginnen die meisten Projekte mit der eigentlichen Umsetzung – und geraten schneller in neue Probleme als ihnen lieb ist. Wieso?
Die Richtung ist klar, doch welcher Weg?
Das Problem lässt sich schnell erläutern. Zwar wissen wir jetzt, wohin die Reise geht, doch jeder nimmt in Gedanken einen anderen Weg. Übertragen bedeutet das, dass die einen Kollegen die technische Implementierung für das Wichtigste halten. Der Nächste denkt an den Datenschutz. Wieder einer überlegt sich, welche tollen Features noch alles mit dazu gehören könnten. Und so weiter. Am Ende werden wir mehr Ideen für das Projekt haben als Mitarbeitende, die daran arbeiten.
Gehen wir mal einen Schritt zurück. Wir haben in unserem Zweck der Existenz definiert, dass der Mitarbeitende hier im Zentrum steht. Das macht ja auch Sinn. Denn wenn wir es nicht für die Menschen tun, ist das schönste Projekt sinnlos. Was uns nun fehlt ist eine Art Schablone, die wir auf unsere Ideen halten können. Diese zeigt uns, ob eine Idee auf unser Konzept einzahlt.
Natürlich können wir jetzt große Konzepte schreiben. Das machen viele in diesem Moment und es ist ein Klassiker des Wasserfall-Projektmanagements. Doch wenn wir Agil sein wollen, und die Möglichkeit behalten wollen, auf Probleme zu reagieren, müssen wir leichtgewichtiger zu Werke gehen.
Und hier kommen wir nun endlich zu den Big Five des Projektes. Die Big Five sind die 5 großen Ideen in diesem Projekt, die wir verwirklichen, erreichen oder verbessern wollen. Sie bilden das Maß für all unsere Ideen.
Die Big Five
Überlegen wir noch einmal. Der Zweck der Existenz ist die Befähigung der Menschen sich untereinander auszutauschen. Welche 5 großen Ziele könnten auf diese Idee einzahlen? Nun, zunächst einmal sollte die zukünftige Lösung leicht verständlich und bedienbar sein. Schließlich wollen wir, dass die Menschen sie auch nutzen. Das heißt, im Idealfall richtet sie sich an Konzepten aus, welche die Nutzer bereits aus ihrem Privatleben kennen. Beispielseweise WhatsApp, Telefonie, Facebook. All diese Produkte sind schnell erlernbar und ohne Anleitung zu verstehen.
Die Kommunikationslösung muss einfach bedienbar und schnell zu erlernen sein. Neue Mitarbeiter:innen müssen das Konzept ohne separate Einweisung verstehen.
Big Five #1: Intuition
Wenn für die Anwender:innen doch einmal etwas unklar ist, müssen sie in der Lage sein schnell und unkompliziert Hilfe zu finden. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter nicht erst einen PC suchen müssen, um sich umständlich auf ein Portal einzuloggen und dort im Confluence zu suchen. Im Idealfall steht eine Kurzwahl im Unternehmen bereit, mit der ich telefonisch Hilfe in meiner Landessprache bekomme. Außerdem kann ich über diese Kurzwahl auch verlorene oder defekte Kommunikationsgeräte melden und bekomme unkompliziert Ersatz. Als Alternative steht mir noch eine E-Mail Adresse zur Verfügung, der ich auch von außerhalb des Unternehmens mit meiner privaten E-Mail Adresse eine Nachricht schreiben kann. Beide Möglichkeiten sind prominent auf dem Kommunikationsgerät vermerkt. All das zahlt auf die langfristige Akzeptanz des Projektes ein.
Probleme mit der Kommunikationslösung und Unklarheiten müssen schnell und einfach adressiert und behoben werden können.
Big Five #2: Support
Natürlich muss die Kommunikationslösung auch sicher sein. Es darf nicht passieren, dass die Kolleg:innen die Mitteilungen eines Angestellten lesen können, wenn dieser sich beispielsweise bei seiner Vertrauensperson meldet. Außerdem muss das Gerät bei Verlust oder Diebstahl vor dem Zugriff Fremder geschützt sein. Dennoch darf sich dieser Sicherheitsmechanismus nicht auf den Komfort auswirken oder in 42-Stelligen Passwörtern mit Zahlen und Sonderzeichen ausarten. Smartphones zeigen hier, wie es geht. Der Fingerabdruck ist einfach implementiert und absolut sicher. Für wichtige Transaktionen ist ein 2. Faktor wie die Gesichtserkennung akzeptabel.
Die Kommunikationslösung muss Sicherheit vor Fremdzugriff und Diebstahl bieten. Dabei darf sich diese Sicherheit jedoch zu keinem Zeitpunkt auf das Benutzererlebnis auswirken.
Big Five #3: Sicherheit
Die Nutzer:innen stehen im Fokus. Dennoch darf auch die Administration nicht vergessen werden. Schließlich sind es ebenfalls Menschen, welche diese übernehmen. Und Menschen können Fehler machen. Daher sollte die Lösung zentral und in Echtzeit gemanaged werden können. Auch neue Geräte sollten schnell und unkompliziert bereitgestellt werden können, um im Verlustfall schnell agieren zu können. Ein zentrales Gerätemanagement wie Intune ist hier ein gutes Beispiel.
Die Kommunikationslösung muss zentral verwalt- und wartbar sein. Neue Geräte müssen auf Knopfdruck und nach Möglichkeit auch aus der ferne bereitgestellt werden können.
Big Five #4: Wartbarkeit
Schließlich sollte die Kommunikationslösung langfristig orientiert sein. Wird diese einmal eingeführt, sollte sie nicht in regelmäßigen Abständen mit einem Ritual an den Computer angeschlossen werden, um irgendwelche Updates zu machen. Auch sollte sie ausreichend Schnittstellen bieten, um zukünftig auch mit anderen Produkten zu interagieren. Microsoft Teams ist hier ein gutes Beispiel, weil es sowohl fremde Software einbinden kann, als auch seinerseits viele Möglichkeiten bereitstellt, Informationen aus dem System weiterzuverwenden. Auch finden die Softwareupdates im Hintergrund statt und die Nutzer:innen müssen keine Daten migrieren.
Die technische Basis der Kommunikationslösung muss stabil, offen und unauffällig sein. Nutzer:innen müssen das Tool überall verwenden können, ohne von Updates von der Arbeit abgehalten zu werden.
Big Five #5: Offene Plattform
Damit bieten sich uns nun 5 Grundanforderungen, mit denen wir jede neue Idee prüfen können. Außerdem stellen sie uns bereits von Anfang an die Weichen, damit wir die wichtigsten Projektschwerpunkte als erstes angehen können.
Natürlich kann ein Projekt je nach Ausprägung sehr groß werden, und es ist durchaus Möglich, dass jeder dieser Big Five in einem eignen Stream verfolgt wird. In diesem Fall bilden sie selbst den Zweck der Existenz, bei dem wiederum 5 große (Teil-)Projekziele verfolgt werden können. Diese 5 Ziele erlauben es einem, dass man sich nicht in Details verliert, sondern seine wichtigsten Punkte immer auf der Agenda hat. Natürlich funktioniert das nicht nur in Projekten. 🙂
Schlussworte
Diese Projektmethodik ist inspiriert von John Strelecky und seinen Büchern. John widmet sich darin den großen Fragen des Lebens, geht aber auch sehr detailliert auf erfolgreiche Management Strategien ein. Wir von der Improve IT haben uns in vielen Punkten von diesen herausragenden Werken inspirieren lassen.
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